Verwandeln von Angeboten in bezahlte Rechnungen mit der Webdatenbankvorlage „Dienstleistungen“

Über die Access 2010-Webdatenbankvorlage Dienstleistungen wird eine sofort einsatzbereite Datenbank erstellt, mit der Sie Angebote, Rechnungen, Kunden sowie weitere Daten verwalten können, die zu einer Dienstleistungsfirma gehören.

Im folgenden Video wird in einem kurzen Szenario gezeigt, wie diese Vorlage verwendet werden kann.

Laden Sie die Vorlage „Dienstleistungen“ herunter, sofern Sie dies nicht bereits getan haben.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie mit der Vorlage Ihre eigene Datenbank erstellen und diese dann nutzen können, Sie beim Führen Ihres Geschäfts zu unterstützen.

Inhalt dieses Artikels

Erstmaliges Starten der Datenbank

Erste Schritte: Hinzufügen vorhandener Daten zur Datenbank „Dienstleistungen“

Registerkarte Willkommen: Hilfe und weitere Ressourcen

Registerkarte Firmeninfos: Eingeben der Firmendaten

Registerkarte Mitarbeiter: Eingeben von Mitarbeiterdaten

Registerkarte Dienstleistungen: Eingeben von Daten zu Dienstleistungen

Hinzufügen von Dienstleistungsdaten, die in Excel gespeichert sind

Hinzufügen einer einzelnen Dienstleistung

Registerkarte Produkte: Eingeben von Produktdaten

Hinzufügen von Produktdaten, die in Excel gespeichert sind

Hinzufügen eines einzelnen Produkts

Registerkarte Angebote und Rechnungen: Eingeben von Angeboten und Rechnungen

Dashboard: Nachverfolgen von aktiven Angeboten und Rechnungen

Anzeigen von Details zu einem Angebot oder einer Rechnung

Erstellen eines neuen Angebots oder einer neuen Rechnung

Angebote: Verwalten aller Angebote

Anzeigen von Details zu einem Angebot

Das Formular „Angebot“

Erstellen eines neuen Angebots

Absenden eines Angebots zur Genehmigung

Genehmigen oder Ablehnen eines abgesendeten Angebots

Umwandeln eines genehmigten Angebots in eine Rechnung

Drucken eines Angebots oder Senden eines Angebots per E-Mail

Rechnungen: Verwalten aller Rechnungen

Anzeigen von Details zu einer Rechnung

Das Formular Rechnung

Erstellen einer neuen Rechnung

Absenden einer Rechnung zur Bezahlung

Drucken einer Rechnung oder Senden einer Rechnung per E-Mail

Markieren einer Rechung als bezahlt

Berichtscenter: Anzeigen und Drucken von Berichten

Erweitert: Verwalten von Dienstleistungen, Produkten, Mitarbeitern und Kunden

Weitere Schritte

Erstmaliges Starten der Datenbank

Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob die Beispieldaten erhalten bleiben sollen oder ob sie gelöscht werden sollen, sodass Sie mit dem Eingeben eigener Daten beginnen können.

Startformular der Webdatenbankvorlage 'Dienstleistungen'

Klicken Sie auf die Schaltfläche auf der linken Seite, um die Datenbank zu öffnen und mit den Beispieldaten zu arbeiten. Dadurch wird die Datenbank Dienstleistungen mit Daten aus dem fiktiven Unternehmen Northwind Traders aufgefüllt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche auf der rechten Seite, um die Beispieldaten zu löschen, sodass Sie damit beginnen können, Ihre eigenen Daten einzugeben.

Hinweis :  Das Löschen der Beispieldaten bewirkt außerdem, dass das Startdialogfeld später nicht mehr angezeigt wird.

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit das Dialogfeld nicht mehr angezeigt wird.

Hinweis :  Für alle Felder und Steuerelemente in der Vorlage Dienstleistungen, in denen Währungsdaten angezeigt werden, wird ein Dollarzeichen ($) als Währungssymbol verwendet. Wird in Ihrem Gebietsschema ein anderes Währungssymbol verwendet, sollten Sie die betroffenen Felder und Steuerelemente anpassen, bevor Sie die Beispieldaten entfernen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Seitenanfang

Erste Schritte: Hinzufügen vorhandener Daten zur Datenbank „Dienstleistungen“

Die Registerkarte Erste Schritte enthält die folgenden Registerkarten, über die Sie Ihre Geschäftsdaten eingeben und die Datenbank nutzbar machen können:

Registerkarten auf „Erste Schritte“

Inhalt/Funktionen

Willkommen

Enthält Links zu nützlichen Ressourcen

Firmeninfos

Felder, in denen Daten zu Ihrer Firma gespeichert werden, die für Rechnungen sowie weitere Berichte verwendet werden

Mitarbeiter

Datenblattansicht von Mitarbeitern. Der angemeldete Mitarbeiter wird auf neuen Angeboten und Rechnungen eingetragen.

