Verwenden eines Workflows zum Sammeln von Signaturen

Der Workflow zum Sammeln von Signaturen leitet ein Microsoft Office-Dokument, das in einer Liste oder Bibliothek gespeichert ist, an eine Gruppe von Benutzern weiter, um deren digitale Signaturen zu sammeln. Dieser Workflow funktioniert nur mit Microsoft Office Word 2007- oder Microsoft Office Excel 2007-Dokumenten, die mindestens eine Microsoft Office-Signaturzeile enthalten. Standardmäßig ist der Workflow zum Sammeln von Signaturen mit dem Dokumentinhaltstyp verknüpft und daher automatisch in Dokumentbibliotheken für Dokumente oder Arbeitsmappen verfügbar, die Microsoft Office-Signaturzeilen enthalten.

Inhalt dieses Artikels

Wie funktioniert der Workflow zum Sammeln von Signaturen?

Hinzufügen oder Ändern eines Workflows zum Sammeln von Signaturen für eine Bibliothek oder einen Inhaltstyp

Starten eines Workflows zum Sammeln von Signaturen für ein Dokument oder eine Arbeitsmappe

Abschließen einer Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen

Wie funktioniert der Workflow zum Sammeln von Signaturen?

Der Workflow zum Sammeln von Signaturen unterstützt einen Geschäftsprozess, der das Senden eines Dokuments an eine Gruppe von Benutzern beinhaltet, um Signaturen zu sammeln. Durch diesen Workflow kann die Effizienz von digitalen Signaturprozessen gesteigert werden, da alle damit verbundenen Benutzeraufgaben verwaltet und verfolgt werden und nach dem Abschluss des Signaturprozesses ein Datensatz darüber bereitgestellt wird.

Der Workflow zum Sammeln von Signaturen unterscheidet sich von anderen vordefinierten Workflows in Microsoft Office SharePoint Server 2007 dadurch, dass Benutzer ihn aus dem Clientprogramm von 2007 Microsoft® Office System starten müssen, in dem die Signieraufgabe durchgeführt wird. Auch die Teilnehmer müssen ihre Signieraufgaben für den Workflow zum Sammeln von Signaturen im Clientprogramm ausführen.

Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Signaturen verwenden möchten, müssen Sie das Dokument oder die Arbeitsmappe zunächst in einer SharePoint-Bibliothek speichern, in der der gewünschte Workflow verfügbar ist. Zum Starten eines Workflows zum Sammeln von Signaturen öffnen Sie das Office Word 2007-Dokument oder die Office Excel 2007-Arbeitsmappe, um darin Signaturen zu sammeln. Wenn das Dokument bzw. die Arbeitsmappe noch nicht die erforderlichen Microsoft Office-Signaturzeilen enthält, müssen Sie diese einfügen, damit Sie den Workflow zum Sammeln von Signaturen verwenden können. Um den Workflow aus dem Clientprogramm zu starten, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, klicken Sie auf Workflow starten, und wählen Sie dann den gewünschten Workflow zum Sammeln von Signaturen aus. Füllen Sie ein Formular zu Workflowinitiierung aus, in das Sie die Namen der Personen eintragen, die das Dokument signieren sollen. In dem Formular werden automatisch die Namen der vorgeschlagenen Signierer angezeigt, die im Dokument oder in der Arbeitsmappe angegeben wurden. Sie können die Signaturaufgaben in der Reihenfolge zuweisen, in der die Signaturen angezeigt werden, oder allen Signierern gleichzeitig.

Nachdem der Workflow gestartet wurde, weist der Server allen Teilnehmern Signaturaufgaben zu. Sind für den Server E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert, werden vom Server an alle Teilnehmer E-Mail-Benachrichtigungen über ihre Signaturaufgaben gesendet. Teilnehmer können in der E-Mail-Benachrichtigung auf die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten klicken, um das zu signierende Dokument oder die Arbeitsmappe zu öffnen und ihre Signaturaufgaben abzuschließen.

