Verwenden eines Workflows für die Übersetzungsverwaltung

Hinweis:  Wir möchten Ihnen die aktuellsten Hilfeinhalte so schnell wie möglich in Ihrer eigenen Sprache bereitstellen. Diese Seite wurde automatisiert übersetzt und kann Grammatikfehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Unser Ziel ist es, Ihnen hilfreiche Inhalte bereitzustellen. Teilen Sie uns bitte über den Link am unteren Rand dieser Seite mit, ob die Informationen für Sie hilfreich sind. Hier finden Sie den englischen Artikel als Referenz.

Mit dem Workflow für die Übersetzungsverwaltung werden Kopien eines Quelldokuments in einer Übersetzungsverwaltungsbibliothek erstellt und zur Übersetzung an die zuständigen Übersetzer weitergeleitet. Der Workflow für die Übersetzungsverwaltung ist nur für Übersetzungsverwaltungsbibliotheken verfügbar.

Inhalt dieses Artikels

Wie funktioniert die ein Workflows für die Übersetzungsmanagement?

Hinzufügen eines Workflows für die Übersetzungsmanagement zu einer Übersetzungsmanagement-Bibliothek

Anpassen einer Übersetzerliste zur Verwendung mit einem Workflow für die Übersetzungsmanagement

Starten eines Workflows mit Management Übersetzung

Durchführen einer Workflowaufgabe für die Übersetzungsmanagement

Wie funktioniert ein Workflow für die Übersetzungsverwaltung?

Der Workflow für die Übersetzungsmanagement soll Organisationen, die das manuelle Übersetzen von Dokumenten zu verwalten, indem Sie verwalten und Nachverfolgen der Zuordnung von Übersetzungsaufgaben für die helfen. Dieser Workflow ist nur für Bibliotheken Übersetzungsmanagement verfügbar. Weitere Informationen zu Bibliotheken Übersetzungsmanagement finden Sie unter Erstellen einer Übersetzung Management-Bibliothek.

Der Workflow für die Übersetzungsverwaltung erfordert eine Übersetzerliste, in der die Personen aufgelistet werden, die für das Übersetzen von Dokumenten in eine bestimmte Sprache zuständig sind. Der Workflow kann so konfiguriert werden, dass er für ein Quelldokument manuell oder automatisch startet.

Wenn der Workflow für die Übersetzungsverwaltung für ein Quelldokument gestartet wird, erstellt er für jeden Übersetzer, der in der Übersetzerliste für die Sprache des Quelldokuments angegeben ist, eine Kopie des Quelldokuments. Außerdem wird durch den Workflow die entsprechende Spracheigenschaft für die einzelnen Platzhalterdokumente festgelegt, und es wird eine Beziehung zwischen Platzhalter und Quelldokument erstellt. Anschließend weist der Workflow jedem Übersetzer eine Übersetzungsaufgabe zu. Die Workflowteilnehmer werden per E-Mail-Benachrichtigungen über ihre Workflowaufgaben informiert.

Wenn ein Übersetzer eine Übersetzungsaufgabe abgeschlossen hat, markiert er sie als abgeschlossen. Sind alle Übersetzungsaufgaben in einem Workflow erledigt, wird der Workflow als abgeschlossen markiert.

Der Workflow kann so konfiguriert werden, dass er automatisch endet und alle noch nicht abgeschlossenen Übersetzungsaufgaben abbricht, wenn das Quelldokument geändert wird, während sich der Workflow in Bearbeitung befindet.

Seitenanfang

Hinzufügen eines Workflows für die Übersetzungsverwaltung zu einer Übersetzungsverwaltungsbibliothek

Sie können einen Workflow für die Übersetzungsverwaltung zu einer Übersetzungsverwaltungsbibliothek hinzufügen, wenn Sie diese erstellen. Sie können ihn aber auch jederzeit zu einer bereits vorhandenen Übersetzungsverwaltungsbibliothek hinzufügen.

Erstellen einer neuen Übersetzungsverwaltungsbibliothek mit einem Workflow für die Übersetzungsverwaltung

Sie können eine Übersetzungsverwaltungsbibliothek erstellen und dieser gleichzeitig einen Workflow für die Übersetzungsverwaltung hinzufügen. Zum Erstellen einer Übersetzungsverwaltungsbibliothek für eine Website müssen Sie über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen.

Erstellen einer Übersetzungsverwaltungsbibliothek

  1. Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf Alle Websiteinhalte einblenden und anschließend auf Erstellen.

