Verwenden von Geschäftskontakten in Business Contact Manager

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Geschäftskontaktdatensätze können zum Organisieren und speichern viele Informationen zu den Personen, mit denen Sie Geschäftsbeziehung unterhalten.

In diesem Artikel wird erörtert, wie Sie neue Datensätze erstellen und das Geschäftskontaktformular ausfüllen.

Was möchten Sie tun?

Erstellen Sie neue Geschäftskontaktdatensätze

Geschäftskontaktdatensätze bearbeiten

Filtern der Liste von Geschäftskontakten

Mit Geschäftskontaktdatensätzen können Sie folgende Aktionen ausführen:

  • Hinzufügen mit einer Vielzahl von Methoden

  • Zuweisen zu einem Mitarbeiter oder Kollegen

  • Verknüpfen von Konten zu.
    Geschäftskontaktdatensätze mit Firmendatensätzen verknüpfen, können Sie die Informationen zu Ihren Geschäftskontakten mit Informationen zu den Unternehmen, die sie für funktionieren verbinden. Wenn Sie eine oder mehrere Geschäftskontakte mit einem Firmendatensatz verknüpfen, umfasst die Kommunikationshistorie des Firmendatensatzes Kommunikationshistorienelemente beispielsweise für jede der Geschäftskontakte, die mit diesem Konto verknüpft ist.

  • Verknüpfen von Geschäftskontakten Kommunikationshistorienelemente, Nachverfolgen von e-Mail-Nachrichten und die Liste der Kommunikationshistorienelemente gefiltert.
    Können verfolgen zu viele Ihrer Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Geschäftskontakt auf der Seite "Verlauf" in dem Geschäftskontaktdatensatz (einschließlich Telefonanrufe, e-Mail-Nachrichten, Buchstaben oder Dateien).

    Sie können e-Mail-Nachrichten automatisch mit Business Contact-Datensätzen verknüpfen. Weitere Informationen finden Sie unter verknüpfen und Nachverfolgen von e-Mail-Nachrichten in Business Contact Manager.

  • Konvertieren eines Geschäftskontakts in einen Lead oder einen anderen Datensatz, der auf dem Geschäftskontakt-Datensatztyp basiert

  • Bearbeiten der Informationen in Geschäftskontaktdatensätzen

  • Anpassen des Formulars Geschäftskontakt hinzufügen oder Entfernen von Felder und Elemente in den Feldlisten.
    Informationen zum Anpassen von Formularen oder Erstellen weiterer Formulare zum Speichern von Geschäftsinformationen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Eintragstypen und Listen.

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Erstellen neuer Geschäftskontaktdatensätze

Geschäftskontaktdatensätze helfen zu verfolgen, die Sie haben Informationen zu den Personen, die Sie Geschäftsbeziehung unterhalten.

In diesem Abschnitt

Manuelles Hinzufügen eines neuen Geschäftskontaktdatensatzes

Importieren von Kontakten aus einem anderen Programm Business

Verschieben oder Kopieren von Outlook-Kontakten in Business Contact Manager

Erstellen Sie einen Geschäftskontaktdatensatz aus einer e-Mail-Nachricht

Konvertieren Sie einen Leaddatensatz in einen Geschäftskontaktdatensatz

Es gibt verschiedene Wege, um Informationen in Geschäftskontaktdatensätzen zu übernehmen. Sie können Informationen in die Datensätze eingeben, Daten aus Outlook oder anderen Programmen importieren und Outlook-Kontakte kopieren.

Folgende Informationen können eingefügt werden:

  • Geschäftsdaten wie das Unternehmen oder die Organisation des Geschäftskontakts

  • Persönliche Informationen wie das Geburtsdatum

  • Kommunikationshistorienelemente, wie e-Mail-Nachrichten und Termine.

  • Alle Details, die Sie in den Feldern angepassten aufzeichnen, die Sie dem Formular möchten hinzufügen.

    Tipp : Sie können Ihren Formularen Geschäftskontakt anpassen, indem Sie in den Abschnitten, um die Informationen hervorzuheben, die für Sie am wichtigsten ist verschieben oder Hinzufügen von Feldern, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Angenommen, eine derzeitigen möglicherweise ein Feld mit dem Namen "Bevorzugten Blume" erstellen und ein Fernwärme Spezialisten möglicherweise ein Feld mit dem Namen "Heizungssystem Model" erstellen. Weitere Informationen zum Anpassen von Formularen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Listen und Eintragstypen.

