Verwenden von Filtern zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Verwenden von Filtern zum Ändern einer SharePoint-Ansicht

Bei einem Filtervorgang wird die Anzahl der Elemente in einer Ansicht reduziert, sodass nur die gewünschten Daten angezeigt werden. Über einen Filter werden Elemente ausgewählt, die bestimmten Kriterien (z. B. Standort, Elementtyp oder Preisbereich) entsprechen. Mithilfe von Indizes und Filtern können Sie leichter Ihre eigenen Daten aufrufen oder ein Überschreiten des Schwellenwerts für die Listenansicht verhindern. Bei Verwendung eines Filters können Daten einzeln, gruppiert oder auch sortiert zurückgegeben und so besser formatiert werden.

Indizes funktionieren mit Filtern; dadurch wird deren Leistungsfähigkeit verbessert. Wenn die Anzahl der Elemente in Ihrer Liste oder Bibliothek den Schwellenwert für die Listenansicht zwar überschreitet, aber noch unter dem Wert von 20.000 Elementen liegt, können Sie in der Regel Indizes zu vorhandenen Spalten hinzufügen. Anschließend können Sie mithilfe von Filtern dafür sorgen, dass die angezeigten Daten den Schwellenwert für die Listenansicht von 5.000 Elementen nicht überschreiten.

Filter reduzieren die Menge der Daten, die durch die Auswahl von Elementen aufgrund von Operationen (z. B. Größer als oder Kleiner als) und übereinstimmenden Daten zurückgegeben werden. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht erstellen, sollte die erste indizierte Spalte im Filterausdruck den Datensatz um die größtmögliche Menge reduzieren. Beispielsweise kann das Filtern nach dem Feld "Bundesland" oder "Datum" einen Datensatz häufig erheblich reduzieren. Wenn Sie z. B. 15.000 Elemente haben, sollten durch den ersten Index weniger als 5.000 Elemente zurückgegeben werden. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich auch, wenn Ihr Datensatz weniger als 5.000 Elemente enthält.

SharePoint wählt die erste indizierte Spalte in einer Abfrage aus und verwendet anschließend die übrigen Spalten für die Auswahl der Daten. Weitere Spalten, die Sie für den Ansichtsfilter angeben, können indiziert oder nicht indiziert sein. Diese Indizes werden von der Ansicht nicht verwendet, auch wenn die gefilterte Ansicht im Endergebnis weniger Elemente zurückgibt, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt.

Angenommen, Sie haben diese Abfrage: Größe = Groß UND Farbe = Rot. In der Liste ist Größe nicht indiziert, Farbe aber ist indiziert. Solange es weniger als 5.000 Rot-Elemente in der Liste gibt, ist die Abfrage für eine umfangreiche Liste erfolgreich. Haben Sie dagegen die Abfrage Größe = Groß ODER Farbe = Rot, muss die Datenbank, obwohl sie möglicherweise alle Rot-Elemente findet, die vollständige Liste auswerten, um alle Groß-Elemente zu finden. Werden mehr als 5000 Elemente zurückgegeben, wird die Abfrage gedrosselt.

Wenn Sie zwei oder mehr Spalten im Filterausdruck verwenden, sollte für den bestimmenden Index oder die bestimmenden Indizes der UND-Operator verwendet werden. Angenommen, Sie möchten Hunde aus einer umfangreichen Liste von Tieren zurückgeben. Sie haben eine nicht indizierte Spalte namens Arten, in der es Hund als einen Wert gibt. Wenn Sie nur auf Arten = Hund abfragen, wird Ihre Abfrage gedrosselt. Wenn Sie dagegen eine indizierte Spalte namens Klasse haben, wird Ihre Abfrage zu Klasse = Säugetiere UND Arten = Hund. Sie könnten auch nach Katzen und Hunden mit der Abfrage Klasse = Säugetiere UND (Arten = Hund oder Arten = Katze) suchen. Die zweite Abfrage wählt alle Säugetiere aus und filtert dann nach Hunden und Katzen.

