Verwenden externer Listen in SharePoint-Arbeitsbereichen

Die meisten SharePoint-Listen sind "interne" Listen der SharePoint-Website. Benutzer erstellen und speichern Elemente direkt in der Liste auf der Website. Manche SharePoint-Listen sind "externe" Listen. Diese Listen, die Daten mithilfe der BCS-Funktionen (Business Connectivity Services) von SharePoint und Office 2010 abrufen, extrahieren Daten direkt aus externen Systemen, z. B. Branchensystemen oder Web 2.0-Diensten.

Sie können externe Listen in einen SharePoint-Arbeitsbereich genau so herunterladen und synchronisieren wie andere Typen von SharePoint-Listen. Im Inhaltsbereich des SharePoint-Arbeitsbereichs werden diese Listen unter der Überschrift "Externe Listen" aufgeführt, wenn der Inhalt nach Typ sortiert ist.

In diesem Hilfeartikel wird beschrieben, wie sich das Verhalten und die Features externer Listen von anderen Typen von SharePoint-Listen in einem SharePoint-Arbeitsbereich unterscheiden.

Systemanforderungen

Herunterladen externer Listen

Synchronisieren externer Listen

Suchen nach Inhalt in externen Listen in einem SharePoint-Arbeitsbereich

Sortieren, Gruppieren oder Filtern von Elementen in externen Listen

Aktualisieren des lokalen Zwischenspeichers

Beheben von Konflikten und Fehlern in externen Listen

Systemanforderungen

Die folgenden Anforderungen müssen erfüllt werden:

  • Externe Listen müssen unter SharePoint Server mit Lizenz für den Zugriff auf den Enterprise-Client gehostet sein.
    Obwohl BCS nun dank Update 1 des SharePoint Online-Diensts unterstützt wird, können Sie keine externen Listen, die in SharePoint Online gehostet werden, mit SharePoint Workspace synchronisieren.

  • Hinweis : Wählen Sie eine Benachrichtigung aus, und geben Sie den Text hier ein.

    Auf dem lokalen System muss Microsoft .NET Framework 3.5 oder höher installiert sein.

  • Für die Installation von Microsoft Office 2010 muss die Option Business Connectivity Services aktiviert sein. Diese Option, die unter Gemeinsam genutzte Office-Features angezeigt wird, ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie diese Option während der Installation deaktiviert haben, können Sie die Installation in der Windows-Systemsteuerung unter Software aktualisieren. Wenden Sie sich an den Administrator, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie diese Option aktivieren können.

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Herunterladen externer Listen

Während Sie eine externe Liste in einen SharePoint-Arbeitsbereich herunterladen, wird ein weiteres Installationsdialogfeld für die Installation der Liste angezeigt. Die Eingabeaufforderungen werden auch angezeigt, wenn Sie den Befehl Synchronisierungstool auswählen, während Sie die externe Liste im SharePoint-Arbeitsbereich verwenden.

Wenn Sie im Dialogfeld Mit Computer synchronisieren die Option Konfigurieren ausgewählt haben, um die verfügbaren Listen und Bibliotheken zu überprüfen, werden externe Listen im Dialogfeld Einstellungen konfigurieren mit den folgenden Abweichungen angezeigt:

  • Die Felder Element und Zuletzt geändert sind leer. SharePoint Workspace kann weder die Elementanzahl noch das Datum der letzten Änderung für eine externe Liste bereitstellen, da diese Daten nicht in SharePoint gespeichert sind.

  • Das Dropdownmenü Herunterladen ist auf die Standardansicht festgelegt. Wenn die ausgewählte externe Liste mehrere Ansichten aufweist, können Sie eine andere Ansicht auswählen, indem Sie im Dropdownmenü die Option Ausgewählte Ansichten auswählen und dann auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken.

    Sie können eine andere Ansicht auswählen, wenn die Liste viele Elemente aufweist und Sie den Downloadbereich einschränken möchten.

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Synchronisieren externer Listen

Aktualisierungen, die Sie in einer externen Liste in einem SharePoint-Arbeitsbereich speichern, werden direkt mit dem externen System synchronisiert, wenn Sie online sind.

Eine automatische Synchronisierung zwischen der SharePoint-Website und einer externen Liste in einem SharePoint-Arbeitsbereich erfolgt jedoch weniger häufig als mit anderen SharePoint-Listen, normalerweise etwa alle 180 Minuten. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihnen aktuelle Daten und auch mögliche strukturelle Änderungen an der Liste vorliegen, können Sie bei Bedarf manuelle Synchronisierungen initiieren.

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Suchen nach Inhalt in externen Listen in einem SharePoint-Arbeitsbereich

Das SharePoint Workspace-Feature "Suchen" (bereitgestellt durch Windows Search 4.0) gibt keine Ergebnisse für Inhalt in externen Listen zurück. Sie können aber das Feature Diese Liste durchsuchen verwenden, das in allen externen Listen verfügbar ist.

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Sortieren, Gruppieren oder Filtern von Elementen in externen Listen

Sie können auf die Dropdownpfeile neben den Spaltenüberschriften in einer externen Liste klicken, um die Optionen zum Sortieren, Gruppieren und Filtern anzuzeigen, die für alle externen Listen auf der SharePoint-Website verfügbar sind.

Optionen zum Sortieren, Gruppieren und Filtern in externen Listen

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Aktualisieren des lokalen Zwischenspeichers

Es kommt zwar selten vor, aber es kann passieren, dass andere Microsoft Office-Anwendungen mit denselben Daten interagieren, die Sie in einer externen Liste in einem SharePoint-Arbeitsbereich verwenden. Da SharePoint Workspace keine Synchronisierung mit anderen Microsoft Office-Anwendungen ausführt, besteht dann die Möglichkeit, dass die Daten einer externen Liste in einer anderen Anwendung aktualisiert wurden und somit in SharePoint Workspace nicht mehr aktuell sind.

Um sicherzustellen, dass Sie im Hinblick auf andere Office-Anwendungen den neuesten Inhalt verwenden, können Sie den lokalen Zwischenspeicher aktualisieren: Klicken Sie auf Synchronisieren, und klicken Sie dann auf Aus dem lokalen Cache aktualisieren.

Hinweis : Der Inhalt in der externen Liste wird auch jedes Mal aktualisiert, wenn Sie die Liste im Arbeitsbereich auswählen.

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Beheben von Konflikten und Fehlern in externen Listen

Informationen zum Beheben von Konflikten und Fehlern in einer externen Liste finden Sie unter Beheben von Konflikten und Fehlern in einem externen Listentool.

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