Verwenden von Bibliotheken zum Verwalten von Inhalten

Eine Bibliothek ist ein Verzeichnis auf einer Website, in dem Sie mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten können, um Dateien zu erstellen, zu aktualisieren und zu verwalten. In jeder Bibliothek ist eine Dateiliste mit entsprechenden Schlüsselinformationen über die Dateien enthalten.

Warum sollte ich mit Bibliotheken arbeiten?

Wenn Sie Ihre Dokumente an einem zentralen Ort speichern, kann Ihr Team Dateien leichter gemeinsam bearbeiten, ganz besonders dann, wenn Ihre Dateien auf die Computer verschiedener Teammitglieder oder mehrere gemeinsam genutzte Ordner in Ihrem Netzwerk verstreut sind.

Hinweis : Dieser Artikel bezieht sich auf ein Beispiel für eine SharePoint-Site, die von Adventure Works erstellt wurde. Adventure Works ist ein fiktives Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteile und Fahrradzubehör herstellt.

Das Marketingteam bei Adventure Works verwendet z. B. zum Verwalten von Pressemitteilungen, Budgetdateien, Verträgen und anderen Dateitypen eine Dokumentbibliothek, die "Marketingdokumente" heißt. In der Bibliothek werden Informationen gespeichert, die für den jeweiligen Dateityp relevant sind, wie z. B. der Name des Projekts, dem die Datei zugeordnet ist. Darüber hinaus verwendet das Marketingteam eine Folienbibliothek, um Folien für Präsentationen freizugeben und wiederzuverwenden.

Dokumentbibliothek

Die Bibliothek Freigegebene Dokumente wird automatisch erstellt, wenn jemand aus Ihrem Team eine neue Website erstellt. Sie können direkt mit dieser Bibliothek arbeiten, sie anpassen oder andere Bibliotheken erstellen. Außerdem können Sie spezialisiertere Bibliotheken erstellen, wie z. B. Folienbibliotheken, Bildbibliotheken und Formularbibliotheken.

Das Marketingteam verfolgt die Versionen in seinen Bibliotheken, sodass das Team die Entwicklung bestimmter Dateien nachvollziehen und eine Vorgängerversion wiederherstellen kann, falls jemand einen Fehler gemacht hat. Die Teammitglieder checken die Dokumente aus, wenn sie sie bearbeiten, sodass niemand sonst ihre Änderungen überschreiben kann.

Wenn Sie einen Arbeitsbereich benötigen, in dem Sie die Arbeit an einem Dokument oder einer geringen Anzahl an verbundenen Dokumenten koordinieren können, können Sie eine Dokumentarbeitsbereich-Website erstellen. Eine Dokumentarbeitsbereich-Website beinhaltet neben einer Dokumentbibliothek Aufgabenlisten, Pläne und eine Liste der Mitglieder des Arbeitsbereichs. Die routinemäßig verwendeten Hauptdokumente Ihres Teams können Sie in Ihrer teameigenen Bibliothek Freigegebene Dokumente speichern.

Die Mitglieder der Gruppe Mitglieder können standardmäßig Dateien zu einer Bibliothek hinzufügen und anschließend bearbeiten. Wenn Sie keine Berechtigung besitzen, kontaktieren Sie den Besitzer Ihrer Website oder Bibliothek. Wenn Sie der Besitzer oder Designer einer Website sind, können Sie die Bibliothek anpassen, indem Sie die Art und Weise ändern, in der die Dateien angezeigt und verwaltet werden.

Die wichtigsten Vorteile der Arbeit mit Bibliotheken

Im Folgenden sind einige Hauptfeatures von Bibliotheken aufgeführt, mit denen Sie und Ihr Team Dateien verwalten und effizienter arbeiten können. Die erweiterten Features zum Verwalten von Inhalten, wie etwa die Richtlinien zur Verwendung und Freigabe von Dokumenten, werden in anderen Themen erläutert.

Zentraler Ort    Eine Bibliothek ist ein zentraler Ort, an dem Sie und Ihr Team Dokumente aktualisieren und verwalten können. Wenn Sie und die Mitglieder Ihres Teams im Hinblick auf Dateien, die auf einzelnen Freigaben gespeichert sind oder in separaten E-Mail-Nachrichten gesendet werden, auf dem Laufenden bleiben möchten, können Sie mithilfe einer Bibliothek die Übersicht behalten.

Auschecken    Sie können eine Datei auschecken, um sie für die eigene Verwendung zu reservieren, damit andere Benutzer keine Änderungen vornehmen können, während Sie die Datei bearbeiten. Wenn Sie das 2007 Microsoft® Office System verwenden, können Sie Dateien auf Ihrem Computer bearbeiten und sogar offline nehmen, wenn Sie sie auschecken.

Versionen    Mit einer Bibliothek können Sie Versionen mithilfe eines Versionsverlaufs verfolgen und Vorgängerversionen wiederherstellen.

Benachrichtigungen und RSS    Sie können E-Mail-Benachrichtigungen einrichten oder RSS-Feeds abonnieren, um über Dateiänderungen informiert zu werden.

Ansichten    Sie können Ansichten erstellen, in denen Inhalte auf verschiedene Arten und Weisen angezeigt werden, die besonders relevant oder sinnvoll sein können. Das Marketingteam verfügt z. B. über Ansichten von Dateien, die nach Abteilungen zusammengefasst sind, und von Verträgen, die im laufenden Monat fällig werden.

Suchen    Bibliotheken können durchsucht werden. Sie können z. B. nach dem Titel oder einer Eigenschaft eines Dokuments suchen, wie etwa nach dem Verfasser des Dokuments.

Clientintegration    Wenn Sie verschiedene 2007 Office Release-Programme wie beispielsweise Microsoft Office Word 2007 ausführen, können Sie direkt vom Client aus mit Server-Features arbeiten, wie z. B. dem Auschecken von Dateien, dem Aktualisieren von Servereigenschaften oder dem Anzeigen von Versionsverläufen.

Genehmigung    Sie können Ihre Bibliothek so einrichten, dass Dateien genehmigt werden müssen, bevor sie anderen angezeigt werden können. Dieses Feature kann hilfreich sein, wenn Ihre Bibliothek wichtige Richtlinien oder Verfahren enthält, die andere unbedingt erst in ihrer endgültigen Fassung sehen dürfen.

Inhaltstypen    Ihr Team kann Inhaltstypen zu den Dokumenten einrichten, die es am häufigsten verwendet, wie z. B. Marketingpräsentationen, Kalkulationstabellen für die Budgetberechnung und Verträge. Zu den Inhaltstypen gehören als Ausgangspunkt Vorlagen zum Formatieren, für Textbausteine und für Eigenschaften, die auf die Dokumente des betreffenden Typs zutreffen, wie z. B. der Abteilungsname oder die Vertragsnummer.

Workflow    Sie können auf die Dokumente Ihrer Gruppe Geschäftsprozesse anwenden, die "Workflows" genannt werden und bestimmte Maßnahmen angeben, die in der Folge zu ergreifen sind, wie z. B. das Genehmigen oder Übersetzen von Dokumenten.

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