  2. Klicken Sie unter Bibliotheken auf Übersetzungsverwaltungsbibliothek.

    1. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Bibliothek ein. Dieses Feld ist erforderlich.

      Der Name wird oben auf der Bibliotheksseite angezeigt, er ist Teil der Adresse der Bibliotheksseite, und wird in Navigationselementen angezeigt, mit denen Benutzer die Bibliothek suchen und öffnen können.

    1. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung des Verwendungszwecks der Dokumentbibliothek ein. Die Beschreibung ist optional.

      Die Beschreibung wird im oberen Teil der Bibliotheksseite unterhalb des Namens der Bibliothek angezeigt. Wenn Sie wünschen, dass die Bibliothek Inhalte aus E-Mails empfangen kann, können Sie die E-Mail-Adresse der Bibliothek in die Beschreibung einfügen, damit sie von den Benutzern leicht gefunden werden kann.

  3. Überprüfen Sie, ob im Navigationsbereich die Option Ja aktiviert ist, wenn Sie auf der Schnellstartleiste einen Link zu dieser Bibliothek hinzufügen möchten.

  4. Wenn Sie bei jedem Einchecken einer Datei in die Bibliothek eine Version erstellen möchten, klicken Sie im Dokumentversionsverlauf auf Ja.

    Sie können später festlegen, ob Sie sowohl die Haupt- als auch die Nebenversionen speichern möchten und wie viele Versionen Sie jeweils nachverfolgen möchten.

  5. Klicken Sie im Abschnitt Dokumentvorlage in der Liste auf den Standarddateityp, den Sie als Vorlage für Dateien verwenden möchten, die in der Bibliothek erstellt werden.

  6. Klicken Sie im Abschnitt Workflow für die Übersetzungsverwaltung auf Ja, um einen Workflow für die Übersetzungsverwaltung zur Bibliothek hinzuzufügen.

  7. Klicken Sie auf Weiter, um den Workflow für die Übersetzungsverwaltung zu konfigurieren.

Konfigurieren des Workflows für die Übersetzungsverwaltung

  1. Geben Sie auf der Seite Workflow hinzufügen im Abschnitt Name einen eindeutigen Namen für diesen Workflow ein, wenn Sie den Standardwert Übersetzungsverwaltung ändern möchten.

  2. Geben Sie im Abschnitt Aufgabenliste eine Aufgabenliste an, die mit diesem Workflow verwendet werden soll.

    • Sie können die standardmäßige Aufgabenliste verwenden oder eine neue Liste erstellen. Wenn Sie die Standardliste verwenden, können Workflowteilnehmer ihre Aufgaben ganz einfach mithilfe der Ansicht Meine Aufgaben finden.

    • Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn die Aufgaben für diesen Workflow vertrauliche Daten beinhalten oder anzeigen, die getrennt von der allgemeinen Aufgabenliste gespeichert werden sollen.

    • Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn die Organisation mehrere Workflows hat bzw. wenn Workflows mehrere Aufgaben umfassen. In diesem Fall können Sie für jeden Workflow Aufgabenlisten erstellen.

  3. Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. In der Verlaufsliste werden alle Ereignisse angezeigt, die in den einzelnen Instanzen des Workflows auftreten.

    Sie können die Standardliste Verlauf auswählen oder eine neue Liste erstellen. Wenn die Organisation über mehrere Workflows verfügt, können Sie für jeden Workflow eine eigene Verlaufsliste erstellen.

  4. Geben Sie im Abschnitt Startoptionen an, wie, wann oder von wem ein Workflow gestartet werden kann.

    • Bestimmte Optionen sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn sie von der ausgewählten Workflowvorlage nicht unterstützt werden.

    • Die Option Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen ist nur dann verfügbar, wenn die Unterstützung von Haupt- und Nebenversionen für die Bibliothek aktiviert wurde und wenn die ausgewählte Workflowvorlage für die Inhaltsgenehmigung verwendet werden kann.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Führen Sie im Abschnitt Liste der Sprachen und Übersetzer eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie angeben möchten, dass der Workflow zum Zuweisen von Übersetzungsaufgaben eine vorhandene Liste von Übersetzern verwendet, klicken Sie auf Eine vorhandene Liste von Sprachen und Übersetzern von der Website verwenden, und wählen Sie dann die gewünschte Liste aus.

      Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn für Ihre Website bereits eine Übersetzerliste vorhanden ist.

