Verwenden eines Genehmigungsworkflows

Inhalt dieses Artikels

• Wie funktioniert der Genehmigungsworkflow?

• Hinzufügen oder Ändern eines Genehmigungsworkflows für eine Liste, Bibliothek oder Inhaltstyp

• Starten eines Genehmigungsworkflows für ein Dokument oder Element

• Durchführen einer Genehmigungsworkflowaufgabe

Wie funktioniert der Genehmigungsworkflow?

Der Genehmigungsworkflow unterstützt Geschäftsprozesse, die das Senden eines Dokuments oder Elements an Kollegen oder Vorgesetzte zur Genehmigung beinhalten. Durch den Genehmigungsworkflow kann die Effizienz von Geschäftsprozessen zur Genehmigung gesteigert werden, da alle damit verbundenen Benutzeraufgaben verwaltet und verfolgt werden und nach dem Abschluss des Prozesses ein Datensatz darüber bereitgestellt wird.

Sind Workflows verfügbar, können Sie einen Genehmigungsworkflow direkt aus einem Dokument oder Element in einer Liste oder Bibliothek starten. Wenn Sie einen Workflow starten möchten, wählen Sie den gewünschten Workflow aus, und füllen Sie dann ein Formular zur Workflowinitiierung aus, in dem die Teilnehmer des Workflows (genehmigende Personen), ein Fälligkeitsdatum und relevante Aufgabenanweisungen angegeben werden. Nachdem ein Workflow gestartet wurde, weist der Server allen Teilnehmern Aufgaben zu. Sind für den Server E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert, werden vom Server die entsprechenden Benachrichtigungen per E-Mail an die Teilnehmer gesendet. Diese können auf einen Link in der E-Mail klicken, um das zu genehmigende Dokument oder Element zu öffnen. Die Teilnehmer können ihre Genehmigungsaufgaben genehmigen, ablehnen oder erneut zuweisen. Außerdem können sie die Genehmigung einer Änderung am Dokument oder Element anfordern. Teilnehmer können wählen, ob sie ihre Workflowaufgaben über die TE000130230-Website oder direkt in bestimmten Programmen abschließen, die Teil von TE000130111 sind. Während sich der Workflow in Bearbeitung befindet, können der Besitzer und die Teilnehmer des Workflows die Seite Workflowstatus anzeigen, um zu prüfen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben. Nach Abschluss der Workflowaufgaben wird der Workflow beendet, und der Besitzer des Workflows wird automatisch darüber informiert.

Standardmäßig ist der Genehmigungsworkflow mit dem Dokumentinhaltstyp verknüpft und daher automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar. Der standardmäßige Genehmigungsworkflow für Dokumentbibliotheken ist ein serieller Workflow, in dem Aufgaben nacheinander den Teilnehmern zugewiesen werden. Eine Version des Genehmigungsworkflows ist außerdem standardmäßig mit den Bibliotheken für Seiten auf einer Veröffentlichungssite verbunden und kann zur Verwaltung des Genehmigungsprozesses für die Veröffentlichung von Webseiten verwendet werden. Sie können die vorab verknüpften Versionen des Genehmigungsworkflows an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen. Sie können einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp auch eine ganz neue Version des Genehmigungsworkflows hinzufügen.

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Hinzufügen oder Ändern eines Genehmigungsworkflows für eine Liste, eine Bibliothek oder einen Inhaltstyp

Bevor ein Workflow verwendet werden kann, muss er einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt werden, damit er für Dokumente oder Elemente an einem bestimmten Speicherort verfügbar ist. Sie müssen über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügen, um einen Workflow einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen zu können. Meistens sind für diese Aufgabe Websiteadministratoren oder Benutzer zuständig, die bestimmte Listen oder Bibliotheken verwalten.

Die Verfügbarkeit eines Workflows auf einer Website hängt davon ab, an welcher Stelle er hinzugefügt wurde:

• Fügen Sie einen Workflow einer Liste oder Bibliothek direkt hinzu, steht er nur für Elemente der Liste oder Bibliothek zur Verfügung.

