Verwenden von Geschäftskontakten in Business Contact Manager

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Geschäftskontaktdatensätze können Sie organisieren und speichern viele Informationen zu den Personen, die, denen Sie Geschäftsbeziehung unterhalten.

In diesem Artikel werden die zum Erstellen neuer Datensätze und schließen Sie das Formular "Geschäftskontakt".

Inhalt dieses Artikels

Erstellen Sie neue Geschäftskontaktdatensätze

Geschäftskontaktdatensätze bearbeiten

Filtern der Liste von Geschäftskontakten

Sie können mit Geschäftskontaktdatensätze folgende Aktionen ausführen:

  • Fügen Sie hinzu, indem Sie mithilfe einer Vielzahl von Methoden.

  • Sie einem Mitarbeiter oder Kollegen zuweisen

  • Verknüpfen von Konten zu.
    Geschäftskontaktdatensätze mit Firmendatensätzen verknüpfen, können Sie die Informationen zu Ihren Geschäftskontakten mit Informationen zu den Unternehmen, die sie für funktionieren verbinden. Wenn Sie einen oder mehrere Geschäftskontakte mit einem Firmendatensatz verknüpfen, umfasst die Kommunikationshistorie des Firmendatensatzes Kommunikationshistorienelemente beispielsweise für jede der Geschäftskontakte, die mit diesem Konto verknüpft ist.

  • Verknüpfen von Geschäftskontakten Kommunikationshistorienelemente, Nachverfolgen von e-Mail-Nachrichten und Filtern Sie die Liste der Kommunikationshistorienelemente.
    Können verfolgen zu viele Ihrer Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Geschäftskontakt auf der Seite "Verlauf" in dem Geschäftskontaktdatensatz (einschließlich Telefonanrufe, e-Mail-Nachrichten, Buchstaben oder Dateien).

    Sie können e-Mail-Nachrichten automatisch mit Business Contact-Datensätzen verknüpfen. Weitere Informationen finden Sie unter verknüpfen und Nachverfolgen von e-Mail-Nachrichten in Business Contact Manager.

  • Konvertieren von einem Geschäftskontakt in einen Lead oder einen anderen Datensatz aus, die auf den Datensatztyp Geschäftskontakt basiert.

  • Bearbeiten Sie die Informationen in Geschäftskontaktdatensätze.

  • Passen Sie das Formular "Geschäftskontakt" hinzufügen oder Entfernen von Felder und Elemente in der Liste Feld ein.
    Informationen zum Anpassen von Formularen oder Erstellen weiterer Formulare zum Speichern von Geschäftsinformationen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Listen und Eintragstypen.

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Erstellen Sie neue Geschäftskontaktdatensätze

Geschäftskontaktdatensätze helfen zu verfolgen, die Sie haben Informationen zu den Personen, die Sie Geschäftsbeziehung unterhalten.

In diesem Abschnitt

Manuelles Hinzufügen eines neuen Geschäftskontaktdatensatzes

Importieren von Kontakten aus einem anderen Programm Business

Verschieben oder Kopieren von Outlook-Kontakten in Business Contact Manager

Erstellen Sie einen Geschäftskontaktdatensatz aus einer e-Mail-Nachricht

Konvertieren Sie einen Leaddatensatz in einen Geschäftskontaktdatensatz

Es gibt mehrere Methoden zum Abrufen von Informationen in den Geschäftskontaktdatensätze. Sie können Informationen in Datensätze eingeben, Importieren von Daten aus Outlook oder aus anderen Programmen und kopieren ein Outlook-Kontakts.

Die Angaben können:

  • Unternehmensinformationen, wie z. B. Firma oder Organisation des Geschäftskontakts.

  • Persönlichen Daten wie Geburtsdatum.

  • Kommunikationshistorienelemente, wie e-Mail-Nachrichten und Termine.

  • Alle Details, die Sie in den Feldern angepassten aufzeichnen, die Sie dem Formular möchten hinzufügen.

    Tipp: Sie können Ihren Formularen Geschäftskontakt anpassen, indem Sie in den Abschnitten, um die Informationen hervorzuheben, die für Sie am wichtigsten ist verschieben oder Hinzufügen von Feldern, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Angenommen, eine derzeitigen möglicherweise ein Feld mit dem Namen "Bevorzugten Blume" erstellen und ein Fernwärme Spezialisten möglicherweise ein Feld mit dem Namen "Heizungssystem Model" erstellen. Weitere Informationen zum Anpassen von Formularen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Listen und Eintragstypen.

