Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager

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Ein Bericht ist ein hervorragendes Tool für Einblicke in Ihre Firmen, Geschäftskontakte, Leads, Verkaufschancen, Geschäftsprojekte erlangen und Marketingaktivitäten zur Verfügung. Sie können öffnen Dutzende Standardberichte in Business Contact Manager für Outlook, plus ändern, speichern, aktualisieren und wieder eine fast unbegrenzte Anzahl von weitere Berichte verwenden.

In diesem Artikel werden die Berichtsfeatures in Business Contact Manager für Outlook, und wie Sie mit Berichten arbeiten können, sie anpassen und verwenden können, um andere Business Aktivitäten zu starten.

Inhalt dieses Artikels

Öffnen und Bearbeiten eines Berichts

Speichern, aktualisieren oder einen geöffneten Bericht drucken

Erstellen eines Diagramms aus einem Bericht

Exportieren eines Berichts in Excel oder ein anderes Programm für die Analyse

Starten Sie eine Marketingaktivität aus einem Bericht

Öffnen eines Berichts über ein gadget

Finden Sie in der Liste der Standardberichte

Öffnen und Bearbeiten eines Berichts

Business Contact Manager für Outlook bietet viele vordefinierte Berichte. Wenn Sie nicht sehen, was genau Sie benötigen, können Sie einen Bericht, der ähnlich ist öffnen und anschließend nach Bedarf zu ändern. Sie können auch Ihre angepassten Berichte zur späteren Wiederverwendung speichern.

Öffnen eines Berichts

  1. Klicken Sie im Menüband auf die Berichte Registerkarte verfügbaren Berichte nach deren verwandte Arbeitsbereiche gruppiert werden: Contact Management, Vertrieb, Marketing oder Geschäftsprojekte. Open-Gruppe enthält Berichte, die Sie geändert und gespeichert haben.

    Registerkarte 'Berichte' im Menüband

  2. Um eine vordefinierte Bericht zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche für den Typ des Berichts, den Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen des Berichts in der Liste aus.

  3. Um eine geänderte Bericht zu öffnen, den Sie gespeichert haben, klicken Sie auf Berichte gespeichert, klicken Sie auf den Berichtsnamen in das Dialogfeld Gespeicherte Berichte zu öffnen, und klicken Sie dann auf Öffnen.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind enthält die Gruppe oder Kategorie den Bericht, den Sie für die Liste der Standardberichtegefunden haben.

Beim Ändern eines Berichts benötigen finden Sie unter Ändern eines Berichts, um es hilfreicher gestalten.

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Ändern eines Berichts

Das Aussehen Ihrer Berichte steuern sehr viel enthält Business Contact Manager für Outlook.

In diesem Abschnitt

Ändern des Layouts eines Berichts

Ändern Sie einen Bericht, um ihn besser nutzen können.

Ändern des Layouts eines Berichts

Es gibt mehrere Methoden zum Ändern des Layouts oder der Darstellung eines Berichts aus. Sie können diese Methoden einzeln oder in Kombination verwenden; die Reihenfolge der die Änderungen, die Sie vornehmen, spielt keine Rolle.

  • Verwenden Sie im Bereich Bericht anpassen    Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Layout auf eine der Optionen zum Öffnen des Berichtsbereich anpassen:

    • Wählen Sie die Spalte. Wenn Sie ändern, welche Spalten angezeigt werden soll, klicken Sie auf diese Schaltfläche, und klicken Sie dann klicken Sie auf die + (plus), erweitern die Liste, und zeigen Sie alle Elemente darin melden. Die verfügbaren Optionen variiert mit dem Bericht, den, die Sie ändern möchten. Wählen Sie die Kontrollkästchen für die Spalten, die angezeigt werden soll, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für Elemente, die nicht in den Bericht aufgenommen werden soll.

    • Kopf- und Fußzeile. Wenn Sie möchten Hinzufügen einer Kopf- oder Fußzeile auf den Bericht, Hinzufügen von Notizen auf den Bericht, oder klicken Sie auf diese Schaltfläche, und klicken Sie dann aktivieren Sie das Kontrollkästchen geben Sie Informationen für die Spalten, die angezeigt werden soll. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Spalten, die nicht in den Bericht aufgenommen werden sollen.

