Verwenden von Projektaufgaben in Business Contact Manager

Zur vereinfachten Durchführung eines Geschäftsprojekts können Sie es in eine Reihe von Projektaufgaben unterteilen, die Sie in der Reihenfolge anordnen, in der sie ausgeführt werden müssen. Diese Aufgaben können Sie auch Ihren Teammitgliedern zuweisen.

Jeder Aufgabe weisen Sie ein Startdatum und ein Fälligkeitsdatum zu. Während eine Aufgabe voranschreitet, können Sie den Stand der Fertigstellung aktualisieren. Mit diesen Informationen können Sie das Geschäftsprojekt als Balkendiagramm über einer Zeitskala anzeigen. Dies bietet Ihnen einen visuellen Anhaltspunkt, wo Sie sich im Prozess befinden und welche Schritte noch erforderlich sind.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Projektaufgaben erstellt, zugewiesen, aktualisiert und nachverfolgt werden.

Informationen zum Löschen von Datensätzen, einschließlich Projektaufgaben, finden Sie unter Löschen von Business Contact Manager-Datensätzen.

Was möchten Sie tun?

Erstellen und Zuweisen einer Projektaufgabe

Aktualisieren einer Projektaufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde

Nachverfolgen von Projektaufgaben, die mit Ihrem Geschäftsprojekt verknüpft sind

Erstellen eines Diagramms von Projektaufgaben auf einer Zeitskala

Erstellen und Zuweisen einer Projektaufgabe

Wenn Sie ein Geschäftsprojekt erstellen, z. B. eine Verkaufspräsentation, können Sie mehrere Projektaufgaben einbeziehen. Beispiel:

  • Organisieren eines Präsentationsraums

  • Bereitstellen von Erfrischungen

  • Erstellen, Produzieren und Aushändigen von Verkaufsmaterialien

Sie können diese Aufgaben jedem zuweisen, für den Sie Ihre Business Contact Manager-Datenbank freigegeben haben.

Hinweis : Sie können keine Dateien oder E-Mail-Nachrichten mit Projektaufgaben verknüpfen, doch Sie können Elemente wie Dateien und E-Mail-Nachrichten im Abschnitt "Kommentare" eines Projektaufgabendatensatzes anfügen.

Erstellen einer neuen Projektaufgabe

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Neu auf Neue Projektaufgabe.

Ausfüllen des Projektaufgabenformulars

Das Projektaufgabenformular enthält die Seiten Allgemein und Details. Die Seite "Allgemein" wird standardmäßig angezeigt.

Seite "Allgemein"

Auf dieser Seite können Sie Informationen zu Ihrer Projektaufgabe anzeigen, darunter die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde, das verknüpfte Geschäftsprojekt, das Fälligkeitsdatum und der Status.

Abschnitt "Projektaufgabeninformationen"
  1. Geben Sie im Feld Betreff einen Namen für die Projektaufgabe ein (erforderlich).

  2. Die Projektaufgabe einem Teammitglied oder einem Mitarbeiter zuweisen   : Klicken Sie in der Liste Zugewiesen an auf den Namen einer Person.

    Hinweis : Die Namen in der Liste Zugewiesen an sind die Mitarbeiter, für die Sie Ihre Business Contact Manager-Datenbank freigegeben haben. Informationen zum Freigeben einer Datenbank finden Sie unter Freigeben der Business Contact Manager-Daten für andere Benutzer.

Abschnitt "Verknüpftes Projekt"
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfen mit, um das Geschäftsprojekt auszuwählen, mit dem diese Projektaufgabe verknüpft ist (erforderlich).

    Hinweis :  Eine Projektaufgabe kann mit nur einem Geschäftsprojekt verknüpft werden. Wenn Sie diese Projektaufgabe aus einem Geschäftsprojektformular erstellt haben, wurden diese Informationen bereits eingetragen.

Abschnitt "Projektaufgabeneinstellungen"
  1. Geben Sie in den Feldern Startdatum und Fälligkeitsdatum das Start- und Fälligkeitsdatum für die Aufgabe ein.