• Wenn Sie einen Workflow einem Listeninhaltstyp (einer Instanz eines Websiteinhaltstyps, die einer bestimmten Liste oder Bibliothek hinzugefügt wurde) hinzufügen, ist er nur für die Elemente des Inhaltstyps in der bestimmten Liste oder Bibliothek verfügbar, mit denen der Inhaltstyp verbunden ist.

• Wenn Sie einen Workflow einem Websiteinhaltstyp hinzufügen, ist dieser Workflow für alle Elemente dieses Inhaltstyps in jeder Liste und Bibliothek verfügbar, der eine Instanz dieses Websiteinhaltstyps hinzugefügt wurde. Wenn ein Workflow über die Listen oder Bibliotheken in einer Websitesammlung für Elemente eines bestimmten Inhaltstyps weithin verfügbar sein soll, können Sie dies am effektivsten erreichen, indem Sie den Workflow direkt einem Websiteinhaltstyp hinzufügen.

Wenn Sie einen Genehmigungsworkflow einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen oder einen bereits mit einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp verknüpften Genehmigungsworkflow ändern möchten, führen Sie dieselben Schritte aus.

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, zum Öffnen der Workflowstatusseite hinzufügen oder Ändern einer Workflowstatusseite für die Liste, Bibliothek oder Inhaltstyp für die Sie einen Workflow hinzufügen oder ändern möchten:

   • Liste oder Bibliothek:

     1. Öffnen Sie die Liste oder die Bibliothek, für die Sie einen Workflow hinzufügen oder ändern möchten.

     2. Klicken Sie auf die Einstellungen im Menü klicken Sie auf Listeneinstellungen oder der Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen möchten, klicken Sie auf.

        Klicken Sie z. B. in einer Dokumentbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

     3. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Workfloweinstellungen.

   • Für einen Listeninhaltstyp:

     1. Öffnen Sie die Liste oder die Bibliothek, die die Instanz des Listeninhaltstyps enthält, für den Sie einen Workflow hinzufügen oder ändern möchten.

     2. Klicken Sie auf die Einstellungen im Menü klicken Sie auf Listeneinstellungen oder der Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen möchten, klicken Sie auf.

        Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

     3. Klicken Sie unter Inhaltstypen auf den Namen des Inhaltstyps.

        Hinweis: Wenn die Liste oder Bibliothek nicht eingerichtet ist, die mehrere Inhaltstypen zulässig sind im Abschnitt Inhaltstypen auf der Seite Anpassen für die Liste oder Bibliothek nicht angezeigt.

     4. Klicken Sie unter Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

   • Websiteinhaltstyp:

     1. Klicken Sie auf der Homepage der Websitesammlung auf Websiteaktionen Menü zeigen Sie auf Websiteeinstellungen, und klicken Sie dann auf Alle Websiteeinstellungen ändern.

     2. Klicken Sie unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.

     3. Klicken Sie auf den Namen des Websiteinhaltstyps, für den Sie einen Workflow hinzufügen oder ändern möchten, und klicken Sie dann auf Workfloweinstellungen.

        Hinweis: Wenn Workflows bereits in der Liste, Bibliothek oder dem Inhaltstyp hinzugefügt haben, diesen Schritt gelangen Sie direkt auf der Seite Workflow ändern, und Sie müssen auf Workflow hinzufügen, um zum Hinzufügen eine Workflowstatusseite zu wechseln. Wenn keine Workflows Liste, Bibliothek oder dem Inhaltstyp hinzugefügt wurden, gelangen Sie direkt zum Hinzufügen eine Workflowstatusseite.

1. Klicken Sie auf der Seite Workfloweinstellungen ändern auf Workflow hinzufügen, oder klicken Sie auf den Namen des Workflows, für den Sie die Einstellungen ändern möchten.

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Klicken Sie auf der Vorlage für Genehmigungsworkflows, wenn Sie einen Workflow, klicken Sie auf der Workflowstatusseite im Abschnitt Workflow hinzufügen hinzufügen möchten.