Während sich der Workflow zum Sammeln von Signaturen in Bearbeitung befindet, können der Besitzer und die Teilnehmer des Workflows die Seite Workflowstatus anzeigen, um zu prüfen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben. Nach Abschluss der Workflowaufgaben wird der Workflow beendet, und der Besitzer des Workflows wird per E-Mail darüber informiert, dass der Workflow zum Sammeln von Signaturen abgeschlossen wurde. In dieser E-Mail-Nachricht werden die Namen aller Personen angegeben, die das Dokument signiert haben, sowie die Namen der Personen, die ursprünglich als Signierer vorgeschlagen wurden.

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Hinzufügen oder Ändern eines Workflows zum Sammeln von Signaturen für eine Bibliothek oder einen Inhaltstyp

Bevor ein Workflow zum Sammeln von Signaturen verwendet werden kann, muss er zu einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt werden, damit er für Dokumente oder Elemente an einem bestimmten Speicherort verfügbar ist. Dieser Workflow wird hauptsächlich in Bibliotheken verwendet und kann nur für Dokumente gestartet werden, die in Office Word 2007 oder Office Excel 2007 geöffnet werden. Sie müssen über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um einen Workflow zu einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen zu können. Meistens sind für diese Aufgabe Websiteadministratoren oder Benutzer zuständig, die bestimmte Listen oder Bibliotheken verwalten.

Die Verfügbarkeit des Workflows auf einer Website hängt davon ab, an welcher Stelle er hinzugefügt wurde:

  • Ein Workflow, den Sie einer Bibliothek direkt hinzufügen, ist nur für Dokumente in dieser Bibliothek verfügbar.

  • Ein Workflow, den Sie zu einem Listeninhaltstyp hinzufügen (Instanz eines Websiteinhaltstyps, die zu einer bestimmten Bibliothek hinzugefügt wurde), ist nur für Elemente dieses Inhaltstyps in der bestimmten Bibliothek verfügbar, mit der dieser Inhaltstyp verknüpft wurde.

  • Ein Workflow, den Sie zu einem Websiteinhaltstyp hinzufügen, ist für sämtliche Elemente dieses Inhaltstyps in allen Listen und Bibliotheken verfügbar, zu denen eine Instanz dieses Websiteinhaltstyps hinzugefügt wurde. Soll ein Workflow auf breiter Basis in Bibliotheken einer Websitesammlung für Elemente eines bestimmten Inhaltstyps verfügbar sein, erreichen Sie dies am besten dadurch, dass Sie diesen Workflow direkt zu einem Websiteinhaltstyp hinzufügen.

Hinzufügen oder Ändern eines Workflows zum Sammeln von Signaturen für eine Bibliothek oder einen Inhaltstyp

Wenn Sie einen Workflow zum Sammeln von Signaturen zu einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen oder einen bereits mit einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp verknüpften Workflow zum Sammeln von Signaturen ändern möchten, führen Sie dieselben Schritte aus.

  1. Wenn Sie für die Bibliothek oder den Inhaltstyp, zu der oder dem Sie einen Workflow hinzufügen möchten, zur Seite Workflow hinzufügen oder Workflow ändern wechseln möchten, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Für eine Bibliothek:

      1. Öffnen Sie die Bibliothek, in der Sie einen Workflow hinzufügen oder ändern möchten.

        Klicken Sie im Menü Einstellungen Settings menu auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen.

        Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

      2. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Workfloweinstellungen.

    • Für einen Listeninhaltstyp:

      1. Öffnen Sie die Bibliothek, die die Instanz des Listeninhaltstyps enthält, für den Sie einen Workflow hinzufügen oder ändern möchten.

        Klicken Sie im Menü Einstellungen Settings menu auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen.

        Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

      2. Klicken Sie unter Inhaltstypen auf den Namen des Inhaltstypen.

        Hinweis : Wenn die Bibliothek nicht für mehrere Inhaltstypen eingerichtet wurde, wird der Abschnitt Inhaltstypen auf der Seite Anpassen für die Bibliothek nicht angezeigt.

