Verwenden einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle für den Seriendruck

Verwenden Sie den Microsoft Word-Seriendruck-Assistenten, um einen Seriendruckvorgang zu erstellen. Auf diesen Assistenten können Sie auch in Microsoft Office Access 2007 zugreifen, um einen Seriendruck einzurichten, bei dem eine Tabelle oder Abfrage in einer Access-Datenbank als Datenquelle für Serienbriefe, E-Mail-Nachrichten, Versandetiketten, Umschläge oder Verzeichnisse dient.

In diesem Thema wird die Vorgehensweise zum Starten des Seriendruck-Assistenten über Access erläutert sowie die Vorgehensweise zum Erstellen einer direkten Verknüpfung zwischen einer Tabelle oder Abfrage und einem Microsoft Office Word 2007-Dokument. Darüber hinaus wird in diesem Thema der Vorgang zum Schreiben von Briefen behandelt. Schritt-für-Schritt- Informationen zum Einrichten eines Seriendruckvorgangs finden Sie in der Hilfe zu Office Word 2007.

Verwenden einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle

  1. Öffnen Sie die Quelldatenbank, und wählen Sie im Navigationsbereich die als Datenquelle für den Seriendruck zu verwendende Tabelle oder Abfrage aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren klicken Sie auf Weitere Schaltflächensymbol , und klicken Sie dann auf Seriendruck mit Microsoft Office Word Schaltflächensymbol .

    Der Microsoft Word-Seriendruck-Assistent wird gestartet.

  3. Wählen Sie aus, ob die Verknüpfung in einem vorhandenen oder in einem neuen Dokument erstellt werden soll, und klicken Sie dann auf OK.

  4. Wenn Sie die Verknüpfung mit einem vorhandenen Dokument erstellen, suchen Sie die Datei im Dialogfeld Microsoft Word-Dokument auswählen, und wählen Sie sie aus. Klicken Sie dann auf Öffnen.

    Word wird gestartet. Je nachdem, was Sie ausgewählt haben, wird das angegebene Dokument oder ein neues Dokument geöffnet.

  5. Klicken Sie im Bereich Seriendruck unter Dokumenttyp wählen auf Briefe, und klicken Sie dann zum Fortsetzen des Vorgangs mit Schritt 2 auf Weiter: Dokument wird gestartet.

  6. Klicken Sie in Schritt 2 auf Weiter: Empfänger wählen.

    In Schritt 3 erstellen Sie die Verknüpfung zwischen der Datenquelle in Access und dem Word-Dokument. Da der Assistent von Access aus gestartet wird, wird diese Verknüpfung automatisch erstellt. Beachten Sie unter Empfänger wählen, dass Vorhandene Liste verwenden aktiviert ist und der Name der Datenquelle unter Vorhandene Liste verwenden angezeigt wird.

    Seriendruck-Datenquelle

  7. Klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten, wenn Sie den Inhalt der Tabelle oder Abfrage anpassen möchten.

    Empfängerliste bearbeiten

    Sie können filtern, Sortieren und überprüfen die Daten. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang fortzusetzen.

  8. Klicken Sie zum Fortsetzen des Vorgangs auf Weiter: Brief schreiben. Folgen Sie den im Bereich Seriendruck verbliebenen Anleitungen, und klicken Sie in Schritt 5 auf Weiter: Seriendruck fertig stellen.

Andere Möglichkeiten zum Verwenden einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle

Sie können noch auf weitere Arten eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle angeben. Sie können beispielsweise eine Tabelle oder Abfrage von Access in eine ODBC-Datenbank, eine Microsoft Office Excel 2007-Datei, eine Textdatei oder ein beliebiges anderes mit Word kompatibles Dateiformat exportieren, und dann mit dem Word-Seriendruck-Assistenten mit der daraus resultierenden Datei verknüpfen.

  1. Wenn die Tabelle oder Abfrage nicht bereits exportiert wurde, führen Sie diesen Vorgang aus. Wählen Sie in Access im Navigationsbereich die zu verwendende Tabelle oder Abfrage aus, und klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Export auf das Format, in das der Export vorgenommen werden soll. Folgen Sie dann den Anweisungen.

  2. Wenn in Word der Bereich Seriendruck auf der Registerkarte Sendungen nicht angezeigt wird, klicken Sie in der Gruppe Seriendruck starten auf den Pfeil unter Seriendruck starten, und klicken Sie dann auf Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen. Der Bereich Seriendruck wird angezeigt.

  3. Klicken Sie in Schritt 3 des Bereichs Seriendruck unter Vorhandene Liste verwenden auf Durchsuchen oder Empfängerliste bearbeiten.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen die in Access erstellte Datendatei an, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  5. Folgen Sie den Anweisungen in allen folgenden Dialogfeldern. Überprüfen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger den Inhalt der Datei, und passen Sie diesen an. Sie können vor dem Fortsetzen des Vorgangs den Inhalt filtern, sortieren und überprüfen.

  6. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann auf Weiter: Brief schreiben im Bereich Seriendruck . Weitere Anweisungen zum Anpassen des Seriendrucks finden Sie in der Word-Hilfe.

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Hinweise : 

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