Verwenden von InfoPath-E-Mail-Formularen in Outlook

Wenn Sie bereits Microsoft Office InfoPath-Formulare für Aufgaben wie das Senden der wöchentlichen Statusberichte verwenden und wenn Sie mit Microsoft Office Outlook 2007 E-Mail-Nachrichten verwalten, können E-Mail-Formulare von InfoPath helfen, die Prozesse zur Zusammenarbeit und zum Freigeben von Daten zu optimieren. Das ist dadurch möglich, dass Sie die InfoPath-Formulare von Office Outlook 2007 aus öffnen, ausfüllen und absenden können, ohne dafür InfoPath öffnen zu müssen. Wenn Sie ein E-Mail-Formular von InfoPath empfangen, können Sie sie genau wie bei anderen Elementen in Office Outlook 2007 darauf antworten, sie weiterleiten und speichern.

Inhalt dieses Artikels

Voraussetzungen für das Verwenden von E-Mail-Formularen von InfoPath

Erfassen von Daten von anderen Personen mithilfe eines E-Mail-Formulars von InfoPath

Absenden Ihrer eigenen Daten mithilfe eines E-Mail-Formulars von InfoPath

Voraussetzungen für das Verwenden von E-Mail-Formularen von InfoPath

Bevor Sie beginnen, sollten Sie die folgenden Voraussetzungen für das Verwenden von E-Mail-Formularen von InfoPath lesen. Wenn die folgenden Elemente auf Ihre Organisation zutreffen, können Sie E-Mail-Formulare von InfoPath zum Senden oder Empfangen von Formulardaten verwenden.

Installationsvoraussetzungen    Um E-Mail-Formulare von InfoPath in Microsoft Office Outlook 2007 senden und empfangen zu können, muss Microsoft Office InfoPath 2007 auf Ihrem Computer installiert sein, und Office Outlook 2007 muss für das Senden und Empfangen von E-Mail-Formularen von InfoPath konfiguriert sein. Wenn diese Programme auf Ihrem Computer installiert sind und Office Outlook 2007 zum Senden von InfoPath-E-Mail-Formularen konfiguriert ist, aber dies nicht für die Empfänger Ihrer E-Mail-Formulare von InfoPath gilt, werden die von Ihnen gesendeten Formulare diesen Empfängern als Anlagen zu den E-Mail-Nachrichten angezeigt. Die Empfänger können die angehängten Formulare speichern und mit InfoPath öffnen. Office Outlook 2007 ist standardmäßig für das Senden und Empfangen von E-Mail-Formularen von InfoPath konfiguriert. Um die E-Mail-Formulare von InfoPath zu aktivieren oder deaktivieren, klicken Sie im Dialogfeld Optionen in Office Outlook 2007 auf der Registerkarte Weiteres auf Erweiterte Optionen, und aktivieren oder deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen E-Mail-Formulare von InfoPath aktivieren im Dialogfeld Erweiterte Optionen.

Verfügbarkeit der Formulare    Wenn die Benutzer E-Mail-Formulare von InfoPath ausfüllen und die Daten an Sie zurücksenden sollen und die zum Formular zugehörige Formularvorlage nicht an einem freigegebenen Speicherort, auf den die Benutzer zugreifen können, gespeichert ist, können Sie die Formularvorlage in das E-Mail-Formular von InfoPath aufnehmen, indem Sie im Aufgabenbereich E-Mail-Optionen auf die Option Formularvorlage als Anlage einschließen klicken. Der Aufgabenbereich wird angezeigt, wenn Sie ein E-Mail-Formular von InfoPath weiterleiten oder darauf antworten oder wenn Sie es durch Klicken auf Absenden auf dem Formular senden. Alternativ können Sie eine schreibgeschützte Version des Formulars senden.

Installationsvoraussetzungen für Empfänger    Wenn bei den Empfängern Ihrer E-Mail-Formulare von InfoPath Microsoft Office Outlook 2007 und Microsoft Office InfoPath 2007 nicht für die Verwendung von E-Mail-Formularen von InfoPath installiert und konfiguriert sind, erhalten sie eine E-Mail-Nachricht, die eine HTML-Darstellung der Standardformularansicht enthält, und an die E-Mail-Nachricht ist ein InfoPath-Formular angehängt. Wenn bei den Empfängern eine ältere Version von InfoPath installiert ist und das Formular abwärtskompatible Features enthält, können sie die beigefügte Formulardatei mithilfe der älteren InfoPath-Version speichern und öffnen.

