Verwenden von Office 365 SharePoint Online als Business-to-Business-Extranetlösung

Eine Extranetwebsite in SharePoint Online ist eine Website, die Sie erstellen, damit externe Benutzer auf bestimmte Inhalte zugreifen können und eine Zusammenarbeit möglich ist. Extranetwebsites ermöglichen es Partnern, auf sichere Weise mit Ihrer Organisation geschäftlich tätig zu sein. Der Inhalt für Ihren Partner ist an einem zentralen Ort gespeichert, und dem Partner steht nur der benötigte Inhalt und Zugriff zur Verfügung. Die Dokumente müssen nicht per E-Mail hin- und hergeschickt oder Tools verwendet werden, die von der IT-Abteilung nicht genehmigt sind.

Das herkömmliche Bereitstellen einer lokalen SharePoint-Extranetwebsite umfasst eine komplexe Konfiguration zum Einrichten von Sicherheitsmaßnahmen und Governance, einschließlich dem Gewähren von Zugriff innerhalb der Unternehmensfirewall, und bedeutet hohe anfängliche und laufende Kosten.

Über das Office 365 können Partner direkte Verbindungen mit einer auf Mitglieder beschränkten Website in SharePoint Online herstellen, ohne Zugriff auf die lokale Umgebung des Unternehmens oder andere SharePoint Online-Websites zu erhalten. Auf Office 365-Extranetwebsites kann von jedem Ort aus zugegriffen werden, der über eine Internetverbindung verfügt.

Zu den vertikalen Branchen, bei denen die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen (Business-to-Business-, B2B-Zusammenarbeit) der Schlüssel für den geschäftlichen Erfolg ist, gehören die Automobil-, Fertigungs-, Einzelhandels- und Energiebranche. Im folgenden Beispiel wird gezeigt, wie Contoso Ltd. eine separate Extranetwebsite für die Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten verwendet.

Beispiel für Office 365 Extranet

Zusammenarbeitsmerkmale von SharePoint Online

Zu den Hauptmerkmalen, die in der SharePoint Online-Zusammenarbeit bereitgestellt werden, gehören:

  • Benutzern gestatten, neue Partnerbenutzer einzuladen:    In bestimmten Websitesammlungen haben Administratoren die Möglichkeit, Benutzern zu gestatten, dass sie neue Partnerbenutzer einladen können. In diesem Modell wird per E-Mail eine Einladung an den Partnerbenutzer gesendet, und dieser Benutzer muss diese Einladung einlösen, um auf die Ressource zugreifen zu können. Ausführlichere Informationen hierzu finden Sie unter Verwalten der externen Freigabe für Ihre SharePoint Online-Umgebung.

  • Freigeben nur durch Websitebesitzer:    Die Möglichkeit, Websitesammlungen zu haben, in denen nur die Websitebesitzer in der Lage sind, neue Benutzer einzubringen oder für neue Benutzer freizugeben. Websitemitglieder, die in der Regel externe Partnerbenutzer sind, können nur die vorhandenen Websitemitglieder in der Website sehen. Diese hilft Ihnen beim Steuern, welche Inhalte Partner sehen und für wen die Partner Dokumente freigeben können.

  • Eingeschränktes Freigeben von Domänen:    Administratoren können die Liste der Partnerdomänen steuern, für die Mitarbeiter Freigaben außerhalb der Organisation erlangen können. Es kann entweder eine Liste zugelassener E-Mail-Domänen oder eine Liste verweigerter E-Mail-Domänen konfiguriert werden. Ausführlichere Informationen hierzu finden Sie unter Eingeschränkte Domänenfreigabe in O365 SharePoint Online und OneDrive for Business.

  • Überwachung und Berichterstellung:    Aktivitäten der Benutzer der Geschäftspartner werden überwacht, und Berichte können in Office 365-Aktivitätsberichte angezeigt werden.