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Manuelles Hinzufügen eines neuen Geschäftskontaktdatensatzes

Öffnen ein leeres Formular "Geschäftskontakt", und geben ein paar wichtige Datenelementen nur Minuten dauert. Speichern das Formular erstellt den neuen Geschäftskontaktdatensatz. Entwickeln Sie Ihre Beziehung mit der Person, können Sie später erneut öffnen Sie den Datensatz und weitere Details hinzufügen.

art

Beachten Sie viele gemeinsamkeiten zwischen dem Geschäftskontaktformular und der Outlook-Kontaktformular.

Öffnen Sie ein Formular "Geschäftskontakt"

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Contact Manager.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe neu auf Neuer Geschäftskontakt.

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Führen Sie das Formular "Geschäftskontakt"

Wie die meisten anderen Formulare enthält das Formular "Geschäftskontakt" eine Seite Allgemein, Details und den Verlauf an.

Sie können das Formular anpassen, indem Sie die Abschnitte und Felder verschieben, Umbenennen von Feldern und Hinzufügen von Elementen zu den Listen. Informationen zum Anpassen von Formularen oder Erstellen weiterer Formulare zum Speichern von Geschäftsinformationen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Listen und Eintragstypen.

Seite "Allgemein"

Business Contact Abschnitt

  1. Geben Sie den vollständigen Namen und die Position des Geschäftskontakts ein. Wählen Sie den Namen der Datei als, wie Sie in einer Outlook Formular wenden möchten.

    Vollständiger Name ist der einzige erforderliche Feld. Hinzufügen von Informationen zu anderen Feldern ist optional.

  1. Zuweisen den Geschäftskontakt     Klicken Sie auf den Mitarbeiternamen, um eine andere Mitarbeiter, in das Feld zugewiesen an den Geschäftskontakt zuweisen.

    Hinweis: Bei den Namen in der Liste Zugewiesen an handelt es sich um die Namen der Mitarbeiter, für die Sie Ihre Business Contact Manager-Datenbank freigegeben haben. Weitere Informationen zum Freigeben finden Sie unter Freigeben der Business Contact Manager-Daten für andere Benutzer.

    Abschnitt "Firmeninformationen"

    Entweder das Feld " Firma " oder das Feld " Konto " können den Namen des Unternehmens der Geschäftskontakt gespeichert. Verwenden Sie das Feld "Unternehmen", wenn Sie keine Firmendatensätzen verwenden.

    Abschnitt "Verknüpfte Firma"

    art

  1. Verknüpfen mit einer Firma Geschäftskontakt     Klicken Sie auf Konto, um den Geschäftskontakt mit einer Firma verknüpfen.

  2. Klicken Sie in das Dialogfeld mit diesem Geschäftskontakt zu verknüpfende Firma auswählen klicken Sie auf das Konto, und klicken Sie dann auf Verknüpfen mit.
    Der Wert von Geschäftskontakten mit einer Firma verknüpfen ist, dass die Kommunikationshistorie des Geschäftskontakts auch in der Kommunikationshistorie im Firmendatensatz aufgeführt ist. Wenn Sie mehr als einen Geschäftskontakt mit dem gleichen Konto verknüpft ist, wird die Kommunikationshistorie der einzelnen verknüpften Geschäftskontakt auch in der Kommunikationshistorie der Firma aufgeführt. So können Sie die Kommunikationshistorie angezeigt und alle Geschäftskontakte einer Organisation an einem Ort zugeordnet. Weitere Informationen zur Auswahl eines zu verknüpfenden Datensatzes finden Sie unter Verknüpfen von Datensätzen in Business Contact Manager.

    Internet, Telefon Zahlen, Adressen und Visitenkarte Abschnitte

  3. Geben Sie die e-Mail- und Webseitenadressen, Telefonnummern, Business und private Adressen aus. Geben Sie die Informationen, um die Visitenkarte abzuschließen, genauso wie in einem Outlook-Kontakt-Formular.
    Ein Pfeil neben einem Feldnamen (beispielsweise E-mail ) gibt an, dass Sie mehrere Einträge in das Feld vornehmen können.