Dienstleistungen

Datenblattansicht der Dienstleistungen, die Sie Angeboten und Rechnungen hinzufügen können

Produkte

Datenblattansicht von Produkten, die Sie weiterverkaufen oder verwenden. Sie können diese Produkte zu Angeboten und Rechnungen hinzufügen.

Angebote und Rechnungen

Zwei Datenblattansichten: Ihre Angebote und Ihre Rechnungen

Wenn Sie im Startdialogfeld auf Mit der Dateneingabe beginnen klicken, gelangen Sie unter Erste Schritte zur Registerkarte Willkommen. Von hier aus können Sie damit beginnen, die entsprechenden Daten in Ihre neue Datenbank für Dienstleistungen einzugeben.

Registerkarte 'Erste Schritte' der Webdatenbankvorlage 'Dienstleistungen'

Hinweis :  Es ist nicht erforderlich, dass Sie für die Eingabe sämtlicher Daten die Registerkarte Erste Schritte verwenden. Diese Registerkarte soll es Ihnen erleichtern, schnell die ersten Schritte auszuführen. Die meisten Daten, die auf den folgenden zu Erste Schritte gehörenden Registerkarten eingegeben werden können, können auch auf den Hauptregisterkarten, etwa auf der Registerkarte Angebote oder Rechnungen, eingegeben werden. Die Daten zu Ihrer Firma (die auf Angeboten und Rechnungen angezeigt werden) können Sie allerdings nur über die Registerkarte Firmeninfos eingeben.

Registerkarte Willkommen: Hilfe und weitere Ressourcen

In den Links auf der Registerkarte Willkommen wird auf die aktuellsten Ressourcen verwiesen, damit Sie die Möglichkeit haben, Ihre Datenbank für Dienstleistungen optimal zu nutzen. Zwar werden die Links nicht geändert, aber die Ziele der Links werden aktualisiert, sobald neue Ressourcen verfügbar geworden sind.

  • Nachdem Sie die Informationen auf der Registerkarte Willkommen gelesen haben, klicken Sie auf Weiter, um zur Registerkarte Firmeninfos zu gelangen.

Registerkarte Firmeninfos: Eingeben der Firmendaten

Auf der Registerkarte Firmeninfos können Sie Daten zu Ihrer Firma eingeben. Dazu gehören Name, Standort, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Diese Daten werden auf Rechnungen und sonstigen Berichten angezeigt, die in der Datenbank erstellt werden.

Registerkarte 'Firmeninfos' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

  • Geben Sie die Daten zu Ihrer Firma in die Felder ein, und klicken Sie dann auf Weiter.

Registerkarte Mitarbeiter: Eingeben von Mitarbeiterdaten

Auf der Registerkarte Mitarbeiter können Sie beginnen, der Datenbank Mitarbeiter hinzuzufügen. Mit diesen Daten können Sie nachverfolgen, welcher Mitarbeiter welche Arbeitsgänge ausgeführt hat. Beim Erstellen eines neuen Angebots wird beispielsweise der Mitarbeiter, der angemeldet ist, als Bestandteil des neuen Angebots protokolliert.

  • Geben Sie die Daten zu jedem Mitarbeiter in das Datenblatt ein, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Hinweis :  Sie können Mitarbeiter auch auf der Hauptregisterkarte Mitarbeiter anzeigen, bearbeiten und hinzufügen.

Registerkarte Dienstleistungen: Eingeben von Daten zu Dienstleistungen

Geben Sie auf der Registerkarte Dienstleistungen Daten zu den Dienstleistungen ein, die Sie anbieten (beispielsweise den Stundensatz für jede Dienstleitung). Sie können außerdem Dienstleistungen entfernen, indem Sie diese löschen oder als Eingestellt kennzeichnen. Allerdings können Sie eine Dienstleistung nur dann löschen, wenn sie auf keinem Angebot und keiner Rechnung aufgeführt ist.

Hinweis :  Wenn Sie einem Angebot oder einer Rechnung eine Dienstleistung hinzufügen, wird dem Angebot oder der Rechnung der standardmäßige Stundensatz dieser Dienstleistung hinzugefügt. Sie können den Stundensatz für jede Dienstleistung aber ändern, bevor Sie ein bestimmtes Angebot oder eine bestimmte Rechnung senden. Ein Ändern des Stundensatzes einer Dienstleistung auf einem Angebot oder einer Rechnung wirkt sich nicht auf den standardmäßigen Stundensatz dieser Dienstleistung aus.

Hinzufügen von Dienstleistungsdaten, die in Excel gespeichert sind

Sie können Daten aus Excel kopieren und in ein Access-Datenblatt einfügen. Mit dem Kopieren und Einfügen von Daten können Sie Zeit sparen, insbesondere dann, wenn sich die Daten in Excel in Zeilen oder Spalten befinden, die mit den Spalten auf dem Datenblatt identisch oder diesen Spalten sehr ähnlich sind.