    • Schriftarten. Wenn Sie das Ändern der Anzeige von Schriftarten und Zahlen möchten, klicken Sie auf Schriftarten. Klicken Sie auf die Optionen, die Sie verwenden möchten, ändern und aktualisieren sie bei Bedarf. Sie können die Schriftart im Hauptteil Berichts auf der Etiketten für Zeilen und Spalten, und klicken Sie in den numerischen Feldern für Summen und Teilergebnisse ändern.

  • Verwenden Sie die Steuerelemente sortieren und Filtern     Führen Sie im Menüband in der Gruppe Sortieren und Filtern eine der folgenden Aktionen aus:

    • Filtern. Sie können die Ergebnisse im Bericht durch Filtern des Berichts angezeigten einschränken. Informationen zum Filtern von eines Berichts finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

    • Aufsteigender oder absteigender Reihenfolge. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen zum Ändern der Sortierreihenfolge von Datensätzen in den Bericht. Standardmäßig werden die Listen in alphabetischer Reihenfolge basierend auf dem primären Feld im Bericht sortiert. In den Bericht mit dem Titel Geschäftskontakte nach Firma, die Liste beispielsweise zunächst nach dem Kontonamen sortiert. Klicken Sie unter den Namen des Kontos wird jede Geschäftskontakt verknüpft mit einer Firma in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

      Tipp: Namen werden von den Informationen in das Feld Vollständiger Name angezeigt. Wenn Sie Titel in den vollständigen Namen einbeziehen, werden Titeln in die Sortierung eingeschlossen. Beispielsweise würde der vollständige Name Sr. Carlos Lacerda unter S. aufgelistet werden

  • Neuanordnen von Spalten     Um die Reihenfolge der Spalten in einem Bericht zu ändern, klicken Sie einfach auf einen Spaltennamen ein, und ziehen Sie es dann an die gewünschte Position.

  • Sortieren von Elementen in einer sekundären Datenfeld    Wenn Sie die Reihenfolge der Text oder Zahlen in einem Feld sekundäre umdrehen möchten, klicken Sie auf den Namen des Felds in den Bericht. Beispielsweise können Sie die Spalte Business Contact Name, um die Namen der aufgeführten Geschäftskontakte unter jeder Kontonamen in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge neu zu sortieren im Bericht mit dem Titel Geschäftskontakte nach Firma klicken. Klicken Sie auf den Titel der Spalte erneut aus, um die ursprüngliche Reihenfolge wiederherstellen. Wenn Sie den Namen der Spalte Adresse - Postleitzahl klicken, wird die Liste der Geschäftskontakte unter jeder Kontonamen ebenso reverse numerisch sortiert.

  • Reduzieren oder Erweitern von Gruppen in einer sekundären Datenfeld     Klicken Sie auf die - (Minuszeichen) melden Sie sich in einer beliebigen Zeile des Berichts, um alle untergeordnete Elemente reduzieren und nur die erste Zeile mit dem Eintrag im Bericht angezeigt. Beispielsweise können Sie im Bericht mit dem Titel Geschäftskontakte nach Firma Sie die – (Minuszeichen) durch einen Kontonamen ein, um die Liste der verknüpfte Geschäftskontakte auszublenden klicken. Um anzugeben, dass eine Liste reduziert ist, wird der (Minuszeichen) ein + (Pluszeichen). Dieses Feature kann zum Verringern der Größe und Komplexität des Berichts hilfreich sein. Um eine Gruppe zu erweitern, klicken Sie auf das + Pluszeichen.

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Ändern Sie einen Bericht, um ihn besser nutzen können.

Es gibt mehrere Methoden, um Ihre Berichte für diese an sich selbst oder Kollegen hilfreicher gestalten zu ändern.

  • Filtern von Ergebnissen    Nach dem Öffnen eines Berichts, verwenden Sie die einfachen und Erweitert Filter ausschließen bestimmter Datensätze aus dem Bericht aus. Filtern von Berichtsergebnissen kann eine Vielzahl von Aufgaben hilfreich sein. Ein Bericht auf Leads, der nach Ort gefiltert wird beträgt beispielsweise eine hervorragende Basis für eine Marketingkampagne über ein Ereignis, das Sie, in dem Bereich planen direkt-Mail. Weitere Informationen zum Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

  • Ändern der Darstellung    Aktualisieren Sie die Darstellung von Berichten mit den Informationen unter Ändern des Layouts eines Berichts

  • Daten Anpassungen    Bevor Sie einen Bericht auch öffnen, können Sie wichtige, mit Anpassungen wie benutzerdefinierte Felder oder Änderungen an den standardmäßigen Einträge in verschiedenen Listen ändern. Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern zu Lead, Formular, beispielsweise die branchenspezifische Informationen aufzeichnen, die Sie benötigen, und klicken Sie zum Generieren von Berichten daraus. Ändern Sie die Optionen in einer Liste zur Verfügung, und diese Optionen Spalten von Daten in den nächsten Bericht darstellen.

