Verwenden von Microsoft Query zum Abrufen externer Daten

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Sie können Microsoft Query zum Abrufen von Daten aus externen Quellen verwenden. Mithilfe von Microsoft Query zum Abrufen von Daten aus Ihrem corporate Datenbanken und Dateien, müssen Sie nicht die Daten erneut eingeben, die Sie in Excel analysieren möchten. Sie können auch Ihre Excel-Berichte und Übersichten automatisch aus der ursprünglichen Quelldatenbank aktualisieren, wenn die Datenbank mit neuen Informationen aktualisiert wird.

Mithilfe von Microsoft Query können Sie Verbindungen mit externen Datenquellen herstellen, wählen Sie Daten aus externen Quellen, importieren die Daten in ein Arbeitsblatt und die Daten aktualisieren, je nach Bedarf die Arbeitsblattdaten synchronisiert mit den Daten in der externen Quellen beibehalten.

Typen von Datenbanken, die Sie zugreifen können     Sie können Daten aus verschiedenen Typen von Datenbanken, einschließlich Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server und Microsoft SQL Server OLAP-Services abrufen. Sie können auch Daten aus Excel-Arbeitsmappen und Textdateien abrufen.

Microsoft Office enthält Treiber, die Sie zum Abrufen von Daten aus den folgenden Datenquellen verwenden können:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-Anbieter )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Textdatei-Datenbanken

Sie können auch ODBC-Treiber oder Datenquellentreiber von anderen Herstellern verwenden, um Informationen aus Datenquellen abzurufen, die hier nicht aufgelistet sind, einschließlich andere Typen von OLAP-Datenbanken. Informationen zum Installieren eines ODBC-Treiber oder Datenquellentreiber, die hier nicht aufgelistet ist, überprüfen Sie die Dokumentation für die Datenbank, oder wenden Sie sich an den Hersteller der Datenbank.

Auswählen von Daten aus einer Datenbank     Abrufen von Daten aus einer Datenbank erstellen einer Abfrage, also eine Frage, die Fragen zu Daten in einer externen Datenbank gespeichert. Wenn Ihre Daten in einer Access-Datenbank gespeichert ist, sollten Sie beispielsweise die Verkaufszahlen für ein bestimmtes Produkt nach Region wissen. Sie können einen Teil der Daten abrufen, indem Sie auswählen nur die Daten für das Produkt und die Region, die Sie analysieren möchten.

Mit Microsoft Query können Sie die Datenspalten auswählen und nur die Daten in Excel importieren möchten.

Aktualisieren des Arbeitsblatts in einem Vorgang     Sobald Sie externe Daten in einer Excel-Arbeitsmappe verfügen, jederzeit die Datenbank ändert, können Sie Aktualisieren Daten gewonnenen aktualisieren – ohne Ihre Zusammenfassungsberichte und Diagramme neu zu erstellen. Sie können beispielsweise Zusammenfassungsberichte erstellen und aktualisieren sie jeden Monat, wenn die neuen Verkaufszahlen nützlich sein.

Wie Microsoft Query verwendet Datenquellen     Nachdem Sie eine Datenquelle für eine bestimmte Datenbank eingerichtet haben, können Sie sie immer, wenn Sie eine Abfrage zum auswählen und Abrufen von Daten aus dieser Datenbank erstellen – ohne alle Verbindungsinformationen erneut eingeben zu müssen. Microsoft Query verwendet die Datenquelle für die Verbindung zu der externen Datenbank und Sie anzeigen, welche Daten verfügbar sind. Nachdem Sie Ihre Abfrage erstellen und die Daten an Excel zurückgeben, stellt Microsoft Query die Excel-Arbeitsmappe mit Quellinformationen für die Abfrage und die Daten, damit Sie in der Datenbank erneut verbinden können, wenn Sie die Daten aktualisieren möchten.

Mithilfe von Microsoft Query zum Importieren von Daten    in externen Daten in Excel mit Microsoft Query, importieren grundlegenden gehen Sie folgendermaßen vor, von die jede in den folgenden Abschnitten ausführlicher beschrieben ist.

Neuigkeiten Datenquelle?     Eine Datenquelle ist ein gespeicherter Satz von Informationen, Excel und Microsoft Query, um eine Verbindung mit einer externen Datenbank zu ermöglichen. Wenn Sie Microsoft Query zum Einrichten einer Datenquelle verwenden, geben Sie einen Namen für die Datenquelle, und geben Sie dann den Namen und den Speicherort der Datenbank oder des Servers, den Typ der Datenbank, und Ihre Anmelde- und Kennwort aus. Die Informationen umfassen auch den Namen einer ODBC-Treiber oder ein Datenquellentreiber, also ein Programm, das Verbindungen auf einen bestimmten Typ von Datenbank herstellt.