Es gibt zwei Hauptüberlegungen, die für das Kopieren von Excel-Daten und deren Einfügen in Access zu beachten sind:

  • Sind die Excel-Daten in Zeilen angeordnet (statt in Spalten), sollten Sie die Daten in Excel transponieren, bevor Sie sie in Access einfügen.

  • Liegen die Excel-Spalten nicht in derselben Reihenfolge vor wie die Spalten auf dem Access-Datenblatt, sollten Sie die Spalten in Excel umordnen, bevor Sie sie in Access einfügen.

Wichtig :  Die Spalte Dienstleistungscode muss für jede Dienstleistung einen Wert enthalten, und jeder dieser Werte muss eindeutig sein (d. h., es ist nicht zulässig, dass zwei oder mehr Dienstleistungen denselben Namen haben).

Hinweis :  Für die Schritte in diesem Abschnitt wird angenommen, dass Sie Daten für alle vier Spalten des Datenblatts Dienstleistungen haben. Haben Sie nicht für alle Spalten Daten, können Sie die Daten kopieren, die Ihnen vorliegen. Die einzige Spalte, die erforderlich ist und eindeutige Werte enthalten muss, ist die Spalte Dienstleistungscode.

Transponieren von Excel-Daten aus Zeilen in Spalten

Tipp :  Liegen die Daten nicht in derselben Reihenfolge vor wie die Spalten auf dem Access-Datenblatt, bietet es sich an, in Excel ein Arbeitsblatt einzufügen und die Daten auf dem neuen Arbeitsblatt zu transponieren. Durch Verwenden eines neuen Arbeitsblatts wird es einfacher, die Daten in derselben Reihenfolge wie die Access-Datenblattspalten anzuordnen.

  1. Wählen Sie die Daten in Excel aus, und drücken Sie dann STRG+C.

Tipp :  Möchten Sie mehrere nicht zusammenhängende Zellengruppen auswählen, halten Sie beim Auswählen die STRG-TASTE gedrückt.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Zelle, die sich außerhalb der ausgewählten Daten befindet (beispielsweise eine Zelle unter der letzten Zeile Ihrer Auswahl), und klicken Sie unter Einfügeoptionen auf die Schaltfläche Transponieren:
    Einfügen, Transponieren

Umordnen von Daten in Excel-Spalten, deren Reihenfolge nicht mit der auf dem Datenblatt „Dienstleistungen“ übereinstimmt
  1. Öffnen Sie das Excel-Arbeitsblatt, das die Daten zu Ihren Dienstleistungen enthält.

  2. Fügen Sie ein neues Arbeitsblatt ein. Informationen zu diesem Schritt finden Sie im Excel-Artikel Einfügen oder Löschen eines Arbeitsblatts.

  3. Auf dem neuen Arbeitsblatt:

    1. Geben Sie in die Zelle A1 Folgendes direkt oder durch Einfügen ein: Dienstleistungscode.

    2. Geben Sie in die Zelle B1 Folgendes direkt oder durch Einfügen ein: Dienstleistungsbeschreibung.

    3. Geben Sie in die Zelle C1 Folgendes direkt oder durch Einfügen ein: Standardmäßiger Stundensatz.

    4. Geben Sie in die Zelle D1 Folgendes direkt oder durch Einfügen ein: Notizen.

  4. Kopieren Sie die Namen oder Codes Ihrer Dienstleistungen in die Spalte A:

    1. Klicken Sie auf den Namen des Arbeitsblatts, auf dem die Namen oder Codes aufgelistet werden.

    2. Wählen Sie die Liste der Namen oder Codes aus, und drücken Sie dann STRG+C.

    3. Klicken Sie auf den Namen des neuen Arbeitsblatts.

    4. Wählen Sie die Zelle A2 aus, und drücken Sie dann STRG+V.

  5. Kopieren Sie die Beschreibungen Ihrer Dienstleistungen in die Spalte B:

    1. Klicken Sie in die Zelle B2, und geben Sie dann ein Gleichheitszeichen (=) ein.

    2. Klicken Sie auf den Namen des Arbeitsblatts, auf dem die Beschreibungen aufgelistet werden.

    3. Klicken Sie in die Zelle, die die erste Beschreibung enthält, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
      Der Zellenverweis wird in die Zelle B2 auf dem neuen Arbeitsblatt eingefügt.

    4. Klicken Sie auf dem neuen Blatt erneut in die Zelle B2, und doppelklicken Sie dann auf das Ausfüllkästchen Ausfüllkästchen .
      Die Zellenverweise der restlichen Listenelemente werden in die Spalte B eingefügt.

  6. Wiederholen Sie Schritt 5 für die Spalte C, sodass die standardmäßigen Stundensätze für Ihre Dienstleistungen kopiert werden.

