Verwalten von Listen und Bibliotheken mit vielen Elementen

Wenn eine Liste oder eine Bibliothek eine große Anzahl von Elementen aufweist, müssen Sie deren Aufbau sorgfältig planen und den Zugriff der Benutzer auf die Daten berücksichtigen. Durch die Planung und Verwendung einiger wichtiger Listen- und Bibliotheksfeatures können Sie sicherstellen, dass Benutzer Informationen finden können, ohne dass die Leistung der restlichen Website beeinträchtigt wird.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthält eine Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite, mit der Sie eine Website erstellen können, die für das Erstellen, Verwalten und Speichern einer großen Anzahl Dokumente optimiert ist.

In diesem Artikel wird die Verwendung einer Dokumentcenterwebsite beschrieben. Darüber hinaus werden zusätzliche Features von Office SharePoint Server 2007 beschrieben, die die Verwaltung von Listen und Bibliotheken mit vielen Elementen vereinfachen.

Inhalt dieses Artikels

Verwalten einer großen Anzahl Dokumente mit einer Dokumentcenterwebsite

Erstellen einer Dokumentcenterwebsite

Weitere Methoden zum Verwalten umfangreicher Listen und Bibliotheken

Indizieren einer Spalte

Erstellen einer gefilterten Ansicht mithilfe einer indizierten Spalte

Hinzufügen einer indizierten Spalte zu einer vorhandenen Ansicht

Festlegen von Limits für RSS-Feeds

Verwalten einer großen Anzahl Dokumente mit einer Dokumentcenterwebsite

Ein Dokumentcenter ist eine spezielle Website, die als zentrales Repository zur Verwaltung von Dokumenten konzipiert ist. Dokumentcenterwebsites können als Erstellungsumgebungen oder Inhaltsarchive verwendet werden.

In einer Erstellungsumgebung checken Benutzer Dateien aktiv ein und aus und erstellen Ordnerstrukturen für diese Dateien. Die Versionsverwaltung ist aktiviert, und es können 10 oder mehr frühere Versionen jedes Dokuments existieren. Benutzer checken Dokumente oft ein und aus, und an den Dokumenten vorzunehmende Aktionen können durch Workflows automatisiert werden. Die Abbildungen in diesem Artikel zeigen ein als Erstellungsumgebung eingerichtetes Dokumentcenter.

In einem Inhaltsarchiv werden Dokumente angezeigt und hochgeladen, aber üblicherweise nicht erstellt. Die Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite unterstützt die Erstellung von Wissensdatenbank-Archiven. In der Regel enthalten Wissensdatenbank-Archive nur eine Version jedes Dokuments, aber sie können bis zu 10 Millionen Dateien umfassen. In einem typischen Szenario wie dem Supportcenter eines Großunternehmens greifen 10.000 Benutzer auf Inhalte zu, in erster Linie zum Lesen, und eine Teilmenge von 3.000 bis 4.000 Benutzern lädt neue Inhalte zur Website hoch.

Hinweis : Mit der Datenarchiv-Websitevorlage können Sie ein großes Archiv eines anderen Typs erstellen. Diese Websitevorlage enthält Features zur Verwaltung der Beibehaltung und Anordnung von Datensätzen.

Dokumentcenterfeatures

Eine Dokumentcenterwebsite bietet Features zur Erstellung und Verwaltung einer großen Anzahl Dokumente. Die empfohlenen Dokumentverwaltungsfeatures sind in der Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite standardmäßig aktiviert. In den folgenden Abschnitten werden die Hauptfeatures kurz beschrieben.

Strukturansichtnavigation

Die Strukturansicht ist für die meisten Microsoft Windows-Benutzer ein vertrautes Navigationselement. Auch wenn die Dokumentbibliothek viele Ebenen von Ordnern und Unterordnern aufweist, können Sie mit der Strukturansicht schnell zum gewünschten Dokument wechseln. Die folgende Abbildung zeigt die Strukturansicht in einer Dokumentcenterwebsite.