Hinweis : Wenn Sie Elemente in den Papierkorb verschieben, werden diese Elemente weiterhin gezählt, um zu bestimmen, ob der Filterausdruck den „Schwellenwert für die Listenansicht“ überschreitet. Wenn Sie den Papierkorb leeren, werden sie nicht mehr gezählt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Wenn die Spalten, die Sie zum Filtern verwenden, nicht indiziert sind, sollten Sie zunächst Indizes erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinzufügen eines Indexes zu einer SharePoint-Spalte.

Nachdem Sie eine Spalte indiziert haben, können Sie diese beim Erstellen oder Ändern einer Ansicht hinzufügen und dann mithilfe der indizierten Spalte die Ansicht filtern. Bevor Sie eine Ansicht erstellen, können Sie zum flexibleren Sortieren, Gruppieren und Filtern weitere Spalten hinzufügen. Zum Sortieren und Filtern können Sie auch Spalten im Datensatz auswählen, die nicht angezeigt werden.

Erstellen einer Ansicht

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.

  2. Führen Sie abhängig von Ihrer Version eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie in SharePoint 2016, 2013, 2010 oder SharePoint Online im klassischen Modus auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek, und klicken Sie dann auf Ansicht erstellen.

      Schaltfläche "Ansicht erstellen" im Menüband für eine SharePoint-Bibliothek
    • Klicken Sie in SharePoint Online oder auf einer mit einer Gruppe verbundenen SharePoint-Website auf der Schaltfläche Ansichtsoptionen auf den nach unten zeigenden Pfeil, und klicken Sie dann auf Ansichten verwalten oder Aktuelle Ansicht bearbeiten.

      Ansichtauswahlmenü, in dem die Option "Ansichten verwalten" ausgewählt ist
      Bearbeiten der aktuellen Ansicht
  3. Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Ansichten, und klicken Sie dann auf Ansicht erstellen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Ansichtstyp auf die Ansicht, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie Standardansicht aus.

    Seite "Ansichtstypen"
  5. Geben Sie einen Ansichtsnamen ein.

    Festlegen eines Namens und optional eines Dateinamens für die Ansicht
  6. Bearbeiten Sie die Webadresse für die Ansicht, oder übernehmen Sie den Standardwert. Sie können diese auch später noch ändern.

  7. Klicken Sie im Abschnitt Filter auf Elemente nur in folgendem Fall anzeigen, und wählen Sie dann aus, wie die Elemente auf Grundlage einer der indizierten Spalten gefiltert werden sollen.

    Um z. B. eine Ansicht zu erstellen, die nur die heute geänderten Elemente enthält, wählen Sie die Spalte Geändert (Indiziert) und die Bedingung ist gleich aus, und geben Sie dann [Heute] ein.

    Wählen Sie in SharePoint Online ein indiziertes Feld aus.

    Hinweis : Wenn keine Spalten angezeigt werden, die (Indiziert) nach dem Namen aufweisen, sind für diese Liste oder Bibliothek keine indizierten Spalten verfügbar. Sie müssen in diesem Fall zuerst einen einfachen oder zusammengesetzten Index erstellen.

  8. Wenn Sie die Anzahl von Elementen einschränken möchten, die auf jeder Seite angezeigt werden, scrollen Sie nach unten zu Eintragsgrenze, und legen Sie den Wert von Anzahl der anzuzeigenden Elemente fest. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, ist die Standardanzahl von anzuzeigenden Elementen gleich 30.

    Festlegen der Anzahl der auf der Seite "Ansichtseinstellungen" anzuzeigenden Elemente
  9. Es gibt zwei Optionen, mit denen Sie einen Grenzwert für Elemente auf einer Seite festlegen können:

    • Elemente in Gruppen der angegebenen Größe anzeigen. Hiermit wird eine seitenweise Ansicht der Daten erstellt, die nützlich ist, wenn Sie die Elemente in nicht interaktiver Weise durchsuchen.