  7. Wiederholen Sie Schritt 5 für die Spalte D, sodass die Notizen für Ihre Dienstleistungen kopiert werden.

Einfügen von Daten aus Spalten, die dieselbe Reihenfolge haben wie die Spalten auf dem Datenblatt „Dienstleistungen“
  1. Wählen Sie die Daten in Excel aus, und drücken Sie dann STRG+C.

Tipp :  Möchten Sie mehrere nicht zusammenhängende Zellengruppen auswählen, halten Sie beim Auswählen die STRG-TASTE gedrückt.

  1. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Dienstleistungen mit der rechten Maustaste auf das Sternchen auf dem Datenblatt, und klicken Sie dann auf Einfügen.
    Kontextmenü auf dem Datenblatt 'Dienstleistungen'

Hinzufügen einer einzelnen Dienstleistung

  • Klicken Sie auf Eine neue Dienstleistung hinzufügen, damit das Formular Dienstleistung geöffnet wird, und geben Sie die Daten für die Dienstleistung ein.
    - Oder -

  • Geben Sie die Daten in das Datenblatt auf der Registerkarte Dienstleistungen ein.

Registerkarte Produkte: Eingeben von Produktdaten

Fügen Sie auf der Registerkarte Produkte Daten für die Produkte hinzu, die Sie weiterverkaufen oder für eine Dienstleistung verwenden.

Hinweis :  Wenn Sie einem Angebot oder einer Rechnung ein Produkt hinzufügen, wird der Einzelpreis als Bestandteil des Angebots oder der Rechnung übernommen. Sie können den Einzelpreis für jedes Produkt aber ändern, bevor Sie ein bestimmtes Angebot oder eine bestimmte Rechnung senden. Ein Ändern eines Preises auf einem Angebot oder einer Rechnung wirkt sich nicht auf den Einzelpreis des jeweiligen Produkts aus.

Hinzufügen von Produktdaten, die in Excel gespeichert sind

Sie können Daten aus Excel kopieren und in ein Access-Datenblatt einfügen. Mit dem Kopieren und Einfügen von Daten können Sie Zeit sparen, insbesondere dann, wenn sich die Daten in Excel in Zeilen oder Spalten befinden, die mit den Spalten auf dem Datenblatt identisch oder diesen Spalten sehr ähnlich sind.

Es gibt zwei Hauptüberlegungen, die für das Kopieren von Excel-Daten und deren Einfügen in Access zu beachten sind:

  • Sind die Excel-Daten in Zeilen angeordnet (statt in Spalten), sollten Sie die Daten in Excel transponieren, bevor Sie sie in Access einfügen.

  • Liegen die Excel-Spalten nicht in derselben Reihenfolge vor wie die Spalten auf dem Access-Datenblatt, sollten Sie die Spalten in Excel umordnen, bevor Sie sie in Access einfügen.

Wichtig :  Die Spalte Produktcode muss für jede Dienstleistung einen Wert enthalten, und jeder dieser Werte muss eindeutig sein (d. h., es ist nicht zulässig, dass zwei oder mehr Dienstleistungen denselben Namen haben).

Hinweis :  Für die Schritte in diesem Abschnitt wird angenommen, dass Sie Daten für alle vier Spalten des Datenblatts Produkte haben. Haben Sie nicht für alle Spalten Daten, können Sie die Daten kopieren, die Ihnen vorliegen. Die einzige Spalte, die erforderlich ist und eindeutige Werte enthalten muss, ist die Spalte Produktcode.

Transponieren von Excel-Daten aus Zeilen in Spalten

Befinden sich die Daten in Zeilen (statt in Spalten), sollten Sie die Daten in Excel transponieren, bevor Sie sie in Access einfügen.

Tipp :  Liegen die Daten nicht in derselben Reihenfolge vor wie die Spalten auf dem Access-Datenblatt, bietet es sich an, in Excel ein Arbeitsblatt einzufügen und die Daten auf dem neuen Arbeitsblatt zu transponieren. Durch Verwenden eines neuen Arbeitsblatts wird es einfacher, die Daten in derselben Reihenfolge wie die Access-Datenblattspalten anzuordnen.

  1. Wählen Sie die Daten in Excel aus, und drücken Sie dann STRG+C.

Tipp :  Möchten Sie mehrere nicht zusammenhängende Zellengruppen auswählen, halten Sie beim Auswählen die STRG-TASTE gedrückt.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Zelle, die sich außerhalb der ausgewählten Daten befindet (beispielsweise eine Zelle unter der letzten Zeile Ihrer Auswahl), und klicken Sie unter Einfügeoptionen auf die Schaltfläche Transponieren:
    Einfügen, Transponieren

Umordnen von Excel-Spalten, die in einer anderen Reihenfolge als auf dem Datenblatt „Produkte“ vorliegen
  1. Öffnen Sie das Excel-Arbeitsblatt, das die Daten zu Ihren Produkten enthält.