    • Wenn Sie eine neue Liste von Sprachen und Übersetzern erstellen möchten, die für Instanzen des Workflows verwendet werden soll, klicken Sie auf Eine neue Liste von Sprachen und Übersetzern für diesen Workflow erstellen, geben Sie im Feld Listenname einen eindeutigen Namen für die Liste ein, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Öffnen Sie die neue Übersetzerliste in einem separaten Fenster, um mit dem Hinzufügen von Namen zur Liste mit neuen Übersetzern zu beginnen, sobald das Anpassen des Workflows abgeschlossen ist.

  7. Geben Sie im Abschnitt Fälligkeitsdatum den Bereich von Tagen an, in dem Workflowaufgaben für automatisch gestartete Workflows abgeschlossen sein sollen.

    Die Option zum Festlegen eines Fälligkeitsdatums ist nur verfügbar, wenn Sie eingerichtet haben, dass der Workflow automatisch gestartet werden soll, sobald Dokumente in der Bibliothek erstellt oder geändert werden.

  8. Aktivieren Sie im Abschnitt Workflow abschließen das Kontrollkästchen Wenn das Quelldokument geändert wird, um einzurichten, dass der Workflow abgeschlossen werden soll, sobald alle Aufgaben fertig gestellt wurden bzw. sobald ein Benutzer das Quelldokument für die Übersetzung ändert.

    Ist dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert, wird der Workflow abgeschlossen, sobald alle Übersetzungsaufgaben fertig gestellt sind.

  9. Klicken Sie auf OK.

  10. Wenn Sie wählen, dass eine neue Liste von Übersetzern für diesen Workflow erstellt und diese Liste in einem neuen Fenster geöffnet wird, öffnet sich ein neues Fenster, und Sie können mit dem Hinzufügen von Namen zur Liste beginnen.

Seitenanfang

Hinzufügen eines Workflows für die Übersetzungsverwaltung zu einer vorhandenen Übersetzungsverwaltungsbibliothek

Sie können einen Workflow für die Übersetzungsverwaltung jederzeit zu einer vorhandenen Übersetzungsverwaltungsbibliothek hinzufügen. Sie können auch mehrere Workflows für die Übersetzungsverwaltung zu einer Bibliothek hinzufügen, wenn Sie für unterschiedliche Quelldokumente in einer Bibliothek verschiedene Übersetzerlisten verwalten möchten bzw. unterschiedliche Übersetzungsregeln für verschiedene Quelldokumente.

  1. Öffnen Sie die Übersetzungsverwaltungsbibliothek, zu der Sie einen neuen Workflow für die Übersetzungsverwaltung hinzufügen möchten.

    1. Klicken Sie im Menü Einstellungen  Settings menu auf die Einstellungen für den Bibliothekstyp, den Sie öffnen möchten.

      Klicken Sie z. B. in einer Dokumentbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Workfloweinstellungen.

    Wurden dieser Liste, dieser Bibliothek oder diesem Inhaltstyp bereits Workflows hinzugefügt, gelangen Sie mit diesem Schritt direkt zur Seite Workfloweinstellungen ändern, wo Sie auf Workflow hinzufügen klicken müssen, um zur Seite Workflow hinzufügen zu gelangen. Wurden dieser Liste, dieser Bibliothek oder diesem Inhaltstyp noch keine Workflows hinzugefügt, gelangen Sie mit diesem Schritt direkt zur Seite Workflow hinzufügen.

  3. Geben Sie im Abschnitt Name einen eindeutigen Namen für diesen Workflow ein, wenn Sie den Standardwert Übersetzungsverwaltung ändern möchten.

  4. Geben Sie im Abschnitt Aufgabenliste eine Aufgabenliste an, die mit diesem Workflow verwendet werden soll.

    • Sie können die standardmäßige Aufgabenliste verwenden oder eine neue Liste erstellen. Wenn Sie die Standardliste verwenden, können Workflowteilnehmer ihre Aufgaben ganz einfach mithilfe der Ansicht Meine Aufgaben finden.

    • Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn die Aufgaben für diesen Workflow vertrauliche Daten beinhalten oder anzeigen, die getrennt von der allgemeinen Aufgabenliste gespeichert werden sollen.

    • Erstellen Sie eine neue Aufgabenliste, wenn die Organisation mehrere Workflows hat bzw. wenn Workflows mehrere Aufgaben umfassen. In diesem Fall können Sie für jeden Workflow Aufgabenlisten erstellen.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. In der Verlaufsliste werden alle Ereignisse angezeigt, die in den einzelnen Instanzen des Workflows auftreten.

    Sie können die Standardliste Verlauf auswählen oder eine neue Liste erstellen. Wenn die Organisation über mehrere Workflows verfügt, können Sie für jeden Workflow eine eigene Verlaufsliste erstellen.