Weitere Informationen zum Bearbeiten von Werten in Listen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Listen und Eintragstypen.

Hinweis: Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld, das Sie einen Bericht hinzugefügt haben, aus der Business Contact Manager-Datenbank gelöscht wird, wird der gespeicherten Bericht nicht die Informationen aus dem gelöschten Feld angezeigt. Wenn Sie einen Bericht exportieren mit den Informationen zu Excel, bevor Sie das Feld gelöscht wird, diese Berichte nicht sind betroffen.

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Beheben von Datenfehlern bei der in einem Bericht

Wie Sie über einen Bericht aussehen wird, können Sie Fehler erkennen, die Sie korrigieren möchten. Beispielsweise wird möglicherweise angezeigt, dass eines Geschäftskontakts mit dem falschen Konto zugeordnet sind. Diese Art von Fehler kann nicht korrigiert werden, in dem Bericht, jedoch in den einzelnen Datensätzen, die zur Verwaltung der korrigiert werden muss.

Zum Beheben des Fehlers in diesem Beispiel wird, öffnen Sie den Geschäftskontakt-Datensatz aus, und geben Sie auf der Seite "Allgemein" des Datensatzes, in das Feld Verknüpfte Firma das richtige Konto. Wenn Sie dann auf den Bericht, und klicken Sie in der Gruppe Aktionen zurückzukehren, klicken Sie auf Aktualisieren, der Bericht wird in Ordnung.

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Speichern, aktualisieren oder einen geöffneten Bericht drucken

Nachdem Sie einen Bericht überprüft haben, sollten Sie alle Änderungen zu speichern, die Sie darauf, die Daten zu aktualisieren, oder drucken Sie den Bericht vorgenommen haben. Beginnen Sie mit einer geöffneten Bericht eine der folgenden Aktionen ausführen.

Speichern eines Berichts geänderten

Es ist nicht erforderlich, um einen Bericht zu speichern, den Sie noch nicht geändert haben, da es auf der Registerkarte Berichte mit dem Menüband zur Verfügung steht, ein. Gespeicherte Berichte werden in der Business Contact Manager für Outlook-Datenbank gespeichert.

  1. Klicken Sie im Menüband klicken Sie auf die Registerkarte Berichte, und klicken Sie dann klicken Sie auf den Typ des Berichts, die Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf den Berichtsnamen, um ihn zu öffnen.

  2. Anpassen des Berichts in beschriebenen Öffnen und ändern ein Berichts.

  3. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen auf Speichern unter.

  4. Klicken Sie in das Dialogfeld Speichern unter, das geöffnet wird, geben Sie einen Namen für den Bericht, und klicken Sie dann auf OK.

Klicken Sie zum Öffnen eines Berichts angepassten auf Berichte gespeichert.

Tipp: Der Bericht wird in der gleichen Kategorie wie der Bericht gespeichert, die Sie geändert, um den gespeicherten Bericht erstellen.

Aktualisieren von Daten in einem Bericht

Bei jedem einen gespeicherten Bericht öffnen Berichtsdaten aktualisiert. Sie können auch aktualisieren, je nach Bedarf.

  1. Klicken Sie im Menüband klicken Sie auf die Registerkarte Berichte, und klicken Sie dann klicken Sie auf den Typ des Berichts, die Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf den Berichtsnamen, um ihn zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen auf Aktualisieren.

Drucken eines Berichts

  1. Klicken Sie im Menüband klicken Sie auf die Registerkarte Berichte, und klicken Sie dann klicken Sie auf den Typ des Berichts, die Sie öffnen möchten, und klicken Sie dann auf den Berichtsnamen, um ihn zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen auf Drucken.