Hinweis : Wenn die E-Mail-Formulare von InfoPath, die Sie an andere Personen senden, ausgefüllt und an Sie zurückgesendet wurden, können Sie die Daten aus diesen Formularen in Office Outlook 2007 auf unterschiedliche Weise überprüfen. Sie können die Daten z. B. anzeigen, indem Sie eine angepasste Ansicht eines InfoPath-Formularordners verwenden, was Ihnen das Anzeigen der Formulardaten ermöglicht, ohne die Formulare selbst öffnen zu müssen. Sie können auch mehrere E-Mail-Formulare von InfoPath in ein einzelnes Formular zum Analysieren oder Vergleichen von Daten zusammenführen, oder um die Daten aus mindestens einem InfoPath-E-Mail-Formular in Microsoft Office Excel 2007 zu exportieren. Weitere Informationen über diese Aufgaben finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Erfassen von Daten von anderen Personen mithilfe eines E-Mail-Formulars von InfoPath

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf InfoPath-Formular auswählen.

  2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld InfoPath-Formular auswählen auf das gewünschte Formular.

  3. Klicken Sie im Fenster InfoPath-Formular: Formularname auf Weiterleiten.

  4. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger in die Felder An und Cc ein. Trennen Sie die Namen mit einem Semikolon (;).

    Hinweis : Das Feld Bcc wird nicht standardmäßig angezeigt. Klicken Sie zum Hinzufügen einer E-Mail-Adresse zum Feld Bcc auf An oder Cc, und geben Sie dann in das angezeigte Dialogfeld die E-Mail-Adresse in das Feld Bcc ein.

  5. Geben Sie im Feld Betreff ein neues Thema für die Nachricht ein.

  6. Geben Sie im Feld Einführung erläuternden Text zum InfoPath-E-Mail-Formular ein.

  7. Führen Sie im Aufgabenbereich E-Mail-Optionen eine der folgenden Aufgaben durch:

    • Klicken Sie auf Bearbeitbares Formular, um eine Version des Formulars abzusenden, die Empfänger zum Ausfüllen und Absenden von Daten verwenden können.

      Hinweis : Falls sich die Formularvorlage für das Formular nicht auf einem freigegebenen Speicherort befindet, auf den andere Benutzer Zugriff haben, wie z. B. ein Netzwerkordner oder eine Windows SharePoint Services 3.0-Site, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Formularvorlage einschließen.

    • Klicken Sie zum Senden eines schreibgeschützten Formulars auf Schreibgeschützter Snapshot.

  8. Klicken Sie auf Senden.

    Hinweis : Da Sie ein E-Mail-Formular von InfoPath zum Erfassen von Daten von anderen Personen senden, müssen Sie vor dem Absenden keine Daten in die InfoPath-E-Mail-Formularfelder eingeben.

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Absenden Ihrer eigenen Daten mithilfe eines E-Mail-Formulars von InfoPath

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf InfoPath-Formular auswählen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld InfoPath-Formular auswählen auf das gewünschte Formular.

  3. Geben Sie im Fenster InfoPath-Formular: Form Name Daten in das E-Mail-Formular von InfoPath ein.

    Tipp : Das Ausfüllen eines E-Mail-Formulars von InfoPath ist vergleichbar mit dem Ausfüllen eines Formulars in InfoPath. Wenn das Formular z. B. mehrere Ansichten enthält, können Sie die Ansicht wechseln, indem Sie auf das Menü Ansicht auf dem Formular klicken und dann die gewünschte Ansicht auswählen. Weitere Informationen über das Ausfüllen von InfoPath-Formularen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  4. Klicken Sie auf Absenden, und geben Sie dann im Dialogfeld InfoPath-Formular: Form Name die E-Mail-Adressen der Empfänger in die Felder An, Cc oder Bcc ein. Trennen Sie die Namen mit einem Semikolon (;).

    Hinweis : Wenn der Entwickler von Formularvorlagen eine benutzerdefinierte Absendeaktion definiert hat, werden die Daten automatisch abgesendet.

  5. Geben Sie im Feld Betreff ein neues Thema für die Nachricht ein.

  6. Geben Sie im großen Feld am unteren Rand des Dialogfelds erläuternden Text über das E-Mail-Formular von InfoPath ein.

  7. Klicken Sie auf Senden.

  8. Klicken Sie zum Speichern einer Kopie des Formulars, das Sie soeben an den aktiven Ordner gesendet haben, im Menü Datei auf Speichern.

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