    Tipp: Wenn Sie mehr als einer Adresse für einen Geschäftskontakt eingeben, wählen Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift, um festzulegen, welche Adresse Seriendruck verwendet wird.

    Abschnitt Quellinformationen

    art

  4. Geben Sie im Abschnitt Quellinformationen Informationen in die folgenden Felder ein:

    • Datenquelle     Klicken Sie auf die Methode oder Aktion, die Ihr Unternehmen vererbungseinstellungen diesem Geschäftskontakt erfahren. Beispielsweise ein Ankündigung oder Word-von-Mund.

    • Initiiert von     Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Marketingaktivität oder andere Geschäftsdatensatz (wie etwa einen weiteren Geschäftskontakt), die diesem Geschäftskontakt für Ihr Geschäft eingebracht hat.

      Tipp: Eingeben des Namens der eine Marketingaktivität ermöglicht Business Contact Manager für Outlook zum Nachverfolgen der Typ und die Anzahl der Datensätze, die von der Aktivität geführt haben. Auch verweist auf den Geschäftskontakt Datensatzes für die marketing. Weitere Informationen zu Marketingaktivitäten finden Sie unter vermarkten von Produkten und Dienstleistungen in Business Contact Manager.

      Abschnitt "Kommentare"

  5. Im Abschnitt Kommentare Notizen eingeben, fügen Sie Kommentare aus anderen Dateien oder Anfügen von Dateien, Outlook-Elemente oder Visitenkarten.

    art

    Tipp: Wenn Sie mehr als einem Kollegen mit einem Geschäftskontakt funktioniert, kann es hilfreich sein beachten, wenn Sie einen Kommentar eingegeben haben. Klicken Sie auf Zeitstempel hinzufügen, um das Aufzeichnen von Datum und Uhrzeit der einzelnen Einträge.

  6. Wenn Sie das Eingeben von Informationen fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Seite "Details"

  1. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Details, um die Seite Details anzuzeigen.

  2. Geben Sie weitere Informationen zu der Person in der Position und Daten wie Geburtsdatum, Zahlungsstatus, ob der Datensatz aktiv ist, und wählen Sie die bevorzugte Kommunikationsmethode für aus.

Seite "Historie"

  1. Klicken Sie auf dem Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie, um die Seite "Historie" anzuzeigen.

  2. Fügen Sie Kommunikationshistorienelemente, wie E-Mail-Nachrichten, Geschäftsnotizen oder Termine, hinzu.

    Wie füge ich ein Kommunikationshistorienelement hinzu?

    1. Klicken Sie unter Kommunikationshistorie auf Neu, und klicken Sie dann auf den Typ des Elements, das Sie hinzufügen möchten.

    2. Geben Sie die Informationen in das Formular ein, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

      Weitere Informationen zu Kommunikationshistorienelementen finden Sie unter Nachverfolgen Ihrer Kommunikation mit Kunden in Business Contact Manager.

  3. Wenn Sie nach einem bestimmten Element suchen möchten, können Sie die Liste der Kommunikationshistorienelemente durchsuchen oder filtern.

    1. Wie durchsuche ich die Liste der Kommunikationshistorienelemente?

      • Geben Sie im Feld Suchen die gesuchten Informationen ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suchen Suchsymbol .

        Hinweis: Nur die Felder Betreff und Verknüpft mit werden durchsucht. Verwenden Sie einen Filter, um alle Elemente eines bestimmten Typs aufzulisten, wie etwa E-Mail-Nachrichten.

    2. Wie filtere ich die Liste der Kommunikationshistorienelemente?

      • Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.

      • Führen Sie in der Gruppe Filter eine der folgenden Aktionen aus:

        • Klicken Sie auf den Typ des Filters, den Sie anwenden möchten, z. B. Elementtyp, und klicken Sie dann auf den Filter.

        • Klicken Sie auf Filter, und wählen Sie dann die Kriterien für den Filter aus.

          Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

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Importieren von Kontakten aus einem anderen Programm Business

Sie können Importieren Geschäftskontakt und andere Arten von Datensätzen aus Programmen wie ACT! und Microsoft Excel.

Informationen zum Importieren von Daten aus anderen Programmen oder Ihre Outlook-Kontakteordner her finden Sie unter Importieren von Daten in Business Contact Manager.

