Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Ein Bericht ist ein hervorragendes Tool für Einblicke in Ihre Firmen, Geschäftskontakte, Leads, Verkaufschancen, Geschäftsprojekte erlangen und Marketingaktivitäten zur Verfügung. Sie können öffnen Dutzende Standardberichte in Business Contact Manager für Outlook, plus ändern, speichern, aktualisieren und wieder eine fast unbegrenzte Anzahl von weitere Berichte verwenden.

In diesem Artikel werden die Berichtsfeatures in Business Contact Manager für Outlook und wie Sie mit Berichten arbeiten können, passen Sie diese, und verwenden können, um andere Business Aktivitäten zu starten.

Was möchten Sie tun?

Öffnen und Ändern eines Berichts

Speichern, Aktualisieren oder Drucken eines geöffneten Berichts

Erstellen eines Diagramms aus einem Bericht

Exportieren eines Berichts für Excel oder ein anderes Programm zu Analysezwecken

Starten einer Marketingaktivität über einen Bericht

Öffnen eines Berichts über ein Gadget

Anzeigen der Liste der Standardberichte

Öffnen und Ändern eines Berichts

Business Contact Manager für Outlook bietet viele vordefinierte Berichte. Wenn Sie nicht sehen, was genau Sie benötigen, können Sie einen Bericht, der ähnlich ist öffnen und ändern Sie sie nach Bedarf. Sie können auch Ihre angepassten Berichte zur späteren Wiederverwendung speichern.

Öffnen eines Berichts

  1. Klicken Sie im Menüband auf die Berichte Registerkarte verfügbaren Berichte nach deren verwandte Arbeitsbereiche gruppiert werden: Contact Management, Vertrieb, Marketing oder Geschäftsprojekte. Open-Gruppe enthält Berichte, die Sie geändert und gespeichert haben.

    Registerkarte 'Berichte' im Menüband

  2. Wenn Sie einen vordefinierten Bericht öffnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche für den gewünschten Berichtstyp, und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen des Berichts.

  3. Zum Öffnen eines geänderten Berichts, den Sie gespeichert haben, klicken Sie auf Gespeicherte Berichte, dann auf den Berichtsnamen im Dialogfeld Gespeicherte Berichte öffnen, und klicken Sie anschließend auf Öffnen.

Tipp : Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Gruppe oder Kategorie den gesuchten Bericht enthält, finden Sie weitere Informationen in der Liste der Standardberichte.

Informationen zum Ändern von Berichten finden Sie unter Ändern eines Berichts, um ihn zweckdienlicher zu gestalten.

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Ändern eines Berichts

Das Aussehen Ihrer Berichte steuern sehr viel enthält Business Contact Manager für Outlook.

In diesem Abschnitt

Ändern des Layouts eines Berichts

Ändern eines Berichts, um ihn zweckdienlicher zu gestalten

Ändern des Layouts eines Berichts

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um das Layout oder die Darstellung eines Berichts zu ändern. Sie können diese Methoden einzeln oder kombiniert anwenden. Die Reihenfolge der von Ihnen vorgenommenen Änderungen ist unerheblich.

  • Verwenden Sie im Bereich Bericht anpassen    Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Layout auf eine der Optionen zum Öffnen des Berichtsbereich anpassen:

    • Spalte wählen. Wenn Sie ändern möchte, welche Spalten angezeigt werden, klicken Sie auf diese Schaltfläche und dann auf das Pluszeichen (+), um die Liste zu erweitern und alle darin enthaltenen Elemente anzuzeigen. Die verfügbaren Optionen variieren in Abhängigkeit vom zu ändernden Bericht. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Spalten, die angezeigt werden sollen. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für Elemente, die im Bericht nicht angezeigt werden sollen.

    • Kopf- und Fußzeile. Wenn Sie dem Bericht eine Kopf- oder Fußzeile oder Notizen hinzufügen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche, und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen für die anzuzeigenden Spalten, und geben Sie Informationen zu den entsprechenden Spalten ein. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Spalten, die im Bericht nicht angezeigt werden sollen.

