Verwenden von Regeln zum Antworten auf Nachrichten

Verwenden von Regeln zum Antworten auf Nachrichten

Wenn Sie ein POP- oder ein IMAP-Konto verwenden, haben Sie keinen Zugriff auf das Feature "Automatische Antworten (Abwesenheitsnotiz)". Wenn Outlook in Ihrer Abwesenheit weiter ausgeführt wird, können Sie Regeln verwenden, um Ihre E-Mail-Nachrichten automatisch zu beantworten. Regeln ermöglichen Ihnen auch, E-Mails an ein anderes Konto weiterzuleiten, Nachrichten als gelesen zu kennzeichnen oder automatisch in einen Ordner zu verschieben. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Regeln finden Sie unter Erstellen einer Regel in Outlook.

Verwenden von Regeln zum Beantworten eingehender E-Mails in Ihrer Abwesenheit

Mit Microsoft Exchange Server-Konten ab Exchange Server 2010 können standardmäßig keine Regeln verwendet werden, um Nachrichten an E-Mail-Adressen außerhalb Ihrer Organisation weiterzuleiten. Mithilfe dieser Einstellung kann verhindert werden, dass vertrauliche und private Unternehmensinformationen offengelegt werden. Nur ein Exchange-Administrator kann diese Einstellung ändern.

Wenn Sie ein POP- oder IMAP-Konto verwenden, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um alle eingehenden E-Mails mit einer Nachricht zu beantworten, die besagt, dass Sie außer Haus/abwesend sind.

  1. Wählen Sie die Registerkarte Datei aus.

  2. Wählen Sie Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf Neue Regel.

  4. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen auf Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Um alle eingehenden E-Mail-Nachrichten zu beantworten, lassen Sie die Felder in Schritt 1 und 2 unverändert, und klicken Sie erneut auf "Weiter". 

  6. Wählen Sie unter "Was soll mit dieser Nachricht passieren?" in Schritt 1: Aktion(en) auswählen eine der folgenden Optionen aus:

    • An eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten

    • An eine Person/öffentliche Gruppe umleiten

  7. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert für Person/öffentliche Gruppe, geben Sie die Personen oder die öffentliche Gruppe an, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll, und klicken Sie auf Weiter.

  8. Wählen Sie unter 1. Schritt: Ausnahme(n) auswählen (falls notwendig) alle gewünschten Ausnahmen aus.

  9. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf jeden einzelnen unterstrichenen Text, geben Sie Werte an, und klicken Sie dann auf Weiter.

  10. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen ein.

  11. Aktivieren Sie unter Schritt 2: Regeloptionen festlegen die Kontrollkästchen der gewünschten Optionen.

    • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden, aktivieren Sie das Feld Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Posteingang befinden.

    • Standardmäßig ist die neue Regel aktiviert. Wenn Sie die Regel deaktivieren möchten, deaktivieren Sie das Feld Diese Regel aktivieren.

    • Damit diese Regel auf alle in Outlook konfigurierten E-Mail-Konten angewendet wird, aktiveren Sie das Feld Diese Regel für alle Konten erstellen.

  12. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Hinweis: Wenn Sie ein POP- oder IMAP-Konto verwenden, muss Outlook in Ihrer Abwesenheit weiter ausgeführt werden, damit Ihre E-Mail-Nachrichten mit der Regel automatisch beantwortet werden.

Hinweis : Wenn Sie eine Regel für einen öffentlichen Ordner erstellen möchten, müssen Sie dazu das Dialogfeld Eigenschaften des Ordners verwenden.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf E-Mail.

  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  3. Falls Sie in Ihrem Outlook-E-Mail-Profil über mehrere E-Mail-Konten verfügen, klicken Sie in der Liste Änderungen in diesem Ordner anwenden auf den Posteingang, auf den Sie die neue Regel anwenden möchten.

  4. Klicken Sie auf Neue Regel.

  5. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen auf Nachrichten bei Ankunft prüfen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Bedingung, die die eingehende Nachricht erfüllen soll.

  7. Unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten klicken Sie auf den unterstrichenen Wert, der der Bedingung entspricht. Wählen Sie dann die erforderlichen Informationen für die Bedingung aus oder geben Sie sie ein.

    1. Aktivieren Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen das Kontrollkästchen aus Kontakt- oder Verteilerliste.

    2. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf Personen oder Verteilerliste.

    3. Doppelklicken Sie in einer der Adresslisten auf den Namen des Empfängers, und klicken Sie dann auf OK.

  8. Klicken Sie auf Weiter.

  9. Unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen aktivieren Sie eines der folgenden Kontrollkästchen:

    • An eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten

    • An eine Person/öffentliche Gruppe umleiten

  10. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf Personen oder Verteilerliste.

  11. Doppelklicken Sie in einer der Adresslisten auf den Namen oder die Verteilerliste, an den/die Sie die Nachrichten weiterleiten möchten, und klicken Sie dann auf OK.

  12. Klicken Sie zweimal auf Weiter.

  13. Geben Sie unter Schritt 1: Regelnamen eingeben einen Namen ein.

    Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits in Ihren Ordnern befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits in "Ordner" befinden.

    Damit diese Regel auf alle E-Mail-Konten und Posteingänge angewendet wird, aktiveren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen. Diese Option ist abgeblendet, wenn Sie nur ein E-Mail-Konto oder einen Posteingang besitzen.

  14. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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