    Die Informationen zum Startdatum werden am Anfang des Datensatzes unter dem Menüband hinzugefügt.

  2. Klicken Sie im Feld Status auf eine Beschreibung des Projektaufgabenstatus.

  3. Geben Sie im Feld % erledigt eine Zahl zwischen 0 und 100 ein.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Handlungsbedarf, wenn die betreffende Projektaufgabe Aufmerksamkeit seitens der Person erfordert, der sie zugewiesen wurde.

Die Aufgabe wird in der Outlook-Aufgabenleiste zur Aufgabenliste für die Person hinzugefügt.

  1. Wählen Sie im Feld Priorität eine Prioritätsstufe (Niedrig, Normal oder Hoch) für die Projektaufgabe aus.

Wenn Sie die Liste anpassen möchten, klicken Sie auf Diese Liste bearbeiten . Informationen zum Anpassen einer Liste finden Sie im Artikel Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen im Abschnitt "Erstellen und Bearbeiten von Listen".

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung, um für den Besitzer der Projektaufgabe eine Erinnerung festzulegen. Klicken Sie dann auf den Pfeil, und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus.

Abschnitt "Kommentare"
  1. Im Feld Kommentare können Sie Kommentare eingeben oder einfügen oder aber Dateien oder andere Outlook-Elemente wie E-Mail-Nachrichten anfügen.

    Hinweis :  Angefügte Dateien und Outlook-Elemente werden im Feld "Kommentare" aufgelistet. Sie werden nicht auf der Seite "Historie" des verknüpften Geschäftsprojekts aufgelistet.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitstempel hinzufügen, um Ihren Kommentaren das Datum und die Uhrzeit hinzuzufügen.

  3. Wenn Sie die gewünschten Informationen zur Projektaufgabe eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern und schließen. Setzen Sie andernfalls Ihre Eingaben im nächsten Abschnitt dieses Artikels fort.

Seite "Details"

Auf dieser Seite können Sie das Abschlussdatum, die abgeschlossenen Arbeitsstunden sowie alle Reisekilometer aufzeichnen, die erstattet werden können oder nachverfolgt werden müssen.

  1. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Details, um die Seite "Details" anzuzeigen.

  2. Geben Sie im Feld Abschlussdatum das Datum ein, an dem die Projektaufgabe abgeschlossen wurde.

  3. Geben Sie im Feld Gesamtaufwand die geschätzte Anzahl der Stunden ein, die Sie für diese Aufgabe benötigen werden.

  4. Geben Sie im Feld Tatsächlicher Aufwand die Anzahl der Stunden ein, die Sie für die Aufgabe tatsächlich benötigt haben.

  5. Geben Sie im Feld Reisekilometer die fakturierbaren Reisekilometer für diese Projektaufgabe ein.

  6. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Tipp :  Nachdem Sie die Projektaufgabe gespeichert haben, werden deren Details im Abschnitt Projektaufgabeninformationen des verknüpften Geschäftsprojekts angezeigt.

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Zuweisen einer Projektaufgabe

Hinweis :  Sie können eine Projektaufgabe nur dann einer anderen Person zuweisen, wenn Ihre Business Contact Manager-Datenbank für andere Benutzer freigegeben wurde. Weitere Informationen zu Ihrer Datenbank finden Sie unter Freigeben der Business Contact Manager-Daten für andere Benutzer.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Klicken Sie im Listenbereich auf die Registerkarte Projektaufgaben, und doppelklicken Sie auf die Projektaufgabe, um sie zu öffnen.

  3. Klicken Sie im Projektaufgabendatensatz in der Liste Zugewiesen an auf einen Namen.

    Hinweis :  Namen werden in der Liste Zugewiesen an nur angezeigt, wenn Sie Ihre Datenbank für andere Benutzer freigegeben haben.

  4. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Aktualisieren einer Projektaufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde

Damit das Geschäftsprojekt auf dem neuesten Stand bleibt, müssen die Projektaufgaben aktualisiert werden, während Sie und Ihre Kollegen an diesen Aufgaben arbeiten. Ihnen zugewiesene Projektaufgaben werden auf der Outlook-Aufgabenleiste angezeigt.