   • Ändern Sie die Einstellungen, die Sie je nach den folgenden Schritten ändern möchten, wenn Sie die Einstellungen für einen Workflow, ändern Sie auf der Workflowstatusseite ändern möchten.

3. Geben Sie im Abschnitt Name einen eindeutigen Namen für den Workflow ein.

   1. Geben Sie im Abschnitt Aufgabenliste eine Aufgabenliste an, die für diesen Workflow verwendet werden soll.

      Hinweise: 

      • Sie können die Standardliste Aufgaben verwenden oder eine neue Liste erstellen. Bei Verwendung der Standardliste Aufgaben können die am Workflow beteiligten Personen leicht ihre Workflowaufgaben finden und anzeigen. Sie verwenden hierzu die Ansicht Meine Aufgaben der Aufgaben-Liste.

      • Wenn im Zusammenhang mit den Aufgaben dieses Workflows geschützte oder vertrauliche Informationen offen gelegt werden, die Sie von der allgemeinen Aufgaben-Liste getrennt halten möchten, erstellen Sie eine neue Aufgabenliste.

      • Wenn Ihr Unternehmen mehrere Workflows einsetzt oder wenn die Workflows zahlreiche Schritte umfassen, erstellen Sie eine neue Aufgabenliste. In diesem Fall haben Sie auch die Möglichkeit, Aufgabenlisten für jeden Workflow anzulegen

4. Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste für diesen Workflow aus. Die Verlaufsliste zeigt alle Ereignisse an, die in jeder Instanz des Workflows auftreten.

   Hinweis: Sie können die Standardliste Verlauf verwenden oder eine neu erstellen. Wenn Ihre Organisation über zahlreiche Workflows verfügt, können Sie eine separate Verlaufsliste für jeden Workflow erstellen.

5. Geben Sie im Abschnitt Startoptionen an, wie, wann oder von wem ein Workflow gestartet werden kann.

   Wenn Sie diese Genehmigungsworkflow zu verwenden, um die Genehmigung von Inhalten für eine Bibliothek verwalten möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen diesen Workflow, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen starten. Weitere Informationen zur Verwendung eines Workflows zum Verwalten der Genehmigung von Inhalten finden Sie unter Verwenden eines Workflows zum Verwalten von Genehmigung von Inhalten für eine Bibliothek.

   Hinweise: 

   • Bestimmte Optionen sind u. U. nicht verfügbar, wenn sie von der ausgewählten Workflowvorlage nicht unterstützt werden.

   • Die Option Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen ist nur dann verfügbar, wenn die Unterstützung für die Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen für die Bibliothek aktiviert ist und wenn die ausgewählte Workflowvorlage für die Genehmigung des Inhalts verwendet werden kann.

6. Wenn Sie einem Websiteinhaltstyp diesen Workflow hinzufügen, geben Sie im Abschnitt Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren an, ob er allen Inhaltstypen hinzugefügt werden soll, die von diesem Inhaltstyp erben.

   Hinweis: Der Abschnitt Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren wird auf der Seite Workflow hinzufügen nur für Websiteinhaltstypen angezeigt.

7. Klicken Sie auf Weiter.

8. Geben Sie die Optionen, die für wie Aufgaben weitergeleitet werden sollen, die Standardwerte für Workflow starten, wie ein Workflow abgeschlossen wird und welche Aktionen geschehen, wenn der Workflow erfolgreich abgeschlossen wurde, klicken Sie auf der Seite Workflow anpassen.

   Wählen Sie in einem der folgenden Abschnitte die gewünschten Optionen aus. Es müssen nicht in jedem Abschnitt Optionen angegeben werden:

   Workflowaufgaben

   Zweck	Aktion
   Zuweisen von Aufgaben zu allen Teilnehmern gleichzeitig (paralleler Workflow)	Wählen Sie die Schaltfläche Alle Teilnehmer gleichzeitig (parallel) aus.
   Zuweisen von Aufgaben zu jeweils einem Teilnehmer (serieller Workflow) Wenn Sie den Workflow in einen seriellen Workflow umwandeln, muss ein Teilnehmer eine Aufgabe abschließen, bevor der nächste Teilnehmer eine Aufgabe erhält.	Wählen Sie die Schaltfläche Jeweils ein Teilnehmer (seriell) aus.
   Berechtigen der Workflowteilnehmer, ihre Aufgaben anderen Benutzern zuzuweisen	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgabe einer anderen Person zuweisen.
   Berechtigen der Workflowteilnehmer, vor dem Abschließen einer Aufgabe Änderungen am zu genehmigenden Dokument oder Element anzufordern	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderung vor dem Abschließen der Aufgabe anfordern.

