Verwenden von Outlook-Kontakten als Datenquelle für den Seriendruck

Verwenden von Outlook-Kontakten als Datenquelle für den Seriendruck

Wenn Sie Massensendungen an Personen in Ihrer Outlook-Kontaktliste senden möchten, können Sie den Seriendruck in Word verwenden. Als Datenquelle für den Seriendruck kann eine Outlook-Kontaktliste verwendet werden. Die Kontaktliste ist ein Adressbuch, das zum Erfassen und Organisieren von Informationen zu Personen verwendet wird.

Durchführen eines Seriendrucks mithilfe einer Outlook-Kontaktliste

Der wichtigste Schritt bei der Seriendruckerstellung ist das Einrichten und Vorbereiten der Daten für den Seriendruck. Eine Outlook-Visitenkarte kann grundlegende Informationen enthalten: Namen, E-Mail-Adresse und zusätzliche Informationen wie Adresse, Telefonnummer und Foto. Informationen zum Hinzufügen weiterer Kontakte zu Ihrem Outlook-Adressbuch finden Sie unter Hinzufügen eines Kontakts.

Wenn Ihre Outlook-Kontaktliste bereit ist, führen Sie die nachstehenden Schritte zum Durchführen eines Seriendrucks mit Word aus.

  1. Wählen Sie im Outlook-Kontakteordner im Menüband auf der Registerkarte Start auf die Option Seriendruck aus.

    Die Schaltfläche "Seriendruck" befindet sich auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Aktionen".

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Kontakte zusammenführen die gewünschten Optionen. Wählen Sie dann denn Dokumenttyp aus, den Sie erstellen möchten. Klicken Sie auf OK.

    Klicken Sie im Ordner "Kontakte" auf der Registerkarte "Start" auf "Seriendruck", um einen Seriendruck zu starten.

    Tipps : 

    • Wenn Sie die Seriendruckfunktion nur für ausgewählte Kontakte verwenden möchten, aktivieren Sie das Optionsfeld Nur ausgewählte Kontakte. Allerdings müssen Sie zuvor Kontakte ausgewählt haben. Wenn dies nicht der Fall ist, klicken Sie auf Abbrechen, kehren Sie zum Ordner "Kontakte" zurück, wählen Sie die Kontakte aus, und beginnen Sie dann erneut mit Schritt 1.

    • Wenn Sie bereits ein Word-Seriendruckdokument erstellt und gespeichert haben, aktivieren Sie das Optionsfeld Vorhandenes Dokument, und geben Sie das Dokument an. Lassen Sie andernfalls das Optionsfeld Neues Dokument aktiviert. Sie werden dann in Schritt 3 von Word aufgefordert, ein Dokument zu erstellen.

    • Wenn Sie diese Liste später wiederverwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Permanente Datei, und legen Sie einen Namen fest, unter dem Ihre Kontaktdatei gespeichert werden soll. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie eine bestimmte Gruppe von Kontakten zum Zusammenführen ausgewählt haben und diese später erneut verwenden möchten, ohne sie jedes Mal manuell auswählen zu müssen.

  3. Microsoft Word wird geöffnet. Je nach den Optionen, die Sie in Schritt 2 ausgewählt haben, wird entweder das zuvor erstellte Seriendruckdokument oder eine neues, leeres Dokument geöffnet. Geben Sie den Text ein, der in jedem der zusammengeführten Dokumente angezeigt werden soll.

    Hinweis : Wenn Sie weitere Hilfe beim Seriendruck benötigen, klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten > Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen. Wenn Sie im Seriendruck-Assistenten Schritt 3, Empfänger auswählen, erreichen, gehen Sie nach den Informationen in diesem Artikel vor.

  4. Fügen Sie Seriendruckfelder ein, über die Informationen aus der Outlook-Kontaktliste in Ihr Dokument übertragen werden.

    Hinweise : Beispiele für Seriendruckfelder:

    • Adressblock. Wird verwendet, um den vollständigen Namen und die vollständige Adresse eines Empfängers aus Ihrer Outlook-Kontaktliste in einem Brief oder einer E-Mail-Nachricht hinzuzufügen.

      Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen den Befehl Adressblock aus.

    • Grußzeile Wird verwendet, um einem Brief oder einer E-Mail eine Begrüßung hinzuzufügen (z. B. "Sehr geehrte Frau Möller").

      Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen den Befehl Grußzeile aus.

    Mithilfe der Gruppe "Felder schreiben und einfügen" können Sie Felder in ein Seriendruckdokument einfügen.

    Weitere Informationen zum Hinzufügen von Seriendruckfeldern aus Ihren Outlook-Kontakten finden Sie unter Einfügen von Seriendruckfeldern.

  5. Wenn Ihr Dokument bereit ist, wählen Sie Vorschau Ergebnisse, und klicken Sie dann auf Nächster Datensatz Schaltfläche "Nächster Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck oder Vorheriger Datensatz Schaltfläche "Vorheriger Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck , um die einzelnen Versionen des Dokuments anzuzeigen.

  6. Um den Seriendruck abzuschließen, wählen Sie in der Gruppe Fertig stellen den Befehl Fertig stellen und zusammenführen aus. Wählen Sie anschließend Dokumente drucken oder E-Mail-Nachrichten senden aus.

Speichern des Seriendrucks

Wenn Sie das Seriendruckdokument speichern, bleibt es mit der Datenquelle verbunden.

So verwenden Sie das Seriendruckdokument erneut

  • Öffnen Sie das Seriendruckdokument, und wählen Sie Ja aus, wenn Sie von Word gefragt werden, ob Sie die Verbindung beibehalten möchten.

So bearbeiten Sie Ihre Mailingliste

  • Öffnen Sie das Seriendruckdokument, und wählen Sie Empfängerliste bearbeiten aus, um Adressen zu sortieren, zu filtern oder um bestimmte Adressen auszuwählen.

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Siehe auch

Seriendruck – kostenloses 10-minütiges Video-Lernprogramm

Seriendruck mit Umschlägen

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