So richten Sie eine Datenquelle mithilfe von Microsoft Query

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen klicken Sie auf Aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf Aus Microsoft Query.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie zum Angeben einer Datenquelle für eine Datenbank, eine Textdatei oder eine Excel-Arbeitsmappe auf die Registerkarte Datenbanken.

    • Um einer OLAP-Cube-Datenquelle angeben möchten, klicken Sie auf die Registerkarte OLAP-Cubes. Diese Registerkarte ist nur verfügbar, wenn Sie Microsoft Query aus Excel ausgeführt haben.

  3. Doppelklicken Sie auf < neue Datenquelle >.

    – oder –

    Klicken Sie auf < neue Datenquelle >, und klicken Sie dann auf OK.

    Klicken Sie im Dialogfeld Neue Datenquelle erstellen wird angezeigt.

  4. Geben Sie in Schritt 1 einen Namen für die Datenquelle ein.

  5. Klicken Sie in Schritt 2 auf einen Treiber für den Typ der Datenbank, die Sie als Datenquelle verwenden.

    Hinweise: 

    • Die externe Datenbank, die Sie zugreifen möchten, wird durch die ODBC-Treiber, die mit Microsoft Query installiert werden nicht unterstützt, und Sie erhalten und installieren einen Microsoft Office-kompatiblen ODBC-Treiber von einem Drittanbieter, beispielsweise vom Hersteller des müssen die Datenbank. Wenden Sie sich an den Hersteller der Datenbank installationsanweisungen.

    • OLAP-Datenbanken sind ODBC-Treiber nicht erforderlich. Bei der Installation von Microsoft Query werden Treiber für Datenbanken installiert, die mit Microsoft SQL Server Analysis Services erstellt wurden. Zum Verbinden mit anderen OLAP-Datenbanken, müssen Sie einen Datenquellentreiber und Clientsoftware installieren.

  6. Klicken Sie auf Verbinden, und geben Sie dann die Informationen, die Verbindung zur Datenquelle erforderlich ist. Für Datenbanken, Excel-Arbeitsmappen und Textdateien hängt von die von Ihnen angegebenen Informationen den Typ der Datenquelle, die Sie ausgewählt haben. Sie möglicherweise aufgefordert, einen Benutzernamen, ein Kennwort ein, die Version der Datenbank, die Sie verwenden, Speicherort für die Datenbank oder einer anderen Information, die speziell für den Typ der Datenbank angeben.

    Wichtig: 

    • Verwenden Sie sichere Kennwörter, bei denen Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombiniert sind. Unsichere Kennwörter weisen nicht diese Mischung auf. Sicheres Kennwort: Y6dh!et5. Unsicheres Kennwort: Haus27. Kennwörter sollten mindestens acht Zeichen umfassen. Ein Pass-Ausdruck mit mindestens 14 Zeichen ist besser geeignet.

    • Es ist wichtig, dass Sie sich das jeweilige Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es nicht von Microsoft abgerufen werden. Bewahren Sie die notierten Kennwörter an einem sicheren Ort auf, damit sie nicht mit den zu schützenden Informationen in Verbindung gebracht werden können.

  7. Nachdem Sie die erforderliche Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf OK oder Fertig stellen, um das Dialogfeld Neue Datenquelle erstellen zurückzukehren.

  8. Wenn die Datenbank, Tabellen gibt und eine bestimmte Tabelle im Abfrage-Assistenten automatisch angezeigt werden soll, klicken Sie auf das Feld für Schritt 4, und klicken Sie dann auf die Tabelle, die Sie möchten.

  9. Wenn Sie nicht Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, bei der Verwendung von der Datenquelle möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Benutzer-ID und das Kennwort in die DSN-Datei speichern. Das gespeicherte Kennwort wird nicht verschlüsselt. Wenn das Kontrollkästchen nicht verfügbar ist, finden Sie unter Ihren Datenbankadministrator, um festzustellen, ob diese Option verfügbar gemacht werden kann.

    Sicherheitshinweis: Vermeiden Sie das Speichern von Anmeldeinformationen beim Herstellen der Verbindung zu Datenquellen. Diese Informationen werden möglicherweise als einfacher Text gespeichert, und ein Angreifer können auf die Informationen zugreifen, um die Sicherheit der Datenquelle zu gefährden.

Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, wird der Name der Datenquelle im Dialogfeld Datenquelle auswählen angezeigt.

Verwenden des Abfrage-Assistenten für die meisten Abfragen     Der Abfrage-Assistent erleichtert das auswählen und Kombinieren von Daten aus verschiedenen Tabellen und Feldern in der Datenbank. Mit dem Abfrage-Assistenten können Sie auswählen, die Tabellen und Felder, die Sie einschließen möchten. Eine innere Verknüpfung (eine Abfrageoperation gibt an, dass Zeilen aus beiden Tabellen kombiniert werden, die auf Grundlage identischen Feldwerte) wird automatisch erstellt, wenn der Assistent ein Primärschlüsselfeld in einer Tabelle und einem Feld mit demselben Namen in einer zweiten Tabelle erkennt.

Sie können auch der Assistent verwenden, um das Resultset zu sortieren und einfache Filtervorgänge auszuführen. Im letzten Schritt des Assistenten können Sie auswählen, um die Daten an Excel zurückgeben, oder die Abfrage in Microsoft Query weiter verfeinern. Nachdem Sie die Abfrage erstellt haben, können Sie diese entweder in Excel oder in Microsoft Query ausführen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Abfrage-Assistenten zu starten.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen klicken Sie auf Aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf Aus Microsoft Query.

  2. Das Dialogfeld Datenquelle auswählen stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Verwenden des Abfrage-Assistenten zum Erstellen und Bearbeiten von Abfragen ausgewählt ist.

  3. Doppelklicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten.

    – oder –

    Klicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Arbeit direkt in Microsoft Query für andere Typen von Abfragen     Wenn Sie eine komplexe Abfrage als mit dem Abfrage-Assistenten können erstellen möchten, können Sie direkt in Microsoft Query arbeiten. Sie können Microsoft Query anzeigen und Abfragen zu ändern, dass Sie beginnen, erstellen im Abfrage-Assistenten, oder Sie neue Abfragen erstellen können, ohne den Assistenten verwenden. Arbeiten Sie direkt in Microsoft Query, wenn Sie Abfragen erstellen, die die folgenden Aktionen ausführen möchten:

  • Wählen Sie Daten aus einem Feld     In einer großen Datenbank möchten Sie möglicherweise einige der Daten in einem Feld auswählen, und der Daten, die Sie nicht benötigen. Wenn Sie Daten für zwei Produkten in einem Feld, die Informationen zu vielen Produkten enthält benötigen, können Sie zum Auswählen von Daten für zwei Produkte nur die gewünschten beispielsweise Kriterien verwenden.

  • Abrufen von Daten anhand verschiedener Kriterien jedes Mal, wenn Sie die Abfrage ausführen     Wenn Sie den gleichen Excel-Bericht oder Zusammenfassung für mehrere Bereiche der gleichen externen Daten erstellen müssen – wie etwa einer separaten Umsatzbericht für die einzelnen Regionen – Sie können eine Parameterabfrage erstellen. Wenn Sie eine Parameterabfrage ausführen, werden Sie aufgefordert, für ein Wert, der als Kriterium verwendet wird, wenn die Abfrage Datensätze auswählt. Beispielsweise eine Parameterabfrage möglicherweise aufgefordert, eine bestimmte Region einzugeben, und Sie können diese Abfrage, um jeden Ihrer regionalen Verkaufsberichte erstellen wiederverwenden.

  • Teilnehmen an Daten auf verschiedene Weise     Die inneren Verknüpfungen, die dem Abfrage-Assistenten erstellt werden die am häufigsten verwendeten Typ einer Verknüpfung, die zum Erstellen von Abfragen. Manchmal ist es jedoch einen anderen Typ von Verknüpfung verwenden möchten. Beispielsweise wenn Sie eine Tabelle mit Produktvertriebsinformationen und eine Tabelle mit Kundeninformationen verfügen, wird eine innere Verknüpfung (den Typ des Abfrage-Assistenten erstellte) das Abrufen der Kundendatensätze für Kunden verhindern, die nicht über eine Bestellung vorgenommen haben. Mithilfe von Microsoft Query, können Sie diese Tabellen verknüpfen, damit die Kundendatensätze, zusammen mit Verkaufsdaten für diese Kunden abgerufen werden, die Einkäufe vorgenommen haben.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Microsoft Query zu starten.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen klicken Sie auf Aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf Aus Microsoft Query.

