Verwenden des Seriendrucks zum Erstellen und Senden von Massensendungen, Etiketten und Umschlägen

Organisationen – große und kleine, öffentliche und private – kommunizieren im Rahmen ihres Tagesgeschäfts mit Kunden. Kommunikation kann unterschiedliche Formen annehmen: Willkommensbriefe, besondere Ankündigungen, Dankes-E-Mails und Rechnungen, um nur einige Beispiele zu nennen. Das Vorbereiten jeglicher Form von schriftlicher Kommunikation kann jedoch mit hohem Zeitaufwand verbunden sein. Die Seriendruckfunktion in Word unterstützt Organisationen bei der effizienteren Erstellung unterschiedlicher Formen schriftlicher Kommunikation.

Mit dem Seriendruckvorgang kann Ihre Organisation mehrere personalisierte Briefe oder E-Mails zum Versenden an Ihre Geschäftskontakte erstellen. Die einzelnen Briefe oder E-Mails können sowohl Standard- als auch angepasste Inhalte enthalten. Sie können zum Beispiel auswählen, dass Sie jeden Empfänger mit dem Vornamen begrüßen, die E-Mail-Adressen verwenden oder eindeutige Informationen wie eine Mitgliedsnummer hinzufügen möchten. Sämtliche Informationen, die Sie zum Anpassen des Briefes oder der E-Mail verwenden, werden Einträgen in der Datenquelle entnommen, bei der es sich um eine Adressenliste handeln kann.

Mit einer Kombination Ihres Briefes oder Ihrer E-Mail und einer Adressenliste können Sie ein Seriendruckdokument erstellen und Massensendungen an bestimmte oder alle Personen auf Ihrer Adressenliste senden. Mithilfe von Seriendruck können Sie auch Adressetiketten und Umschläge erstellen und drucken.

Welches Betriebssystem verwenden Sie?

Der Seriendruck funktioniert sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Plattformen. Wählen Sie die Plattform aus, die Sie für den Seriendruck verwenden möchten.

Seriendruckvorgang

Der Seriendruckvorgang ist wirklich ein Kinderspiel. Zum Erstellen und Drucken von Briefen und E-Mails oder Etiketten und Umschlägen mit der Seriendruckfunktion sind drei Dokumente erforderlich.

  • Das Hauptdokument
    Dieses Dokument enthält Text und Grafiken (z. B. ein Logo oder ein Bild), die für jede Version des zusammengeführten Dokuments identisch sind. Ein Beispiel für identischen Inhalt ist die Absenderadresse auf dem Umschlag oder im Textkörper eines Briefes oder einer E-Mail-Nachricht.

  • Die Adressenliste
    Dieses Dokument enthält die Daten, die zum Eintragen von Informationen in das Hauptdokument verwendet werden. Beispielsweise enthält die Adressenliste die Adressen, die auf die Etiketten oder Umschläge gedruckt werden sollen.

  • Das zusammengeführte Dokument
    Dieses Dokument ist eine Kombination aus dem Hauptdokument und der Adressenliste. Informationen werden aus der Adressenliste abgerufen und in das Hauptdokument eingefügt. Das Ergebnis ist das zusammengeführte Dokument – Brief, E-Mail, Etikett oder Umschlag – das für unterschiedliche Personen aus der Adressenliste personalisiert ist.

Word kann Daten aus einer Vielzahl von Datenquellen abrufen, um einen Seriendruck auszuführen. Wenn Sie über keine Adressenliste verfügen, können Sie beim Seriendruck eine erstellen. Hier eine Liste mit einigen einfachen Datenquellen, die Sie für den Seriendruck verwenden können

Wenn Sie Ihr Massensendungsdokument ausgewählt haben und Ihre Adressenliste bereit ist, können Sie mit dem Seriendruckvorgang fortfahren und Ihren Kunden die Nachricht zukommen lassen.

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