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Verschieben oder Kopieren von Outlook-Kontakten in Business Contact Manager

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Kontakte.

  2. Klicken Sie in der Liste Kontakte auf den Kontakt, den Sie in Business Contact Manager für Outlook verschieben möchten.
    Wie wählen Sie mehrere Datensätze?

    Wenn Sie Datensätze auswählen möchten, die aneinander angrenzen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie auf den ersten und letzten Datensatz der Gruppe, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie nicht zusammenhängende Datensätze auswählen möchten, drücken Sie die STRG-TASTE, und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten Datensätze. Wenn Sie alle Datensätze auswählen möchten, klicken Sie auf einen Datensatz, und drücken Sie dann STRG+A.

    Um den gesamten Inhalt des Ordners Outlook-Kontakten in Business Contact Manager kopieren, werden importieren Sie Ihrem Outlook-Kontakteordner in Geschäftskontakte. Informationen zum Importieren von Informationen finden Sie unter Importieren von Daten in Business Contact Manager.

  3. Führen Sie im Menüband in der Gruppe Büro eine der folgenden Aktionen aus.

    • Verschieben Sie den Kontakt   

      1. Klicken Sie auf Eintrag erstellen.

      2. Zeigen Sie auf Business Contact Manager verschieben, und klicken Sie dann auf Geschäftskontakt oder den Typ des Datensatzes, den Sie möchten.

    • Kopieren Sie den Kontakt   

      1. Klicken Sie auf Eintrag erstellen.

      2. Zeigen Sie auf nach Business Contact Manager kopieren, und klicken Sie dann auf Geschäftskontakt oder den Typ des Datensatzes, den Sie möchten.

Wenn Sie Ihre Geschäftskontakte auf dem Mobiltelefon zugreifen, gerade so, wie Sie Ihren Outlook-Kontakten möchten, können Sie das Feature für die Synchronisierung von Geschäftskontakten, Ihre Geschäftskontakte in Ihrem Outlook-Kontakteordner einbezogen werden sollen. Informationen über die Synchronisierung von Geschäftskontakten finden Sie unter Remotezugriff auf Ihre Geschäftskontakte: Verwenden der Synchronisierung in Business Contact Manager.

Wichtig: Sie könnten mit doppelten Datensätzen in Ihrem Ordner Kontakte einhandeln, wenn das Feature für die Synchronisierung von Geschäftskontakten aktiviert ist. Das Feature für die Synchronisierung von Geschäftskontakten umfasst Geschäftskontaktdatensätze automatisch in Ihrem Outlook-Kontakteordner her. Wenn Kontakte in den Ordner Geschäftskontakte kopiert oder verschoben werden, werden sie in Ihrem Ordner Kontakte als Geschäftskontakte zu angezeigt werden.

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Erstellen Sie einen Geschäftskontaktdatensatz aus einer e-Mail-Nachricht

Sie können einen Geschäftskontaktdatensatz aus einer e-Mail-Nachricht von einem neuen Kunden erstellen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Posteingang.

  2. Doppelklicken Sie auf eine e-Mail-Nachricht, um ihn zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf dem Menüband in der Gruppe Büro auf Datensatz erstellen.

  4. Klicken Sie auf Business Contact oder den Typ von Geschäftskontakt-Datensatz erstellen, indem Sie die e-Mail-Adresse in der Zeile aus der Nachricht angezeigt werden soll.

Sie können Geschäftskontakte aus anderen e-Mail-Adressen in einer Nachricht erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste in des Namens, zeigen auf Erstellen in Business Contact Manager, und dann auf Business Contact.

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Konvertieren Sie einen Leaddatensatz in einen Geschäftskontaktdatensatz oder Konvertieren eines Leads in einem Geschäftskontakt

Informationen über ein potenzieller Kunde wird in der Regel in einen Leaddatensatz gespeichert. Wenn diese Person einem tatsächlichen Kunden wird, können Sie den Leaddatensatz in einen Geschäftskontaktdatensatz konvertieren.

Sie können auch einen Geschäftskontakt konvertieren, in einen Lead oder einen anderen Datensatztyp, die auf den Datensatztyp Geschäftskontakt basiert.

Sie können neue Datensatztypen wie Mitarbeiter oder Lieferanten erstellen, indem Sie das Formular "Geschäftskontakt" angefangen. Weitere Informationen zum Erstellen neuer Datensatztypen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Listen und Eintragstypen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Leads, klicken Sie im Arbeitsbereich.

