Verwenden eines Workflows mit drei Status

Der Workflow mit drei Status verfolgt den Status eines Listenelements über drei Phasen nach. Dieser Workflow kann zur Verwaltung von Geschäftsprozessen verwendet werden, bei denen Organisationen zahlreiche Probleme oder Elemente nachverfolgen müssen, z. B. Kundendienstprobleme, Vertriebsleads oder Projektaufgaben. Die drei Status für eine Projektaufgabe könnten z. B. folgende sein: Nicht begonnen, In Bearbeitung und Abgeschlossen.

Inhalt dieses Artikels

Wie funktioniert der Workflow mit drei Status?

Einrichten einer Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Erstellen einer Problemverfolgungsliste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Erstellen einer benutzerdefinierten Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Anpassen einer benutzerdefinierten Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Hinzufügen eines Workflows mit drei Status zu einer Liste

Manuelles Starten eines Workflows mit drei Status für ein Element

Abschließen einer Workflowaufgabe in einem Workflow mit drei Status

Wie funktioniert der Workflow mit drei Status?

Der Workflow mit drei Status bietet Unterstützung für Geschäftsprozesse, die in Organisationen erforderlich sind, um den Status eines Problems oder Elements durch drei Status und zwei Übergänge zwischen den Status nachverfolgen zu können. An jedem der zwischen Status auftretenden Übergänge weist der Workflow einer Person eine Aufgabe zu und benachrichtigt diese Person per E-Mail über die zugewiesene Aufgabe. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, aktualisiert der Workflow den Status des Elements und geht zum nächsten Status über. Der Workflow mit drei Status verwendet die Listenvorlage Problemverfolgung. Er kann aber mit jeder anderen Liste verwendet werden, die eine Auswahlspalte mit mindestens drei Werten enthält. Die Werte in dieser Auswahlspalte fungieren als die Status, die der Workflow nachverfolgt.

Eine Liste kann mehrere Auswahlspalten aufweisen, und die Auswahlspalte wiederum kann mehr als drei Werte enthalten. Der Workflow mit drei Status kann dennoch nur für die Verwendung von einer der Auswahlspalten und von nur drei der Werte in der ausgewählten Auswahlspalte konfiguriert werden. Wenn Sie einer Liste oder Bibliothek einen Workflow mit drei Status hinzufügen, wählen Sie eine Auswahlspalte und drei der in der Spalte angegebenen Werte aus.

Mit dem Workflow mit drei Status können Geschäftsprozesse verwaltet werden, die Organisationen benötigen, um eine große Anzahl von Problemen oder Elementen, z. B. Kundendienstprobleme, Vertriebsleads oder Projektaufgaben, nachverfolgen zu können. Die Mitarbeiter einer kleinen Eventplanungsfirma können z. B. eine Problemverfolgungsliste und einen angepassten Workflow mit drei Status verwenden, um die mit den geplanten Events einhergehenden zahlreichen Aufgaben zu verwalten. Der Workflow mit drei Status verfolgt die anfallenden Aufgaben über drei Status: Aktiv, Zur Überprüfung und Abgeschlossen. Alle im Zuge der Vorbereitung eines Events anfallenden Aufgaben in Bezug auf ein bestimmtes Event werden in einer für das Event erstellten Problemverfolgungsliste zusammengestellt und als Aktiv gekennzeichnet. Der Eventkoordinator weist den Teammitgliedern einzelne Aufgaben zu und startet dann für diese Elemente den Workflow mit drei Status, um die Arbeit an der Eventaufgabe zu initiieren.

Sobald der Workflow gestartet wird, erstellt er eine Aufgabe für die festgelegte Person. Wenn ein Teammitglied eine Aufgabe erhält, führt diese Person die zum Abschließen der Aufgabe erforderliche Arbeit aus. Dabei kann es sich auch um Arbeit handeln, die nicht in der Liste oder auf der Website ausgeführt wird, auf der sich die Problemverfolgungsliste befindet. So kann ein Teammitglied die Workflowaufgabe erhalten, einen Cateringplan zu erstellen. In diesem Fall kontaktiert die Person eine Cateringfirma und arbeitet mit dieser zusammen einen entsprechenden Plan aus. Wenn ein Entwurf des Cateringplans steht, kennzeichnet das Teammitglied die Workflowaufgabe als abgeschlossen. In dem Moment aktualisiert der Workflow den Status der Eventaufgabe in der Problemverfolgungsliste von Aktiv auf Zur Überprüfung und erstellt für den Eventkoordinator die Aufgabe, den Cateringplan zu prüfen. Wenn der Eventkoordinator den Cateringplan geprüft und genehmigt hat, kennzeichnet er die Aufgabe als abgeschlossen, und der Workflow aktualisiert den Status der Aufgabe von Zur Überprüfung auf Abgeschlossen.