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Manuelles Hinzufügen neuer Geschäftskontaktdatensätze

Das Öffnen eines leeren Geschäftskontaktformulars und Eingeben von ein paar grundlegenden Informationen nimmt nur wenig Zeit in Anspruch. Durch Speichern des Formulars wird der neue Geschäftskontaktdatensatz erstellt. Wenn sich später dann eine Geschäftsbeziehung mit der Person entwickelt, können Sie den Datensatz erneut öffnen und weitere Details hinzufügen.

Schaltfläche "E-Mail" ohne Optionen

Beachten Sie viele gemeinsamkeiten zwischen dem Geschäftskontaktformular und der Outlook-Kontaktformular.

Öffnen eines Geschäftskontaktformulars

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontakt-Manager.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Neu auf Neuer Geschäftskontakt.

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Ausfüllen des Geschäftskontaktformulars

Ebenso wie die meisten anderen Formulare enthält das Geschäftskontaktformular die Seiten Allgemein, Details und Historie.

Sie können das Formular durch die Abschnitte und Felder verschieben, Umbenennen von Feldern und Hinzufügen von Elementen zu den Listen anpassen. Informationen zum Anpassen von Formularen oder Erstellen weiterer Formulare zum Speichern von Geschäftsinformationen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Listen und Eintragstypen.

Seite "Allgemein"

        Abschnitt "Geschäftskontakt"

  1. Geben Sie den vollständigen Namen und die Position des Geschäftskontakts ein. Wählen Sie den Namen der Datei als, wie Sie in einer Outlook Formular wenden möchten.

    Vollständiger Name ist das einzige erforderliche Feld. Das Hinzufügen von Informationen zu anderen Feldern ist optional.

  1. Zuweisen den Geschäftskontakt     Klicken Sie auf den Mitarbeiternamen, um einen anderen Mitarbeiter in das Feld zugewiesen an den Geschäftskontakt zuzuweisen.

    Hinweis : Die Namen in der Liste zugewiesen an sind die Mitarbeiter, für die Sie die Business Contact Manager-Datenbank freigegeben haben. Weitere Informationen zum Freigeben finden Sie unter Freigeben von Business Contact Manager-Daten mit anderen Benutzern.

    Abschnitt "Unternehmensinformationen"

    Der Name des Unternehmens des Geschäftskontakts kann im Feld Unternehmen oder Firma gespeichert werden. Verwenden Sie das Feld Unternehmen, wenn Sie keine Firmendatensätze verwenden.

    Abschnitt "Verknüpfte Firma"

    Schaltfläche "E-Mail" ohne Optionen

  1. Verknüpfen mit einer Firma den Geschäftskontakt     Klicken Sie auf Konto, um den Geschäftskontakt zu einer Firma verknüpfen.

  2. Klicken Sie in das Dialogfeld mit diesem Geschäftskontakt zu verknüpfende Firma auswählen klicken Sie auf das Konto, und klicken Sie dann auf Verknüpfen mit.
    Der Wert von Geschäftskontakten mit einer Firma verknüpfen ist, dass die Kommunikationshistorie des Geschäftskontakts auch in der Kommunikationshistorie Firmendatensatz aufgeführt ist. Wenn Sie mehr als einen Geschäftskontakt mit dem gleichen Konto verknüpft ist, wird die Kommunikationshistorie der einzelnen verknüpften Geschäftskontakt auch in der Kommunikationshistorie der Firma aufgeführt. So können Sie die Kommunikationshistorie angezeigt und alle Geschäftskontakte einer Organisation an einem Ort zugeordnet. Weitere Informationen zur Auswahl eines zu verknüpfenden Datensatzes finden Sie unter Verknüpfen von Datensätzen in Business Contact Manager.

    Abschnitte "Internet", "Telefonnummern", "Adressen" und "Visitenkarte"

  3. Geben Sie die e-Mail- und Webseitenadressen, Telefonnummern, Business und private Adressen ein. Geben Sie Informationen zum Abschließen der Visitenkarte, wie in einem Outlook-Kontakt-Formular.
    Ein Pfeil neben einem Feldnamen (beispielsweise E-mail ) gibt an, dass Sie mehrere Einträge in das Feld vornehmen können.

