Verwenden einer Dokumentcenterwebsite

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

SharePoint bietet zahlreiche Features für die Inhaltsverwaltung und lässt sich problemlos skalieren. Wenn Sie Hunderte oder Tausende von Dokumenten, Videos usw. zu verwalten haben, ist es sinnvoll, eine Websitevorlage für Dokumentcenter zu verwenden (diese ist standardmäßig in SharePoint enthalten). Diese Vorlage ist für die Verwaltung zahlreicher Dokumente optimiert. Außerdem verhilft sie Ihnen zu Zeitersparnis und höherer Effizienz. Die Vorlage ist mit wichtigen Features wie Dokumentversionen, Dokument-IDs, Dokumentenmappen, Metadatennavigation und Inhaltstypen ausgestattet.

Eine Dokumentcenterwebsite eignet sich für die beiden folgenden Szenarien:

  • Erstellungsumgebung    In einem als Erstellungsumgebung genutzten Dokumentcenter erstellen und bearbeiten Benutzer Tausende von Dokumenten oder Medienobjekten, die in einem zentralen Repository gespeichert werden.

  • Inhaltsarchiv    In einem Inhaltsarchiv, z. B. einer Wissensdatenbank, können Benutzer Dokumente speichern oder anzeigen.

In diesem Artikel werden die Features in einer Websitevorlage für Dokumentcenter vorgestellt, und Sie erfahren, wie Sie eine Dokumentcenterwebsite erstellen können.

Inhalt dieses Artikels

Features einer Dokumentcenterwebsite

Metadatennavigation

Dokument-IDs

Dokumentversionen

Inhaltstypen

Inhaltsorganisation

Features einer Dokumentcenterwebsite

Die Websitevorlage für Dokumentcenter enthält Features, die eine einfachere und effizientere Erstellung und Verwaltung großer Mengen von Dokumenten ermöglichen. In den meisten Fällen kann ein Besitzer einer Website jedes dieser Features einzeln hinzufügen. Bei einer Websitevorlage für Dokumentcenter werden jedoch die empfohlenen Features für die Dokumentverwaltung automatisch aktiviert. Diese Features werden in den folgenden Abschnitten kurz beschrieben.

Sie können eine Dokumentcenterwebsite als Erstellungsumgebung oder als Inhaltsarchiv verwenden. In einer Erstellungsumgebung checken die Benutzer Dateien häufig ein und aus und erstellen Ordnerstrukturen für diese Dateien. Die Versionsverwaltung ist aktiviert, und es kann zehn oder mehr ältere Versionen von jedem Dokument geben. Außerdem kann der Lebenszyklus von Dokumenten mithilfe von Workflows gesteuert werden.

In einem Inhaltsarchiv gibt es hingegen nur wenige Erstellungsaktionen. Die Benutzer zeigen Dokumente lediglich an oder laden Dokumente hoch. Mit der Websitevorlage für Dokumentcenter kann ein Typ von Inhaltsarchiv erstellt werden, der als Wissensdatenbank bezeichnet wird. Wissensdatenbanken enthalten normalerweise nur einzelne Versionen von Dokumenten, und eine Website kann bis zu 10 Millionen Dateien umfassen. In einem typischen Szenario wie einem Center für technische Unterstützung in einem großen Unternehmen greifen ggf. 10.000 Benutzer auf die Inhalte zu, in erster Linie, um sie zu lesen, und eine Teilmenge von 3.000 bis 4.000 Benutzern lädt möglicherweise neue Inhalte auf die Website hoch.

In den folgenden Abschnitten werden nur einige der möglichen SharePoint-Features beschrieben, die Sie einer Dokumentcenterwebsite hinzufügen können. Die meisten Unternehmen passen außerdem das Aussehen eines Dokumentcenters und die Navigation in diesem an und fügen angepasste Webparts für unternehmensspezifische Funktionen hinzu.

Metadatennavigation

Beim System der verwalteten Metadaten werden Dokumenten in SharePoint bestimmte Ausdrücke zugewiesen. Diese Ausdrücke können dann zum Klassifizieren der Dokumente verwendet werden. Sie können Metadaten auch verwenden, um ein leistungsfähiges Navigationstool für Benutzer zu erstellen, damit diese gesuchte Informationen schnell finden können.

Angenommen, Ihr Unternehmen verfügt über ein als Wissensdatenbank genutztes Repository mit Artikeln zur Behebung von Problemen mit Produkten. Sie können Metadatenausdrücke erstellen, damit Benutzer Informationen nach Produkt, Problemtyp oder Eigenschaften filtern können.

Dokument-IDs

Auf einer Dokumentcenterwebsite wird jedem Inhalt eine eindeutige ID zugewiesen, die vom Dokumentspeicherort unabhängig ist, z. B. ein URL-Hyperlink. Das bedeutet, dass die ID unverändert bleibt, auch wenn das Dokument verschoben oder umbenannt wird. Auf diese Weise können Sie mithilfe der ID eine Art dauerhaften Hyperlink für das Dokument erstellen und das zeitraubende Auftreten von fehlerhaften Hyperlinks weitgehend vermeiden.

Dokumentversionen

Dokumentversionen werden auf einer Dokumentcenterwebsite automatisch aktiviert. Es steht also automatisch ein Verlauf aller verschiedenen Versionen eines Dokuments zur Verfügung. So haben Sie beispielsweise bei einem Dokumentüberprüfungsverfahren eine Aufzeichnung aller Updates zur Hand, die während des Überprüfungszyklus eingegeben wurden. Sie können Updates, antwortende Ansprechpartner usw. nachverfolgen. Und wenn ein Problem mit der aktuellen Version eines Artikels auftritt, können Sie im Handumdrehen die letzte bekanntermaßen gute Version wiederherstellen.

Inhaltstypen

Unter einem Inhaltstyp versteht man eine bestimmte Art von Inhalten in Verbindung mit einer Gruppe von Einstellungen für diese Inhalte. Wenn ein Dokument eines definierten Inhaltstyps erstellt wird, werden ihm automatisch alle für diesen Inhaltstyp geltenden Einstellungen zugewiesen. In einem Dokumentcenter kann es mehrere unterschiedliche Inhaltstypen geben, z. B. verschiedene Arten von Dokumenten, Videos, Vorlagen usw.

Inhaltsorganisation

Die Inhaltsorganisation ist nicht automatisch in eine Dokumentcenterwebsite integriert. Sie wird jedoch oftmals hinzugefügt. Die Inhaltsorganisation ist ein SharePoint-Feature, mit dem die Organisation und Struktur von Elementen insgesamt verwaltet werden kann. Anhand von Metadaten oder Inhaltstypen kann die Inhaltsorganisation Dokumente und andere Elemente automatisch an bestimmte Speicherorte weiterleiten. In einer Wissensdatenbank beispielsweise könnten Sie festlegen, dass automatisch alle neu übermittelten Dokumente bzw. Elemente in eine spezielle Bibliothek weitergeleitet werden, in der Artikel zu einem bestimmten Produkt gesammelt werden.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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