      Gibt es mehr Elemente, als die Grenzwerteinstellung angibt, erfolgt die Anzeige seitennummeriert.

      Ansichtsstil 'Gruppieren nach'

    • Gesamtanzahl der anzuzeigenden Elemente auf diese Anzahl begrenzen. Hiermit wird ein fester Grenzwert erstellt, mit dem nicht unbedingt das Gesamtergebnis Ihres Filtervorgangs angezeigt wird. Dies kann jedoch nützlich sein, wenn Sie die Ansicht testen möchten, wenn Sie einen Prototyp erstellen oder wenn Sie nur die Spitzenwerte in einer Ansicht abrufen möchten.

  10. Unter Formatvorlage können Sie Vorschaufenster auswählen, um alle Informationen von Elementen in der Liste in einem vertikalen Bereichsformat anzuzeigen. Das Vorschaufenster ist eine der Ansichtsformatvorlagen, die Sie unter Formatvorlage auswählen können, wenn Sie eine Ansicht bearbeiten oder erstellen.

    Formatvorlagenoptionen auf der Seite "Ansichtseinstellungen"

    Sie können schneller in den Daten navigieren, indem Sie mit dem Mauszeiger im Bildlaufbereich links auf der Seite auf den Elementtitel zeigen, damit alle Spaltenwerte des aktuellen Elements vertikal rechts auf der Seite angezeigt werden. Hiermit werden zu Anfang weniger Daten angezeigt, was dazu beiträgt, dass die Ansicht schneller dargestellt wird. Dieser Ansichtsstil ist zudem praktisch, wenn die Liste sehr breit ist oder viele Spalten umfasst, sodass Sie zum Anzeigen der Daten horizontal scrollen müssten.

    Ansichtsstil 'Gruppieren nach'

  11. Klicken Sie auf OK.

Es gibt noch mehr Schritte, die Sie mit einer Ansicht ausführen können. Diese reichen jedoch, um bei einer Blockierung die Daten anzuzeigen, die den Schwellenwert für die Listenansicht überschritten haben. Sie können auch nach Werten sortieren oder gruppieren, Summen festlegen, Ordner erweitern und die Ansicht für die Anzeige auf einem mobilen Gerät optimieren.

So ändern Sie eine Ansicht

  1. Öffnen Sie die Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie in SharePoint 2016, 2013, 2010 oder SharePoint Online im klassischen Modus auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek, wählen Sie die Ansicht unter Aktuelle Ansicht aus, und klicken Sie dann auf Ansicht ändern.

      Registerkarte "Bibliothek" mit hervorgehobener Option "Ansicht ändern"
    • Klicken Sie in SharePoint Online auf der Schaltfläche Ansichtsoptionen auf den nach unten zeigenden Pfeil, und klicken Sie dann auf Aktuelle Ansicht bearbeiten.

      Ansichtauswahlmenü, in dem die Option "Ansichten verwalten" ausgewählt ist
  3. Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Ansichten, und klicken Sie dann auf eine Ansicht.

  4. Danach können Sie die Einstellungen so ändern, wie dies weiter oben in den Schritten 5 bis 9 unter Erstellen einer Ansicht skizziert ist.

  5. Klicken Sie auf OK.

Damit eine Ansicht schnell aus vielen Elementen gefiltert werden kann, muss die erste im Filter angegebene Spalte indiziert sein. Weitere im Filter angegebene Spalten können indiziert sein oder nicht, diese Indizes werden von der Ansicht nicht berücksichtigt. Die erste Spalte des Filters sollte nicht mehr Elemente zurückgeben, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt.

