Verwaltung von Informationsrechten in Office 2010

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die Zugriffsberechtigung auf Inhalte in Dokumenten, Arbeitsmappen und Präsentationen mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten (IRM) einschränken können, die in Microsoft Office 2010 verfügbar ist. Informationen darüber, wie Sie die Zugriffsberechtigung auf Inhalt in E-Mails einschränken können, finden Sie unter Einführung in die Verwendung der Verwaltung von Informationsrechten (IRM) für E-Mails.

Informationen zur Verwendung von Kennwörtern in Word- oder Excel-Dateien finden Sie unter Einschränken oder Zulassen von Formatierungsänderungen und Schützen eines Arbeitsblatts.

Inhalt dieses Artikels

Zweck und Grenzen von IRM

Dateitypen für die Rechteverwaltung mit IRM

Konfigurieren des Computers für die Verwendung von IRM

Herunterladen von Berechtigungen

Einschränken der Berechtigungen für den Inhalt von Dateien

Verwenden eines anderen Windows-Benutzerkontos zum Verwalten von Rechten für Dateien

Anzeigen von Inhalten mit Zugriffseinschränkung

Zweck und Grenzen von IRM

Mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) können Einzelpersonen und Administratoren Zugriffsberechtigungen für Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen festlegen. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass vertrauliche Informationen gedruckt, weitergeleitet oder von unberechtigten Personen kopiert werden. Nach dem Einschränken der Berechtigung für eine Datei unter Verwendung von IRM werden die Zugriffs- und Nutzungsbeschränkungen unabhängig vom Speicherort der Informationen erzwungen, da die Berechtigungen für eine Datei in der Dokument-, Arbeitsmappen- oder Präsentationsdatei selbst gespeichert sind.

Mithilfe von IRM können Einzelpersonen ihre persönlichen Vorlieben im Hinblick auf die Übermittlung von persönlichen oder privaten Informationen erzwingen. Außerdem unterstützt IRM Unternehmen beim Erzwingen von Unternehmensrichtlinien für die Steuerung und Weitergabe von vertraulichen oder proprietären Informationen.

IRM bietet folgende Möglichkeiten:

  • Verhindern, dass beschränkter Inhalt von einem autorisierten Empfänger für eine unautorisierte Verwendung weitergeleitet, kopiert, geändert, gedruckt, gefaxt oder ausgeschnitten und eingefügt wird

  • Verhindern, dass beschränkter Inhalt mithilfe der Drucktastenfunktion in Microsoft Windows kopiert wird

  • Beschränken von sämtlichem Inhalt, und zwar unabhängig vom Ziel der Empfänger

  • Unterstützung des Dateiablaufdatums, sodass der Inhalt in Dokumenten, Arbeitsmappen oder Präsentationen nach einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr angezeigt werden kann

  • Erzwingen von Unternehmensrichtlinien, mit denen die Verwendung und Weitergabe von Inhalt innerhalb des Unternehmens geregelt wird

Folgendes kann mit IRM nicht verhindert werden:

  • Löschen, Diebstahl, Aufzeichnen oder Übertragen von Inhalt durch bösartige Programme, wie trojanische Pferde, Tastenprotokollierung und bestimmte Typen von Spyware

  • Verlust oder Beschädigen von Inhalt aufgrund der Aktionen von Computerviren

  • Manuelles Kopieren oder Abtippen von beschränktem Inhalt von der Anzeige auf dem Empfängerbildschirm

  • Digitales Fotografieren des auf dem Bildschirm angezeigten beschränkten Inhalts durch einen Empfänger

  • Kopieren des beschränkten Inhalts mithilfe von Bildschirmaufzeichnungsprogrammen von Drittanbietern

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Dateitypen für die Rechteverwaltung mit IRM

In Office 2010 können Sie mithilfe von IRM die Rechte für XPS-Dateien (XML Paper Specification) sowie für folgende Dateitypen verwalten:

Word-Dateien

Dateityp

Erweiterung

Dokument

DOC

Dokument

DOCX

Dokument mit Makros

DOCM

Vorlage

DOT

Vorlage

DOTX

Vorlage mit Makros

DOTM

Excel-Dateien

Dateityp

Erweiterung

Arbeitsmappe

XLS

Arbeitsmappe

XLSX

Arbeitsmappe mit Makros

XLSM

Vorlage

XLT

Vorlage

XLTX

Vorlage mit Makros

XLTM

Nicht-XML-Binärarbeitsmappe

XLSB

Add-In mit Makros

XLA

Add-In mit Makros

XLAM

PowerPoint-Dateien

Dateityp

Erweiterung

Präsentation

PPT

Präsentation

PPTX

Präsentation mit Makros

PPTM

Vorlage

POT

Vorlage

POTX

Vorlage mit Makros

POTM

Anzeigen

PPS

Anzeigen

PPSX

Bildschirmpräsentation mit Makros

PPSM

Office-Design

THMX

Hinweise : 

  • Wenn diese Dateitypen in Microsoft Outlook als Anlagen einer E-Mail, deren Rechte verwaltet werden, angefügt sind, werden auch die Rechte dieser Dateitypen automatisch verwaltet.