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Erstellen eines Diagramms aus einem Bericht

Die meisten der Berichte in Business Contact Manager für Outlook und die benutzerdefinierte Berichte, die Sie aus einem Bericht erstellt haben, können Sie ein Diagramm erstellen. Berichte, die im Diagramm Formular angezeigt werden können, werden eine aktive Diagramm Schaltfläche ( chart button ), auf dem Menüband angezeigt. Berichte, die keine Daten enthalten, können nicht als Diagramme angezeigt werden.

  1. Öffnen Sie den Bericht, den als Diagramm angezeigt werden sollen.

  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Diagramm. Ist ein Diagramm zu breit auf dem Monitor angezeigt werden, wird eine horizontale Bildlaufleiste unterhalb des Diagramms angezeigt.

    Tipp: Wenn Sie weitere anspruchsvolle erstellen möchten Diagramme, die Berichtsdaten nach Excel exportieren, und verwenden dieses Programm, um das Diagramm zu erstellen. Weitere Informationen zum Exportieren von Berichtsdaten in Excel finden Sie unter Exportieren eines Berichts in Excel oder ein anderes Programm für die Analyse.

chart example

  1. Verwenden Sie die Steuerelemente in der Gruppe Diagramm auf der Multifunktionsleiste, um Diagramme anzupassen.

  2. Etiketten     Klicken Sie auf Etiketten zum Hinzufügen oder entfernen von Achsentiteln und einer Legende.

  3. Werte     Klicken Sie auf Werte zur Auswahl der Daten im Bericht angezeigt. Beispielsweise können Sie im Diagramm für Verkaufschancen nach QuelleAnzahl der Verkaufschancen    oder Umsatz Daten anzeigen.

  4. Erwarteten    und Total    aktivieren diese Kontrollkästchen, wenn Sie das Diagramm tatsächlichen Umsatz, Erwarteter Umsatz oder beides angezeigt werden soll.

    Hinweis: Diese Kontrollkästchen sind in jeder Diagramm nicht verfügbar.

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Exportieren eines Berichts in Excel oder ein anderes Programm für die Analyse

Sie können einen Bericht Business Contact Manager für Outlook einfach in Microsoft Excel oder ein anderes Programm zur tieferen Analyse exportieren. Um die Daten des Berichts zu einem anderen Programm als Excel zu exportieren, beginnen Sie, indem Sie die Daten nach Excel exportieren. Klicken Sie in Excel können Sie dann die Daten in einem Dateiformat speichern, die von ein anderen Programm geöffnet werden kann. Beispielsweise kann eine Excel-Datei im Dateiformat durch kommagetrennte Werte (CSV) gespeichert in einer Vielzahl von Programmen geöffnet werden.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Speichern Sie den Bericht als Excel-Datei auf Ihrem computer   

  1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie nach Excel exportieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen auf nach Excel exportieren. Der Bericht wird in Excel geöffnet.

  3. Klicken Sie in Excel auf die Schaltfläche Speichern, um das Dialogfeld Speichern unter zu öffnen. Wählen Sie aus mehr als 20 Dateiformate zum Speichern des Berichts.

Den Bericht als Excel-Dateianlage per e-Mail   

  1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie als E-mail-Anlage senden möchten.

  2. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen auf als E-Mail senden. Mit dem Bericht als Excel-Datei (XLSX-Format) angefügt wird eine e-Mail-Nachrichtenformular von Outlook geöffnet.

  3. Füllen Sie die Zeilen an und Betreff, geben Sie eine Nachricht (optional), und klicken Sie dann auf Senden.

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Starten Sie eine Marketingaktivität aus einem Bericht

Sie können einen Bericht, enthält die Adressen, Telefonnummern oder e-Mail-Adressen der Firmen, Geschäftskontakte oder Leads, um eine Marketingaktivität in Business Contact Manager für Outlook zu starten.

  1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie als Grundlage für eine Marketingaktivität verwenden möchten.

  2. Klicken Sie auf STRG + A, um alle Datensätze in der Liste zu markieren.

  3. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Kommunikation klicken Sie auf Neue Liste mit Anrufen, Masse E-mail oder Direkt-Mail drucken, und klicken Sie dann auf Alle Empfänger oder den Empfängern ausgewählt.

  4. Erstellen Sie in der marketing Aktivitätsformular, das geöffnet wird, der Empfängerliste für die Aktivität und den Inhalt aus.

    Informationen zum Erstellen einer Anrufliste finden Sie unter Erstellen und verwenden, rufen Sie Listen in Business Contact Manager. Finden Sie Informationen zu anderen Marketingaktivitäten erstellen vermarkten von Produkten und Dienstleistungen in Business Contact Manager.