Hinweis :  Einem Workflowteilnehmer stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, eine Workflowaufgabe in einem Workflow mit drei Status auszuführen: Er kann die Workflowaufgabe bearbeiten und sie als abgeschlossen kennzeichnen, oder er kann den Status des Workflowelements in der Liste ändern (wenn der Teilnehmer über die Berechtigung zum Ändern der Liste verfügt). Wenn ein Teilnehmer den Status des Workflowelements in der Liste manuell aktualisiert, ist die Workflowaufgabe abgeschlossen. Wenn der Teilnehmer die Workflowaufgabe bearbeitet und als abgeschlossen kennzeichnet, wird der Status des Workflowelements in der Liste auf Abgeschlossen aktualisiert.

Die Aktionen in dem Workflow mit drei Status im vorherigen Beispiel folgen dieser Vorgehensweise:

Flussdiagramm eines Beispielworkflows mit drei Status

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Einrichten einer Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Bevor Sie einen Workflow mit drei Status verwenden können, müssen Sie eine zur Verwendung mit dem Workflow bestimmte Liste einrichten. Diese Liste muss die Elemente enthalten, die mithilfe des Workflows verfolgt oder verwaltet werden sollen. Die Listenvorlage Problemverfolgung kann mit dem Workflow mit drei Status verwendet werden. Sie können jedoch auch eine eigens erstellte Liste zur Verwendung mit diesen Workflows erstellen. Beim Erstellen einer benutzerdefinierten Liste zur Verwendung mit dem Workflow mit drei Status müssen Sie sicherstellen, dass die Liste mindestens eine Auswahlspalte mit mindestens drei Auswahlwerten enthält. Wenn Sie einen Workflow mit drei Status zur Verwendung mit der Liste einrichten, müssen Sie die Auswahlspalte mit den Statuswerten angeben, die der Workflow verfolgen soll.

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Erstellen einer Problemverfolgungsliste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Standardmäßig können Sie einen Workflow mit drei Status mit jeder beliebigen Liste verwenden, die Sie auf Grundlage der Listenvorlage Problemverfolgung erstellen.

  1. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Alle Websiteinhalte einblenden.

  2. Klicken Sie auf der Seite Gesamter Websiteinhalt auf Erstellen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Erstellen auf Problemverfolgung, und geben Sie einen Namen für die Liste ein. Der Listenname ist erforderlich.

    Hinweis :  Der Listenname wird oben auf der Listenseite angezeigt. Er ist Teil der Webadresse für die Listenseite, und er wird in Navigationselementen angezeigt, mit denen Benutzer die Liste suchen und öffnen können.

  4. Wenn Sie eine Beschreibung für die Liste angeben oder festlegen möchten, dass eine Verknüpfung zu der Liste auf der Schnellstartleiste angezeigt wird, wovon in der Standardeinstellung ausgegangen wird, klicken Sie auf Weitere Optionen.

    • Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung zum Zweck der Liste ein. Die Eingabe der Beschreibung ist optional.

    • Um eine Verknüpfung zu dieser Liste auf der Schnellstartleiste hinzuzufügen, klicken Sie im Abschnitt Navigation auf Ja.

  5. Klicken Sie unten im Dialogfeld Erstellen auf Erstellen.

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Erstellen einer benutzerdefinierten Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status erstellen möchten, müssen Sie der Liste mindestens eine Auswahlspalte mit den vom Workflow mit drei Status nachzuverfolgenden Statuswerten hinzufügen.

  1. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Alle Websiteinhalte einblenden.

  2. Klicken Sie auf der Seite Gesamter Websiteinhalt auf Erstellen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Erstellen auf Benutzerdefinierte Liste, und geben Sie einen Namen für die Liste ein. Der Listenname ist erforderlich.