  2. Das Dialogfeld Datenquelle auswählen stellen Sie sicher, dass klar, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verwenden des Abfrage-Assistenten zum Erstellen und Bearbeiten von Abfragen ist.

  3. Doppelklicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten.

    – oder –

    Klicken Sie auf die Datenquelle, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Reusing und Freigeben von Abfragen     Im Abfrage-Assistenten und in Microsoft Query können Sie Ihre Abfragen als DQY-Datei speichern, die Sie ändern, wiederverwenden und freigeben können. Excel kann DQY-Dateien direkt öffnen, sodass Sie oder andere Benutzer die gleiche Abfrage zusätzliche externe Datenbereiche erstellen können.

So öffnen Sie eine gespeicherte Abfrage aus Excel

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen klicken Sie auf Aus anderen Quellen, und klicken Sie dann auf Aus Microsoft Query. Das Dialogfeld Datenquelle auswählen wird angezeigt.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen auf die Registerkarte Abfragen.

  3. Doppelklicken Sie auf die gespeicherte Abfrage, die Sie öffnen möchten. Die Abfrage wird in Microsoft Query angezeigt.

Wenn Sie eine gespeicherte Abfrage öffnen möchten und Microsoft Query bereits geöffnet ist, klicken Sie auf das Menü der Microsoft Query- Datei, und klicken Sie dann auf Öffnen.

Wenn Sie eine DQY-Datei doppelklicken, wird Excel geöffnet wird, führt die Abfrage und anschließend die Ergebnisse in ein neues Arbeitsblatt eingefügt.

Wenn Sie Excel eine Zusammenfassung oder einen Bericht, die auf externen Daten basieren freigeben möchten, können Sie andere Benutzer eine Arbeitsmappe, die einen externen Datenbereich enthält geben, oder Sie können eine Vorlage erstellen. Eine Vorlage können Sie die Zusammenfassung oder den Bericht speichern, ohne die externen Daten zu speichern, damit die Datei kleiner ist. Die externen Daten abgerufen, wenn ein Benutzer die Berichtsvorlage öffnet.

Nach dem Erstellen einer Abfrage im Abfrage-Assistenten oder Microsoft Query können Sie die Daten in ein Excel-Arbeitsblatt zurückgeben. Die Daten werden dann an eine Externer Datenbereich oder eine PivotTable-Bericht, die Sie formatieren und aktualisieren können.

Formatierung abgerufene Daten     Klicken Sie in Excel können Sie präsentieren und Zusammenfassen von Daten von Microsoft Query abgerufenen Tools, wie z. B. Diagramme oder automatische Teilergebnisse verwenden. Sie können Daten formatieren, und Formatierung beibehalten wird, wenn Sie die externen Daten zu aktualisieren. Sie können eigene Spaltenüberschriften verwenden, statt die Feldnamen und automatisches Hinzufügen von Zeilennummern.

Excel kann Automatisches Formatieren von Daten, die Sie am Ende eingeben eines Bereichs in die vorherigen Zeilen entsprechen. Excel kann auch automatisch Formeln kopieren, die in den vorhergehenden Zeilen wiederholt wurden, und diese zusätzlichen Zeilen erweitert.

Hinweis: Um den neuen Zeilen im Bereich erweitert werden, müssen die Formate und Formeln in mindestens drei der fünf vorhergehenden Zeilen angezeigt.

Sie können aktivieren, klicken Sie auf diese Option (oder zu deaktivieren, erneut) zu einem beliebigen Zeitpunkt:

  1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert.

    In Excel 2007: Klicken Sie auf der Microsoft Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Excel-Optionen, und klicken Sie dann auf die Kategorie Erweitert.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Bearbeitungsoptionen das Kontrollkästchen Datenbereich und Formeln verlängern. Zum Deaktivieren der automatischen Daten Bereichszellformatierung erneut, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

Aktualisieren von externen Daten     Wenn Sie externe Daten aktualisieren, führen Sie die Abfrage aus, um neuen oder geänderten Daten abzurufen, die Ihren Angaben entsprechen. Sie können eine Abfrage in Microsoft Query und in Excel aktualisieren. Excel bietet mehrere Optionen für die Aktualisierung von Abfragen sowie Aktualisieren von Daten bei jedem die Arbeitsmappe öffnen oder automatisch in festgelegten Zeitabständen aktualisieren. Sie können weiterhin in Excel arbeiten, während die Daten aktualisiert, und Sie können auch den Status überprüfen, während die Daten aktualisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren verbundener (importierter) Daten.

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