Verwenden des Terminplanungs-Assistenten

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In diesem Video wird gezeigt, wie Ihnen der Terminplanungs-Assistent beim Verwalten von komplexen Besprechungen mit vielen Teilnehmern helfen kann.

Weitere Tipps gefällig?

Hinzufügen von Feiertagen zum Kalender

Drucken eines Kalenders mit Anzeige der Termine und Besprechungen

Freigeben eines Outlook-Kalenders für andere Personen

Sie müssen die Besprechung um weitere Teilnehmer erweitern. Bei

dieser komplexen Aufgabe hilft Ihnen der Terminplanungs-Assistent.

Teilnehmer und Ressourcen werden hier aufgeführt.

Und neben jedem Eintrag werden die Termine in Form von farbigen Balken in einer Zeitskala angezeigt.

Dieser schattierte Bereich steht für die Zeit, in der die Besprechung stattfindet.

Mit Blick auf die Balken können Sie feststellen, dass die Teilnehmer in der Liste bereits eingeladen wurden

und dass die Besprechung sich in ihren Kalendern befindet.

Anhand dieser Legende hier können Sie sehen, was die Farben der Balken bedeuten.

Diese Teilnehmerin hat zugesagt, daher zeigt ihr Balken an, dass sie zu dieser Zeit beschäftigt ist.

Diese Teilnehmer haben unter Vorbehalt zugesagt.

Standardmäßig werden mit den Balken nur Frei-/Gebucht-Informationen angezeigt.

Details werden erst angezeigt, wenn ein Teilnehmer seinen Kalender für Sie freigibt.

Hiermit verfügen Sie jedoch über genügend Informationen, um eine Besprechungszeit zu finden,

die in die Terminpläne aller Teilnehmer passt.

Ich klicke nun auf 'Teilnehmer hinzufügen' und füge noch ein paar weitere Personen hinzu.

Ich buche auch einen größeren Besprechungsraum und lösche den zuerst gebuchten Raum.

Anscheinend gibt es bei einer Person, die ich bereits

eingeladen habe, einen potenziellen Konflikt im Terminplan,

daher werde ich versuchen, die Besprechung um eine halbe Stunde nach hinten zu verlegen.

Das können Sie hier unten erledigen, es ist jedoch einfacher,

diese Linien zu ziehen, um den Anfangs- und den Endtermin zu ändern.

Nachdem Sie einen Zeitraum gefunden haben, der allen Teilnehmern gerecht wird, können Sie eine Aktualisierung senden.

Damit erhält jeder Teilnehmer eine aktualisierte Besprechungsanfrage.

Und auch hier können die Empfänger die Einladung anzeigen und

auf 'Zusagen', 'Mit Vorbehalt zusagen' oder 'Ablehnen' klicken.

Empfänger, die mit Outlook arbeiten, haben zudem die Möglichkeit, eine neue Zeit vorzuschlagen.

Wenn sie auf 'Mit Vorbehalt' und dann auf 'Andere Zeit vorschlagen' klicken,

wird ein Dialogfeld geöffnet, dass dem Terminplanungs-Assistenten sehr ähnlich ist.

Hier können sie den Anfangs- oder Endtermin ändern und dann auf 'Zeit vorschlagen'

klicken. Anschließend können sie eine Nachricht hinzufügen und auf 'Senden' klicken.

Sie können den Vorschlag dann öffnen und entscheiden, ob Sie ihn annehmen, löschen oder beantworten möchten.

Eine Besprechungszeit zu finden, die allen zusagt, kann eine echte Herausforderung sein,

aber mit dem Terminplanungs-Assistenten wird vieles einfacher.

Im nächsten Video zeige ich Ihnen, was passiert, wenn Sie den Kalender für andere freigeben.

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