  • Wenn Sie eine MSG-Datei an eine E-Mail-Nachricht anfügen, deren Rechte verwaltet werden, erfolgt keine Rechteverwaltung der angefügten Nachricht. Die Rechte für MSG-Dateitypen werden nicht in IRM verwaltet.

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Konfigurieren des Computers für die Verwendung von IRM

Damit Sie IRM in Office 2010 verwenden können, muss mindestens das Software Windows-Rechteverwaltungsdienste (Rights Management Services, RMS) Client Service Pack 1 (SP1) installiert sein. Auf Computern mit Windows Vista ist der Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client (Rights Management Services, RMS) bereits installiert. Bei Verwendung eines Computers mit Windows XP muss Service Pack 1 (SP1) des Windows-Rechteverwaltungsdienste-Clients (RMS) entweder von Ihnen oder vom RMS-Administrator installiert werden. Der RMS-Administrator kann unternehmensspezifische IRM-Richtlinien konfigurieren, mit denen definiert wird, wer auf Informationen zugreifen kann und welche Bearbeitungsstufe für eine E-Mail zulässig ist. So kann ein Unternehmensadministrator z. B. eine Rechtevorlage namens "Vertraulich – firmenintern" definieren, in der angegeben ist, dass eine E-Mail, für die diese Richtlinie gilt, nur von Benutzern innerhalb der Firmendomäne geöffnet werden kann.

Installieren des Windows-Rechteverwaltungsdienste-Clients (RMS-Client)

Windows Vista

  1. Klicken Sie auf Start, und klicken Sie dann auf Systemsteuerung.

  2. Klicken Sie auf Programme und dann auf Programme und Funktionen. Klicken Sie im linken Bereich auf Programm vom Netzwerk installieren. Klicken Sie in der Liste der Programme auf Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client und dann auf Hinzufügen.

    Hinweis : Doppelklicken Sie in der klassischen Ansicht auf Programme und Funktionen, und klicken Sie dann im linken Bereich auf Programm vom Netzwerk installieren. Klicken Sie in der Liste der Programme auf Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client und dann auf Hinzufügen.

Windows XP

  1. Klicken Sie auf Start, und klicken Sie dann auf Systemsteuerung.

  2. Klicken Sie auf Software und dann auf Software. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Neue Programme hinzufügen. Klicken Sie in der Liste der Programme auf Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client und dann auf Hinzufügen.

    Hinweis : Doppelklicken Sie in der klassischen Ansicht auf Software, und klicken Sie dann im linken Fensterbereich auf Neue Programme hinzufügen. Klicken Sie in der Liste der Programme auf Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client und dann auf Hinzufügen.

Wenn Sie zum ersten Mal versuchen, Dateien zu öffnen, deren Rechte mithilfe von IRM verwaltet werden, fordert Office 2010 Sie auf, den Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client herunterzuladen, wenn Sie einen Computer ohne diese Software ausführen. Weitere Informationen zum Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client finden Sie auf der Website Windows-Rechteverwaltungsdienste-Client.

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Herunterladen von Berechtigungen

Beim ersten Öffnen eines Dokuments, einer Arbeitsmappe oder einer Präsentation mit Zugriffseinschränkungen müssen Sie eine Verbindung mit einem Lizenzserver herstellen, um Ihre Anmeldeinformationen zu überprüfen und eine Nutzungslizenz herunterzuladen. In der Nutzungslizenz wird die Zugriffsebene für eine Datei definiert. Dieser Prozess ist für jede Datei erforderlich, die eingeschränkte Berechtigungen aufweist. Mit anderen Worten: Inhalt mit Zugriffseinschränkungen kann nicht ohne Nutzungslizenz geöffnet werden. Zum Herunterladen von Berechtigungen ist es erforderlich, dass Ihre Anmeldeinformationen (einschließlich der E-Mail-Adresse) sowie Informationen zu Ihren Berechtigungen von Microsoft Office an den Lizenzserver gesendet werden. Die im Dokument, in der Arbeitsmappe oder der Präsentation enthaltenen Informationen werden nicht an den Lizenzserver gesendet. Weitere Informationen finden Sie unter Die wichtigsten Informationen der Datenschutzbestimmungen für Microsoft Office 2010.