  3. Doppelklicken Sie auf den Eintrag aus, den Sie konvertieren möchten.

  4. Klicken Sie auf Konvertieren zu, und klicken Sie dann auf Business Contact, im Menüband in der Gruppe Bearbeiten.

  5. Bearbeiten Sie den neuen Eintrag nach Bedarf.

  6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Geschäftskontaktdatensätze bearbeiten

Wie Sie Ihre Geschäftskontakte Geschäftsbeziehung unterhalten haben, erfahren Sie weitere Informationen zu können, die möglicherweise auch, wie sie es vorziehen, mit Ihnen aufgenommen werden, deren Assistenten Namen, neue Telefonnummern und So weiter. Beibehalten von mit dieser Informationsfluss ist eine tägliche Aufgabe, die Sie vereinfachen können, indem Sie kontinuierlich aktualisiert und Ihre Geschäftskontaktdatensätze speichern. Sie können einen Geschäftskontaktdatensatz hinzufügen oder Bearbeiten von Informationen oder Kommunikationshistorienelemente wie e-Mail-Nachrichten, die mit dem Geschäftskontakt verknüpft sind, finden Sie unter öffnen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Klicken Sie im Arbeitsbereich, klicken Sie auf der Registerkarte Geschäftskontakte und:

    • Führen Sie einen Bildlauf zu den Geschäftskontakt, die Sie verwenden möchten, öffnen, und doppelklicken Sie darauf.

      – ODER –

    • Mithilfe des Suchfelds zum Eingeben von Informationen zu den Geschäftskontakt, die Sie gefunden haben, und doppelklicken Sie dann auf den Eintrag.

  3. Hinzufügen oder Bearbeiten von Informationen nach Bedarf.

    Tipp: Wenn Sie eine e-Mail-Adresse für das Konto haben, können Sie sicherstellen, dass e-Mails an und von dem Konto automatisch in die Kommunikationshistorie des Datensatzes enthalten sind. Klicken Sie auf E-Mail-Überwachung, und klicken Sie dann auf Verknüpfen verwalten und Nachverfolgen, in der Gruppe Bearbeiten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die e-Mail-Adresse für das Konto ein, und klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen zu e-Mail-Nachrichten automatisch mit Datensätzen verknüpfen finden Sie unter verknüpfen und Nachverfolgen von e-Mail-Nachrichten in Business Contact Manager.

  4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Tipp: Mit einer Funktion Massenbearbeitung aufgerufen wird können Sie den Inhalt eines Felds in mehreren Geschäftskontaktdatensätze bearbeiten. Hier praktischen, beispielsweise wenn Sie eine Webadresse für zwölf Geschäftskontakte eingeben, die alle im gleichen Unternehmen arbeiten möchten. Weitere Informationen dazu, wie Sie mehrere Datensätze gleichzeitig bearbeiten können finden Sie unter Bearbeiten von mehreren Datensätzen gleichzeitig in Business Contact Manager.

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Filtern der Liste von Geschäftskontakten

Sie müssen nicht alle Ihre Geschäftskontakte zu finden, was Sie möchten einen Bildlauf. Stattdessen können Sie alle Geschäftskontakt Liste filtern, damit nur die Datensätze angezeigt, die Sie vielleicht interessieren.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Kontaktverwaltung.

  2. Klicken Sie im Arbeitsbereich mit der rechten Maustaste in der Registerkarte Geschäftskontakte, und klicken Sie dann auf Ändern.

  3. Klicken Sie auf Filter, klicken Sie im Dialogfeld Registerkarte ändern.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Geschäftskontakte filtern können Sie eine oder beide der folgenden Aktionen aus:

    • Einfacher Filter     Aktivieren Sie oder deaktivieren Sie der vordefinierte Kategorien.

    • Erweiterte Filter     Erstellen Sie mehrerer Filter, um Ihre Auswahl zu optimieren.

Diese gefilterte Liste kann zum Erstellen einer angepassten Tabulator, ein Anrufliste oder Adressliste verwendet werden. Sie können auch als Grundlage für einen Bericht oder ein Gadget verwendet werden.

Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager. Weitere Informationen zu Berichten finden Sie unter Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager. Weitere Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.

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