    Hinweis : Der Listenname wird oben auf der Listenseite angezeigt. Er ist Teil der Webadresse für die Listenseite, und er wird in Navigationselementen angezeigt, mit denen Benutzer die Liste suchen und öffnen können.

  4. Wenn Sie eine Beschreibung für die Liste angeben oder festlegen möchten, dass eine Verknüpfung zu der Liste auf der Schnellstartleiste angezeigt wird, wovon in der Standardeinstellung ausgegangen wird, klicken Sie auf Weitere Optionen.

  5. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung zum Zweck der Liste ein. Die Eingabe der Beschreibung ist optional.

  6. Um eine Verknüpfung zu dieser Liste auf der Schnellstartleiste hinzuzufügen, klicken Sie im Abschnitt Navigation auf Ja.

  7. Klicken Sie unten im Dialogfeld Erstellen auf Erstellen.

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Anpassen einer benutzerdefinierten Liste zur Verwendung mit einem Workflow mit drei Status

  1. Klicken Sie von der benutzerdefinierten Liste aus im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann auf Listeneinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Spalten auf Spalte erstellen.

  3. Geben Sie im Abschnitt Name und Typ unter Spaltenname den Spaltennamen ein, den Sie verwenden möchten, um die Statuswerte für den Workflow anzugeben.

  4. Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist die Option Auswahl (Menü) aus.

  5. Im Abschnitt Zusätzliche Spalteneinstellungen unter Beschreibung können Sie eine Beschreibung der Spalte eingeben.

  6. Klicken Sie unter Diese Spalte muss Informationen enthalten auf Ja.

  7. Geben Sie im Listenfeld unter Geben Sie jede Auswahl in einer neuen Zeile ein mindestens drei Auswahlwerte für diese Spalte ein. Diese Werte werden die Status des Workflows.

  8. Wählen Sie unter Auswahloptionen anzeigen durch entweder Dropdownmenü oder Optionsfelder aus.

  9. Klicken Sie unter Ausfülloptionen zulassen auf Nein.

  10. Geben Sie an, ob diese Spalte einen bestimmten Standardwert aufweisen soll, oder ob sie der Standardansicht für die Liste hinzugefügt werden soll.

  11. Klicken Sie auf OK.

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Hinzufügen eines Workflows mit drei Status zu einer Liste

Sie müssen einer Liste einen Workflow mit drei Status hinzufügen, bevor er für Elemente in dieser Liste verwendet werden kann. Wenn Sie einer Liste einen Workflow mit drei Status hinzufügen, geben Sie die Spalte an, in der die vom Workflow nachzuverfolgenden Statuswerte enthalten sind. Zudem geben Sie an, was in jeder Phase des Workflows passieren soll. So können Sie z. B. den Betreff und den Text für die E-Mail-Benachrichtigungen festlegen, die die Empfänger von Aufgaben erhalten.

Der Workflow mit drei Status ist standardmäßig für die meisten Typen von Websites aktiviert. Das Feature kann jedoch vom Administrator einer Websitesammlung deaktiviert werden. Wenden Sie sich an den Administrator der WEbsitesammlung, wenn der Workflow mit drei Status nicht verfügbar ist.

Wichtig :  Sie benötigen die Berechtigung Listen verwalten, um einer Liste einen Workflow hinzufügen zu können.

  1. Öffnen Sie die Liste, der Sie einen Workflow mit drei Status hinzufügen möchten. Klicken Sie von der benutzerdefinierten Liste aus im Menüband auf die Registerkarte Liste und dann auf Listeneinstellungen, oder klicken Sie auf die Einstellungen für den Bibliothekstyp, den Sie öffnen möchten. In einer Dokumentbibliothek klicken Sie z. B. auf Einstellungen für Dokumentbibliothek.

  1. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Workfloweinstellungen.

    Hinweis :  Wenn der Liste, der Bibliothek oder dem Inhaltstyp bereits Workflows hinzugefügt wurden, gelangen Sie direkt zu der Seite Workfloweinstellungen ändern, auf der Sie auf Workflow hinzufügen klicken müssen, um zu der Seite Workflow hinzufügen zu gelangen. Wenn der Liste, der Bibliothek oder dem Inhaltstyp noch kein Workflow hinzugefügt wurde, gelangen Sie direkt zu der Seite Workflow hinzufügen.