So wird's gemacht

  1. Klicken Sie in Outlook im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Layout auf Aufgabenleiste, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

  3. Wenn die Aufgabenleiste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Normal.

  4. Wenn die Aufgabenliste in der Aufgabenleiste nicht enthalten ist, wiederholen Sie die vorstehenden Schritte, und klicken Sie dann auf Aufgabenliste.

Aktualisieren einer Projektaufgabe

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Doppelklicken Sie im Listenbereich auf der Registerkarte Projektaufgaben auf die Projektaufgabe, um sie zu öffnen.

  3. Aktualisieren Sie im Abschnitt Projektaufgabeneinstellungen den aktuellen Status, den Prozentsatz der Fertigstellung und die Festlegung, ob Handlungsbedarf seitens des Geschäftsprojektbesitzers besteht.

  4. Im Abschnitt Kommentare können Sie Kommentare aus anderen Dateien einfügen oder direkt in diesem Feld eingeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitstempel hinzufügen, um Ihren Kommentaren ein Datum und eine Uhrzeit hinzuzufügen.

  5. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Hinweis :  Nachdem Sie den Projektaufgabendatensatz gespeichert haben, werden im Abschnitt Projektaufgabeninformationen des verknüpften Geschäftsprojektdatensatzes die neuesten Informationen aus dieser Aufgabe angezeigt.

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Nachverfolgen von Projektaufgaben, die mit Ihrem Geschäftsprojekt verknüpft sind

Wenn Sie der Geschäftsprojektbesitzer sind, können Sie den Fortschritt von Projektaufgaben nachverfolgen, indem Sie die Projektaufgabengadgets, z. B. die als Nächstes fälligen Projektaufgaben, oder aber die Projektaufgaben selbst im Abschnitt Projektaufgabeninformationen eines Geschäftsprojektdatensatzes anzeigen.

In den Projektaufgabengadgets werden Informationen zu allen Projektaufgaben für alle Ihre Geschäftsprojekte angezeigt.

Informationen zum Anzeigen von Gadgets im Arbeitsbereich "Projektverwaltung" finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.

Anzeigen der Projektaufgaben in einem einzelnen Geschäftsprojekt

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Doppelklicken Sie im Listenbereich auf der Registerkarte Geschäftsprojekte auf das Geschäftsprojekt, das Sie überprüfen möchten.

    Im Abschnitt Projektaufgabeninformationen werden Informationen zu jeder Projektaufgabe angezeigt. Sie können auf jede beliebige Projektaufgabe doppelklicken, um sie zu öffnen und detailliertere Informationen anzuzeigen.

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Erstellen eines Diagramms von Projektaufgaben auf einer Zeitskala

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Projektverwaltung.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Projektverwaltung auf Projektaufgaben, und wählen Sie Projektaufgaben – Alle aus.

  4. Klicken Sie im Berichtfenster im Menüband in der Gruppe Sortieren und filtern auf Filter.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Projektaufgaben filtern auf die Registerkarte Erweiterter Filter.

  6. Klicken Sie in der Liste Feldname auf Verknüpft mit. Klicken Sie in der Liste Vergleich auf Gleich, und geben Sie im Feld Vergleichen mit den Namen des Geschäftsprojekts ein, das Sie nachverfolgen.

  7. Klicken Sie auf OK.

  8. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Diagramm.

    Die Projektaufgaben des Geschäftsprojekts werden als grüne Vorgangsbalken auf einer Zeitskala angezeigt. Eine schwarze Linie in einer Aufgabenleiste zeigt den erledigten Prozentsatz der Aufgabe an.

Tipp :  Sie können zusätzliche Diagrammelemente anzeigen. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Diagramm auf Beschriftungen, und wählen Sie die Beschriftungen aus, die Sie anzeigen möchten.

Weitere Informationen zu Berichten und Filtern finden Sie unter Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager und Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

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