Verwenden der Access-Datenbankvorlage für die Aufgabenverwaltung

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Verwenden Sie die Access-Datenbankvorlage , um eine Gruppe von Arbeitsaufgaben nachzuverfolgen, die Sie oder Ihr Team erledigen müssen. Sie können auch Aufgabendetails durchsuchen und Filtern, Spalten ein-oder ausblenden, e-Mail-Nachrichten senden und die Adressen der Vorgangs Besitzer zuordnen.

Möchten Sie sich ein Video zur Verwendung dieser Vorlage ansehen? Lesen Sie diesen Artikel, verwenden Sie die Datenbankvorlage für die Aufgabenverwaltung.

Hinweis: Die Datenbankvorlage für die Aufgabenverwaltung wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die Sie herunterladen können. Wenn die unten aufgeführten Schritte nicht mit dem übereinstimmen, was Sie sehen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.

Verwenden der Datenbank

In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Datenbankvorlage für die Aufgabenverwaltung behandelt.

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung

  • Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access das Begrüßungsformular an. Wenn Sie verhindern möchten, dass dieses Formular beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Willkommen, wenn diese Datenbank geöffnet wird .

    Schließen Sie das Begrüßungsformular, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.

  • Um sicherzustellen, dass alle Datenbankinhalte aktiviert sind, klicken Sie auf der Statusleiste auf diesen Inhalt aktivieren.

    Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll.

Suchen nach einer Aufgabe oder einem Kontakt

Das Feld " Schnellsuche " ermöglicht es Ihnen, schnell eine Aufgabe im Formular " Aufgabenliste " oder einen Kontakt im Formular " Kontaktliste " zu finden.

  • Geben Sie im Feld Schnellsuche den Text ein, nach dem Sie suchen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

    Access filtert die Liste so, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Text enthalten. Um zur vollständigen Liste zurückzukehren, klicken Sie auf aktuelle Suche löschen. (Das X im Suchfeld.)

Filtern der Vorgangsliste

Im Formular Aufgabenliste können Sie die Liste der Vorgänge Filtern und Ihre bevorzugten Filter für die spätere Verwendung speichern.

  1. Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.

  2. Klicken Sie auf Filter speichern.

  3. Geben Sie im Formular Filter Details einen Filternamen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Schließen.

  4. Verwenden Sie das Feld " Favoriten Filtern ", um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen) , um den Filter zu entfernen.

Ein- oder Ausblenden von Spalten

Im Formular " Aufgabenliste " und im Formular " Kontaktliste " sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie, welche Felder angezeigt werden:

  1. Klicken Sie auf Felder einblenden/ausblenden.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Spalten einblenden die Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.

Anzeigen von Vorgangs-oder Kontaktdetails

Mit dem Formular " Aufgabendetails " und dem Formular " Kontaktdetails " können Sie weitere Informationen zu einem Element anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Formular " Vorgangsdetails " oder das Formular " Kontaktdetails " an

  • Klicken Sie im Formular " Aufgabendetails " oder im Formular " Kontaktdetails " neben dem Element, das Sie anzeigen möchten, auf Öffnen .

Hinzufügen von Anlagen

Im Formular " Aufgabendetails " und im Formular " Kontaktdetails " können Sie Bilder und andere Anlagen hinzufügen.

  • Klicken Sie im Formular Aufgaben Details unter dem bildRahmen auf Anlagen hinzufügen oder entfernen.

    Klicken Sie im Formular Kontakt Details unter dem bildRahmen auf Bild bearbeiten.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.

  • Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, in dem sich die Datei befindet.

  • Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

Hinweis: Sie können mehrere Dateien für jedes Element anfügen, einschließlich unterschiedlicher Dateitypen, z. b. Dokumente oder Kalkulationstabellen.

Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Outlook

Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Kontakte oder Aufgabenbesitzer aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

  1. Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf aus Outlook hinzufügen.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld hinzuZufügenDe Namen auswählen die Namen aus, die der Datenbank hinzugefügt werden sollen.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

Anzeigen einer Karte der Adresse eines Kontakts

Wenn Sie im Formular " Kontakt Details " eine Straßenadresse für den Kontakt eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Orts anzeigen:

  • Klicken Sie auf zum Zuordnen.

Anzeigen von Berichten

Die Datenbank Aufgaben enthält mehrere Berichte, einschließlich aktiver Aufgaben, Aufgaben Details, Kontakt Adressbuchund mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:

  • Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichteauf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.

Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.

Ändern der Datenbankvorlage für die Aufgabenverwaltung

Passen Sie die Aufgabendatenbank an, indem Sie der Tabelle Aufgaben ein neues Feld hinzufügen und dann das Feld zum Aufgabenlisten Formular, zum Formularaufgaben Details und zum Bericht Vorgangsdetails hinzufügen.

Hinzufügen eines Felds zur Tabelle "Aufgaben"

  1. Alle geöffneten Registerkarten schließen.

  2. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Aufgaben .

  3. Scrollen Sie nach rechts, bis die Spalte mit dem Namen " Neues Feld hinzufügen" angezeigt wird. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie dann den Namen des Felds ein.

Wenn Sie die Daten zum ersten Mal in die Spalte eingeben, legt Access den Datentyp für Sie fest.

Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht

Nachdem ein Feld zu einer Tabelle hinzugefügt wurde, können Sie es einem Formular oder Bericht hinzufügen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelemente auf Vorhandene Felder hinzufügen .

  3. Ziehen Sie das gewünschte Feld aus der feldListe in das Formular oder den Bericht.

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