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Einschränken der Berechtigungen für den Inhalt von Dateien

Autoren können Berechtigungen für Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen benutzer-, datei- oder gruppenbasiert einschränken (gruppenbasierte Berechtigungen erfordern den Active Directory-Dienst für die Gruppenerweiterung). Autoren verwenden das Dialogfeld Berechtigung , um Benutzern den Zugriff zum Lesen und Ändern zu gewähren sowie die Ablaufdaten für Inhalte festzulegen. Beispielsweise kann der Autor Rainer dem Benutzer Heinrich die Berechtigung zum Lesen eines Word-Dokuments erteilen, wobei er jedoch nicht die Berechtigung zum Ändern erhält. Rainer kann dann Robert die Berechtigung zum Ändern des Dokuments erteilen und ihm das Speichern des Dokuments gestatten. Rainer könnte sich auch dazu entscheiden, sowohl Heinrichs als auch Roberts Zugriff auf dieses Dokument auf fünf Tage zu begrenzen, bevor die Berechtigung für den Zugriff auf das Dokument abläuft. Informationen zum Festlegen eines Ablaufdatums für ein Dokument, für eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation finden Sie unter Festlegen eines Ablaufdatums für eine Datei.

Berechtigung

  1. Speichern Sie das Dokument, die Arbeitsmappe oder Präsentation.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie in Word auf der Registerkarte Informationen auf Dokument schützen, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und klicken Sie anschließend auf Eingeschränkter Zugriff.

    • Klicken Sie in Excel auf der Registerkarte Informationen auf Arbeitsmappe schützen, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und klicken Sie anschließend auf Eingeschränkter Zugriff.

    • Klicken Sie in PowerPoint auf der Registerkarte Informationen auf Präsentation schützen, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und klicken Sie anschließend auf Eingeschränkter Zugriff.

  4. Führen Sie im Dialogfeld Berechtigungen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Aktivieren Sie in Word die Option Berechtigung für dieses Dokument einschränken, und weisen Sie dann den einzelnen Benutzern die gewünschten Zugriffsebenen zu.

    • Aktivieren Sie in Excel die Option Berechtigung für diese Arbeitsmappe einschränken, und weisen Sie dann den einzelnen Benutzern die gewünschten Zugriffsebenen zu.

    • Aktivieren Sie in PowerPoint die Option Berechtigung für diese Präsentation einschränken, und weisen Sie dann den einzelnen Benutzern die gewünschten Zugriffsebenen zu.

      Die Optionen sind möglicherweise begrenzt, wenn ein Administrator benutzerdefinierte Berechtigungsrichtlinien festgelegt hat, die nicht von einzelnen Benutzern geändert werden können.

      Berechtigungsstufen

    • Lesen     Benutzer mit Leseberechtigung können ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation lesen, sie verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Bearbeiten, Drucken oder Kopieren.

    • Ändern     Benutzer mit Änderungsberechtigung können ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation lesen, bearbeiten und Änderungen speichern, sie verfügen jedoch nicht über die Berechtigung zum Drucken.

    • Vollzugriff     Benutzer mit Vollzugriff verfügen über vollständige Autorberechtigungen und können alle Aktionen für das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation ausführen, die auch ein Autor ausführen kann: Festlegen von Ablaufdaten für den Inhalt, Verhindern des Druckens und Erteilen von Berechtigungen für Benutzer. Nachdem die Berechtigung für ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder Präsentation für autorisierte Benutzer abgelaufen ist, kann das Dokument, die Arbeitsmappe oder Präsentation nur vom entsprechenden Autor oder von Benutzern mit der Berechtigung "Vollzugriff" für das Dokument, die Arbeitsmappe oder Präsentation geöffnet werden. Autoren verfügen immer über Vollzugriff.

  5. Zum Zuweisen der Berechtigung "Vollzugriff" klicken Sie im Dialogfeld Berechtigungen auf Weitere Optionen. Klicken Sie anschließend in der Spalte Zugriffsebene auf den Pfeil, und klicken Sie dann in der Liste Zugriffsebene auf Vollzugriff.

    Dialogfeld 'Berechtigung'

  6. Klicken Sie nach dem Zuweisen der Berechtigungsstufen auf OK.

    Die Statusleiste wird angezeigt und gibt an, dass das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation über eine entsprechende Rechteverwaltung verfügt. Klicken Sie auf Berechtigung ändern, wenn Sie Änderungen an den Zugriffsberechtigungen für das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation vornehmen müssen.

