Verwalten von Nachrichten mithilfe von Regeln

In diesem Artikel wird erläutert, was Regeln sind und wie Sie Regeln verwenden können, um den Überblick zu behalten und auf dem Laufenden bezüglich der Aktivitäten in Ihrem Posteingang zu sein.

Inhalt dieses Artikels

Verwalten von Nachrichten mithilfe von Regeln

Erstellen einer Regel anhand einer Vorlage

Erstellen einer völlig neuen Regel

Erstellen einer Regel aus einer Nachricht

Regelmäßiges, aber nicht ständiges Ausführen einer Regel

Serverbasierte und Nur-Client-Regeln

Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate und Abwesenheitsnotizen

Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente

Verteilerlisten

Weiterleiten von Nachrichten an Adressen außerhalb der Organisation

Verwalten von Nachrichten mithilfe von Regeln

Eine Regel ist eine Aktion, die von Microsoft Outlook automatisch durchgeführt wird, wenn eine Nachricht eingeht oder gesendet wird, die den in der Regel festgelegten Bedingungen entspricht. Sie können viele Bedingungen und Aktionen auswählen, indem Sie den Assistenten für Regeln und Benachrichtigungen verwenden. Regeln gelten nur für ungelesene Nachrichten, nicht für gelesene.

Regeln lassen sich in zwei allgemeine Kategorien einteilen: Organisation und Benachrichtigung. Der Assistent für Regeln und Benachrichtigungen bietet Vorlagen für die meisten häufig verwendeten Regeln.

  • Den Überblick behalten    Hierbei handelt es sich um Regeln, mit denen Sie Nachrichten ablegen und nachverfolgen können. So können Sie z. B. eine Regel für Nachrichten von einem bestimmten Absender, z. B. Franz Kohl, mit dem Wort "Verkauf" in der Zeile Betreff als Nachverfolgung kennzeichnen, als "Verkauf" kategorisieren und in einen Ordner namens "Franz' Verkäufe" verschieben.

  • Auf dem Laufenden bleiben    Hierbei handelt es sich um Regeln, anhand derer Sie benachrichtigt werden, wenn Sie eine bestimmte Nachricht erhalten. So können Sie z. B. eine bestimmte Regel erstellen, die automatisch eine Benachrichtigung an Ihr Mobiltelefon sendet, wenn Sie eine Nachricht von einem Familienmitglied erhalten.

  • Regel ohne Vorlage erstellen    Hierbei handelt es sich um Regeln, die Sie völlig neu erstellen.

    Regelvorlagen
    Abbildung 1: Der Assistent für Regeln und Benachrichtigungen bietet mehrere vordefinierte Regeln, so genannte Vorlagen.

Ausnahmen

Unter speziellen Umständen können Sie Ihren Regeln Ausnahmen hinzufügen, z. B. wenn eine Nachricht für eine Nachverfolgungsaktion oder mit hoher Wichtigkeit markiert ist. Wenn eine dieser Ausnahmen zutrifft, wird auf eine Nachricht keine Regel angewendet.

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Erstellen einer Regel anhand einer Vorlage

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf E-Mail.

  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  3. Wählen Sie bei mehr als einem E-Mail-Konto in der Liste Änderungen in diesem Ordner anwenden den gewünschten Posteingang aus.

  4. Klicken Sie auf Neue Regel.

  5. Wählen Sie unter Schritt 1: Vorlage auswählen aus der Vorlagensammlung Den Überblick behalten oder Auf dem Laufenden bleiben die gewünschte Vorlage aus.

  6. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert. Wenn Sie z. B. auf die Verknüpfung einer Person/Verteilerliste klicken, wird das Adressbuch geöffnet.

  7. Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, denen die Nachrichten entsprechen sollen, damit die Regel angewendet werden kann.

  8. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert, falls nicht bereits geschehen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  9. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

  10. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert, falls nicht bereits geschehen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  11. Wählen Sie unter Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen zur Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  12. Geben Sie zum Fertigstellen der Regel einen Namen für die Regel ein, und wählen Sie dann alle weiteren gewünschten Optionen aus.