  6. Geben Sie im Abschnitt Startoptionen an, wie, wann oder von wem ein Workflow gestartet werden kann.

    • Bestimmte Optionen sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn sie von der ausgewählten Workflowvorlage nicht unterstützt werden.

    • Die Option Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen ist nur dann verfügbar, wenn die Unterstützung von Haupt- und Nebenversionen für die Bibliothek aktiviert wurde und wenn die ausgewählte Workflowvorlage für die Inhaltsgenehmigung verwendet werden kann.

  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Führen Sie im Abschnitt Liste der Sprachen und Übersetzer eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie angeben möchten, dass der Workflow zum Zuweisen von Übersetzungsaufgaben eine vorhandene Liste von Übersetzern verwendet, klicken Sie auf Eine vorhandene Liste von Sprachen und Übersetzern von der Website verwenden, und wählen Sie dann die gewünschte Liste aus.

    • Wenn Sie eine neue Liste von Sprachen und Übersetzern erstellen möchten, die für Instanzen des Workflows verwendet werden soll, klicken Sie auf Eine neue Liste von Sprachen und Übersetzern für diesen Workflow erstellen, geben Sie im Feld Listenname einen eindeutigen Namen für die Liste ein, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Öffnen Sie die neue Übersetzerliste in einem separaten Fenster, um mit dem Hinzufügen von Namen zur Liste mit neuen Übersetzern zu beginnen, sobald das Anpassen des Workflows abgeschlossen ist.

  9. Geben Sie im Abschnitt Fälligkeitsdatum den Bereich von Tagen an, in dem Workflowaufgaben für automatisch gestartete Workflows abgeschlossen sein sollen.

    Die Option zum Festlegen eines Fälligkeitsdatums ist nur verfügbar, wenn Sie eingerichtet haben, dass der Workflow automatisch gestartet werden soll, sobald Dokumente in der Bibliothek erstellt oder geändert werden.

  10. Aktivieren Sie im Abschnitt Workflow abschließen das Kontrollkästchen Wenn das Quelldokument geändert wird, um einzurichten, dass der Workflow abgeschlossen werden soll, sobald alle Aufgaben fertig gestellt wurden bzw. sobald ein Benutzer das Quelldokument für die Übersetzung ändert.

    Ist dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert, wird der Workflow abgeschlossen, sobald alle Übersetzungsaufgaben fertig gestellt sind.

  11. Klicken Sie auf OK.

  12. Wenn Sie wählen, dass eine neue Liste von Übersetzern für diesen Workflow erstellt und diese Liste in einem neuen Fenster geöffnet wird, öffnet sich ein neues Fenster, und Sie können mit dem Hinzufügen von Namen zur Liste beginnen.

Seitenanfang

Anpassen einer Übersetzerliste zur Verwendung mit einem Workflow für die Übersetzungsverwaltung

Wenn Sie einen Übersetzungsworkflow starten, wird für jede Zielsprache, die in der Übersetzerliste für den Workflow angegeben ist, eine Kopie des Quelldokuments erstellt. Anschließend weist der Workflow den Übersetzern, die in der Übersetzerliste für diese Sprachen aufgeführt werden, die Übersetzungsaufgaben zu. Sind für eine bestimmte Übersetzungsart (z. B. Übersetzung vom Englischen ins Spanische) mehrere Übersetzer angegeben, erhält jeder Übersetzer eine Übersetzungsaufgabe.

  1. Öffnen Sie die Übersetzerliste für den Workflow, wenn sie noch nicht geöffnet ist.

    Wenn der Name Ihrer Liste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste.

  2. Klicken Sie auf neu im Menü Menü 'Neu' klicken Sie auf Neues Element.

  3. Wählen Sie im Abschnitt Übersetzen von in der Liste die Originalsprache des Quelldokuments, aus der dieser Übersetzer Dokumente übersetzen soll, oder klicken Sie auf Geben Sie Ihren eigenen Wert an, und geben Sie die Sprache in das Feld ein.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Übersetzen in die Sprache in der Liste aus, in die dieser Übersetzer Dokumente übersetzen soll, oder klicken Sie auf Geben Sie Ihren eigenen Wert an, und geben Sie die Sprache in das Feld ein.

  5. Geben Sie im Abschnitt Übersetzer den Namen des Übersetzers ein, der diese Art von Übersetzung durchführen soll, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um einen Namen aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen.

  6. Klicken Sie auf OK.

  7. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6, um weitere Übersetzer zur Liste hinzuzufügen.