    Tipp : Falls Sie für einen Geschäftskontakt mehrere Adressen eingeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift, um festzulegen, welche Adresse in einem Seriendruck zu verwenden ist.

    Abschnitt "Quellinformationen"

    Schaltfläche "E-Mail" ohne Optionen

  4. Geben Sie im Abschnitt Quellinformationen Informationen in die folgenden Felder ein:

    • Quelle     Klicken Sie auf die Methode oder die Aktion, durch die dieser Geschäftskontakt Kenntnis von Ihrem Unternehmen erhalten hat. Dies kann beispielsweise eine Anzeige oder eine mündliche Empfehlung sein.

    • Initiiert von     Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Marketingaktivität oder andere Geschäftsdatensatz (wie etwa einen weiteren Geschäftskontakt), die für Ihr Geschäft diesem Geschäftskontakt eingebracht hat.

      Tipp : Eingeben des Namens der eine Marketingaktivität ermöglicht Business Contact Manager für Outlook zum Nachverfolgen der Typ und die Anzahl der Datensätze, die von der Aktivität geführt haben. Auch verweist auf den Geschäftskontakt Datensatzes für die marketing. Weitere Informationen zu Marketingaktivitäten finden Sie unter vermarkten von Produkten und Dienstleistungen in Business Contact Manager.

      Abschnitt "Kommentare"

  5. Geben Sie im Abschnitt Kommentare Notizen ein, fügen Sie Kommentare aus anderen Dateien ein, oder fügen Sie Outlook-Elemente oder Visitenkarten an.

    Schaltfläche "E-Mail" ohne Optionen

    Tipp : Wenn mehrere Kollegen mit einem Geschäftskontakt zusammenarbeiten, kann es hilfreich sein, sich zu notieren, wann Sie einen Kommentar eingegeben haben. Klicken Sie auf Zeitstempel hinzufügen, um das Datum und die Uhrzeit jeder Eingabe zu erfassen.

  6. Wenn Sie das Eingeben von Informationen fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Seite "Details"

  1. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Details, um die Seite Details anzuzeigen.

  2. Geben Sie weitere Informationen über die Position einer Person ein sowie Daten wie das Geburtsdatum, den Zahlungsstatus und ob der Datensatz aktiv ist. Wählen Sie außerdem die bevorzugte Kommunikationsmethode aus.

Seite "Historie"

  1. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie, um die Historienseite anzuzeigen.

  2. Fügen Sie Kommunikationshistorienelemente wie E-Mail-Nachrichten, Geschäftsnotizen oder Termine hinzu, oder zeigen Sie sie an.

    Wie füge ich ein Kommunikationshistorienelement hinzu?

    1. Klicken Sie unter Kommunikationshistorie auf Neu und dann auf den Typ des hinzuzufügenden Elements.

    2. Geben Sie die Informationen in dem Formular ein, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

      Weitere Informationen zu Elementen der Kommunikationshistorie finden Sie unter Nachverfolgen der Kommunikation mit Kunden in Business Contact Manager.

  3. Wenn Sie nach einem bestimmten Element suchen möchten, können Sie die Liste der Kommunikationshistorienelemente durchsuchen oder filtern.

    1. Wie durchsuche ich die Liste der Kommunikationshistorienelemente?

      • Geben Sie im Feld Suchen die gesuchten Informationen ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suchen Suchsymbol .

        Hinweis : Es werden nur die Felder Betreff und Verknüpft mit durchsucht. Verwenden Sie einen Filter, um alle Elemente eines bestimmten Typs (z. B. E-Mail-Nachrichten) aufzulisten.

    2. Wie filtere ich die Liste der Kommunikationshistorienelemente?

      • Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.

      • Führen Sie in der Gruppe Filter eine der folgenden Aktionen aus:

        • Klicken Sie auf den gewünschten Filtertyp wie beispielsweise Elementtyp, und klicken Sie dann auf den Filter.

        • Klicken Sie auf Filter, und wählen Sie dann die Kriterien für den Filter aus.

          Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

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Importieren von Geschäftskontakten aus einem anderen Programm

Sie können Importieren Geschäftskontakt und andere Arten von Datensätzen aus Programmen wie ACT! und Microsoft Excel.