Gründe für das Verwenden von Office 365 für B2B-Extranetwebsites

Amortisierung und Kostenersparnis.   Office 365 Dank B2B-Extranetwebsites müssen keine kostenaufwendigen lokalen Extranetwebsites erstellt werden. Es ist keine zusätzliche Hardware erforderlich, und Ressourcen- sowie Arbeitskosten werden durch die Verwendung von Office 365 deutlich reduziert. Ihre IT-Abteilung kann sich auf wichtigere Aufgaben als das Erstellen und Verwalten der Extranetinfrastruktur konzentrieren.

Sichere Freigabe:   Office 365 B2B-Extranet bietet eine sehr sichere Freigabe mit der erforderlichen IT-Governance und den erforderlichen Richtlinien, einschließlich:

  • Die Möglichkeit, dass Sie sich selbst vor unbeabsichtigter Freigabe schützen, indem Sie die ausschließliche Freigabe für Websitebesitzer nutzen können, wodurch verhindert wird, dass Websitebenutzer neue Benutzer zur betreffenden Website einladen können.

  • Die Möglichkeit zur Beschränkung von Partnern auf eine einzelne Website. Sie können weder nach Inhalten außerhalb ihrer Website suchen noch entsprechende Inhalte anzeigen.

  • Die Möglichkeit, externe Partnerbenutzer so zu beschränken, dass sie nur Einladungen von der E-Mail-Adresse annehmen können, an die die Einladung gesendet wurde, sowie Beschränken externer Partnerbenutzer auf die Verwendung des Office 365-Organisationskontos Ihres Unternehmens oder Microsoft-Kontos für den Zugriff auf eine Website, die ausschließlich für sie erstellt wurde.

Nahtlose Zusammenarbeit:    Arbeiten Sie mit Ihren Partnerbenutzern zusammen, als wären diese Teil Ihrer Organisation. Hierzu gehört auch das Zulassen von Chats sowie die Möglichkeit, Skype-Telefonkonferenzen abzuhalten.

Governance und Überwachungsberichte   . Office 365 B2B-Extranet bietet die Möglichkeit, die Zugriffe anzuzeigen, die es durch externe Partnerbenutzer auf Ihre Inhalte gegeben hat. Einer der wichtigsten IT-Vorteile besteht darin, die Nutzung überwachen zu können. Dazu gehört, sehen zu können, wer wen eingeladen hat und wann ein externer Benutzer sich angemeldet hat, um auf Inhalte zuzugreifen.

Vergleich zwischen Office 365-Hybrid-Extranet und einem herkömmlichen lokalen SharePoint-Extranet

Office 365-Hybrid-Extranet   

Lokales SharePoint-Extranet   

Firewallzugriff für externe Benutzer erforderlich

Nein

Ja

Komplexe Konfiguration von Netzwerk und Infrastruktur erforderlich

Nein

Ja

Kontinuierliche Steigerung der Sicherheit

Über Office 365-Konfigurationen verwaltet

Von IT-Personal manuell konfiguriert

IT-arbeitsintensiv

Nein

Ja

Kontinuierliche Wartung erforderlich

Minimal

Beträchtlich

Zusätzliche Hardware erforderlich

Nein

Häufig

Steuern der Freigabe für Extranetwebsites

Bestandteil der Office 365-Websitefunktionen

Erfordert häufig benutzerdefinierte Lösungen/Apps

Erste Schritte

So richten Sie eine SharePoint Online-Extranetwebsite ein

  1. Lesen Sie Planen von SharePoint Online B2B-Extranetwebsites, um Informationen zu den verschiedenen Gasteinladungsmodellen zu erhalten.

  2. Lesen Sie Schützen einer SharePoint Online-Extranetwebsite, um Informationen zu den Optionen zum Einschränken Ihrer Extranetwebsite auf gewünschte Benutzer zu erhalten.

  3. Stellen Sie Ihr Extranet mithilfe der standardmäßigen SharePoint Online-Freigabeoptionen unter Verwendung der Benutzer in Ihrem lokalen Verzeichnis oder durch Importieren von Benutzern aus anderen Office 365- oder Azure AD-Mandanten bereit.

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