  2. Fügen Sie ein neues Arbeitsblatt ein. Informationen zu diesem Schritt finden Sie im Excel-Artikel Einfügen oder Löschen eines Arbeitsblatts.

  3. Auf dem neuen Arbeitsblatt:

    1. Geben Sie in die Zelle A1 Folgendes direkt oder durch Einfügen ein: Produktcode.

    2. Geben Sie in die Zelle B1 Folgendes direkt oder durch Einfügen ein: Produktbeschreibung.

    3. Geben Sie in die Zelle C1 Folgendes direkt oder durch Einfügen ein: Einzelpreis.

    4. Geben Sie in die Zelle D1 Folgendes direkt oder durch Einfügen ein: Menge pro Stück.

    5. Geben Sie in die Zelle E1 Folgendes direkt oder durch Einfügen ein: Notizen.

  4. Kopieren Sie die Namen oder Codes für Ihre Produkte in die Spalte A:

    1. Klicken Sie auf den Namen des Arbeitsblatts, auf dem die Namen oder Codes aufgelistet werden.

    2. Wählen Sie die Liste der Namen oder Codes aus, und drücken Sie dann STRG+C.

    3. Klicken Sie auf den Namen des neuen Arbeitsblatts.

    4. Wählen Sie die Zelle A2 aus, und drücken Sie dann STRG+V.

  5. Kopieren Sie die Beschreibungen Ihrer Produkte in die Spalte B:

    1. Klicken Sie in die Zelle B2, und geben Sie dann ein Gleichheitszeichen (=) ein.

    2. Klicken Sie auf den Namen des Arbeitsblatts, auf dem die Beschreibungen aufgelistet werden.

    3. Klicken Sie in die Zelle, die die erste Beschreibung enthält, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
      Der Zellenverweis wird in die Zelle B2 auf dem neuen Arbeitsblatt eingefügt.

    4. Klicken Sie auf dem neuen Blatt erneut in die Zelle B2, und doppelklicken Sie dann auf das Ausfüllkästchen Ausfüllkästchen .
      Die Zellenverweise der restlichen Listenelemente werden in die Spalte B eingefügt.

  6. Wiederholen Sie Schritt 5 für die Spalte C, sodass die Einzelpreise für Ihre Produkte kopiert werden.

  7. Wiederholen Sie Schritt 5 für die Spalte D, sodass die Mengen pro Stück für Ihre Produkte kopiert werden.

  8. Wiederholen Sie Schritt 5 für die Spalte E, sodass die Notizen für Ihre Produkte kopiert werden.

Einfügen von Daten aus Spalten, die dieselbe Reihenfolge haben wie die Spalten auf dem Datenblatt „Produkte“
  1. Wählen Sie die Daten in Excel aus, und drücken Sie dann STRG+C.

    Tipp :  Möchten Sie mehrere nicht zusammenhängende Zellengruppen auswählen, halten Sie beim Auswählen die STRG-TASTE gedrückt.

  2. Klicken Sie in Access auf der Registerkarte Produkte mit der rechten Maustaste auf das Sternchen auf dem Datenblatt, und klicken Sie dann auf Einfügen. Kontextmenü auf dem Datenblatt 'Dienstleistungen'

Hinzufügen eines einzelnen Produkts

  • Klicken Sie auf Neues Produkt, damit das Formular Produkt geöffnet wird, und geben Sie die Produktdaten ein.
    - Oder -

  • Geben Sie die Daten in das Datenblatt auf der Registerkarte Produkte ein.

Registerkarte Angebote und Rechnungen: Eingeben von Angeboten und Rechnungen

Wenn Ihnen bereits einige Angebote und Rechnungen vorliegen, können Sie diese in die Datenblätter auf der Registerkarte Angebote und Rechnungen eingeben.

  1. Wenn Sie ein Angebot eingeben möchten, klicken Sie auf Neues Angebot. Wenn Sie eine Rechnung eingeben möchten, klicken Sie auf Neue Rechnung.

  2. Geben Sie in das Detailformular, das geöffnet wird, die Daten ein, die Ihnen vorliegen, also beispielsweise den Status, den Mitarbeiter, der das Angebot oder die Rechnung erstellt hat, und den Kunden.

  3. Wenn Sie einen Kunden eingeben, der nicht in der Datenbank enthalten ist, werden Sie von Access aufgefordert, den neuen Kunden einzugeben. Klicken Sie auf Ja, und geben Sie dann die Daten zu dem neuen Kunden ein, die Ihnen bekannt sind. Nachdem Sie das Datenblatt geschlossen haben, ist der Kunde in der Dropdownliste Kunde verfügbar.

  4. Klicken Sie auf Speichern und schließen, nachdem Sie ein Angebot oder eine Rechnung abgeschlossen haben. Die Daten werden gespeichert, und das Formular wird geschlossen.