   Standardwerte für Workflow starten

   Zweck	Aktion
   Angeben einer Standardliste mit Teilnehmern für alle Instanzen dieses Workflows	Geben Sie die Namen der Benutzer ein, die am Workflow teilnehmen sollen, oder klicken Sie auf Genehmigende Personen, um Personen und Gruppen aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen. Hinweis: Wenn Sie diesen Workflow als seriellen Workflow eingerichtet haben, fügen Sie die Namen der Teilnehmer in der Reihenfolge hinzu, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.
   Zuweisen einer einzelnen Aufgabe zu Gruppen	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Weisen Sie jeder eingegebenen Gruppe eine einzelne Aufgabe zu. (Erweitern Sie keine Gruppen.). Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie Gruppen als Workflowteilnehmer angeben und Sie nicht jedem Gruppenmitglied einzelne Aufgaben zuweisen möchten, sondern nur eine Aufgabe zur gesamten Gruppe.
   Berechtigen der Benutzer, die den Workflow starten, zum Ändern oder Hinzufügen von Teilnehmern	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Teilnehmerliste darf beim Starten dieses Workflows geändert werden. Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie verhindern möchten, dass Benutzer, die den Workflow starten, zum Ändern oder Hinzufügen von Teilnehmern berechtigt sind.
   Angeben einer Standardnachricht, die für die einzelnen Aufgaben angezeigt wird	Geben Sie eine Nachricht oder Anweisungen in das Textfeld ein.
   Angeben eines Fälligkeitsdatums für parallele Workflows	Geben Sie unter Aufgaben sind fällig am (parallel) ein Datum ein, oder wählen Sie es aus.
   Angeben des Zeitraums, der Teilnehmern von seriellen Workflows zum Abschließen von Workflowaufgaben zur Verfügung steht	Geben Sie unter Jede Person kann ihre Aufgabe im folgenden Zeitraum fertig stellen (seriell) eine Zahl ein, und wählen Sie dann entweder Tag(e) oder Woche(n) als Schrittweite für die Zeit aus.
   Angeben einer Liste mit Personen, die beim Starten des Workflows Warnungen (keine Aufgabenzuweisungen) erhalten sollen	Geben Sie unter Andere benachrichtigen die Namen der Personen ein, die benachrichtigt werden sollen, oder klicken Sie auf CC, um Personen und Gruppen aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen.

   Der Workflow abgeschlossen

   Zweck	Aktion
   Angeben, dass ein paralleler Workflow abgeschlossen ist, wenn eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern ihre Aufgaben abgeschlossen hat	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Folgende Anzahl von Aufgaben sind fertig gestellt, und geben Sie dann eine Zahl ein. Hinweis: Diese Option ist nicht für serielle Workflows verfügbar.
   Angeben, dass ein Workflow abgeschlossen ist, wenn das Dokument oder Element abgelehnt wird	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokument ist abgelehnt.
   Angeben, dass ein Workflow abgeschlossen ist, wenn das Dokument oder Element geändert wird	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokument ist geändert.

