Verwenden der Access-Vorlage für eine Aufgabenverwaltungsdatenbank

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Verwenden Sie die Access 2007-Vorlage für eine Aufgabenverwaltungsdatenbank, um eine Gruppe von Aufgaben nachzuverfolgen, die Sie oder Ihr Team erledigen müssen. Sie können auch nach Aufgabendetails suchen und filtern, Spalten ein- und ausblenden, E-Mails senden sowie die Adressen von Aufgabenbesitzern auf einer Karte anzeigen.

Die Access 2007-Vorlage für die Datenbank 'Aufgaben'

Verwenden der Datenbank

In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Vorlage für eine Aufgabenverwaltungsdatenbank beschrieben.

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung

  • Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, wird die Seite "Erste Schritte" angezeigt. Damit diese Seite beim nächsten Öffnen der Datenbank nicht mehr angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Schritte anzeigen, wenn diese Datenbank geöffnet wird.

    Schließen Sie die Seite "Erste Schritte", um die Datenbank zu verwenden.

  • Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist:

    1. Klicken Sie auf der Statusleiste auf Optionen.

    2. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen auf Diesen Inhalt aktivieren und dann auf OK.

      Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalt finden Sie im Artikel Entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll.

Datenerfassung mithilfe von E-Mails

Sie können Informationen zu Aufgaben von E-Mail-Benutzern sammeln, indem Sie ihnen ein Dateneingabeformular per E-Mail senden. Wenn die Benutzer das ausgefüllte Formular zurücksenden, können die Daten verarbeitet und in Ihrer Aufgabenliste gespeichert werden.

  1. Klicken Sie im Formular Aufgabenliste auf Daten sammeln.

  2. Folgen Sie den Anweisungen im Assistenten Daten über E-Mail-Nachrichten sammeln, um Daten von angegebenen E-Mail-Empfängern zu sammeln.

Suchen nach einer Aufgabe oder einem Kontakt

Im Feld Schnellsuche können Sie schnell nach einer Aufgabe im Formular Aufgabenliste oder nach einem Kontakt im Formular Kontaktliste suchen.

  • Geben Sie den Suchtext im Feld Schnellsuche ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, oder klicken Sie auf Los.

    Die Liste wird gefiltert und enthält nur noch die Datensätze mit dem gesuchten Text. Um zu der vollständigen Liste zurückzukehren, klicken Sie auf Alle Datensätze anzeigen.

Verwenden der Aufgabenliste

Im Formular Aufgabenliste können Sie die Liste der Aufgaben filtern und Ihre bevorzugten Filter für eine zukünftige Verwendung speichern.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um Filter anzuwenden, und wählen Sie die gewünschten Filter aus.

  2. Klicken Sie auf Filter speichern.

  3. Geben Sie im Formular Filterdetails einen Filternamen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie auf Schließen.

  4. Verwendung Sie das Feld Filter "Favoriten", um einen gespeicherten Filter anwenden. Zum Entfernen des Filters klicken Sie auf (Filter löschen).

Ein- oder Ausblenden von Spalten

In den Formularen Aufgabenliste und Kontaktliste sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie die angezeigten Felder

  1. Klicken Sie auf Felder ein-/ausblenden.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.

Anzeigen von Aufgaben- oder Kontaktdetails

In den Formularen Aufgabendetails und Kontaktdetails können Sie weitere Informationen zu einem Element anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular Aufgabendetails oder das Formular Kontaktdetails an

  • Klicken Sie im Formular Aufgabendetails bzw. Kontaktdetails neben dem Element, das angezeigt werden soll, auf Öffnen.

Hinzufügen von Anlagen

In den Formularen Aufgabendetails und Kontaktdetails können Sie Bilder und andere Anlagen hinzufügen.

  • Klicken Sie im Detailformular auf + / – Bilder.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.

  • Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, in dem sich die Datei befindet.

  • Wählen Sie auf die hinzuzufügende Datei aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

Hinweis : Sie können für jedes Element mehrere Dateien anfügen, z. B. verschiedene Dateitypen wie Dokumente oder Kalkulationstabellen.

Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Office Outlook 2007

Wenn Sie Office Outlook 2007 verwenden, können Sie Kontakte oder Aufgabenbesitzer aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

  1. Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf Aus Outlook hinzufügen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Hinzuzufügende Namen auswählen die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

Anzeigen der Adresse eines Kontakts auf einer Landkarte

Wenn Sie im Formular Kontaktdetails eine Anschrift für einen Kontakt eingegeben haben, können Sie diese Adresse auf einer Landkarte anzeigen:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche, um durch Klicken zur Karte zu gelangen.

Anzeigen von Berichten

Die Aufgabendatenbank umfasst verschiedene Berichte, u. a. Aktive Aufgaben, Aufgabendetails und Kontaktadressbuch. So zeigen Sie einen Bericht an

  • Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichte auf den Bericht, der angezeigt werden soll.

Sie können auch eigene, benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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