    • Schriftarten. Wenn Sie ändern möchten, wie Schriftarten und Zahlen angezeigt werden, dann klicken Sie auf Schriftarten. Klicken Sie auf die zu ändernden Optionen, und aktualisieren Sie diese entsprechend. Sie können die Schriftart für den Berichtstext, für die Beschriftungen der Zeilen und Spalten sowie für die numerischen Felder von Summen und Zwischensummen ändern.

  • Verwenden Sie die Steuerelemente sortieren und Filtern     Führen Sie im Menüband in der Gruppe Sortieren und Filtern eine der folgenden Aktionen aus:

    • Filtern. Sie können die Ergebnisse im Bericht durch Filtern des Berichts angezeigten einschränken. Informationen zum Filtern von eines Berichts finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

    • Aufsteigend oder Absteigend. Klicken Sie auf eine dieser Optionen, um die Sortierreihenfolge von Datensätzen im Bericht zu ändern. Listen werden standardmäßig in alphabetischer Reihenfolge auf Basis des Primärfelds im Bericht sortiert. In dem Bericht mit der Bezeichnung "Geschäftskontakte nach Firma" ist die Liste z. B. anfänglich nach dem Firmennamen sortiert. Unter dem Firmennamen werden die einzelnen mit einer Firma verknüpften Geschäftskontakte in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

      Tipp :  Namen werden über die Informationen im Feld Vollständiger Name angezeigt. Wenn Sie Titel in den vollständigen Namen einbeziehen, werden die Titel ebenfalls in die Sortierung einbezogen. Der vollständige Name "Dr. Christian Kampe" würde unter "D" aufgeführt werden.

  • Neuanordnen von Spalten     Um die Reihenfolge der Spalten in einem Bericht zu ändern, klicken Sie einfach auf einen Spaltennamen ein, und ziehen Sie es dann an die gewünschte Position.

  • Sortieren von Elementen in einer sekundären Datenfeld    Wenn Sie die Reihenfolge der Text oder Zahlen in einem Feld sekundäre umdrehen möchten, klicken Sie auf den Namen des Felds in den Bericht. Beispielsweise können Sie die Spalte Business Contact Name, um die Namen der aufgeführten Geschäftskontakte unter jeder Kontonamen in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge neu zu sortieren im Bericht mit dem Titel Geschäftskontakte nach Firma klicken. Klicken Sie auf den Titel der Spalte erneut aus, um die ursprüngliche Reihenfolge wiederherstellen. Wenn Sie den Namen der Spalte Adresse - Postleitzahl klicken, wird die Liste der Geschäftskontakte unter jeder Kontonamen ebenso reverse numerisch sortiert.

  • Reduzieren oder Erweitern von Gruppen in einer sekundären Datenfeld     Klicken Sie auf die - (Minuszeichen) melden Sie sich in einer beliebigen Zeile des Berichts, um alle untergeordnete Elemente reduzieren und nur die erste Zeile mit dem Eintrag im Bericht angezeigt. Beispielsweise können im Bericht mit dem Titel Geschäftskontakte nach Firma Sie die – (Minuszeichen) nach einem Kontonamen in der Liste verknüpfte Geschäftskontakte Ausblenden klicken. Um anzugeben, dass eine Liste reduziert ist, wird der (Minuszeichen) ein + (Pluszeichen). Dieses Feature kann zum Verringern der Größe und Komplexität des Berichts hilfreich sein. Um eine Gruppe zu erweitern, klicken Sie auf das + Pluszeichen.

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Ändern eines Berichts, um ihn zweckdienlicher zu gestalten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Berichte ändern können, damit sie für Sie oder Ihre Kollegen zweckdienlicher sind.

  • Filtern von Ergebnissen    Nach dem Öffnen eines Berichts, verwenden Sie die einfachen und Erweitert Filter ausschließen bestimmter Datensätze aus dem Bericht aus. Filtern von Berichtsergebnissen kann eine Vielzahl von Aufgaben hilfreich sein. Ein Berichts auf Leads, das nach Ort gefiltert wird beträgt beispielsweise eine hervorragende Basis für eine Marketingkampagne über ein Ereignis, das Sie, in dem Bereich planen direkt-Mail. Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

  • Ändern der Darstellung    Aktualisieren Sie die Darstellung von Berichten mit den Informationen unter Ändern des Layouts eines Berichts

  • Daten Anpassungen    Bevor Sie einen Bericht auch öffnen, können Sie wichtige, mit Anpassungen wie benutzerdefinierte Felder oder Änderungen an den standardmäßigen Einträge in verschiedenen Listen ändern. Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern zu Lead, Formular, beispielsweise die branchenspezifische Informationen aufzeichnen, die Sie benötigen, und klicken Sie zum Generieren von Berichten daraus. Ändern Sie die Optionen in einer Liste zur Verfügung, und diese Optionen Spalten von Daten in den nächsten Bericht darstellen.

