Verwenden von Richtlinien für das Schließen und Löschen von Websites

Die Anzahl von SharePoint-Websites kann schnell anwachsen, wenn Sie sie nicht löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Die Beibehaltung veralteter Websites kostet Speicherplatz, erschwert es Personen, aktuelle Informationen zu finden, und ist möglicherweise auch aus Konformitätsgründen nicht wünschenswert.

Als ein Websitesammlungsadministrator können Sie Websiterichtlinien verwenden, um die rasche Vermehrung von Websites einzudämmen. Eine Websiterichtlinie definiert den Lebenszyklus einer Website und enthält Angaben zum Schließen und Löschen einer Website. Richtlinien sind besonders hilfreich für Organisationen, in denen große Gruppen von Benutzern eigene Websites erstellen dürfen. In solchen Organisationen müssen Sie möglicherweise eine Websiterichtlinie auswählen, wenn Sie Websites erstellen.

Das Schließen einer Website bedeutet, dass die Website nicht mehr in Gebrauch ist und letztendlich planmäßig gelöscht werden kann. Eine geschlossene Website wird nicht mehr an anderen Stellen (z. B. Delve) angezeigt. Benutzer können eine geschlossene Website und deren Inhalt jedoch über die jeweilige URL der Website weiterhin bearbeiten.

Erstellen von Websiterichtlinien

Gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor, um Websiterichtlinien zu erstellen, die auf jeder Website in einer Websitesammlung zur Verfügung stehen.

  1. Melden Sie sich als Websitesammlungsadministrator an, und öffnen Sie die Stammwebsite einer Websitesammlung.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen Einstellungen: Profil aktualisieren, Software installieren und mit der Cloud verbinden , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter Websitesammlungsverwaltung auf Websiterichtlinien.

  4. Klicken Sie auf Erstellen, und wählen Sie dann eine Option aus:

    Website nicht automatisch schließen oder löschen: Wenn eine Richtlinie mit dieser Option auf eine Website angewendet wird, muss der Websitebesitzer die Website manuell löschen.

    Websites automatisch löschen: Wenn eine Richtlinie mit dieser Option auf eine Website angewendet wird, muss der Websitebesitzer die Website manuell schließen, die Website wird dann aber automatisch gelöscht. Eine Richtlinie, die die Website automatisch löscht, umfasst eine Regel, die angibt, wann die Website gelöscht werden soll. Die Regel umfasst die folgenden Optionen.

    • Die Aktion, die das Löschen der Website auslöst, und die Verzögerungszeit von der Auslösung bis zum Löschen der Website. Auslöser kann das Erstellen oder Schließen der Website sein. Sie können beispielsweise eine Richtlinie erstellen, die eine Website drei Monate nach dem Schließen der Website löscht, oder eine Richtlinie, die eine Website ein Jahr nach dem Erstellen der Website löscht.

    • Option zum Senden einer E-Mail an den Websitebesitzer durch SharePoint in einem bestimmten Zeitraum vor dem planmäßigen Löschen der Website.

    • Option, ob Websitebesitzer das Löschen der Website zeitlich verschieben können.

    Websites automatisch schließen und löschen: Diese Option ermöglicht dieselben Optionen zum Löschen der Website. Außerdem ist es erforderlich, dass Sie angeben, wie lange es nach dem Zeitpunkt der Erstellung der Website dauert, bis sie geschlossen wird.

    Workflow ausführen, um das Schließen der Website automatisch zu verwalten, und Website dann automatisch löschen (mit einigen Plänen und Versionen verfügbar): Diese Option bietet ebenfalls die oben aufgeführten Auswahlmöglichkeiten zum Löschen der Website. Darüber hinaus müssen Sie einen Workflow angeben, der zum Schließen der Website ausgeführt wird. Bei Abschluss des Workflows schließt SharePoint die Website. Sie müssen den Namen des Workflows sowie den Zeitraum bis zur Ausführung des Workflows nach dem Erstellen der Website angeben und weiterhin festlegen, ob der Workflow in regelmäßigen Zeitabständen wiederholt ausgeführt werden soll, bis die Website geschlossen wurde.

  5. Wenn Sie die Stammwebsite und alle Unterwebsites mit einem Schreibschutz versehen möchten, wenn die Stammwebsite geschlossen wird, wählen Sie Die Websitesammlung steht nach dem Schließen im schreibgeschützten Modus zur Verfügung aus.

  6. Klicken Sie auf OK.

Manuelles Schließen einer Website oder erneutes Öffnen einer geschlossenen Website

  1. Melden Sie sich als Besitzer der Website an.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen Einstellungen: Profil aktualisieren, Software installieren und mit der Cloud verbinden , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter Websiteverwaltung auf Website schließen und löschen.

  4. Klicken Sie zum Schließen der Website auf Diese Website jetzt schließen. Wenn Sie sie erneut öffnen möchten, klicken Sie auf Diese Website öffnen .

Auswählen einer Richtlinie für eine Website

  1. Melden Sie sich als Besitzer der Website an.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen Einstellungen: Profil aktualisieren, Software installieren und mit der Cloud verbinden , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter Websiteverwaltung auf Website schließen und löschen.

  4. Wählen Sie neben Websiterichtlinie eine Richtlinie aus, und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis : Die Datumsangaben für das Schließen und Löschen der Website auf der unten gezeigten Seite sind Näherungswerte. Websites werden durch einen Zeitgeberauftrag geschlossen oder gelöscht, der standardmäßig wöchentlich ausgeführt wird. Websites werden daher innerhalb einer Woche gemäß den auf der Seite Website schließen und löschen angezeigten Datumsangaben geschlossen oder gelöscht.

Seite "Website schließen und Löschen von" mit Datumsangaben

Manuelles Löschen einer Website

  1. Melden Sie sich als Besitzer der Website an.

  2. Klicken Sie auf Einstellungen Einstellungen: Profil aktualisieren, Software installieren und mit der Cloud verbinden , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie unter Websiteaktionen auf Diese Website löschen.

  4. Klicken Sie auf Löschen.

Hinweis : Weitere Informationen zum Löschen einer Websitesammlung finden Sie unter Erstellen oder Löschen einer Websitesammlung.

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