Informationen zum Importieren von Daten aus anderen Programmen oder Ihre Outlook-Kontakteordner her finden Sie unter Importieren von Daten in Business Contact Manager.

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Verschieben oder Kopieren von Outlook-Kontakten nach Business Contact Manager

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Kontakte.

  2. Klicken Sie in der Kontaktliste auf den Kontakt, den Sie in Business Contact Manager für Outlook verschieben möchten.
    Wie wählen Sie mehrere Datensätze?

    Zum Auswählen von Datensätzen, die aneinander angrenzen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie auf den ersten und letzten Datensatz der hinzuzufügenden Gruppe. Zum Auswählen nicht zusammenhängender Datensätze drücken Sie die STRG-TASTE, und klicken Sie auf die einzelnen Datensätze. Zum Auswählen aller Datensätze klicken Sie auf einen Datensatz, und drücken Sie STRG+A.

    Um den gesamten Inhalt des Ordners Outlook-Kontakten in Business Contact Manager kopieren, werden importieren Sie Ihrem Outlook-Kontakteordner in Geschäftskontakte. Informationen zum Importieren von Informationen finden Sie unter Importieren von Daten in Business Contact Manager.

  3. Führen Sie im Menüband in der Gruppe Geschäftlich eine der folgenden Aktionen aus.

    • Verschieben Sie den Kontakt   

      1. Klicken Sie auf Datensatz erstellen.

      2. Zeigen Sie auf Nach Business Contact Manager verschieben, und klicken Sie dann auf Geschäftskontakt oder den gewünschten Datensatztyp.

    • Kopieren Sie den Kontakt   

      1. Klicken Sie auf Datensatz erstellen.

      2. Zeigen Sie auf Nach Business Contact Manager kopieren, und klicken Sie dann auf Geschäftskontakt oder den gewünschten Datensatztyp.

Wenn Sie Ihre Geschäftskontakte auf dem Mobiltelefon zugreifen, gerade so, wie Sie Ihren Outlook-Kontakten möchten, können Sie das Feature für die Synchronisierung von Geschäftskontakten, Ihre Geschäftskontakte in Ihrem Outlook-Kontakteordner einbezogen werden sollen. Informationen über die Synchronisierung von Geschäftskontakten finden Sie unter Remotezugriff auf Ihre Geschäftskontakte: Verwenden der Synchronisierung in Business Contact Manager.

Wichtig : Wenn das Synchronisierungsfeature für Geschäftskontakte aktiviert ist, kann dies zu doppelten Datensätzen im Kontakteordner führen. Das Synchronisierungsfeature für Geschäftskontakte übernimmt Geschäftskontaktdatensätze automatisch in den Outlook-Kontakteordner. Wenn Kontakte in den Ordner Geschäftskontakte verschoben oder kopiert werden, werden sie im Kontakteordner ebenfalls als Geschäftskontakte angezeigt.

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Erstellen eines Geschäftskontaktdatensatzes aus einer E-Mail-Nachricht

Aus einer E-Mail-Nachricht eines neuen Kunden können Sie einen Geschäftskontaktdatensatz erstellen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Posteingang.

  2. Doppelklicken Sie auf eine E-Mail-Nachricht, um sie zu öffnen.

  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Geschäftlich auf Datensatz erstellen.

  4. Klicken Sie auf Geschäftskontakt, oder geben Sie mithilfe der E-Mail-Adresse in der Zeile Von der Nachricht den Geschäftskontaktdatensatz ein, den Sie erstellen möchten.

Geschäftskontakte können auch anhand anderer E-Mail-Adressen in einer Nachricht erstellt werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen klicken, auf In Business Contact Manager erstellen zeigen und dann auf Geschäftskontakt klicken.

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Konvertieren eines Leaddatensatzes in einen Geschäftskontaktdatensatz oder Konvertieren eines Leads in einen Geschäftskontakt

Im Allgemeinen werden Informationen über einen potenziellen Kunden in einem Leaddatensatz gespeichert. Wenn aus dieser Person dann tatsächlich ein Kunde wird, kann der Leaddatensatz in einen Geschäftskontaktdatensatz konvertiert werden.

Sie können auch einen Geschäftskontakt in einen Lead oder einen anderen Datensatztyp konvertieren, der auf dem Geschäftskontakt-Datensatztyp basiert.