  5. Wenn Sie alle vorhandenen Angebote und Rechnungen eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter.

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Dashboard: Nachverfolgen von aktiven Angeboten und Rechnungen

Die Registerkarte Dashboard bietet eine geeignete Stellet zum Nachverfolgen von aktiven Angeboten und nicht bezahlten Rechnungen sowie zum Hinzufügen eines neuen Angebots oder einer neuen Rechnung.

Registerkarte 'Dashboard' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

Anzeigen von Details zu einem Angebot oder einer Rechnung

  • Klicken Sie auf einen Wert unter Angebot Nr., damit das Formular Angebot für dieses Angebot angezeigt wird.

    Hinweis :  Sie können die Details eines Angebots bearbeiten, bevor es abgesendet wird. Voraussetzung hierfür ist aber, dass der Status gleich Neu ist.

  • Klicken Sie auf einen Wert unter Rechnungsnr., damit das Formular Rechnung für diese Rechnung angezeigt wird.

Erstellen eines neuen Angebots oder einer neuen Rechnung

  • Klicken Sie auf Neues Angebot oder Neue Rechnung, und füllen Sie das Formular aus, das angezeigt wird.

    Hinweis :  Wenn Sie nicht in der Datenbank angemeldet sind, wählen Sie in der Dropdownliste Verkäufer Ihren Namen aus, damit dem Angebot oder der Rechnung Ihr Name hinzugefügt wird.

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Angebote: Verwalten aller Angebote

Auf der Registerkarte Angebote werden Ansichten bereitgestellt, mit denen Sie Angebote über deren Status verwalten können.

Registerkarte 'Angebote' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

Angebote werden auf den folgenden Registerkarten aufgelistet:

  • Aktiv    Listet Angebote auf, die nicht fakturiert, abgelehnt oder abgelaufen sind.

  • Genehmigt    Listet Angebote auf, die genehmigt oder fakturiert sind.

  • Fakturiert    Listet Angebote auf, die fakturiert sind. Sie können die Rechnung für ein aufgelistetes Angebot anzeigen.

  • Abgelaufen    Listet Angebote auf, die abgelaufen sind, ohne fakturiert worden zu sein.

  • Abgelehnt    Listet Angebote auf, die abgelehnt sind. Sie können ein abgelehntes Angebot genehmigen, damit es für die Fakturierung verfügbar wird.

Anzeigen von Details zu einem Angebot

  • Klicken Sie auf einen Wert unter Angebot Nr., damit das Formular Angebot für dieses Angebot angezeigt wird.

    Hinweis :  Sie können die Details eines Angebots bearbeiten, bevor es abgesendet wird. Voraussetzung hierfür ist aber, dass der Status gleich Neu ist.

Das Formular „Angebot“

Die Angebotsnummer und der Angebotsstatus werden in der oberen linken Ecke des Formulars Angebot angezeigt.

Über die Schaltflächen im Kopfbereich des Formulars Angebot können Sie ein Angebot absenden, genehmigen, ablehnen oder fakturieren, ein Duplikat eines Angebots erstellen und ein Angebot als Vorbereitung auf das Drucken anzeigen.

Allgemeine Informationen zu einem Angebot stehen in den Feldern unter den Schaltflächen im Kopfbereich des Formulars Angebot.

Die Registerkarten in der Mitte des Formulars Angebot enthalten Details zu dem jeweiligen Angebot: Positionen (Dienstleistungen und Produkte), Ort der Dienstleistung, Steuern und Bedingungen sowie Notizen. Sie können den Satz und den Einzelpreis für jede Position auf jedem Angebot ändern, ohne dass sich dies auf den standardmäßigen Wert der zugehörigen Dienstleistung oder des zugehörigen Produkts auswirkt.

Die Summen für Dienstleistungen, Produkte und Steuern werden in der unteren rechten Ecke des Formulars Angebot angezeigt. Wenn Sie Details auf der Registerkarte Positionen oder Steuern und Bedingungen geändert haben, klicken Sie auf Summen aktualisieren, damit die in diesem Bereich angezeigten Beträge aktualisiert werden.

Erstellen eines neuen Angebots

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Angebote auf Neues Angebot, und füllen Sie dann das Formular Angebot aus.

    Hinweis :  Wenn Sie nicht in der Datenbank angemeldet sind, wählen Sie in der Dropdownliste Verkäufer Ihren Namen aus, damit dem Angebot Ihr Name hinzugefügt wird.

Absenden eines Angebots zur Genehmigung

Ein Angebot, das noch nicht abgesendet wurde, hat keine Angebotsnummer. Unter Angebot Nr. wird der Wert […] angezeigt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Angebote auf […] in der Zeile, die das Angebot enthält, das Sie absenden möchten.
    Das Formular Angebot wird geöffnet, und in ihm werden die Details des Angebots angezeigt.

