Verwalten von inaktiven Postfächern in Office 365

Office 365 ermöglicht das Aufbewahren von Inhalten gelöschter Postfächer. Dieses Feature heißt inaktive Postfächer. In inaktiven Postfächern können Sie E-Mails früherer Mitarbeiter aufbewahren, nachdem sie Ihre Organisation verlassen haben. Ein Postfach wird inaktiv, wenn für das Postfach ein Beweissicherungsverfahren aktiviert oder die Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie (erstellt im Office 365 Security & Compliance Center) auf das Postfach angewendet wird, bevor das zugehörige Office 365-Benutzerkonto gelöscht wird. Die Inhalte eines inaktiven Postfachs werden für die Dauer der Aufbewahrung beibehalten, die für das Postfach aktiviert wurde, bevor es inaktiv gemacht wurde. Administratoren, Compliance Officer oder Unterlagenverwaltungsmanager können dann die Inhaltssuche in Security & Compliance Center verwenden, um die Inhalte eines inaktiven Postfachs zu durchsuchen und zu exportieren. Inaktive Postfächer können keine E-Mails empfangen und werden nicht im freigegebenen Adressbuch Ihrer Organisation oder in anderen Listen angezeigt.

Wichtig : Wir haben den Stichtag (1. Juli 2017) für die Erstellung neuer In-Situ-Speicher zum Deaktivieren eines Postfachs verschoben. Allerdings werden Sie ab Ende dieses Jahres bzw. Anfang nächsten Jahres keine neuen In-Situ-Speicher in Exchange Online mehr erstellen können. Ab diesem Zeitpunkt können Sie nur noch Beweissicherungsverfahren und Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, um ein inaktives Postfach zu erstellen. Vorhandene inaktive Postfächer, die In-Situ-Speicher sind, werden jedoch weiterhin unterstützt, und Sie können die In-Situ-Speicher für inaktive Postfächer weiterhin verwalten. Dies umfasst das Ändern der Dauer eines In-Situ-Speichers und das endgültige Löschen eines inaktiven Postfachs durch Entfernen des In-Situ-Speichers.

Bevor Sie beginnen

  • Um ein Postfach zu deaktivieren, muss dem Postfach eine Exchange Online-Lizenz (Plan 2) zugewiesen werden, sodass dem Postfach ein Beweissicherungsverfahren oder eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie zugeordnet werden kann, bevor es gelöscht wird. Exchange Online (Plan 2)-Lizenzen sind Bestandteil von Office 365 365 Enterprise E3- und E5-Abonnements. Wird einem Postfach eine Exchange Online-Lizenz (Plan 1) zugeordnet (Bestandteil eines Office 365 365 Enterprise E1-Abonnements), müssen Sie ihm eine separate Exchange Online-Archivierungslizenz zuweisen, sodass dem Postfach ein In-Situ-Speicher zugeordnet werden kann, bevor es gelöscht wird. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Online-Archivierung.

  • Die mit dem gelöschten Exchange Online-Postfach verbundene Lizenz ist nach dem Löschen des entsprechenden Office 365-Benutzerkontos verfügbar. Sie können diese Lizenz dann einem anderen Benutzer zuweisen.

  • Wenn vor dem Löschen des Postfachs für dieses kein Beweissicherungsverfahren aktiviert bzw. keine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf dieses angewendet wird, werden die Inhalte des Postfachs nicht beibehalten bzw. können diese nicht gefunden werden. Das gelöschte Postfach kann innerhalb von 30 Tagen nach dem Löschen wiederhergestellt werden; wird es nicht innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt, wird das Postfach samt Inhalten unwiderruflich gelöscht.

  • Weitere Informationen zum Beweissicherungsverfahren finden Sie unter In-Place Hold and Litigation Hold (In-Situ-Haltebereich und Beweissicherungsverfahren). Weitere Informationen zu Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien im Security & Compliance Center finden Sie unter Übersicht über Aufbewahrungsrichtlinien in Office 365.

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Deaktivieren eines Postfachs

Das Deaktivieren eines Postfachs erfolgt in zwei Schritten: Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens oder Anwenden einer Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie und anschließendes Löschen des Postfachs oder des entsprechenden Office 365-Benutzerkontos. Nachdem das Postfach deaktiviert wurde, bleiben die Inhalte erhalten, bis die Archivierung beendet oder die Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wird.

Schritt 1: Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für das Postfach oder Anwenden einer Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach

Durch Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach oder Anwenden einer Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach werden alle Inhalte des Postfachs beibehalten, bevor es gelöscht wird. Bei beiden Verfahren bleiben sämtliche Postfachinhalte einschließlich gelöschter Elemente und Originalversionen geänderter Elemente erhalten. Gelöschte und geänderte Elemente verbleiben für einen bestimmten Zeitraum im inaktiven Postfach oder solange, bis das inaktive Postfach endgültig gelöscht wird, indem die Archivierung deaktiviert wird oder die auf das inaktive Postfach angewendete Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wird.

