Verwenden von Gesprächsnotizen in Business Contact Manager

Sie können Gesprächsnotizen in Business Contact Manager für Outlook verwenden, um Datensätze zu Ihren Unterhaltungen mit Firmen, Verkaufschancen, Geschäftskontakten oder Geschäftsprojekten zu führen. Wenn Sie eine Gesprächsnotiz erstellen, können Sie die Dauer des Anrufs aufzeichnen und Kommentare zur Unterhaltung eingeben. Sie können die gespeicherten Gesprächsnotizen im Ordner "Kommunikationshistorie" anzeigen. Sie können Gesprächsnotizen mit einem oder mehreren Datensätzen verknüpfen.

In diesem Artikel wird erläutert, wie eine Gesprächsnotiz erstellt, verknüpft, bearbeitet und gelöscht wird.

Inhalt dieses Artikels

Erstellen und Verknüpfen einer Gesprächsnotiz

Verknüpfen einer vorhandenen Gesprächsnotiz mit mehreren Datensätzen

Bearbeiten einer Gesprächsnotiz

Löschen einer Gesprächsnotiz

Erstellen und Verknüpfen einer Gesprächsnotiz

Wenn Sie aus einem Datensatz heraus eine Gesprächsnotiz erstellen, wird diese automatisch mit dem Datensatz verknüpft. Sie können auch eine Gesprächsnotiz erstellen und diese gleichzeitig mit mehreren Datensätzen verknüpfen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

    • Kontaktverwaltung

    • Vertrieb

    • Marketing

    • Projektverwaltung

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte mit den gewünschten Datensätzen.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf einen einzelnen Datensatz, um ihn zu öffnen.

    • Klicken Sie auf mehrere Datensätze, mit denen die neue Gesprächsnotiz verknüpft werden soll.

      Wie werden mehrere Datensätze ausgewählt?

      Wenn Sie Datensätze auswählen möchten, die aneinander angrenzen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie auf den ersten und letzten Datensatz der Gruppe, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie nicht zusammenhängende Datensätze auswählen möchten, drücken Sie die STRG-TASTE, und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten Datensätze. Wenn Sie alle Datensätze auswählen möchten, klicken Sie auf einen Datensatz, und drücken Sie dann STRG+A.

  4. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Historienelement hinzufügen entweder auf Gesprächsnotiz oder Mehr, und klicken Sie dann auf "Gesprächsnotiz".

  5. Geben Sie im Abschnitt "Geschäftliche Gesprächsnotizen" den Betreff ein, und klicken Sie auf den Typ des Telefongesprächs.

  6. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Zeitmessung starten, um die Anrufdauer aufzuzeichnen.

    Hinweis :  Wenn Sie die Gesprächsnotiz schließen, wird die Zeitmessung beendet und die Gesamtdauer wird automatisch zum Formular der Gesprächsnotiz hinzugefügt.

  7. Geben Sie in den Abschnitt Kommentare Ihre Notizen ein.

  8. Wenn Sie das Datum und die Uhrzeit der Kommentareingabe aufzeichnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitstempel hinzufügen.

  9. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

    Das Datum und die Uhrzeit des Anrufs werden automatisch eingegeben, wenn Sie die Gesprächsnotiz speichern. Die Gesprächsnotiz wird auf der Historienseite der einzelnen ausgewählten Datensätze aufgelistet.

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Verknüpfen einer vorhandenen Gesprächsnotiz mit mehreren Datensätzen

Bei Bedarf können Sie eine Gesprächsnotiz mit mehreren Datensätzen verknüpfen. Jedes Mal, wenn Sie eine Gesprächsnotiz mit einem Datensatz verknüpfen, wird ein weiteres Exemplar dieser Gesprächsnotiz im Ordner Kommunikationshistorie angezeigt.

  1. Doppelklicken Sie auf die Gesprächsnotiz, die Sie mit einem anderen Datensatz verknüpfen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfen mit.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen in der Liste Elementtyp auf den Datensatztyp, mit dem die Gesprächsnotiz verknüpft werden soll.

  4. Klicken Sie in der Liste auf die Datensätze, denen die Gesprächsnotiz hinzugefügt werden soll.

Wie werden mehrere Datensätze ausgewählt?

Wenn Sie Datensätze auswählen möchten, die aneinander angrenzen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie auf den ersten und letzten Datensatz der Gruppe, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie nicht zusammenhängende Datensätze auswählen möchten, drücken Sie die STRG-TASTE, und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten Datensätze. Wenn Sie alle Datensätze auswählen möchten, klicken Sie auf einen Datensatz, und drücken Sie dann STRG+A.

  1. Klicken Sie unter Verknüpfte Datensätze auf Verknüpfen mit. Die von Ihnen ausgewählten Datensätze werden im Feld Verknüpfen mit aufgelistet.

  2. Klicken Sie auf OK.

  3. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Hinweis :  Im Ordner Kommunikationshistorie ist ein Element nur dann mehrmals aufgelistet, wenn das Element mit mehreren Datensätzen verknüpft ist. Wenn Sie ein Element in einem Datensatz bearbeiten, wird das Element in allen verknüpften Datensätzen geändert.

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Bearbeiten einer Gesprächsnotiz

Hinweis :  Wenn Sie eine mit mehreren Datensätzen verknüpfte Gesprächsnotiz bearbeiten, wird die Gesprächsnotiz in allen verknüpften Datensätzen geändert.

  1. Doppelklicken Sie auf die zu bearbeitende Gesprächsnotiz.

  2. Nehmen Sie Ihre Änderungen in der Gesprächsnotiz vor.

  3. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Löschen einer Gesprächsnotiz

Wenn eine Gesprächsnotiz mit einem einzelnen Datensatz verknüpft ist und Sie diese aus der Kommunikationshistorie des Datensatzes löschen, verschiebt Business Contact Manager für Outlook die Gesprächsnotiz in den Ordner Gelöschte Elemente. Wenn jedoch in anderen Datensätzen Verknüpfungen zur Gesprächsnotiz bestehen, wird die Gesprächsnotiz nur aus dem einen Datensatz entfernt.

Wenn Sie z. B. eine Gesprächsnotiz aus einem Leaddatensatz löschen, die Gesprächsnotiz aber auch mit einem Geschäftskontaktdatensatz verknüpft ist, bleibt die Gesprächsnotiz für den Geschäftskontakt erhalten.

Tipp :  Wenn Sie eine Gesprächsnotiz öffnen, werden die Datensätze, mit denen sie verknüpft ist, im Feld Verknüpft mit angezeigt.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

  • Kontaktverwaltung

  • Vertrieb

  • Marketing

  • Projektverwaltung

  • Klicken Sie auf die Registerkarte, die den gewünschten Datensatz enthält.

  • Doppelklicken Sie auf den Datensatz, der mit der Gesprächsnotiz verknüpft ist, die Sie löschen möchten.

  • Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gesprächsnotiz, und klicken Sie dann auf Löschen.

  • Klicken Sie auf Speichern und schließen.

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