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Öffnen eines Berichts über ein gadget

Klicken Sie zum Öffnen eines Berichts aus einer Gadget auf das Berichtssymbol auf das Gadget. Berichte in Gadgets geöffnet Verhalten sich genau wie Berichte, die im Menüband geöffnet.

Weitere Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.

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Finden Sie in der Liste der Standardberichte

Die folgende Liste der Standardberichte in Business Contact Manager für Outlook verfügbar werden nach Datensatztyp angezeigt.

Tipp: Die meisten Berichte können in einem Diagramm konvertiert werden, wie unter Erstellen eines Diagramms aus einem Bericht.

Konto-Berichte    

  • Firmen nach zugewiesen an

  • Firmen nach Ort

  • Firmen nach Bundesland/Kanton

  • Firmen nach Postleitzahl

  • Firmen nach Gebiet

  • Firmen nach Kategorie

  • Firmen nach Bewertung

  • Firmen nach Zahlungsstatus

  • Firmen nach Quelle

  • Konto Aktivität Zusammenfassung

  • Aktivität nach Firma

  • Abgelehnten Konten

  • Schnelle Kontenliste

Business Contact-Berichte    

  • Geschäftskontakte nach Firma

  • Geschäftskontakte nach zugewiesen an

  • Geschäftskontakte nach Ort

  • Geschäftskontakte nach Bundesland/Kanton

  • Geschäftskontakte nach Postleitzahl

  • Geschäftskontakte nach Kategorie

  • Geschäftskontakte nach Bewertung

  • Geschäftskontakte nach Zahlungsstatus

  • Geschäftskontakte nach Quelle

  • Geschäftskontakte nach Jahrestag

  • Geschäftskontakte nach Geburtstag

  • Zusammenfassung von Business Contact Aktivität

  • Aktivität nach Geschäftskontakt

  • Vernachlässigte Geschäftskontakte

  • Schnelle Business-Kontaktliste

Leaddatensätze Berichte

  • Leads nach zugewiesen an

  • Leads nach zugewiesen und Bewertung

  • Leads nach Bewertung

Verkaufschanceberichte

  • Verkaufschancen nach Produkt oder Dienst

  • Verkaufschancen nach zugewiesen an

  • Verkaufschancen nach Quelle

  • Verkaufschancen nach Firma

  • Verkaufschancen nach Geschäftskontakt

  • Überfällig Verkaufschancen

  • Vertrieb Trichter

  • Verkaufspipeline

  • Aktivität nach Verkaufschance

Andere Umsatzberichte

  • Top-Kunden nach Umsatz: Konten

  • Top-Kunden nach Umsatz: Geschäftskontakte

  • Top-Produkte: Optimalen verkauften Artikel

  • Top-Produkte: Wissen, welche Produkte

  • Top-Produkte: Produkte mit der höchsten Gewinnspanne

  • Häufigste Verweise: Lautstärke Lead

  • Häufigste Verweise: Nach Gesamtumsatz

  • Inaktiv Kunden: In den letzten 30 Tagen

  • Inaktiv Kunden: In den letzten 90 Tagen

  • Inaktiv Kunden: In den letzten 180 Tagen

  • Inaktiv Kunden: In den letzten 365 Tagen

Marketingberichte

  • Geschäftschancen nach Marketingaktivität

  • Geschäftskontakte nach Marketingaktivität

  • Firmen nach Marketingaktivität

  • Marketingaktivitäten nach Kampagne

  • Marketingaktivitäten nach Typ

  • Gesprächsnotizen nach Anrufliste

Geschäftliche Projektberichte

  • Geschäftsprojekte - alle

  • Geschäftsprojekte - nächste fällige

  • Geschäftsprojekte - überfällige

  • Geschäftsprojekte nach Status

  • Geschäftsprojekte nach Fälligkeitsdatum Datum

  • Geschäftsprojekte nach zugewiesen an

  • Geschäftsprojekte nach Typ

  • Geschäftsprojekte nach Priorität

  • Geschäftsprojekte nach Konto

  • Geschäftsprojekte nach Geschäftskontakt

  • Projektvorgänge – alle

  • Projektvorgänge – nächste fällige

  • Projektaufgaben – überfällig

  • Projektaufgaben nach Projekt

  • Projektaufgaben nach zugewiesen an

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