Verwenden des Seriendrucks zum Senden von Massen-E-Mails

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wenn Sie eine Nachricht per E-Mail an viele Personen senden möchten, den Sie dabei aber für jeden Empfänger personalisieren möchten, verwenden Sie den Seriendruck. Sie können einen Stapel personalisierter E-Mails erstellen, die identisch formatiert sind und denselben Text und dieselben Grafiken verwenden. Nur bestimmte Abschnitte von der E-Mail unterscheiden sich und sind personalisiert. Beim Seriendruck – im Gegensatz zum Senden einer Nachricht an eine Gruppe von Personen per Broadcast – wird jeder Empfänger der Nachricht zu deren einzigem Empfänger.

Drei Dateien im Seriendruckvorgang: Ein Hauptdokument plus eine Mailingliste erzeugen Serien von Briefen oder E-Mail-Nachrichten, Umschläge oder Etiketten.

An der Erstellung von E-Mails mithilfe des Seriendruckprozesses sind drei Dokumente beteiligt:

  • Ihr Hauptdokument
    Dieses Dokument ist Ihre E-Mail, die Text und Grafiken enthält (z. B. ein Logo oder Bild), die für jede Version des Seriendruckdokuments identisch sind.

  • Ihre Adressenliste
    Dieses Dokument enthält die Daten, die verwendet werden, um Informationen in dem Brief auszufüllen. Ihre Adressenliste enthält beispielsweise Namen, und Ihr Hauptdokument ist die E-Mail-Nachricht, die an die Namen in dieser Liste adressiert wird.

  • Ihr Seriendruckdokument
    Dieses Dokument ist eine Kombination aus dem Hauptdokument und der Adressenliste. Der Seriendruck ruft die Informationen aus der Adressenliste ab und fügt sie in Ihr Hauptdokument ein, sodass sich für jede Person in der Adressenliste ein personalisiertes, zusammengeführtes Dokument ergibt.

Schritt 1: Vorbereiten Ihres Hauptdokuments

Geben Sie den Nachrichtentext, den Sie per E-Mail an alle senden möchten, in Word ein, bevor Sie beginnen. Wenn Sie die Empfänger z. B. über eine bevorstehende Veranstaltung informieren, nehmen Sie den Name, das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Veranstaltung mit auf. Diese Veranstaltungsdetails für alle wichtig.

  • Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten den Befehl Seriendruck starten > E-Mail-Nachrichten aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word mit dem Befehl "Seriendruck starten" und der Liste der verfügbaren Optionen für den auszuführenden Seriendrucktyp

Schritt 2: Einrichten Ihrer Mailingliste

Um E-Mails zu senden, muss ein MAPI-kompatibles E-Mail-Programm wie Outlook oder Gmail installiert sein. Wenn Sie Outlook-MAPI verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Versionen von Word und Outlook identisch sind.

Die Adressenliste ist Ihre Datenquelle. Hierbei kann es sich um ein Verzeichnis mit Outlook-Kontakten, eine Access-Datenbank oder eine Office-Adressliste handeln. Sie enthält die Datensätze, die Word verwendet, um daraus Informationen abzurufen, um Ihre E-Mails zu erstellen.


Tipps

Schritt 3: Verknüpfen Ihrer Adressenliste mit Ihrer E-Mail

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Empfänger aus einer Datenquelle (eine Adressliste) auszuwählen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Datenquelle eine Spalte für E-Mail-Adressen enthält und dass eine E-Mail-Adresse für jede Person vorhanden ist, an die Sie die E-Mail senden möchten.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten den Befehl Empfänger auswählen aus, und wählen Sie dann eine Option aus.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie keine Adressenliste haben, wählen Sie Neue Liste eingeben aus, und erstellen Sie eine.

      oder

    • Wenn Ihre Adressenliste in einer Excel-Tabelle, einer Access-Datenbank oder einem anderen Typ einer Datendatei enthalten ist, klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden. Wechseln Sie dann zu Ihrer Liste, und wählen Sie Öffnen aus.

      oder

    • Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte verwenden, wählen Sie Aus Outlook-Kontakten auswählen aus.

  3. Wählen Sie Datei > Speichern unter aus.

  4. Geben Sie im Feld Dateiname einen Dateinamen ein, und wählen Sie dann Speichern aus.


Bearbeiten Ihrer Adressenliste

Wenn Sie an alle in Ihrer Liste E-Mails senden möchten, wechseln Sie zu Schritt 4: Hinzufügen von personalisiertem Inhalt zur E-Mail Wenn Sie E-Mails nur an bestimmte Personen in Ihrer Liste senden möchten, können Sie diese einschränken. Verwenden Sie hierzu die Schritte unter "Bearbeiten Ihrer Adressenliste".