      3. Klicken Sie unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

    • Für einen Websiteinhaltstyp:

      1. Zeigen Sie auf der Startseite für die Websitesammlung im Menü Websiteaktionen Schaltflächensymbol auf Websiteeinstellungen, und klicken Sie dann auf Alle Websiteeinstellungen ändern.

      2. Klicken Sie unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.

      3. Klicken Sie auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den Sie einen Workflow hinzufügen oder ändern möchten, und klicken Sie dann auf Workfloweinstellungen.

        Hinweis : Wurden dieser Bibliothek oder diesem Inhaltstyp bereits Workflows hinzugefügt, gelangen Sie mit diesem Schritt direkt zur Seite Workfloweinstellungen ändern, wo Sie auf Workflow hinzufügen klicken müssen, um zur Seite Workflow hinzufügen zu gelangen. Wurden dieser Bibliothek oder diesem Inhaltstyp noch keine Workflows hinzugefügt, gelangen Sie mit diesem Schritt direkt zur Seite Workflow hinzufügen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen ändern auf Workflow hinzufügen, oder klicken Sie auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.

  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wenn Sie einen Workflow hinzufügen, klicken Sie auf der Seite Workflow hinzufügen im Abschnitt Workflow auf die Workflowvorlage Signaturen sammeln.

    • Wenn Sie die Einstellungen für einen Workflow bearbeiten, ändern Sie auf der Seite Workflow ändern die gewünschten Einstellungen gemäß der folgenden Schritte.

  4. Geben Sie im Abschnitt Name einen eindeutigen Namen für den Workflow ein.

    Geben Sie im Bereich Aufgabenliste die Aufgaben an, die im Zusammenhang mit diesem Workflow verwendet werden sollen.

    Hinweise : 

    • Sie können die Standardliste Aufgaben verwenden oder eine neue erstellen. Wenn Sie die Standardliste Aufgaben verwenden, können die am Workflow beteiligten leicht ihre Workflowaufgaben finden und anzeigen. Sie verwenden hierzu die Ansicht Meine Aufgaben der Aufgaben-Liste.

    • Wenn die im Zusammenhang mit den Aufgaben dieses Workflows geschützte oder vertrauliche Informationen offen gelegt werden, die Sie von der allgemeinen Aufgaben-Liste getrennt halten möchten, erstellen Sie eine neue Aufgabenliste.

    • Wenn Ihr Unternehmen mehrere Workflows einsetzt oder wenn die Workflows viele Schritte umfassen, erstellen Sie eine neue Aufgabenliste. In diesem Fall haben Sie auch die Möglichkeit, Aufgabenlisten für jeden Workflow anzulegen.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. In der Verlaufsliste werden alle Ereignisse angezeigt, die in den einzelnen Instanzen des Workflows auftreten.

    Hinweis : Sie können die Standardliste Verlauf auswählen oder eine neue Liste erstellen. Wenn die Organisation über mehrere Workflows verfügt, können Sie für jeden Workflow eine eigene Verlaufsliste erstellen.

  6. Geben Sie im Abschnitt Startoptionen an, auf welche Weise, zu welchem Zeitpunkt oder durch welchen Benutzer ein Workflow gestartet werden kann.

    Hinweise : 

    • Bestimmte Optionen sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn sie nicht durch die ausgewählte Workflowvorlage unterstützt werden.

    • Die Option Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen ist nur dann verfügbar, wenn die Unterstützung für die Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen für die Bibliothek aktiviert ist und wenn die ausgewählte Workflowvorlage für die Genehmigung des Inhalts verwendet werden kann.

  7. Wenn Sie einem Websiteinhaltstyp diesen Workflow hinzufügen, geben Sie im Abschnitt Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren an, ob er allen Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, die von diesem Inhaltstyp erben.

    Hinweis : Der Abschnitt Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren wird auf der Seite Workflow hinzufügen nur für Websiteinhaltstypen angezeigt.