  2. Prüfen Sie allgemeinen Informationen und die Details zu dem Angebot, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, also etwa Hinzufügen oder Entfernen von Positionen, Änderung des Satzes oder Einzelpreises einer Position oder Hinzufügen von Notizen.

  3. Klicken Sie im Kopfbereich des Formulars Angebot auf Absenden.

Genehmigen oder Ablehnen eines abgesendeten Angebots

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Angebote auf einen Wert unter Angebot Nr., damit das Formular Angebot geöffnet wird und die Details des Angebots angezeigt werden.

  2. Prüfen Sie die Angebotsinformationen, und gehen Sie anschließend wie folgt vor:

    • Ist das Angebot annehmbar, klicken Sie im Kopfbereich des Formulars Angebot auf Genehmigen.

    • Ist das Angebot nach kleineren Änderungen annehmbar, klicken Sie im Kopfbereich des Formulars Angebot auf Duplizieren. Es wird ein neues Angebot auf Basis des Originalangebots erstellt. Sie können das neue Angebot dann prüfen und absenden und schließlich genehmigen.

    • Ist das Angebot nicht annehmbar, klicken Sie im Kopfbereich des Formulars Angebot auf Ablehnen.

Umwandeln eines genehmigten Angebots in eine Rechnung

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Angebote auf die Registerkarte Genehmigt.
    Es werden die Angebote angezeigt, die genehmigt wurden, wozu auch die Angebote gehören, die bereits fakturiert wurden.

  2. Klicken Sie auf einen Wert unter Angebot Nr., damit das Formular Angebot für dieses Angebot angezeigt wird.

  3. Prüfen Sie die Angebotsdaten.

    Hinweis :  Sie können keine Details eines Angebots ändern, das genehmigt wurde. Sie können aber ein Duplikatangebot erstellen, indem Sie auf Duplizieren klicken, das Duplikatangebot überarbeiten und als neues Angebot absenden und dieses schließlich genehmigen und für das Erstellen einer Rechnung verwenden.

  4. Klicken Sie im Kopfbereich des Formulars Angebot auf Rechnung.

Drucken eines Angebots oder Senden eines Angebots per E-Mail

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Angebote auf einen Wert unter Angebot Nr., damit das Formular Angebot geöffnet wird und die Details des Angebots angezeigt werden.

  2. Klicken Sie im Kopfbereich des Formulars Angebot auf Angebot anzeigen.
    Das Angebot wird in dem Layout geöffnet, in dem es gedruckt wird.

    Hinweis :  Die Schaltflächen im Kopfbereich des Angebots sind auf der fertigen Kopie nicht vorhanden.

  3. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche im Kopfbereich des Angebots.

Seitenanfang

Rechnungen: Verwalten aller Rechnungen

Auf der Registerkarte Rechnungen können Sie neue Rechnungen erstellen sowie Rechnungen nach Status prüfen.

Registerkarte 'Rechnungen' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

Rechnungen werden auf den folgenden Registerkarten aufgelistet:

  • Unbezahlt    Listet Rechnungen auf, die noch nicht bezahlt, aber auch noch nicht überfällig sind.

  • Überfällig    Listet Rechnungen auf, die noch nicht bezahlt und überfällig sind.

  • Bezahlt    Listet Rechnungen auf, die bezahlt sind.

Anzeigen von Details zu einer Rechnung

  • Klicken Sie auf einen Wert unter Rechnungsnr., damit das Formular Rechnung für diese Rechnung angezeigt wird.

    Hinweis :  Sie können die Details einer Rechnung bearbeiten, bevor sie abgesendet wird. Voraussetzung hierfür ist aber, dass der Status gleich Neu ist.

Das Formular Rechnung

Das Formular 'Rechnung'

Die Rechnungsnummer und der Rechnungsstatus werden in der oberen linken Ecke des Formulars Rechnung angezeigt.

Über die Schaltflächen im Kopfbereich des Formulars Rechnung können Sie eine Rechnung absenden oder als bezahlt markieren, ein Duplikat einer Rechnung erstellen, die Druckvorschau einer Rechnung anzeigen, Änderungen speichern, die an einer Rechnung vorgenommen wurden, und das Formular Rechnung schließen.

Allgemeine Informationen zu einer Rechnung stehen in den Feldern unter den Schaltflächen im Kopfbereich des Formulars Rechnung. Wurde die Rechnung aus einem Angebot erstellt, sind diese Informationen aus dem Angebot übernommen worden. Sie können aber Änderungen an der Rechnung vornehmen, ohne dass das Angebot davon betroffen ist.

Die Registerkarten in der Mitte des Formulars Rechnung enthalten Details zu der jeweiligen Rechnung: Positionen (Dienstleistungen und Produkte), Ort der Dienstleistung, Steuern und Bedingungen sowie Notizen. Wurde die Rechnung aus einem Angebot erstellt, sind diese Details aus dem Angebot übernommen worden. Sie können aber Änderungen an den Rechnungsdetails vornehmen, ohne dass das Angebot davon betroffen ist. Sie können den Satz und den Einzelpreis für jede Position auf jedem Angebot ändern, ohne dass sich dies auf den standardmäßigen Wert der zugehörigen Dienstleistung oder des zugehörigen Produkts auswirkt.

