Verwenden von Besprechungsarbeitsbereichen zum Organisieren von Besprechungen

Bei einer Besprechungsarbeitsbereichs-Website handelt es sich um eine Website, die als Repository für alle Informationen und Materialien dient, die für eine oder mehrere Besprechungen benötigt werden. Sie können eine Besprechungsarbeitsbereichs-Website beim Erstellen einer Besprechungsanfrage in Microsoft Outlook 2010 einrichten. Der Betreff, die Namen der Teilnehmer, das Datum, die Uhrzeit und der Besprechungsort aus der Besprechungsanfrage werden dem Besprechungsarbeitsbereich automatisch von Outlook hinzugefügt.

Wenn Sie zum ersten Mal einen Besprechungsarbeitsbereich für eine Besprechung erstellen, müssen Sie den Befehl Besprechungsarbeitsbereich Symbol für den Befehl 'Besprechungsarbeitsbereich' der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder dem Menüband hinzufügen.

Wie füge ich einen Befehl hinzu?

Führen Sie in einer geöffneten Besprechungsanfrage eine der folgenden Aktionen aus:

  • Hinzufügen eines Befehls zur Symbolleiste für den Schnellzugriff     Symbolleiste für den Schnellzugriff mit hinzugefügtem Befehl 'Besprechungsarbeitsbereich' im Fenster 'Besprechung' Gehen Sie wie folgt vor, um der Symbolleiste für den Schnellzugriff den Befehl Besprechungsarbeitsbereich hinzuzufügen:

    1. Öffnen Sie ein Besprechungselement.

  1. Klicken Sie im Fenster Besprechung auf den Pfeil Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen, und klicken Sie dann auf Weitere Befehle.

  2. Klicken Sie im Feld Befehle auswählen auf Befehle nicht im Menüband.

  3. Klicken Sie in der Liste der Befehle auf Besprechungsarbeitsbereich und dann auf Hinzufügen.

    Dialogfeld 'Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen' mit weiteren Befehlen

  • Hinzufügen eines Befehls zum Menüband    Gehen Sie wie folgt vor, um dem Menüband den Befehl Besprechungsarbeitsbereich hinzuzufügen:

    1. Öffnen Sie ein Besprechungselement.

    2. Klicken Sie im Fenster Besprechung auf die Registerkarte Datei.

    3. Klicken Sie auf Optionen.

    4. Klicken Sie auf Menüband anpassen.

    5. Klicken Sie im Feld Befehle auswählen auf Befehle nicht im Menüband.

    6. Klicken Sie in der Liste der Befehle auf Besprechungsarbeitsbereich, klicken Sie dann in der Liste Menüband anpassen auf die Registerkarte und die Gruppe, denen der Befehl hinzugefügt werden soll, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

Diese Schritte müssen nur einmal ausgeführt werden. Nachdem Sie den Befehl Besprechungsarbeitsbereich einmal hinzugefügt haben, wird er in allen Besprechungsanfragen angezeigt, die Sie öffnen.

Was möchten Sie tun?

Erstellen eines Besprechungsarbeitsbereichs

Erstellen einer Verknüpfung zu einem vorhandenen Besprechungsarbeitsbereich

Aktualisieren einer Besprechungsanfrage und eines Besprechungsarbeitsbereichs

Löschen eines Besprechungsarbeitsbereichs

Erstellen eines Besprechungsarbeitsbereichs

  1. Klicken Sie in einer neuen oder einer vorhandenen Besprechungsanfrage auf Besprechungsarbeitsbereich  Symbol für den Befehl 'Besprechungsarbeitsbereich' .

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Erstmaliges Einrichten eines Arbeitsbereichs    Zum Erstellen eines Besprechungsarbeitsbereichs benötigen Sie die Adresse des zu verwendenden Servers.

      1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Besprechungsarbeitsbereich auf Einstellungen ändern.

        Hinweis :  Informationen zu den einzelnen Einstellungen erhalten Sie, indem Sie unten im Aufgabenbereich auf Weitere Informationen klicken. 

      2. Wählen Sie im ersten Schritt im Aufgabenbereich eine Adresse für den Arbeitsbereich aus. Klicken Sie auf Andere, wenn die gewünschte Adresse nicht angezeigt wird, und geben Sie dann die Serveradresse ein.

      3. Wählen Sie im zweiten Schritt im Arbeitsbereich die Option Einen neuen Arbeitsbereich erstellen aus, und wählen Sie dann Sprache und Typ der Vorlage aus. Diese Einstellungen werden als Standardeinstellungen für zukünftige Arbeitsbereiche gespeichert.

      4. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK, um zum ersten Aufgabenbereich zurückzukehren.

      5. Klicken Sie auf Erstellen.

        Hinweis :  Sobald Sie auf Erstellen geklickt haben, ist der Arbeitsbereich unter der angegebenen Adresse vorhanden. Wenn Sie lieber einen anderen Speicherort oder eine andere Vorlage für diesen Arbeitsbereich verwenden möchten, müssen Sie einen neuen Arbeitsbereich mit den gewünschten Einstellungen erstellen. Wenn Sie den ersten Arbeitsbereich dann nicht mehr verwenden möchten, sollten Sie ihn löschen.

    • Einrichten zusätzlicher Arbeitsbereiche    

      Wenn Sie bereits einen Besprechungsarbeitsbereich oder eine Verknüpfung zu einem Besprechungsarbeitsbereich erstellt haben, handelt es sich bei diesen Adress- und Vorlageneinstellungen jetzt um Ihre Standardeinstellungen. Sie werden im ersten Aufgabenbereich angezeigt. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

      1. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf Erstellen, um die Standardeinstellungen für Ihren neuen Arbeitsbereich zu verwenden.