Weitere Informationen zum Bearbeiten von Werten in Listen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Listen und Eintragstypen.

Hinweis : Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld, das Sie einen Bericht hinzugefügt haben, aus der Business Contact Manager-Datenbank gelöscht wird, wird der gespeicherten Bericht nicht die Informationen aus dem gelöschten Feld angezeigt. Wenn Sie einen Bericht exportieren mit den Informationen zu Excel, bevor Sie das Feld gelöscht wird, diese Berichte nicht sind betroffen.

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Beheben von Datenfehlern in einem Bericht

Beim Überprüfen eines Berichts finden Sie möglicherweise Fehler, die Sie beheben möchten. Möglicherweise wird Ihnen z. B. Ein Geschäftskontakt angezeigt, der einer falschen Firma zugeordnet wurde. Diese Art von Fehler kann nicht im Bericht behoben werden, sondern muss in den einzelnen betroffenen Datensätzen korrigiert werden.

Um den Fehler in diesem Beispiel zu beheben, öffnen Sie den Datensatz für den Geschäftskontakt und geben auf der Seite Allgemein des Datensatzes im Feld Verknüpfte Firma die richtige Firma ein. Wenn Sie dann wieder zurück zum Bericht wechseln und in der Gruppe Aktionen auf Aktualisieren klicken, dann wird der Bericht korrigiert.

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Speichern, Aktualisieren oder Drucken eines geöffneten Berichts

Nachdem Sie einen Bericht überprüft haben, möchten Sie möglicherweise sämtliche vorgenommenen Änderungen speichern, die Daten aktualisieren oder den Bericht drucken. Beginnen Sie mit einem geöffneten Bericht, um eine dieser Aktionen auszuführen.

Speichern eines geänderten Berichts

Es ist nicht erforderlich, um einen Bericht zu speichern, den Sie noch nicht geändert haben, da es auf der Registerkarte Berichte mit dem Menüband zur Verfügung steht, ein. Gespeicherte Berichte werden in der Business Contact Manager für Outlook-Datenbank gespeichert.

  1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte und dann auf den Berichtstyp, den Sie öffnen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Berichtsnamen, um ihn zu öffnen.

  2. Passen Sie den Bericht wie unter Öffnen und Ändern eines Berichts beschrieben an.

  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Speichern unter.

  4. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld Speichern unter einen Namen für den Bericht ein, und klicken Sie dann auf OK.

Klicken Sie auf Gespeicherte Berichte, um einen angepassten Bericht zu öffnen.

Tipp :  Der Bericht wird in derselben Kategorie gespeichert wie der Bericht, den Sie zum Erstellen des gespeicherten Berichts verwendet haben.

Aktualisieren von Daten in einem Bericht

Berichtsdaten werden bei jedem Öffnen eines gespeicherten Berichts aktualisiert. Sie können auch bei Bedarf aktualisiert werden.

  1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte und dann auf den Berichtstyp, den Sie öffnen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Berichtsnamen, um ihn zu öffnen.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Aktualisieren.

Drucken eines Berichts

  1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte und dann auf den Berichtstyp, den Sie öffnen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Berichtsnamen, um ihn zu öffnen.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Drucken.

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Erstellen eines Diagramms aus einem Bericht

Die meisten der Berichte in Business Contact Manager für Outlook und die benutzerdefinierte Berichte, die Sie aus einem Bericht erstellt haben, können Sie ein Diagramm erstellen. Berichte, die im Diagramm Formular angezeigt werden können werden eine aktive Diagramm Schaltfläche ( chart button ), auf dem Menüband angezeigt werden. Berichte, die keine Daten enthalten, können nicht als Diagramme angezeigt werden.