    Statusleiste in Word

    Beim Weiterleiten eines Dokuments, einer Arbeitsmappe oder einer Präsentation mit Zugriffseinschränkung an eine nicht autorisierte Person wird eine Meldung mit der E-Mail- oder Websiteadresse des Autors angezeigt, damit der jeweilige Benutzer die Zugriffsberechtigung für das Dokument, die Arbeitsmappe oder die Präsentation anfordern kann.

    Dialogfeld in Word, in dem angezeigt wird, dass ein Dokument mit Zugriffseinschränkung an eine nicht autorisierte Person weitergeleitet wurde

    Falls der Autor keine E-Mail-Adresse angibt, wird nicht autorisierten Benutzern eine Fehlermeldung angezeigt.

Festlegen eines Ablaufdatums für eine Datei

  1. Öffnen Sie die Datei

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie in Word auf der Registerkarte Informationen auf Dokument schützen, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und klicken Sie anschließend auf Eingeschränkter Zugriff.

    • Klicken Sie in Excel auf der Registerkarte Informationen auf Arbeitsmappe schützen, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und klicken Sie anschließend auf Eingeschränkter Zugriff.

    • Klicken Sie in PowerPoint auf der Registerkarte Informationen auf Präsentation schützen, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und klicken Sie anschließend auf Eingeschränkter Zugriff.

  4. Führen Sie im Dialogfeld Berechtigungen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Aktivieren Sie in Word das Kontrollkästchen Berechtigung für dieses Dokument einschränken, und klicken Sie dann auf Weitere Optionen.

    • Aktivieren Sie in Excel das Kontrollkästchen Berechtigung für diese Arbeitsmappe einschränken, und klicken Sie dann auf Weitere Optionen.

    • Aktivieren Sie in PowerPoint das Kontrollkästchen Berechtigung für diese Präsentation einschränken, und klicken Sie dann auf Weitere Optionen.

  5. Führen Sie unter Zusätzliche Berechtigungen für Benutzer eine der folgenden Aktionen aus:

    • Aktivieren Sie in Word das Kontrollkästchen Dieses Dokument läuft ab am, und geben Sie dann ein Datum ein.

    • Aktivieren Sie in Excel das Kontrollkästchen Diese Arbeitsmappe läuft ab am, und geben Sie dann ein Datum ein.

    • Aktivieren Sie in PowerPoint das Kontrollkästchen Diese Präsentation läuft ab am, und geben Sie dann ein Datum ein.

  6. Klicken Sie zweimal auf OK.

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Verwenden eines anderen Windows-Benutzerkontos zum Verwalten von Rechten für Dateien

  1. Öffnen Sie das Dokument, die Arbeitsmappe oder Präsentation.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie in Word auf der Registerkarte Informationen auf Dokument schützen, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und klicken Sie anschließend auf Anmeldeinformationen verwalten.

    • Klicken Sie in Excel auf der Registerkarte Informationen auf Arbeitsmappe schützen, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und klicken Sie anschließend auf Anmeldeinformationen verwalten.

    • Klicken Sie in PowerPoint auf der Registerkarte Informationen auf Präsentation schützen, zeigen Sie auf Berechtigung nach Personen einschränken, und klicken Sie anschließend auf Anmeldeinformationen verwalten.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie im Dialogfeld Benutzer wählen die E-Mail-Adresse für das zu verwendende Konto aus, und klicken Sie dann auf OK.

    • Klicken Sie im Dialogfeld Benutzer wählen auf Hinzufügen, geben Sie die Anmeldeinformationen für das neue Konto ein, und klicken Sie dann zweimal auf OK.

      Dialogfeld 'Benutzer wählen'

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Anzeigen von Inhalten mit Zugriffseinschränkung

Wenn Sie Inhalte mithilfe von Office 2010 anzeigen möchten, deren Rechte verwaltet werden und für die Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, müssen Sie einfach nur das Dokument, die Arbeitsmappe oder Präsentation öffnen.

Zum Anzeigen Ihrer Berechtigungen klicken Sie entweder auf der Statusleiste auf Berechtigung anzeigen, oder klicken Sie auf der Statusleiste unten im Bildschirm auf eine der folgenden Optionen:

  • Dieses Dokument enthält eine Berechtigungsrichtlinie  Schaltfläche für Dokument/Arbeitsmappe/Präsentation mit Berechtigungsrichtlinie

  • Diese Arbeitsmappe enthält eine Berechtigungsrichtlinie  Schaltfläche für Dokument/Arbeitsmappe/Präsentation mit Berechtigungsrichtlinie

  • Diese Präsentation enthält eine Berechtigungsrichtlinie  Schaltfläche für Dokument/Arbeitsmappe/Präsentation mit Berechtigungsrichtlinie

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