  8. Klicken Sie auf OK

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Starten eines Workflows zum Sammeln von Signaturen für ein Dokument oder eine Arbeitsmappe

Bevor ein Workflow zum Sammeln von Signaturen gestartet werden kann, müssen das Dokument oder die Arbeitsmappe, für die Signaturen gesammelt werden sollen, in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert werden, für die der Workflow zum Sammeln von Signaturen verfügbar ist. Zum Starten eines Workflows ist mindestens die Berechtigung zum Bearbeiten von Elementen erforderlich. Bei einigen Workflows kann sogar die Berechtigung zum Verwalten von Listen erforderlich sein, um einen Workflow für ein Dokument oder Element zu starten.

Hinweis : Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Workflowteilnehmer nach dem Starten eines Workflows E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen über ihre Workflowaufgaben erhalten, lassen Sie vom Serveradministrator überprüfen, ob für Ihre Website E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert wurden.

  1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  2. Zeigen Sie auf das Dokument oder die Arbeitsmappe, für das bzw. die Sie einen Workflow zum Sammeln von Signaturen starten möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf In Programmname bearbeiten.

  3. Wenn das Dokument oder die Arbeitsmappe noch keine Signaturzeilen zum Erfassen der digitalen Signaturen enthält, die Sie sammeln möchten, fügen Sie diese nun ein.

    Vorgehensweise

    1. Positionieren Sie im geöffneten Office Word 2007- oder Office Excel 2007-Dokument den Cursor im Dokument an der Stelle, an der Sie eine Signaturzeile einfügen möchten.

    2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf den Pfeil neben Signaturzeile, und klicken Sie dann auf Microsoft Office-Signaturzeile.

    3. Geben Sie im Dialogfeld Signatureinrichtung Informationen über die Person ein, die auf dieser Signaturzeile signieren wird. Diese werden direkt unter der Signaturzeile im Dokument angezeigt. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

      • Geben Sie den Namen des Signierers im Feld Vorgeschlagener Signierer ein.

      • Geben Sie im Feld Position des vorgeschlagenen Signierers ggf. die Position des Signierers in der Organisation an.

      • Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse des vorgeschlagenen Signierers ggf. die E-Mail-Adresse des Signierers an.

    4. Wenn Sie dem Signierer Anweisungen geben möchten, geben Sie diese im Feld Anweisungen für den Signierer ein. Sie werden im Dialogfeld Signieren angezeigt, das der Signierer zum Signieren des Dokuments verwendet.

    5. Wenn der Signierer berechtigt sein soll, Kommentare zur Signatur hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Signierer darf im Dialogfeld zum Signieren Kommentare hinzufügen.

    6. Wenn Sie in der Signaturzeile das Datum anzeigen möchten, an dem die Signatur hinzugefügt wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Signaturdatum in der Signaturzeile anzeigen.

    7. Klicken Sie auf OK.

    8. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7, um weitere Signaturzeilen hinzuzufügen.

  4. Klicken Sie beim Hinzufügen neuer Signaturzeilen auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

  5. Ist das Dokument ausgecheckt, müssen Sie es auch einchecken, bevor Sie den Workflow starten. Klicken Sie zum Einchecken auf die Microsoft Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf Serveraufgaben, und klicken Sie dann auf Einchecken.

  6. Klicken Sie zum Starten des Workflows auf die Microsoft Office-Schaltfläche und anschließend auf Workflow starten.

  7. Suchen Sie im Dialogfeld Workflows nach dem gewünschten Workflow Signaturen sammeln, und klicken Sie anschließend auf Starten.

  8. Geben Sie im Dialogfeld Workflowname in die entsprechenden Signaturzeilen die Namen der Benutzer ein, die das Dokument signieren sollen, oder klicken Sie auf Signierer, um Benutzer aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen.

  9. Wenn Sie die Signaturaufgaben in der Reihenfolge zuweisen möchten, in der die Signaturzeilen im Dokument angezeigt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Signaturen in der obigen Reihenfolge anfordern, und nicht alle auf einmal.

    Hinweis : Diese Option ist nur verfügbar, wenn das Dokument mehrere Microsoft Office-Signaturzeilen enthält.

  10. Wenn andere Benutzer beim Starten des Workflows Benachrichtigungen erhalten sollen (keine Aufgabenzuweisungen), geben Sie deren Namen in die Zeile CC ein, oder klicken Sie auf CC, um Personen und Gruppen aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen.