      2. Zum Ändern der Standardeinstellungen klicken Sie im Aufgabenbereich auf Einstellungen ändern, und wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK, um zum ersten Aufgabenbereich zurückzukehren. Klicken Sie anschließend auf Erstellen.

        Klicken Sie im Aufgabenbereich auf Gehe zum Arbeitsbereich, um den Browser zu öffnen und den Arbeitsbereich anzuzeigen. Sie können auch auf die Verknüpfung klicken, die dem Textbereich der Besprechungsanfrage hinzugefügt wurde. Sie können jetzt oder zu einem späteren Zeitpunkt Informationen hinzufügen oder den Arbeitsbereich anpassen. Wechseln Sie durch Drücken der Tastenkombination ALT+TAB zurück zu Outlook 2010, um die Besprechungsanfrage abzuschließen.

Klicken Sie auf Senden, um eine Besprechungsanfrage zu senden und andere Personen zur Besprechung bzw. zum Arbeitsbereich einzuladen. Wenn diese Besprechungsanfrage schon einmal gesendet wurde, klicken Sie auf Senden.

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Erstellen einer Verknüpfung zu einem vorhandenen Besprechungsarbeitsbereich

Hinweis :  Sie können keine Verknüpfung zu einem vorhandenen Besprechungsarbeitsbereich herstellen, der Ereignisserien enthält.

  1. Klicken Sie in einer neuen oder einer vorhandenen Besprechungsanfrage auf Besprechungsarbeitsbereich  Symbol für den Befehl 'Besprechungsarbeitsbereich' .

  2. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich unter Tipp auf den Text Sie können auch eine Verknüpfung zu einem bestehenden Arbeitsbereich herstellen.

  3. Wählen Sie im ersten Schritt im Aufgabenbereich die Adresse aus, unter der sich der Arbeitsbereich befindet, zu dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten.

  4. Wählen Sie im zweiten Schritt im Aufgabenbereich die Option Mit bestehendem Arbeitsbereich verknüpfen und anschließend den zu verwendenden Arbeitsbereich aus. Wenn Sie nicht sicher sind, ob es sich beim ausgewählten Arbeitsbereich um den richtigen Arbeitsbereich handelt, können Sie die Auswahl unter Arbeitsbereich anzeigen überprüfen.

  5. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf OK, um zum ersten Aufgabenbereich zurückzukehren.

  6. Klicken Sie auf Verknüpfungen.

  7. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf Gehe zum Arbeitsbereich, um den Browser zu öffnen und den Arbeitsbereich anzuzeigen. Sie können auch auf die Verknüpfung klicken, die dem Textbereich der Besprechungsanfrage hinzugefügt wurde. Sie können jetzt oder zu einem späteren Zeitpunkt Informationen hinzufügen oder den Arbeitsbereich anpassen.

  8. Wechseln Sie durch Drücken der Tastenkombination ALT+TAB zurück zu Outlook 2010, um die Besprechungsanfrage abzuschließen.

  9. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Senden, um eine Besprechungsanfrage zu senden und andere Personen zur Besprechung bzw. zum Arbeitsbereich einzuladen. Wenn diese Besprechungsanfrage schon einmal gesendet wurde, klicken Sie auf Senden.

    • Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, wenn Sie die Besprechungsanfrage speichern, aber nicht senden möchten, und klicken Sie dann auf Speichern. In diesem Fall werden keine Details zu Teilnehmern, sondern nur andere Besprechungsdetails (Betreff, Titel, Datum, Uhrzeit und Ort) zum Arbeitsbereich gesendet.

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Aktualisieren einer Besprechungsanfrage und eines Besprechungsarbeitsbereichs

Wenn Sie die Besprechungsteilnehmer oder den Ort, das Datum oder die Uhrzeit einer Besprechung ändern müssen, können Sie an die Besprechungsteilnehmer eine Besprechungsaktualisierung senden, wodurch der Besprechungsarbeitsbereich automatisch aktualisiert wird. Zum Ändern anderer Informationen im Besprechungsarbeitsbereich müssen Sie die Änderungen im Arbeitsbereich selbst ausführen.

  1. Öffnen Sie die Besprechungsanfrage, die die Verknüpfung zum Arbeitsbereich enthält.

  2. Ändern Sie die Informationen in den folgenden Feldern: An, Ort, Beginnt um und Endet um.

  3. Klicken Sie auf Senden, um alle aktualisierten Informationen an den Arbeitsbereich und die Teilnehmer zu senden.

    Hinweise : 

    • Wenn Sie die Besprechungsanfrage aktualisieren und auf Speichern und schließen klicken, werden die aktualisierten Informationen nicht an den Besprechungsarbeitsbereich gesendet. Zum Übernehmen der Aktualisierungen für den Besprechungsarbeitsbereich müssen Sie auf Senden klicken.

    • Informationen zum Ändern anderer Informationen im Arbeitsbereich finden Sie in der Hilfe des Arbeitsbereichs.

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Löschen eines Besprechungsarbeitsbereichs

Sie können einen Besprechungsarbeitsbereich nicht innerhalb von Outlook 2010 löschen. Sie können die Website im Arbeitsbereich oder von der übergeordneten Website aus löschen, der der Arbeitsbereich untergeordnet ist.

Weitere Information zum Löschen einer Website finden Sie in der Hilfe zum Arbeitsbereich.

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