Die Summen für Dienstleistungen, Produkte und Steuern werden in der unteren rechten Ecke des Formulars Rechnung angezeigt. Wenn Sie Details auf der Registerkarte Positionen oder Steuern und Bedingungen geändert haben, klicken Sie auf Summen aktualisieren, damit die in diesem Bereich angezeigten Beträge aktualisiert werden.

Erstellen einer neuen Rechnung

  • Klicken Sie auf Neue Rechnung, und füllen Sie dann das Formular Rechnung aus.

    Hinweis :  Wenn Sie nicht in der Datenbank angemeldet sind, wählen Sie in der Dropdownliste Verkäufer Ihren Namen aus, damit der Rechnung Ihr Name hinzugefügt wird.

Absenden einer Rechnung zur Bezahlung

Eine Rechnung, die noch nicht abgesendet wurde, hat keine Rechnungsnummer. Unter Rechnungsnr. wird der Wert […] angezeigt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Rechnungen auf […] in der Zeile, die die Rechnung enthält, die Sie zur Bezahlung absenden möchten.
    Das Formular Rechnung wird geöffnet, und in ihm werden die Details der Rechnung angezeigt.

  2. Prüfen Sie allgemeinen Informationen und die Details zu der Rechnung, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, also etwa Hinzufügen oder Entfernen von Positionen, Änderung des Satzes oder Einzelpreises einer Position oder Hinzufügen von Notizen.

  3. Klicken Sie im Kopfbereich des Formulars Rechnung auf Absenden.

Drucken einer Rechnung oder Senden einer Rechnung per E-Mail

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Rechnungen auf einen Wert unter Rechnungsnr., damit das Formular Rechnung geöffnet wird und die Details der Rechnung angezeigt werden.

  2. Klicken Sie im Kopfbereich des Formulars Rechnung auf Rechnung anzeigen.
    Die Rechnung wird in dem Layout geöffnet, in dem sie gedruckt wird.

    Hinweis :  Die Schaltflächen im Kopfbereich der Rechnung sind auf der fertigen Kopie nicht vorhanden.

  3. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche im Kopfbereich der Rechnung.

Markieren einer Rechung als bezahlt

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Rechnungen auf der Registerkarte Unbezahlt auf einen Wert unter Rechnungsnr., damit das Formular Rechnung geöffnet wird und die Details der Rechnung angezeigt werden.

  2. Klicken Sie im Kopfbereich des Formulars Rechnung auf Als bezahlt markieren.

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Berichtscenter: Anzeigen und Drucken von Berichten

Die Datenbankvorlage Dienstleistungen umfasst vier Berichte: eine Kundenliste und drei Umsatzberichte (Monats-, Quartals- und Jahresumsatz).

Registerkarte 'Berichtscenter' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

So zeigen Sie einen Bericht in der Vorschau an

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Berichtscenter, und klicken Sie dann unter Wählen Sie einen Bericht aus auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
    Access zeigt den Bericht im Vorschaufenster an.

Tipp :  Sie können die Vorschau anpassen, indem Sie die Optionen verwenden, die oben im Vorschaufenster angezeigt werden. Welche Optionen angezeigt werden, hängt davon ab, welchen Bericht Sie in der Vorschau anzeigen.

So drucken Sie einen Bericht:

  1. Zeigen Sie den Bericht, den Sie drucken möchten, in der Vorschau an.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Berichtscenter auf In neuer Registerkarte öffnen, und drücken Sie dann STRG+P.

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Erweitert: Verwalten von Dienstleistungen, Produkten, Mitarbeitern und Kunden

Die Registerkarte Erweitert bietet eine geeignete Stelle zum Verwalten der folgenden Listen:

  • Kunden

  • Mitarbeiter

  • Produkte

  • Dienstleistungen

Jede Liste wird als Datenblatt angezeigt, wo es einfacher ist, Inkonsistenzen zu erkennen sowie umfangreiche Änderungen an Daten vorzunehmen.

Registerkarte 'Erweitert' der Datenbankvorlage 'Dienstleistungen'

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Weitere Schritte

Nachdem Sie angefangen haben, Ihre Firma mit der Datenbank Dienstleistungen zu verwalten, denken Sie vermutlich über neue Möglichkeiten zum Abfragen oder Filtern der Daten nach. Außerdem stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie die Datenbank ändern möchten, damit sie Ihren Anforderungen besser gerecht wird. Mithilfe der Links in diesem Abschnitt gelangen Sie zu weiteren Informationen über die typischen Aufgaben und Änderungen, die Sie ausführen bzw. vornehmen können.

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