Verwenden der Vorlage "Access Asset Tracking"

Verwenden Sie die Vorlage Nachverfolgung von Zugriffsobjekten , um Computer, Bürogeräte oder andere Elemente nachzuverfolgen, die sich im Besitz von Personen befinden oder von diesen verwaltet werden. Mit dieser Version einer beliebten Access-Vorlage können Sie auch Ressourcendetails durchsuchen, Spalten ein- oder ausblenden, E-Mail-Nachrichten senden und die Adressen der Besitzer von Ressourcen zuordnen.

Möchten Sie ein Video zur Verwendung dieser Vorlage watch? Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel : Verwenden der Datenbankvorlage für die Ressourcennachverfolgung.

Hinweis: Die Datenbankvorlage "Asset Tracking" wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die zum Download verfügbar ist. Wenn die folgenden Schritte nicht mit dem Angezeigten übereinstimmen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.

Erste Schritte

In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Vorlage "Asset Tracking" behandelt.

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung

Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access das Willkommensformular an. Um zu verhindern, dass dieses Formular beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Willkommen beim Öffnen dieser Datenbank anzeigen .

Schließen Sie das Begrüßungsformular, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.
Um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist, klicken Sie in der Meldungsleiste auf Diesen Inhalt aktivieren.

Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel Entscheiden, ob eine Datenbank als vertrauenswürdig eingestuft werden soll.

Ein- oder Ausblenden von außer Betrieb genommenen Ressourcen

Eingestellte Assets sind Elemente, die am oder vor dem aktuellen Datum ein Eingestelltes Datum haben. Ressourcen können eingestellt werden, wenn sie veraltet, beschädigt oder anderweitig nicht verwendet werden. Sie können eingestellte Ressourcen im Formular Ressourcenliste ein- oder ausblenden.

Aktivieren oder deaktivieren Sie im Formular Ressourcenliste das Kontrollkästchen Deaktiviert anzeigen .

Suchen nach einem Medienobjekt oder einem Kontakt

Mit dem Feld Schnellsuche können Sie schnell ein Medienobjekt im Formular Ressourcenliste und einen Kontakt im Formular Kontaktliste finden.

Geben Sie den Text, nach dem Sie suchen möchten, in das Feld Schnellsuche ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Access filtert die Liste, um nur die Datensätze anzuzeigen, die den gesuchten Text enthalten. Um zur vollständigen Liste zurückzukehren, klicken Sie auf Aktuelle Suche löschen. (Es ist das X im Suchfeld.)

Filtern der Ressourcenliste

Im Formular Ressourcenliste können Sie die Liste der Objekte filtern und Ihre bevorzugten Filter zur zukünftigen Verwendung speichern.

Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.
Klicken Sie auf Filter speichern.
Geben Sie im Formular Filterdetails einen Filternamen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Schließen.
Verwenden Sie das Feld Filterfavoriten , um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen), um den Filter zu entfernen.

Ein- oder Ausblenden von Spalten

Im Formular Objektliste und im Formular Kontaktliste sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie, welche Felder angezeigt werden:

Klicken Sie auf Felder ein-/ausblenden.
Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.

Anzeigen von Ressourcen- oder Kontaktdetails

Mit dem Formular "Ressourcendetails " und dem Formular " Kontaktdetails " können Sie weitere Informationen zu einem Element anzeigen und eingeben. So zeigen Sie die Ressourcendetails oder das Kontaktformular an :

Klicken Sie im Formular Ressourcenliste oder Kontaktliste neben dem anzuzeigenden Element auf Öffnen .

Hinzufügen einer Grafik

Auf dem Formular "Ressourcendetails " und " Kontaktdetails " können Sie Bilder und andere Anlagen hinzufügen.

Klicken Sie unter dem Bildrahmen im Formular Medienobjektdetails auf Anlagen hinzufügen oder entfernen.

Klicken Sie unter dem Bildrahmen im Formular Kontaktdetails auf Bild bearbeiten.
Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.
Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, der die Datei enthält.
Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.
Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

Hinweis: Sie können mehrere Dateien für jedes Element anfügen, einschließlich verschiedener Dateitypen wie Dokumente oder Kalkulationstabellen.

Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Outlook

Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Kontakte oder Besitzer von Ressourcen aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf Aus Outlook hinzufügen.
Wählen Sie im Dialogfeld Hinzuzufügende Namen auswählen die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

Anzeigen einer Karte der Adresse eines Kontakts

Wenn Sie im Formular Kontaktdetails eine Adresse für den Kontakt eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Standorts anzeigen:

Klicken Sie auf Diese Adresse zuordnen.

Anzeigen von Berichten

Die Ressourcennachverfolgung umfasst mehrere Berichte, darunter Alle Ressourcen, Ressourcendetails, Eingestellte Ressourcen, Kontaktadressbuch und vieles mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:

Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichte auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.

Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.

Ändern der Datenbank für die Bestandsnachverfolgung

Sie können die Datenbank für die Bestandsnachverfolgung anpassen, indem Sie der Tabelle Assets ein neues Feld hinzufügen und dieses Feld dann dem Formular Asset List , dem Formular Asset Details und dem Bericht Asset Details hinzufügen.

Hinzufügen eines Felds zur Tabelle Assets

Schließen Sie alle geöffneten Registerkarten.
Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Assets .
Scrollen Sie nach rechts, bis die Spalte Neues Feld hinzufügen angezeigt wird. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den Feldnamen ein.

Wenn Sie daten zum ersten Mal in die Spalte eingeben, legt Access den Datentyp für Sie fest.

Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht

Nachdem einer Tabelle ein Feld hinzugefügt wurde, können Sie es einem Formular oder Bericht hinzufügen.

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.
Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.
Ziehen Sie das gewünschte Feld aus der Feldliste in das Formular oder den Bericht.