  2. Wenn für die Liste bereits ein Workflow vorhanden ist, klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen ändern auf Workflow hinzufügen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Workflow hinzufügen im Abschnitt Workflow unter Wählen Sie eine Workflowvorlage aus auf Drei Status.

  4. Geben Sie im Abschnitt Name einen eindeutigen Namen für den Workflow ein.

  5. Geben Sie im Abschnitt Aufgabenliste eine Aufgabenliste für den Workflow an.

    Hinweis : 

    • Sie können die Standardaufgabenliste verwenden oder eine neue Liste erstellen. Bei Verwendung der Standardaufgabenliste können Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben problemlos in der Ansicht Meine Aufgaben der Aufgabenliste suchen und anzeigen.

    • Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn die Aufgaben für diesen Workflow sensible oder vertrauliche Daten offen legen, die Sie von der allgemeinen Aufgabenliste getrennt führen möchten.

    • Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn in der Organisation zahlreiche Workflows verwendet werden oder Workflows viele Aufgaben umfassen. In diesem Fall können Sie für jeden Workflow eine Aufgabenliste erstellen.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste für diesen Workflow aus. Die Verlaufsliste zeigt alle Ereignisse an, die in jeder Instanz des Workflows auftreten.

    Hinweis :  Sie können die Standardliste Verlauf verwenden oder eine neue Liste erstellen. Wenn in der Organisation zahlreiche Workflows verwendet werden, können Sie für jeden Workflow eine separate Verlaufsliste erstellen.

  7. Führen Sie im Abschnitt Startoptionen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie zulassen möchten, dass der Workflow manuell gestartet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Manuelles Starten dieses Workflows durch einen authentifizierten Benutzer mit Teilnahmeberechtigungen zulassen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zum Starten dieses Workflows sind Berechtigungen zum Verwalten von Listen erforderlich, wenn Sie möchten, dass zusätzliche Berechtigungen zum Starten des Workflows erforderlich sind.

    • Wenn der Workflow automatisch nach dem Erstellen neuer Elemente gestartet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow starten, wenn ein neues Element erstellt wird.

  8. Klicken Sie auf Weiter.

  9. Wählen Sie im Abschnitt Workflowstatus unter Wählen Sie ein Auswahlfeld aus in der Liste mit den Werten für die Status im Workflow die Spalte Auswahl aus, und wählen Sie dann die Spaltenwerte für Ursprünglicher Zustand, Zwischenzeitlicher Zustand und Endzustand des Workflows aus.

  10. Geben Sie in den beiden Abschnitten Geben Sie an, was passieren soll, wenn ein Workflow initiiert wird (Optionen für die erste Aufgabe im Workflow) und Geben Sie an, was passieren soll, wenn ein Workflow in den zwischenzeitlichen Zustand wechselt (Optionen für die zweite Aufgabe im Workflow) die folgenden Informationen an:

    Aufgabendetails

Beschreibung der Aufgabe:

Geben Sie alle Informationen ein, die in der Beschreibung der Aufgabe enthalten sein sollen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen aktivieren, wird das ausgewählte Feld am Ende der Nachricht hinzugefügt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Hyperlink zu Listenelement einfügen aktivieren, wird in die Beschreibung ein Hyperlink zu dem Listenelement eingefügt.

Fälligkeitsdatum der Aufgabe:

Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe angeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen, und wählen Sie dann in der Liste mit den Angaben zum Datum die für das Fälligkeitsdatum zu verwendende Datumsspalte aus.

Aufgabe zugewiesen an:

Um die Aufgabe einer Person zuzuweisen, die in der Liste angegeben ist, klicken Sie auf Listenfeld einschließen, und wählen Sie dann in der Liste mit den Benutzerinformationen die zu verwendende Spalte aus. Wenn der Workflow gestartet wird, wird die erste Aufgabe der Person zugewiesen, deren Name in dieser Spalte für das Workflowelement angezeigt wird.

Um diese Aufgabe in allen Instanzen dieses Workflows einer von Ihnen angegebenen Person zuzuweisen, klicken Sie auf Benutzerdefiniert, und geben Sie dann den Namen der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten (oder wählen Sie den Namen aus).

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Nachricht senden, wenn Workflowteilnehmer eine E-Mail-Benachrichtigung zu ihren Workflowaufgaben erhalten sollen.