  1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie als Diagramm anzeigen möchten.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Diagramm. Wenn ein Diagramm für die Anzeige auf Ihrem Monitor zu breit ist, wird unter dem Diagramm eine horizontale Bildlaufleiste angezeigt.

    Tipp : Wenn Sie anspruchsvollere Diagramme erstellen möchten, exportieren Sie die Berichtsdaten für Excel, und verwenden Sie dieses Programm anschließend, um das Diagramm zu erstellen. Weitere Informationen zum Exportieren von Berichtsdaten für Excel finden Sie unter Exportieren eines Berichts für Excel oder ein anderes Programm zu Analysezwecken.

chart example

  1. Verwenden Sie im Menüband die Steuerelemente in der Gruppe Diagramm, um die Diagramme anzupassen.

  2. Etiketten     Klicken Sie auf Etiketten zum Hinzufügen oder entfernen von Achsentiteln und einer Legende.

  3. Werte     Klicken Sie auf Werte zur Auswahl der Daten im Bericht angezeigt. Beispielsweise können Sie im Diagramm für Verkaufschancen nach QuelleAnzahl der Verkaufschancen    oder Umsatz Daten anzeigen.

  4. Erwarteten    und Total    aktivieren diese Kontrollkästchen, wenn Sie das Diagramm tatsächlichen Umsatz, Erwarteter Umsatz oder beides angezeigt werden soll.

    Hinweis :  Diese Kontrollkästchen sind nicht für jedes Diagramm verfügbar.

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Exportieren eines Berichts für Excel oder ein anderes Programm zu Analysezwecken

Sie können einen Bericht Business Contact Manager für Outlook einfach in Microsoft Excel oder ein anderes Programm zur tieferen Analyse exportieren. Um die Daten des Berichts zu einem anderen Programm als Excel zu exportieren, beginnen Sie, indem Sie die Daten nach Excel exportieren. Klicken Sie in Excel können Sie dann die Daten in einem Dateiformat speichern, die von ein anderen Programm geöffnet werden kann. Beispielsweise kann eine Excel-Datei im Dateiformat durch kommagetrennte Werte (CSV) gespeichert in einer Vielzahl von Programmen geöffnet werden.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: 

Speichern des Berichts als Excel-Datei auf Ihrem Computer   

  1. Öffnen Sie den für Excel zu exportierenden Bericht.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Nach Excel exportieren. Der Bericht wird in Excel geöffnet.

  3. Klicken Sie in Excel auf die Schaltfläche Speichern, um das Dialogfeld Speichern unter zu öffnen. Zum Speichern des Berichts können Sie unter mehr als 20 Dateiformaten wählen.

Senden des Berichts per E-Mail als Excel-Dateianlage   

  1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie als E-Mail-Anlage senden möchten.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Als E-Mail senden. Daraufhin wird ein Formular für eine Outlook-E-Mail geöffnet, dem die Excel-Datei (XLSX-Format) als Anlage angefügt ist.

  3. Füllen Sie die Zeilen An und Betreff aus, geben Sie eine Nachricht ein (optional), und klicken Sie dann auf Senden.

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Starten einer Marketingaktivität über einen Bericht

Sie können einen Bericht, enthält die Adressen, Telefonnummern oder e-Mail-Adressen der Firmen, Geschäftskontakte oder Leads, um eine Marketingaktivität in Business Contact Manager für Outlook zu starten.

  1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie als Basis einer Marketingaktivität verwenden möchten.

  2. Drücken Sie STRG + A, um alle Datensätze in der Liste zu markieren.

  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Kommunikation auf Neue Anrufliste, E-Mail-Massensendung oder Direktsendung, und klicken Sie dann auf Alle Empfänger oder Ausgewählte Empfänger.

  4. Erstellen Sie in dem sich öffnenden Formular für die Marketingaktivität die Empfängerliste für die Aktivität und den Inhalt.

    Informationen zum Erstellen einer Anrufliste finden Sie unter Erstellen und verwenden, rufen Sie Listen in Business Contact Manager. Finden Sie Informationen zu anderen Marketingaktivitäten erstellen vermarkten von Produkten und Dienstleistungen in Business Contact Manager.