Wenn durch die erste Spalte des Filters mehr Elemente zurückgegeben werden, als der Schwellenwert für die Listenansicht erlaubt, können Sie einen Filter mit zwei oder mehr Spalten verwenden. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht mit zwei oder mehr Spalten definieren, verwenden Sie den Operator UND, um die Gesamtzahl der zurückgegebenen Elemente zu begrenzen. Doch auch in diesem Fall müssen Sie als erste Spalte im Filter die Spalte angeben, die wahrscheinlich die wenigsten Daten zurückgibt. Ein Filter mit dem Operator ODER führt fast immer dazu, dass mehr Elemente zurückgegeben werden. Daher ist er unter diesen Umständen nicht effektiv.

Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Wichtig :  Sie können zwar eine einzelne Nachschlagespalte indizieren, um die Leistung zu verbessern, aber Sie können durch die Verwendung einer indizierten Nachschlagespalte nicht verhindern, dass der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten wird. Verwenden Sie einen anderen Spaltentyp als primären oder sekundären Index.

Wichtig : Wenn Sie eine Liste anhand eines indizierten Felds filtern, müssen Sie überprüfen, ob sich gelöschte Elemente aus einer Liste oder Bibliothek im Papierkorb befinden. Elemente im Papierkorb werden beim Schwellenwert für die Listenansicht mitgezählt. Sie werden erst dann aus der Back-End-Datenbank gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Wenn die Gesamtanzahl der gefilterten Elemente in der Liste und im Papierkorb größer ist als der Listenschwellenwert, kann es sein, dass ein unvollständiger Satz von Ergebnissen zurückgegeben oder der Vorgang blockiert wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Es gibt zwei Schlüsselwörter, die Sie zum Filtern nach dem aktuellen Tag [Heute] oder dem aktuellen Benutzer [Ich] verwenden können. Diese Schlüsselwörter sind dynamisch und ändern sich mit dem Benutzer oder dem Datum.

Die Verwendung von [Ich] kann hilfreich sein, wenn Sie in einer großen Bibliothek nur Ihre Dokumente anzeigen möchten. [Ich] wirkt sich auf Spalten mit Personenangaben (z. B. "Erstellt von" oder "Geändert von") aus. Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die Sie erstellt haben, legen Sie den Filter "Erstellt von =(gleich) [Ich]" fest. Wenn Sie ein-Bearbeiter sind und die zuletzt von Ihnen bearbeiteten Dateien anzeigen möchten, legen sind den Filter "Geändert von =(gleich) [Ich]" fest. Um beides anzuzeigen, erstellen Sie zwei mit ODER verbundene Filter.

Filtern mithilfe von [Ich]
So erfassen Sie alle Dokumente, die von Ihnen erstellt oder geändert wurden.

Das Schlüsselwort [Heute] funktioniert bei Spalten mit Datumswerten. Sie können mathematische Formeln verwenden, um Bereiche abzurufen, die sich mit dem aktuellen Datum ändern. Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente anzeigen möchten, die in den letzten 30 Tagen geändert wurden, können einen Filter für die Datumsspalte "Größer als oder gleich [Heute] - 30" erstellen. Um den aktuellen Tag zu verlassen, legen Sie einen zweiten Filter für die Datumsspalte "Kleiner als [Heute]" fest und verbinden die beiden Filter mit UND.

Filtern mithilfe von [Heute]
So werden alle Dateien erfasst, die in den letzten 30 Tagen geändert wurden.

Sie können auch schnell und einfach und ohne zusätzlichen Aufwand für eine andere Ansicht direkt in Ihrer Liste oder Bibliothek filtern. Dabei können Sie allerdings keine Operatoren (z. B. Größer als oder Gleich) festlegen und sind so weniger flexibel. Die Liste der Filter entspricht den Daten in der Spalte. Wenn Sie z. B. eine Spalte für Abteilungen haben, könnten Sie nach der Personalabteilung oder IT-Abteilung filtern.

  1. Zeigen Sie in Ihrer Liste oder Bibliothek auf die Überschrift der Spalte, die Sie filtern möchten, und klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil.

  2. Klicken Sie im unteren Abschnitt des Dropdownfelds auf einen der Werte, nach dem Sie filtern möchten. Es wird ein Kontrollkästchen mit Ihrer Auswahl angezeigt (falls die Kontrollkästchen nicht bereits angezeigt werden).

    Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und wählen Sie den Wert für den Filter aus.
    SharePoint 2010, 2013 oder 2016
    Klicken Sie zum schnellen Filtern auf die Kopfzeile einer Spalte
    SharePoint Online oder mit einer Gruppe verbundene SharePoint-Websites
  3. Wenn Sie Ihre Arbeit beendet haben und wieder alle Werte anzeigen möchten, klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil und dann auf Filter löschen [von Spaltenname]. Klicken Sie anschließend auf Schließen.

Es folgen Vorschläge für typische Ansichten, die für indizierte Spalten gut geeignet sind:

Zum Filtern nach:

Indizieren Sie die Spalte:

Beispiel:

Kürzlich geänderte Elemente

Geändert

Wenn Sie nur Elemente anzeigen möchten, die in der letzten Woche geändert wurden, verwenden Sie den Filter Geändert ist größer als[Heute]-7.

Neue Elemente

Erstellt

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die in der letzten Woche hinzugefügten Elemente enthält, verwenden Sie den Filter Erstellt ist größer als [Heute]-7.

Meine Elemente

Erstellt von

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die von Ihnen hinzugefügten Elemente enthält, verwenden Sie den Filter Erstellt von ist gleich [Ich].

Heute fällige Elemente

Fälligkeitsdatum (Die Spalte wurde von Ihnen in einer Liste oder Bibliothek erstellt.)

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur Elemente mit dem heutigen Datum als Fälligkeitsdatum enthält, verwenden Sie den Filter Fälligkeitsdatum ist gleich [Heute].

Diskussionsrundenaktualisierungen

Letzte Aktualisierung

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die im letzten Monat aktualisierten Diskussionen enthält, verwenden Sie den Filter Letzte Aktualisierung ist größer als [Heute]-30.

Archivieren von Dateien in einer Dokumentbibliothek

Geändert am

Um eine Ansicht von Dokumenten zu erstellen, die seit dem Jahr 2016 nicht mehr geändert wurden (und die Sie anschließend archivieren möchten), verwenden Sie den Filter Änderungsdatum kleiner als 31. Dezember 2016.

Suchen einer Teilmenge von Finanzdaten

Region, Jahr (als zwei einfache Indizes)

Zum Erstellen einer Ansicht mit Finanzdaten der Region "Nordost" im Jahr 2015 verwenden Sie den Filter Region =(gleich) "NO" UND Jahr =(gleich) 2015, da die Spalte Region wahrscheinlich weniger Werte als die Spalte Jahr enthält.

Hinweis : Auch wenn Sie anhand von Spaltenindizes eine gefilterte Ansicht erstellen, werden beim Überschreiten des Schwellenwerts für die Listenansicht weitere Vorgänge ggf. noch blockiert, da sie den Zugriff auf die gesamte Liste bzw. Bibliothek erfordern. Zu diesen Vorgängen zählen das Hinzufügen oder Löschen eines Indexes, das Erstellen einer Sortierung in der Ansichtsdefinition, das Anzeigen einer Spaltensumme sowie das Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen berechneter Felder. In diesem Fall sollten Sie versuchen, den Vorgang im täglichen Zeitfenster auszuführen, wenn die Grenzwerte angehoben sind.

Unterstützte Spaltentypen

  • Einzelne Textzeile

  • Auswahl (einzelner Wert)

  • Zahl

  • Währung

  • Datum und Uhrzeit

  • Person oder Gruppe (einzelner Wert)

  • Verwaltete Metadaten

  • Ja/Nein

  • Nachschlagen

Nicht unterstützte Spaltentypen

  • Mehrere Textzeilen

  • Auswahl (mehrere Werte)

  • Berechnet

  • Link oder Bild

  • Benutzerdefinierte Spalten

  • Person oder Gruppe (mehrere Werte)

  • Externe Daten

Wir hören Ihnen zu!

Erstellt am 30. April 2017

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