  11. Klicken Sie auf Start.

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Abschließen einer Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen

Wenn Sie eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen abschließen möchten, indem Sie dem Dokument eine Signatur hinzufügen, müssen Sie die Aufgabe in Office Word 2007 oder Office Excel 2007 abschließen. Sie können allerdings eine Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen auf dem Server bearbeiten, um sie an einen anderen Benutzer zu delegieren oder um anzugeben, dass Ihre Signatur nicht mehr erforderlich ist.

Signieren eines Dokuments zum Abschließen einer Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen

  1. Klicken Sie in der E-Mail-Aufgabennachricht auf die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten, und klicken Sie dann auf Dokument öffnen.

  2. Klicken Sie in der Statusleiste, die oben im aktiven Dokument angezeigt wird, auf Signieren.

    Hinweise : 

    • Wenn es in der Bibliothek, in der das Dokument gespeichert ist, erforderlich ist, Dokumente vor ihrer Bearbeitung auszuchecken, müssen Sie evtl. in der Statusleiste auf Auschecken klicken, bevor Sie auf Signieren klicken.

    • Wird Ihre Signatur an mehreren Stellen im Dokument angefordert, klicken Sie in der Statusleiste auf Workflowaufgaben anzeigen. Wählen Sie im Dialogfeld Workflowaufgaben eine Aufgabe aus, und klicken Sie auf Öffnen, um eine bestimmte Stelle anzumelden. Wiederholen Sie den Vorgang für jede aufgeführte Signaturaufgabe.

  3. Wenn Sie Ihre Signatur zum Dokument hinzufügen möchten, führen Sie im Dialogfeld Signieren einen der folgenden Schritte aus:

    • Geben Sie Ihren Namen in das Textfeld neben dem X ein, um eine gedruckte Version der Signatur hinzuzufügen.

    • Klicken Sie auf Bild auswählen, um ein Bild Ihrer geschriebenen Signatur auszuwählen. Suchen Sie im Dialogfeld Signaturbild auswählen nach dem Speicherort der Signaturbilddatei, wählen Sie die gewünschte Datei aus, und klicken Sie dann auf Auswählen.

    • Schreiben Sie mithilfe des Freihandfeatures Ihren Namen in das Feld neben dem X, um eine handschriftliche Signatur hinzuzufügen (gilt nur für Tablet PC-Benutzer).

    • Klicken Sie im Dialogfeld Signieren auf Signieren.

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Bearbeiten einer Workflowaufgabe zum Sammeln von Signaturen auf dem Server

  1. Wechseln Sie zur Liste Aufgaben für die Website, und wählen Sie dann im Menü Ansicht die Option Meine Aufgaben, um die Workflowaufgabe zu finden.

    Hinweis : Wenn der Workflow nicht die Standardliste Aufgaben verwendet, wird Ihre Workflowaufgabe möglicherweise nicht in der Liste Aufgaben angezeigt. Wechseln Sie zu der Bibliothek, in der das Workflowelement gespeichert ist, um die Workflowaufgabe zu finden. Zeigen Sie auf das gewünschte Element, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Workflows. Klicken Sie unter Workflows ausführen auf den Namen des Workflows, an dem Sie teilnehmen. Suchen Sie auf der Seite Workflowstatus unter Aufgaben nach Ihrer Workflowaufgabe.

  2. Zeigen Sie auf den Namen der Aufgabe, die Sie abschließen möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Eintrag bearbeiten.

  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wenn Sie Ihre Signaturaufgabe einer anderen Person zuweisen möchten, geben Sie deren Namen in die Zeile Delegieren ein, oder klicken Sie auf Delegieren, um einen Benutzer aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen.

    • Wenn Sie angeben möchten, dass die Signaturzeile bereits signiert ist oder dass Ihre Signatur nicht mehr erforderlich ist, aktivieren Sie unter Aufgabe aktualisieren das Kontrollkästchen Diese Signaturzeile wurde bereits signiert, oder eine Signatur ist nicht mehr erforderlich.

  4. Klicken Sie auf OK

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