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Öffnen eines Berichts über ein Gadget

Klicken Sie zum Öffnen eines Berichts aus einer Gadget auf das Berichtssymbol auf das Gadget. Berichte in Gadgets geöffnet Verhalten sich genau wie Berichte, die im Menüband geöffnet.

Weitere Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.

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Anzeigen der Liste der Standardberichte

Die folgende Liste der Standardberichte in Business Contact Manager für Outlook verfügbar werden nach Datensatztyp angezeigt.

Tipp : Die meisten Berichte können in Diagramme konvertiert werden, wie in Erstellen eines Diagramms aus einem Bericht beschrieben.

Konto-Berichte    

  • Firmen nach "Zugewiesen an"

  • Firmen nach Ort

  • Firmen nach Bundesland/Kanton

  • Firmen nach Postleitzahl

  • Firmen nach Gebiet

  • Firmen nach Kategorie

  • Firmen nach Bewertung

  • Firmen nach Zahlungsstatus

  • Firmen nach Quelle

  • Zusammenfassung der Firmenaktivitäten

  • Aktivität nach Firma

  • Vernachlässigte Firmen

  • Firmenliste

Business Contact-Berichte    

  • Geschäftskontakt nach Firma

  • Geschäftskontakt nach "Zugewiesen an"

  • Geschäftskontakt nach Ort

  • Geschäftskontakt nach Bundesland/Kanton

  • Geschäftskontakt nach Postleitzahl

  • Geschäftskontakt nach Kategorie

  • Geschäftskontakt nach Bewertung

  • Geschäftskontakt nach Zahlungsstatus

  • Geschäftskontakt nach Quelle

  • Geschäftskontakte nach Jahrestag

  • Geschäftskontakte nach Geburtstag

  • Zusammenfassung der Geschäftskontaktaktivitäten

  • Aktivität nach Geschäftskontakt

  • Vernachlässigte Geschäftskontakte

  • Geschäftskontaktliste

Leadberichte

  • Leads nach "Zugewiesen an"

  • Leads nach "Zugewiesen an" und Bewertung

  • Leads nach Bewertung

Verkaufschancenberichte

  • Verkaufschancen nach Produkt oder Dienst

  • Verkaufschancen nach "Zugewiesen an"

  • Verkaufschancen nach Quelle

  • Verkaufschancen nach Firma

  • Verkaufschancen nach Geschäftskontakt

  • Überfällige Verkaufschancen

  • Vertriebsdarstellung

  • Vertriebsweg

  • Aktivität nach Verkaufschance

Sonstige Umsatzberichte

  • Top-Kunden nach Ertrag: Firmen

  • Top-Kunden nach Ertrag: Geschäftskontakte

  • Top-Produkte: Meistverkaufte Produkte

  • Top-Produkte: Profitabelste Produkte

  • Top-Produkte: Produkte mit der höchsten Gewinnspanne

  • Top-Verweiser: Nach Leadvolumen

  • Top-Verweiser: Nach Gesamtumsatz

  • Ruhende Kunden: In den letzten 30 Tagen

  • Ruhende Kunden: In den letzten 90 Tagen

  • Ruhende Kunden: In den letzten 180 Tagen

  • Ruhende Kunden: In den letzten 365 Tagen

Marketingberichte

  • Verkaufschancen nach Marketingaktivität

  • Geschäftskontakte nach Marketingaktivität

  • Firmen nach Marketingaktivität

  • Marketingaktivitäten nach Kampagne

  • Marketingaktivitäten nach Typ

  • Gesprächsnotizen nach Anrufliste

Geschäftsprojektberichte

  • Geschäftsprojekte - Alle

  • Geschäftsprojekte - nächste fällige

  • Geschäftsprojekte - überfällig

  • Geschäftsprojekte nach Status

  • Geschäftsprojekte nach Fälligkeitsdatum

  • Geschäftsprojekte nach "Zugewiesen an"

  • Geschäftsprojekte nach Typ

  • Geschäftsprojekte nach Priorität

  • Geschäftsprojekte nach Firma

  • Geschäftsprojekte nach Geschäftskontakt

  • Projektaufgaben - Alle

  • Geschäftsaufgaben - nächste fällige

  • Geschäftsaufgaben - überfällig

  • Geschäftsaufgaben nach Projekt

  • Projektaufgaben nach "Zugewiesen an"

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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