Sie können neue Datensatztypen wie Mitarbeiter oder Lieferanten erstellen, indem Sie das Formular "Geschäftskontakt" angefangen. Weitere Informationen zum Erstellen neuer Datensatztypen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Listen und Eintragstypen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte Leads.

  3. Doppelklicken Sie auf den zu konvertierenden Datensatz.

  4. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Bearbeiten auf Konvertieren in und dann auf Geschäftskontakt.

  5. Bearbeiten Sie den neuen Datensatz nach Bedarf.

  6. Klicken Sie anschließend auf Speichern und schließen.

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Bearbeiten von Geschäftskontaktdatensätzen

Im Laufe der Geschäftsbeziehung mit Ihren Geschäftskontakten erfahren Sie weitere Einzelheiten, wie zum Beispiel deren bevorzugte Form der Kontaktaufnahme, die Namen von Assistenten oder auch neue Telefonnummern. Diese Informationen stets auf dem neuesten Stand zu halten, ist eine Aufgabe, die täglich durchgeführt werden muss und sich vereinfachen lässt, indem Sie Ihre Geschäftskontaktdatensätze fortlaufend aktualisieren und speichern. Sie können einen Geschäftskontaktdatensatz öffnen, um Informationen hinzuzufügen oder zu bearbeiten oder um Kommunikationshistorienelemente (z. B. E-Mail-Nachrichten) anzuzeigen, die mit dem Geschäftskontaktdatensatz verknüpft sind.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte Geschäftskontakte, und gehen Sie dann wie folgt vor:

    • Verschieben Sie den Fensterinhalt bis zu dem Geschäftskontakt, den Sie öffnen möchten, und doppelklicken Sie dann darauf.

      – oder –

    • Verwenden Sie das Suchfeld, um Informationen über den gesuchten Geschäftskontakt einzugeben. Doppelklicken Sie dann auf den Datensatz.

  3. Hinzufügen oder Bearbeiten von Informationen nach Bedarf.

    Tipp : Wenn Sie eine e-Mail-Adresse für das Konto haben, können Sie sicherstellen, dass e-Mails an und von dem Konto automatisch in die Kommunikationshistorie des Datensatzes enthalten sind. Klicken Sie auf E-Mail-Überwachung, und klicken Sie dann auf Verknüpfen verwalten und Nachverfolgen, in der Gruppe Bearbeiten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die e-Mail-Adresse für das Konto ein, und klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen zu e-Mail-Nachrichten automatisch mit Datensätzen verknüpfen finden Sie unter verknüpfen und Nachverfolgen von e-Mail-Nachrichten in Business Contact Manager.

  4. Klicken Sie anschließend auf Speichern und schließen.

Tipp : Mit einer Funktion Massenbearbeitung aufgerufen wird können Sie den Inhalt eines Felds in mehreren Geschäftskontaktdatensätze bearbeiten. Hier praktischen, beispielsweise wenn Sie eine Webadresse für zwölf Geschäftskontakte eingeben, die alle im gleichen Unternehmen arbeiten möchten. Weitere Informationen zu mehreren Datensätzen gleichzeitig bearbeiten finden Sie unter Bearbeiten von mehreren Datensätzen gleichzeitig in Business Contact Manager.

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Filtern der Liste der Geschäftskontakte

Sie müssen nicht alle Geschäftskontakte durchsuchen, um den gewünschten Kontakt zu finden. Stattdessen können Sie auch jede Geschäftskontaktliste filtern, sodass nur die Datensätze angezeigt werden, die von Interesse für Sie sind.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Klicken Sie im Arbeitsbereich mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Geschäftskontakte, und klicken Sie dann auf Ändern.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Registerkarte ändern auf Filter.

  4. Im Dialogfeld Geschäftskontakte filtern können Sie einen der folgenden Filter oder beide Filter verwenden:

    • Einfacher Filter     Sie können voreingestellte Kategorien auswählen oder löschen.

    • Erweiterter Filter     Sie können mehrere Filter erstellen, um Ihre Auswahl zu optimieren.

Diese gefilterte Liste kann verwendet werden, um eine benutzerdefinierte Registerkarte, eine Anrufliste oder eine Adressenliste zu erstellen. Sie kann auch als Grundlage für einen Bericht oder ein Gadget verwendet werden.

Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager. Weitere Informationen zu Berichten finden Sie unter Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager. Weitere Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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