  1. Wählen Sie Empfängerliste bearbeiten aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word. Der Befehl "Empfängerliste bearbeiten" ist hervorgehoben.

  2. Überprüfen Sie die Namen der Personen, die Ihre E-Mail erhalten sollen.

    Auswählen von Zeilen durch Aktivieren des Kontrollkästchens

Sie können die Liste auch sortieren oder filtern, um sich das Auffinden von Namen und Adressen zu erleichtern.

Schritt 4: Hinzufügen von personalisiertem Inhalt zur E-Mail

Personalisieren Sie jede E-Mail, indem Sie den Namen und die Adresse der jeweiligen Person hinzufügen. Die bewährte Methode zum Hinzufügen dieser Details besteht darin, Seriendruckfelder in Ihr Hauptdokument einzufügen.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen den Befehl Adressblock aus.

    Seriendruckfeld 'Adressblock einfügen'

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen ein Format für den Namen des Empfängers aus, wie er in der E-Mail angezeigt werden soll.

    Adressblockoptionen

  3. Wählen Sie OK aus, um das Seriendruckfeld einzufügen.

  4. Wählen Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfügen die Option Grußzeile aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word. Der Befehl "Grußzeile" ist hervorgehoben.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Grußzeile einfügen das Format aus, das Sie verwenden möchten.

  6. Wählen Sie OK aus, um das Seriendruckfeld einzufügen.

  7. Wählen Sie Datei > Speichern aus, um Ihre E-Mail zu speichern.

    Hinweis : Nach dem Einfügen von Feldern müssen Sie die E-Mail manuell formatieren.

Sie können Ihrer E-Mail auch andere Felder aus Ihrer Datenquelle hinzufügen. Informationen hierzu finden Sie unter Einfügen von Seriendruckfeldern.

Überprüfen der Seriendruckfeldnamen

    Stellen Sie sicher, dass Word die Namen und Adressen in Ihrer Adressenliste findet.

    1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen den Befehl Übereinstimmende Felder festlegen aus.

      Tipp : Seriendruckfelder kann auch aus dem Dialogfeld Adressblock einfügen heraus geöffnet werden, mit dessen Hilfe Sie einen Adressblock im Hauptdokument hinzugefügt haben.

    2. Überprüfen Sie im Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen, ob die Datensatzfelder, die in der Liste angezeigt werden, mit den Namen der Spaltenüberschriften für Datensätze in Ihrer Adressenlisten-Datenquelle übereinstimmen.

      Dialogfeld 'Übereinstimmende Felder festlegen'

      Hinweis : Das Dialogfeld enthält zwei Spalten. Die linke Spalte ist beispielsweise eine Liste mit allgemeinen Namen in einem Unternehmensdatensatz. Die rechte Spalte enthält den Feldnamen für den allgemeinen Namen, der einer Spaltenüberschrift in Ihrer Datenquellendatei zugeordnet wird.

    3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

      • Wenn die angezeigten Feldnamen mit den Spaltenüberschriften übereinstimmen, die Sie für Datensätze in Ihrer Adressenlisten-Datenquelle verwendet haben, machen Sie nichts.

        oder

      • Wenn (nicht übereinstimmend) in einem Feldnamen angezeigt wird, bei dem Sie erwartet haben, dass er mit einer Spaltenüberschrift in Ihrer Datenquelle übereinstimmt, wählen Sie den Dropdownpfeil aus, und wählen Sie dann den Feldnamen in Ihrer Adressenlisten-Datenquelle aus. Wiederholen Sie diesen Schritt nach Bedarf.

    4. Wählen Sie OK aus.


    Formatieren von Seriendruckfeldern

    Wenn Sie die Schriftart, den Schriftgrad oder Absatzabstand des Serienbriefinhalts ändern möchten, wählen Sie den Namen des Seriendruckfelds aus und nehmen dann die gewünschten Änderungen vor.

    1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Vorschauergebnisse die Option Vorschauergebnisse aus, um von den Seriendruckergebnissen zurück zu den Seriendruckfeldern im Brief zu wechseln.

      In Word auf der Registerkarte "Sendungen" die Gruppe "Vorschau Ergebnisse".

    2. Wählen Sie den Namen des Seriendruckfelds aus.

      Ausgewähltes Adressblockfeld

    3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die gewünschte Schriftart und den Schriftgrad aus.