Wenn bereits eine Archivierung für ein Postfach aktiviert ist oder wenn bereits eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie darauf angewendet wurde, müssen Sie lediglich das entsprechende Office 365-Benutzerkonto löschen, wie in Schritt 2 erläutert.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aktivierung des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach oder zur Anwendung einer Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie finden Sie unter:

Hinweis : Für Beweissicherungsverfahren und Office 365-Aufbewahrungsrichtlinien können Sie das Postfach unbegrenzt lang oder zeitlich begrenzt archivieren. Bei einer dauerhaften Aufbewahrung werden die Inhalte des inaktiven Postfachs dauerhaft oder so lange beibehalten, bis die Aufbewahrung aufgehoben oder ihre Dauer geändert wird. Nachdem die Aufbewahrung beendet oder die Aufbewahrungsrichtlinie deaktiviert wurde (vorausgesetzt, das Postfach wurde vor mehr als 30 Tagen gelöscht), wird das inaktive Postfach für das endgültige Löschen markiert, und die Inhalte des Postfachs werden nicht aufbewahrt und können nicht gefunden werden. Bei einer zeitbasierten Aufbewahrung oder einer Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie legen Sie die Dauer der Aufbewahrung fest. Diese Dauer wird pro Element festgelegt und wird von dem Datum ab berechnet, an dem ein Postfachelement empfangen oder erstellt wurde. Nachdem die Archivierung für ein Postfachelement abgelaufen ist und sich dieses Element im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ im inaktiven Postfach befindet, wird das Element dauerhaft aus dem inaktiven Postfach gelöscht, nachdem die Aufbewahrungsdauer für das gelöschte Element abgelaufen ist.

Schritt 2: Löschen des Postfachs

Nachdem die Archivierung für das Postfach aktiviert wurde oder eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach angewendet wurde, kann es gelöscht werden. Am Besten lässt sich ein Postfach löschen, indem das entsprechende Office 365-Benutzerkonto im Office365AdminCenter gelöscht wird. Weitere Informationen zum Löschen von Office 365-Benutzerkonten finden Sie unter Löschen von Benutzern aus der Organisation.

Hinweis : Sie können das Postfach auch mit dem Remove-Mailbox-Cmdlet in Exchange Online-PowerShell löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Delete or Restore User Mailboxes in Exchange Online (Löschen oder Rückspeichern von Benutzerpostfächern in Exchange Online).

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Verwalten inaktiver Postfächer

In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, was Sie tun können, nachdem Sie ein Postfach als inaktiv festgelegt haben. Um eine Liste der inaktiven Postfächer in Ihrer Organisation für die Verwaltung abzurufen, müssen Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell ausführen.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly

Durchsuchen und Exportieren der Inhalte eines inaktiven Postfachs

Sie können auf den Inhalt des inaktiven Postfachs mithilfe der Inhaltssuche im Security & Compliance Center zugreifen. Wenn Sie ein inaktives Postfach durchsuchen, können Sie eine Schlüsselwort-Suchabfrage erstellen, um nach bestimmten Elementen zu suchen, oder Sie können den gesamten Inhalt des inaktiven Postfachs zurückgeben. Sie können die Suchergebnisse in einer Vorschau anzeigen oder die Suchergebnisse in eine Outlook-Datendatei (.pst) oder als einzelne E-Mail-Nachrichten exportieren. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Durchsuchen von Postfächern und Exportieren der Suchergebnisse finden Sie in den folgenden Themen:

Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach

Nachdem ein Postfach als inaktiv markiert wurde, können Sie die Dauer des Beweissicherungsverfahrens oder des In-Situ-Haltebereichs für das inaktive Postfach ändern. Schrittweise Anweisungen finden Sie unter Change the hold duration for an inactive mailbox in Office 365 (Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach in Office 365).

Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs

Wenn der ehemalige Mitarbeiter in Ihre Organisation zurückkehrt oder ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, der die Zuständigkeiten des ehemaligen Mitarbeiters übernimmt, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs wiederherstellen. Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, wird das Postfach in ein neues Postfach umgewandelt, wobei Inhalt und Ordnerstruktur des inaktiven Postfachs beibehalten werden und das Postfach mit einem neuen Benutzerkonto verknüpft wird. Nach der Wiederherstellung ist das inaktive Postfach nicht mehr vorhanden. Schrittweise Anleitungen und Informationen, was geschieht, wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, finden Sie unter Recover an inactive mailbox in Office 365 (Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs in Office 365).

Wiederherstellen des Inhalts eines inaktiven Postfachs in einem anderen Postfach

Wenn ein anderer Mitarbeiter die Zuständigkeiten des ehemaligen Mitarbeiters übernimmt oder ein anderer Benutzer Zugriff auf die Inhalte des inaktiven Postfachs benötigt, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs in einem vorhandenen Postfach rückspeichern (oder ihn mit diesem zusammenführen). Wenn Sie ein inaktives Postfach rückspeichern, wird der Inhalt in ein anderes Postfach kopiert. Das inaktive Postfach bleibt als ein solches erhalten. Das inaktive Postfach kann weiterhin mithilfe von eDiscovery durchsucht werden. Sein Inhalt kann in einem anderen Postfach rückgespeichert werden, oder es kann zu einem späteren Zeitpunkt wiederhergestellt oder gelöscht werden. Schrittweise Anweisungen finden Sie unter Restore an inactive mailbox in Office 365 (Rückspeichern eines inaktiven Postfachs in Office 365).

Löschen eines inaktiven Postfachs

Wenn Sie die Inhalte eines inaktiven Postfachs nicht mehr aufbewahren müssen, können Sie das inaktive Postfach durch Aufheben der Archivierung oder Entfernen der auf das inaktive Postfach angewendeten Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie endgültig löschen. Wenn das Postfach vor über 30 Tagen gelöscht wurde, wird das Postfach nach Aufheben der Deaktivierung für das endgültige Löschen markiert, und das Postfach kann nicht wiederhergestellt werden. Wenn das Postfach in den letzten 30 Tagen gelöscht wurde, können Sie das Postfach nach Aufheben der Archivierung oder Entfernen der Aufbewahrungsrichtlinie wiederherstellen. Eine schrittweise Anleitung für das Aufheben der Archivierung oder Entfernen der Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie zum endgültigen Löschen eines inaktives Postfachs finden Sie unter Delete an inactive mailbox in Office 365 (Löschen eines inaktiven Postfachs in Office 365).

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