Seitenanfang

Starten eines Workflows für die Übersetzungsverwaltung

Wenn ein Übersetzungsworkflow für einen manuellen Start konfiguriert wurde, können Sie ihn manuell für Dokumente in einem Workflow für die Übersetzungsverwaltung starten. Zum Starten eines Workflows ist mindestens die Berechtigung zum Bearbeiten von Elementen erforderlich. Bei einigen Workflows kann sogar die Berechtigung zum Verwalten von Listen erforderlich sein, um einen Workflow für ein Dokument zu starten.

Hinweis: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Workflowteilnehmer nach dem Starten eines Workflows E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen über ihre Workflowaufgaben erhalten, lassen Sie vom Serveradministrator überprüfen, ob für Ihre Website E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert wurden.

  1. Öffnen Sie die Übersetzungsverwaltungsbibliothek, die das Dokument enthält, für das Sie einen Workflow starten möchten.

  2. Zeigen Sie auf das Dokument, für das Sie einen Workflow starten möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Workflows.

  3. Klicken Sie unter Neuen Workflow starten auf den Namen des Workflows, den Sie starten möchten.

  4. Geben Sie unter Übersetzung anfordern im Feld Fälligkeitsdatum das Datum ein, bis zu dem Übersetzungen abgeschlossen sein sollen, oder wählen Sie es aus.

  5. Geben Sie die Nachricht ein, die in der Übersetzungsanforderung enthalten sein soll.

  6. Klicken Sie auf Senden.

    Der Workflow wird sofort gestartet. Er erstellt für jede Zielsprache, die in der Übersetzerliste für den Workflow angegeben ist, eine Kopie des Quelldokuments. Außerdem erstellt er für jeden in der Übersetzerliste enthaltenen Übersetzer Übersetzungsaufgaben. Damit wird die Übersetzung des Quelldokuments in die angegebene Sprache angefordert. Sind für eine bestimmte Übersetzungsart (z. B. Übersetzung vom Englischen ins Spanische) mehrere Übersetzer angegeben, erhält jeder Übersetzer eine Übersetzungsaufgabe. Wurden E-Mail-Benachrichtigungen für die Website aktiviert, werden die Workflowteilnehmer auch per E-Mail über ihre Übersetzungsaufgaben benachrichtigt.

Seitenanfang

Abschließen einer Workflowaufgabe für die Übersetzungsverwaltung

Zum endgültigen Abschließen eines Workflows für die Übersetzungsverwaltung sind zwei Schritte erforderlich:

  • Speichern Sie die übersetzte Kopie des Quelldokuments in der Übersetzungsverwaltungsbibliothek.

  • Bearbeiten Sie die Workflowaufgabe, um deren Status auf Abgeschlossen festzulegen.

Da die Übersetzung eines Dokuments eine Weile dauern kann, ist es möglicherweise sinnvoll, das Formular für den Workflow dahingehend zu bearbeiten, dass vor dem Abschließen der Übersetzungsaufgabe ihr Fortschritt angezeigt wird.

  1. Öffnen Sie die Liste Aufgaben für die Website, und wählen Sie dann im Menü Ansicht die Option Meine Aufgaben, um die Workflowaufgabe zu finden.

    Wenn der Workflow nicht die Standardliste Aufgaben verwendet, wird Ihre Workflowaufgabe möglicherweise nicht in der Liste Aufgaben angezeigt. Wechseln Sie zur Liste oder Bibliothek, in der das Workflowelement gespeichert ist, um die Workflowaufgabe zu finden. Zeigen Sie auf das gewünschte Element, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Workflows. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus unter Workflows ausführen auf den Namen des Workflows, an dem Sie teilnehmen. Suchen Sie unter Aufgaben nach Ihrer Workflowaufgabe.

  2. Zeigen Sie auf den Namen der Aufgabe, die Sie abschließen möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Eintrag bearbeiten.

  3. Klicken Sie auf den Link zum Dokument, das übersetzt werden soll, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  4. Es ist ratsam, das Dokument auszuchecken, während Sie es übersetzen. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf Serveraufgaben, und klicken Sie dann auf Auschecken.

  5. Übersetzen Sie das Dokument.

  6. Klicken Sie nach dem Übersetzen des Dokuments auf die Microsoft Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Speichern.

  7. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf Serveraufgaben, und klicken Sie dann auf Einchecken.

  8. Wählen Sie im Formular für den Workflow neben Übersetzungsstatus ändern in den gewünschten Statuswert aus, beispielsweise In Bearbeitung oder Abgeschlossen.

  9. Klicken Sie auf OK.

Seitenanfang

Ihre Office-Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×