      Wählen Sie in Word auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart eine Schriftart und einen Schriftgrad aus.

    4. Wählen Sie auf der Registerkarte Seitenlayout (Word 2013) oder auf der Registerkarte Layout (Word 2016) den gewünschten Absatzabstand aus.

      Legen Sie in Word klicken Sie auf der Registerkarte Layout in der Gruppe Absatz Abstand aus.

      Hinweis : Da Word jede Zeile in einem Adressblock als Absatz ansieht, möchten Sie möglicherweise den Zeilenabstand verringern.

Schritt 5: Anzeigen einer Vorschau und Abschließen des Vorgangs

Nachdem Sie Ihrem Hauptdokument Seriendruckfelder hinzugefügt haben, können Sie eine Vorschau der Seriendruckergebnisse anzeigen. Wenn diese Ihren Vorstellungen entspricht, schließen Sie den Seriendruck ab.

  1. Wählen Sie Vorschau Ergebnisse aus, und wählen Sie dann die Datensatzschaltfläche Weiter Schaltfläche "Nächster Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck oder Zurück Schaltfläche "Vorheriger Datensatz" für die Vorschauergebnisse des Seriendrucks aus, um sicherzustellen, dass die Namen und Adressen im Nachrichtentext Ihres Briefs wie gewünscht aussehen.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word mit der Gruppe "Vorschau Ergebnisse"

    Tipp :  Um zum Anfang der Liste zu gelangen, wählen Sie die Schaltfläche Erster Datensatz Schaltfläche "Erster Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck aus, und um zum Ende der Liste zu gelangen, wählen Sie die Schaltfläche Letzter Datensatz Schaltfläche "Letzter Datensatz" zum Anzeigen der Vorschauergebnisse für den Seriendruck aus.

  2. Wählen Sie Fertig stellen und zusammenführen > E-Mail-Nachrichten senden aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word mit dem Befehl "Fertig stellen und zusammenführen" und den zugehörigen Optionen

  3. Wählen Sie im Feld An den Namen der Spalte mit den E-Mail-Adressen in Ihrer Liste aus.

    Hinweis : Word sendet an jede E-Mail-Adresse eine individuelle Nachricht. Sie können in der Zeile "Cc" oder "Bcc" keine anderen Empfänger hinzufügen. Außerdem können Sie der E-Mail keine Anhänge hinzufügen.

  4. Geben Sie im Feld Betreffzeile eine Betreffzeile für die Nachricht ein.

  5. Wählen Sie im Feld E-Mail-Format den Wert HTML (die Standardeinstellung) oder Nur-Text aus, um das Dokument als Nachrichtentext der E-Mail zu senden.

    Wichtig : Wenn Sie das Dokument im Nur-Text-Format senden, enthält das Hauptdokument weder Textformatierungen noch Grafiken.

  6. Führen Sie unter Datensatzauswahl eine der folgenden Aktionen aus:

    • Akzeptieren Sie die Standardeinstellung, bei der Alle Datensätze zusammengeführt und gesendet werden.

      oder

    • Wählen Sie Aktueller Datensatz aus, sodass nur der auf dem Bildschirm angezeigte Datensatz als Nachricht gesendet wird.

      oder

    • Wählen Sie die letzte Option aus, und geben Sie in das Feld Von die Datensatznummer ein, bei der der Seriendruck beginnen soll, und in das Feld Bis die Datensatznummer, bei der der Seriendruck enden soll.

      Hinweis : An alle mit einer Datensatznummer, die aus dem "Von-Bis"-Bereich ausgeschlossen ist, wird keine E-Mail gesendet.

  7. Wählen Sie OK aus, um den Seriendruck auszuführen.

Schritt 6: Speichern der personalisierten Nachricht

Speichern Sie die E-Mail-Nachricht, wenn Sie sie für einen weiteren Seriendruck verwenden möchten.

Beim Speichern des Hauptdokuments wird ebenfalls die Verbindung mit der von Ihnen ausgewählten Datenquelle gespeichert. Wenn Sie das Hauptdokument später erneut öffnen, fordert Word Sie auf anzugeben, ob Sie die Verbindung mit der Datenquelle beibehalten möchten.

  • Wenn Sie Ja auswählen, wird das Dokument mit zusammengeführten Informationen geöffnet und der erste Datensatz angezeigt.

  • Wenn Sie Nein auswählen, wird die Verbindung zwischen dem Hauptdokument und der Datenquelle getrennt. Das Hauptdokument der E-Mail wird dann zu einem Word-Standarddokument.

Siehe auch

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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