    • Wenn Sie diese Regel für Nachrichten ausführen möchten, die sich bereits in einem Ihrer Ordner befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im "Ordner" befinden.

    • Wenn Sie diese Regel auf alle E-Mail-Konten und dem mit den jeweiligen Konten verknüpften Posteingang anwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.

  13. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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Erstellen einer völlig neuen Regel

Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um eine Regel zu erstellen, indem Sie die Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen selbst auswählen:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf E-Mail.

  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  3. Wählen Sie bei mehr als einem E-Mail-Konto in der Liste Änderungen in diesem Ordner anwenden den gewünschten Posteingang aus.

  4. Klicken Sie auf Neue Regel.

  5. Wählen Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen entweder Nachrichten bei Ankunft prüfen oder Nachrichten nach dem Senden prüfen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die von den Nachrichten erfüllt werden müssen, damit die Regel angewendet werden kann.

  7. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert, falls nicht bereits geschehen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  8. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

  9. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert, falls nicht bereits geschehen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  10. Wählen Sie unter Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen zur Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  11. Geben Sie zum Fertigstellen der Regel einen Namen für die Regel ein, und wählen Sie dann alle weiteren gewünschten Optionen aus.

    • Wenn Sie diese Regel für Nachrichten ausführen möchten, die sich bereits in einem Ihrer Ordner befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im "Ordner" befinden.

    • Wenn Sie diese Regel auf alle E-Mail-Konten und dem mit den jeweiligen Konten verknüpften Posteingang anwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.

  12. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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Erstellen einer Regel aus einer Nachricht

Sie können eine Regel direkt aus einer Nachricht erstellen. So können Sie z. B. eine Regel erstellen, um Nachrichten von einer bestimmten Person in einen bestimmten Ordner zu verschieben.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die als Basis der Regel fungieren soll, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Regel erstellen.

    Aktivieren Sie im Dialogfeld Regel erstellen die Kontrollkästchen für die gewünschten Optionen. Die Optionen enthalten bereits Informationen aus der ausgewählten Nachricht.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben.

  3. Klicken Sie auf einen vorhandenen Ordner, oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Ordner zum Speichern der Nachrichten zu erstellen.

  4. Wenn Sie weitere Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen hinzufügen möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen, und befolgen Sie die restlichen Anweisungen des Assistenten für Regeln und Benachrichtigungen.

    Tipp     Wenn Sie die Regel sofort nach Erstellung ausführen möchten, aktivieren Sie auf der letzten Seite des Assistenten für Regeln und Benachrichtigungen das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner "Ordner" befinden.

    Alle Nachrichten in Ihrem Posteingang oder einem beliebigen, von Ihnen ausgewählten Ordner, der die mit dieser Regel verknüpften Bedingungen und Ausnahmen erfüllt, werden in den angegebenen Ordner verschoben. Öffnen Sie den neuen Ordner, um Ihre neue Regel zu testen möchten. Wurden die richtigen Nachrichten verschoben?

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Regelmäßiges, aber nicht ständiges Ausführen einer Regel

Wenn Sie eine Regel regelmäßig, aber nicht permanent ausführen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  2. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen die Regel, indem Sie das Kontrollkästchen neben der Regel deaktivieren.

  3. Klicken Sie auf Regeln jetzt anwenden.

  4. Aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben der Regel, die Sie ausführen möchten.

  5. Wählen Sie den Ordner aus, auf den Sie die Regel anwenden möchten.

  6. Wählen Sie die Kategorie von Nachrichten aus, auf die Sie die Regel anwenden möchten.

    Sie können die Regel beispielsweise nur auf ungelesene Nachrichten in einem Ordner anwenden.

