Verwenden der Access-Vorlage für die Projektedatenbank

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Von Michael Groh, Access-MVP

Mit der Projektmanagement-Datenbank von Access 2007 können Sie Projekte und die zugehörigen Aufgaben und Mitarbeiter verwalten. Sie können auch Projektdetails durchsuchen und filtern, allgemeine Aufgaben eingeben sowie Daten per E-Mail senden oder empfangen.

Die Vorlage für die Projektedatenbank

Verwenden der Datenbank

In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Vorlage für eine Desktopdatenbank für das Projektmanagement beschrieben.

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung

Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass der gesamte Datenbankinhalt aktiviert ist:

  1. Klicken Sie auf der Statusleiste auf Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen auf Diesen Inhalt aktivieren und dann auf OK.

Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalt finden Sie im Artikel Entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll.

Hinzufügen von Mitarbeitern

Der erste Schritt zum Verwenden der Datenbankvorlage für Projekte besteht im Hinzufügen von Mitarbeitern, denen Sie Projekte und Aufgaben zuweisen können. Gehen Sie wie folgt vor, um Mitarbeiter manuell hinzuzufügen, oder lesen Sie den nächsten Abschnitt, um zu erfahren, wie Sie Mitarbeiter aus Ihren Outlook 2007-Kontakten hinzufügen können.

  1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Mitarbeiterliste.

  2. Geben Sie im Formular Mitarbeiterliste die Informationen zu den einzelnen Mitarbeitern ein.

  3. Wenn Sie detailliertere Informationen zu einem Mitarbeiter eingeben möchten, doppelklicken Sie im Formular Mitarbeiterliste auf den Namen dieses Mitarbeiters, und geben Sie die Informationen im Formular Mitarbeiterdetails ein.

  4. Klicken Sie zum Zurückkehren zum Formular Projektliste auf Schließen.

Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Office Outlook 2007

Wenn Sie Office Outlook 2007 verwenden, können Sie Mitarbeiter aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

  1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Mitarbeiterliste.

  2. Klicken Sie im Formular Mitarbeiterliste auf Aus Outlook hinzufügen.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Hinzuzufügende Namen auswählen die Namen aus, die Sie der Datenbank hinzufügen möchten.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

Hinzufügen eines neuen Projekts

  1. Klicken Sie im Formular Projektliste auf Neues Projekt.

  2. Geben Sie im Formular Projektdetails die Details zum Projekt ein, und klicken Sie dann auf Schließen.

Bearbeiten eines vorhandenen Projekts

  1. Doppelklicken Sie im Formular Projektliste auf das Projekt, das Sie bearbeiten möchten.

  2. Fügen Sie im Formular Projektdetails Details hinzu, oder bearbeiten Sie diese.

    Hinzufügen einer Aufgabe

    • Klicken Sie im Formular Projektdetails auf Neue Aufgabe.

    • Geben Sie im Formular Aufgabendetails die Details zu der Aufgabe ein, und klicken Sie dann auf Schließen.

      Das neue Projekt wird in der Liste Projektaufgaben im Formular Projektdetails angezeigt.

      Bearbeiten einer Aufgabe

    • Klicken Sie im Formular Projektdetails auf die Registerkarte Projektaufgaben.

    • Doppelklicken Sie auf die zu bearbeitende Aufgabe.

    • Bearbeiten Sie im Formular Aufgabendetails die Details zu der Aufgabe, und klicken Sie dann auf Schließen.

      Hinzufügen einer allgemeinen Aufgabe

      Allgemeine Aufgaben sind Aufgaben, die häufig in vielen verschiedenen Projekten anfallen, z. B. Budgetierung oder Schulungen. Nachdem Sie eine allgemeine Aufgabe eingegeben haben, kann diese jedem Projekt in der Projektdatenbank hinzugefügt werden, ohne die Aufgabendetails neu eingeben zu müssen.

    • Klicken Sie im Formular Projektdetails auf Allgemeine Aufgabe.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder allgemeinen Aufgabe, die Sie dem Projekt hinzufügen möchten. Fügen Sie neue allgemeine Aufgaben am Ende der Liste an.

    • Klicken Sie zum Zurückkehren zum Formular Projektdetails auf Schließen.

Datenerfassung mithilfe von E-Mails

Sie können Daten zu Projekten oder Mitarbeitern von E-Mail-Benutzern sammeln, indem Sie ihnen ein Dateneingabeformular per E-Mail senden. Wenn die Benutzer das ausgefüllte Formular zurücksenden, können die Daten verarbeitet und in Ihrer Aufgabenliste gespeichert werden.

  1. Klicken Sie im Formular Projektliste oder Mitarbeiterliste auf Daten sammeln.

  2. Folgen Sie den Anweisungen im Assistenten Daten über E-Mail-Nachrichten sammeln, um Daten von angegebenen E-Mail-Empfängern zu sammeln.

Filtern der Projektliste

Im Formular Projektliste können Sie die Liste der Projekte filtern und Ihre bevorzugten Filter für eine zukünftige Verwendung speichern.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um Filter anzuwenden, und wählen Sie die gewünschten Filter aus.

  2. Klicken Sie auf Filter speichern.

  3. Geben Sie im Formular Filterdetails einen Filternamen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie auf Schließen.

  4. Verwendung Sie das Feld Filter "Favoriten", um einen gespeicherten Filter anwenden. Zum Entfernen des Filters klicken Sie auf (Filter löschen).

Anzeigen von Projekt- oder Mitarbeiterdetails

Mithilfe der Formulare Projektdetails und Mitarbeiterdetails können Sie weitere Informationen zu einem Projekt oder Mitarbeiter anzeigen. So zeigen Sie das Formular Projektdetails oder Mitarbeiterdetails an

  • Doppelklicken Sie im Formular Projektliste oder Mitarbeiterliste auf das Element, das Sie anzeigen möchten.

Hinzufügen von Anlagen

In den Formularen Projektdetails, Aufgabendetails und Mitarbeiterdetails können Sie Bilder und andere Anlagen hinzufügen.

  • Doppelklicken Sie in einem beliebigen Formular mit Details auf das Feld Anlagen (im Formular Mitarbeiterdetails doppelklicken Sie auf das Bildsymbol).

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.

  • Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, in dem sich die Datei befindet.

  • Wählen Sie auf die hinzuzufügende Datei aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

Hinweis : Sie können für jedes Element mehrere Dateien anfügen, z. B. verschiedene Dateitypen wie Dokumente oder Kalkulationstabellen.

Anzeigen von Berichten

Die Projektdatenbank umfasst verschiedene Berichte, u. a. Offene Projekte, Aufgabendetails und Mitarbeiteradressbuch. So zeigen Sie einen Bericht an

  • Wählen Sie im Formular Projektliste den Bericht, den Sie anzeigen möchten, in der Liste Berichte aus.

So drucken Sie einen Bericht:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Drucken.

Sie können auch eigene, benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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