   Workflowaktivitäten nach Abschluss

   Zweck

   Aktion

   Aktualisieren des Genehmigungsstatus für ein Dokument oder Element, nachdem der Workflow abgeschlossen wurde

   Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisieren Sie den Genehmigungsstatus (verwenden Sie diesen Workflow zum Steuern der Inhaltsgenehmigung). Wenn Sie mithilfe dieses Genehmigungsworkflows die Inhaltsgenehmigung (Moderation) für eine Bibliothek verwalten und Sie auf der Seite Workflow hinzufügen das Kontrollkästchen Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen aktiviert haben, ist diese Option standardmäßig aktiviert. Wenn Sie auf der Seite Workflow hinzufügen das Kontrollkästchen Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen nicht aktiviert haben, weil dieser Workflow nicht der standardmäßige Inhaltsgenehmigungsworkflow für eine Bibliothek sein soll, können Sie das Kontrollkästchen Aktualisieren Sie den Genehmigungsstatus (verwenden Sie diesen Workflow zum Steuern der Inhaltsgenehmigung) aktivieren, um diesen Workflow zu einem sekundären Inhaltsgenehmigungsworkflow zu machen, der von bestimmten Benutzern manuell gestartet werden kann.

9. Klicken Sie auf OK.

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Starten eines Genehmigungsworkflows für ein Dokument oder Element

Sie können einen Genehmigungsworkflow für ein Dokument oder Element manuell direkt von der Liste oder Bibliothek aus starten, in der er gespeichert ist. Welche Optionen beim Starten des Workflows verfügbar sind, hängt davon ab, wie er beim Hinzufügen zur Liste, zur Bibliothek oder zum Inhaltstyp für das Element angepasst wurde. Zum Starten eines Workflows ist mindestens die Berechtigung zum Bearbeiten von Elementen erforderlich. Bei einigen Workflows kann sogar die Berechtigung zum Verwalten von Listen erforderlich sein, um einen Workflow für ein Dokument oder Element zu starten.

1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

   Wenn der Name Ihrer Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

2. Zeigen Sie auf den Namen des Dokuments oder Elements, für das Sie einen Workflow starten möchten, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf Workflows.

3. Klicken Sie unter Neuen Workflow starten auf den Namen des Genehmigungsworkflows, den Sie starten möchten.

4. Geben Sie die Namen der Personen, die das Dokument oder Element genehmigen sollen, in die Zeile Genehmigende Personen ein, oder klicken Sie auf Genehmigende Personen, um Personen und Gruppen aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen.

   Hinweis: Wenn der Workflow seriell ist, geben Sie die Namen der Teilnehmer in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen, oder wählen Sie die Namen aus.

5. Wenn Sie Gruppen als Teilnehmer von Workflows angeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Weisen Sie jeder eingegebenen Gruppe eine einzelne Aufgabe zu. (Erweitern Sie keine Gruppen.), damit nur eine Aufgabenbenachrichtigung zur Gruppe zugewiesen wird und nicht jedes Mitglied der Gruppe eine eigene Benachrichtigung erhält.

6. Wenn Sie eine Nachricht oder bestimmte Anweisungen zur Aufgabe angeben möchten, geben Sie diese in das Textfeld unter Geben Sie eine Nachricht ein, die in die Anforderung eingeschlossen werden soll ein.

7. Wenn Sie angeben möchten, wann die Aufgabe abgeschlossen sein soll, führen Sie unter Fälligkeitsdatum eine der folgenden Aufgaben aus:

   • Geben Sie für einen seriellen Workflow eine Zahl ein, und wählen Sie dann entweder Tag(e) oder Woche(n) als Schrittweite für die Zeit aus.

   • Geben Sie für einen parallelen Workflow unter Aufgaben sind fällig bis ein Datum ein, oder wählen Sie ein Datum aus.

   • Wenn andere Benutzer beim Starten des Workflows Benachrichtigungen erhalten sollen (keine Aufgabenzuweisungen), geben Sie deren Namen in die Zeile CC ein, oder klicken Sie auf CC, um Personen und Gruppen aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen.

8. Klicken Sie auf Start.

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Abschließen der Aufgabe eines Genehmigungsworkflows

Teilnehmer eines Genehmigungsworkflows können ihre Workflowaufgaben aus der Liste oder Bibliothek ausführen, in der das Element oder Dokument gespeichert ist, oder direkt in bestimmten Programmen, die Teil von 2007 Office Release sind. Weitere Informationen über das Abschließen einer Workflowaufgabe in einem Clientprogramm erhalten Sie in der Hilfe für das Programm.