  7. Klicken Sie auf Jetzt ausführen.

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Serverbasierte und Nur-Client-Regeln

Serverbasierte Regeln    Bei einem Microsoft Exchange-Konto kann der Server Regeln auf Ihre Nachrichten anwenden, selbst wenn Outlook nicht ausgeführt wird. Sie werden als serverbasierte Regeln bezeichnet. Die Regeln müssen festgelegt werden, um auf die Nachrichten angewendet werden zu können, sobald sie an Ihren Posteingang auf dem Server übermittelt werden. Außerdem müssen die Regeln auf dem Server vollständig ausgeführt werden können. Eine Regel kann z. B. auf dem Server nicht vollständig ausgeführt werden, wenn mit der Aktion angegeben wird, dass eine Nachricht gedruckt werden soll. Wenn eine Regel nicht auf dem Server angewendet werden kann, wird sie beim Starten von Outlook angewendet.

Nur-Client-Regeln    Ein "Client" ist das E-Mail-Programm, das auf dem Computer einer bestimmten Person ausgeführt wird. Eine Regel, die vom Server nicht angewendet werden kann, wird als "Nur-Client-Regel" bezeichnet, da sie nur auf dem Computer einer bestimmten Person ausgeführt wird. Wenn Ihre Regelliste Regeln enthält, die auf dem Server ausgeführt werden können, sowie Regeln, die nicht auf dem Server ausgeführt werden können, werden die serverbasierten Regeln zuerst ausgeführt, gefolgt von den Nur-Client-Regeln.

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Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate und Abwesenheitsnotizen

Übermittlungsbestätigungen, Lesebestätigungen, Abstimmungsresultate und Abwesenheitsnotizen werden als Nachrichten behandelt. Wenn Sie z. B. eine Regel erstellen, die alle Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Feld Betreff verschiebt, werden alle Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate und Abwesenheitsnotizen, die diese Bedingung erfüllen, ebenfalls verschoben.

Hinweis : Wenn ein Abstimmungsresultat aus dem Posteingang verschoben wird, wird das Resultat allerdings nicht automatisch in der ursprünglichen Nachricht berücksichtigt.

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Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente

Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente werden als Nachrichten behandelt. Wenn Sie z. B. eine Regel erstellen, die alle Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Feld Betreff in einen bestimmten Ordner verschiebt, werden auch alle Aufgabenanfragen oder Besprechungsanfragen, die diese Bedingung erfüllen, verschoben. Berücksichtigen Sie beim Erstellen von Regeln für diese Elementtypen jedoch die folgenden Einschränkungen:

  • Ein Element, das in einen Ordner verschoben wird, der kein Nachrichtenordner ist, funktioniert nach dem Verschieben möglicherweise nicht wie erwartet. Wird beispielsweise eine Nachricht in den Ordner Kalender verschoben, wird kein neuer Termin erstellt.

  • Wenn die Antwort auf eine Besprechungs- oder Aufgabenanfrage mithilfe einer Regel in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben wird, wird die Antwort nicht vom Originalelement berücksichtigt.

  • Wird eine Besprechungsanfrage automatisch in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben, wird die Besprechung nicht in den Kalender eingetragen.

  • Regeln für ausgehende Nachrichten werden nicht auf Aufgaben- und Besprechungsanfragen angewendet.

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Verteilerlisten

Eine neue Regel für eine Verteilerliste wird sich je nach Erstellungsweise der Regel anders verhalten:

  • An eine Verteilerliste gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben    Wenn Sie diese Regelvorlage auswählen, werden nur die an die Verteilerliste gesendeten Nachrichten in den angegebenen Ordner verschoben. Nachrichten von Personen, die zufällig auf der Verteilerliste stehen, werden nicht in den angegebenen Ordner verschoben.

    Hinweis : Diese Regel gilt nur für Exchange-Konten.

  • Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben    Wenn Sie diese Regelvorlage auswählen, werden die Nachrichten von allen Personen, die Mitglieder der angegebenen Verteilerliste sind, ebenfalls in den angegebenen Ordner verschoben.

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Weiterleiten von Nachrichten an Adressen außerhalb der Organisation

Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, in dem Exchange verwendet wird, werden Nachrichten, die Sie mithilfe einer Regel an E-Mail-Adressen außerhalb des Unternehmens weiterleiten, automatisch nicht gesendet. Mit dieser Einstellung wird verhindert, dass Unternehmensdaten weitergegeben werden. Diese Einstellung wird vom Exchange-Administrator festgelegt.

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