    Hinweis : Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Workflowteilnehmer E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen zu ihren Workflowaufgaben erhalten, nachdem Workflows gestartet wurden, müssen Sie beim Administrator der Websitesammlung nachfragen, ob die E-Mail-Funktion für die Website aktiviert ist.

    Details zur E-Mail-Nachricht

An

Geben Sie den Namen der Person ein, an die eine E-Mail-Benachrichtigung zu der Workflowaufgabe gesendet werden soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 'Aufgabe zugewiesen an' einschließen, wenn die E-Mail-Benachrichtigung an den Besitzer der Aufgabe gesendet werden soll.

Betreff

Geben Sie die für die E-Mail-Benachrichtigung zu verwendende Betreffzeile ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgabentitel verwenden, wenn Sie der Betreffzeile der E-Mail-Nachricht den Aufgabentitel hinzufügen möchten.

Textkörper

Geben Sie die Informationen ein, die im Textkörper der E-Mail-Benachrichtigung angezeigt werde sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Hyperlink zu Listenelement einfügen, wenn ein Hyperlink zu dem Listenelement in der Nachricht eingefügt werden soll.

  1. Klicken Sie auf OK.

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Manuelles Starten eines Workflows mit drei Status für ein Element

Ein Workflow mit drei Status muss zuerst einer Liste hinzugefügt werden, damit er für die Elemente in der Liste zur Verfügung steht. Weitere Informationen finden Sie im vorherigen Abschnitt.

Ein Workflow mit drei Status kann so konfiguriert werden, dass er automatisch startet, wenn einer Liste neue Elemente hinzugefügt werden. Er kann aber auch so konfiguriert werden, dass er von Benutzern mit speziellen Berechtigungen manuell gestartet wird. Für manche Workflows sind beide Möglichkeiten zulässig.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Workflow mit drei Status manuell zu starten. Sie müssen über die Berechtigung Elemente bearbeiten für die Liste verfügen. Für bestimmte Workflows benötigen Sie ggf. auch die Berechtigung Listen verwalten.

Hinweis :  Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Workflowteilnehmer E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen zu ihren Workflowaufgaben erhalten, nachdem ein Workflow gestartet wurde, müssen Sie beim Administrator nachfragen, ob die E-Mail-Funktion für die Website aktiviert ist.

  1. Öffnen Sie die Liste, in der das Element enthalten ist, für das Sie einen Workflow mit drei Status starten möchten.

  2. Zeigen Sie auf das entsprechende Element, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Workflows.

    Hinweis :  Der Befehl Workflows ist nur verfügbar, wenn sich das Element in einer Liste oder Bibliothek befindet, der mindestens ein Workflow zugeordnet wurde.

  3. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Alle Websiteinhalte einblenden.

  4. Klicken Sie unter Neuen Workflow starten auf den Namen des Workflows mit drei Status, der gestartet werden soll.

    Der Workflow wird sofort gestartet.

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Abschließen einer Workflowaufgabe in einem Workflow mit drei Status

Um eine Workflowaufgabe in einem Workflow mit drei Status abschließen zu können, müssen Sie mindestens über die Berechtigung Elemente bearbeiten für die Aufgabenlisten verfügen, in denen die Workflowaufgaben eingetragen sind.

  1. Öffnen Sie die Aufgabenliste für die Website, und wählen Sie dann im Menü Ansicht die Option Meine Aufgaben aus, um nach der Workflowaufgabe zu suchen.

    Hinweis :  Wenn der Workflow nicht die Standardliste Aufgaben verwendet, wird die Workflowaufgabe möglicherweise nicht in der Liste Aufgaben angezeigt. Wechseln Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der das Workflowelement gespeichert ist, um die Workflowaufgabe zu finden. Zeigen Sie auf den Namen des Elements, das abgeschlossen werden soll, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Workflows. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus unter Workflows ausführen auf den Namen des Workflows, an dem Sie teilnehmen. Suchen Sie unter Aufgaben nach der Workflowaufgabe.

  2. Öffnen Sie die Liste, in der das Element enthalten ist, das Sie als abgeschlossen kennzeichnen möchten.

  3. Zeigen Sie auf den Namen der Aufgabe, die Sie abschließen möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Eintrag bearbeiten.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Aufgaben die Informationen ein, oder wählen Sie diese aus, die erforderlich sind, um die Aufgabe abzuschließen, und klicken Sie dann auf Speichern.

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