Strukturansichtnavigation für ein Dokumentcenter

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Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten

Sie können die Versionsverwaltung für jede Dokumentbibliothek aktivieren, um Änderungen an Dokumenten zu verfolgen und Inhalte bei der Überarbeitung zu verwalten. Die Versionsverwaltung ist besonders nützlich, wenn mehrere Benutzer gemeinsam an Projekten arbeiten oder wenn Informationen mehrere Stufen der Entwicklung und Überprüfung durchlaufen.

Bei aktivierter Versionsverwaltung können Sie eine frühere Version als aktuelles Dokument speichern oder sie anzeigen, ohne das aktuelle Dokument zu überschreiben. Die folgende Abbildung zeigt den Versionsverlauf eines Dokuments.

Versionsverlauf

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Einchecken und Auschecken

In den Standardeinstellungen des Dokumentcenters müssen Benutzer Dateien ein- und auschecken. Durch das obligatorische Auschecken können Konflikte und Verwirrungen in Bezug auf Änderungen vermieden werden, da nicht mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen an einer Datei vornehmen können. Wenn das Auschecken erforderlich ist, wird eine Datei automatisch immer dann ausgecheckt, wenn sie von einem Benutzer zum Bearbeiten geöffnet wird, sofern sie nicht bereits von einem anderen Benutzer ausgecheckt wurde.

Wenn Sie eine Datei ausgecheckt haben, können andere Benutzer Ihre Änderungen erst dann sehen, wenn Sie die Datei wieder einchecken. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie auf Ihrer Festplatte oder auf dem Server arbeiten. Wenn Sie eine Datei einchecken, werden Sie aufgefordert, Kommentare zu den vorgenommenen Änderungen einzugeben. Diese Kommentare werden in den Versionsverlauf übernommen. Da die Dokumentbibliothek Haupt- und Nebenversionen von Dateien verfolgt, müssen Sie angeben, welchen Versionstyp Sie einchecken.

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Inhaltstypen

Ein Inhaltstyp ist eine wieder verwendbare Gruppe von Einstellungen für eine Inhaltskategorie. Sie können Inhaltstypen verwenden, um Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich zu verwalten. In der folgenden Abbildung werden im Menü "Neu" einer Dokumentbibliothek sowohl benutzerdefinierte Inhaltstypen angezeigt, die der Dokumentbibliothek hinzugefügt wurden (z. B. "Preisliste", "Datenblatt", "Benutzerhandbuch" und "Produktvergleich"), als auch die standardmäßigen Inhaltstypen (z. B. "Dokument", "Ordner").

Menü 'Neu' mit Inhaltstypen

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Das Webpart "Relevante Dokumente"

Mit dem Webpart Relevante Dokumente können Sie eine personalisierte Ansicht der Dokumente erstellen, die sie erstellen, auschecken und ändern. In einem großen Dokumentcenter sparen Sie auf diese Weise Zeit und Aufwand, da Sie Dateien einfacher finden und verwenden können. Die folgende Abbildung zeigt das Webpart.

Webpart 'Relevante Dokumente'

Im Webpart Relevante Dokumente werden zusätzlich zu den in der obigen Abbildung gezeigten Spalten die Eigenschaften des Dokuments sowie eine Verknüpfung zu dem Ordner angezeigt, der das Dokument enthält.

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Das Webpart "Anstehende Aufgaben"

Das Webpart Anstehende Aufgaben informiert Sie über dokumentbezogene Aufgaben. Wenn in Ihrer Gruppe z. B. ein Workflow verwendet wird, mit dem Dokumente automatisch nach einem Zeitplan archiviert werden, können Sie das Webpart Anstehende Aufgaben so einrichten, dass Sie informiert werden, bevor das System die Aktion ausführt.

Webpart 'Anstehende Aufgaben'

Im Webpart Anstehende Aufgaben werden zusätzlich zu den in der obigen Abbildung gezeigten Spalten der Speicherort und die Eigenschaften des Dokuments angezeigt.

Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Links zu weiteren Informationen zur Dokumentverwaltung.

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Erstellen einer Dokumentcenterwebsite

Dokumentcenterwebsites werden auf die gleiche Weise erstellt wie andere neue Office SharePoint Server 2007-Websites. Links zu weiteren Informationen zum Erstellen von SharePoint-Websites finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Hinweis : Stellen Sie vor dem Erstellen einer Website sicher, dass Sie an der Stelle auf der Website arbeiten, an der sich die neue Unterwebsite befinden soll.

Klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf Erstellen auf der Seite Alle Websiteinhalte.

Tipp : In den meisten Fällen können Sie stattdessen auch das Menü Websiteaktionen verwenden Schaltflächensymbol , um diesen Schritt abzuschließen.

  1. Klicken Sie unter Webseiten auf Websites und Arbeitsbereiche.

  2. Geben Sie im Abschnitt Titel und Beschreibung einen Titel für die Website ein. Der Titel ist erforderlich.

    Der Titel wird oben auf der Webseite und in den Navigationselementen angezeigt, mit deren Hilfe Benutzer die Website finden und öffnen können.

  3. Geben Sie eine Beschreibung zum Zweck der Website in das Feld Beschreibung ein. Die Beschreibung ist optional.

    Die Beschreibung wird oben auf der Webseite angezeigt und erklärt den Benutzern, wozu die Website dient.

  4. Geben Sie im Abschnitt Websiteadresse eine URL für die Website ein. Der erste Teil wird vorgegeben.

    Nehmen Sie keines der folgenden Sonderzeichen in die Webadresse auf, um potenzielle Probleme beim Aktualisieren oder Ändern der Website zu vermeiden.

    Zu vermeidende Sonderzeichen

    Zu vermeidende Sonderzeichen

    /

    \\

    :

    *

    ?

    "

    <

    >

    |

    #

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    {

    }

    %

  5. Klicken Sie im Abschnitt Vorlagenauswahl auf die Registerkarte Enterprise, und wählen Sie dann die Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite aus.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Berechtigungen aus, ob dieselben Benutzer, die Zugriff auf die übergeordnete Website besitzen, oder eine spezielle Benutzergruppe Zugriff auf die Website erhalten soll.

    Wenn Sie auf Eigene Berechtigungen verwenden klicken, können Sie die Berechtigungen einrichten, nachdem Sie die Informationen auf der aktuellen Seite eingegeben haben.

  7. Wählen Sie im Abschnitt Navigation aus, ob die neue Unterwebsite in den Navigationselementen der übergeordneten Website zu sehen sein soll.

    Diese Website kann auf der Schnellstartleiste und/oder auf der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks angezeigt werden. Die Schnellstartleiste wird auf den meisten Seiten direkt unterhalb des Hyperlinks Alle Websiteinhalte einblenden angezeigt. Die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks wird in Form mindestens einer als Hyperlink formatierten Registerkarte auf allen Seiten einer Website angezeigt.

    Hinweis : Wenn der Abschnitt Navigation auf dieser Seite nicht angezeigt wird, sind die Veröffentlichungsfeatures auf Ihrer Website (und der übergeordneten Website) möglicherweise nicht aktiviert. Ändern Sie die Navigationseinstellungen auf der übergeordneten Website, um Ihre Website in der Navigation der übergeordneten Website anzuzeigen (siehe den Artikel Konfigurieren von Navigationselementen auf der Seite "Einstellungen für Websitenavigation").

  8. Geben Sie im Abschnitt Navigationsvererbung an, ob die Website die Leiste für häufig verwendete Hyperlinks der übergeordneten Website erben oder eine eigene Reihe von Hyperlinks in der Leiste für häufig verwendete Hyperlinks erhalten soll.

    Diese Einstellung wirkt sich auch darauf aus, ob die neue Website als Teil der Brotkrümelnavigation der übergeordneten Website angezeigt wird. Die Brotkrümelnavigation enthält eine Gruppe von Hyperlinks, über die Websitebenutzer in der Websitehierarchie einer Websitesammlung (z. B. der Tagungsplanung) schnell nach oben navigieren können. Beim Navigieren nach unten in der Websitehierarchie wird auf der Seite, zu der gewechselt wird, die Brotkrümelnavigation angezeigt. Wenn Sie auf Nein klicken, enthält die Website nicht die Brotkrümelnavigation der übergeordneten Website.

  9. Geben Sie im Abschnitt Websitekategorien an, ob die neue Website im Websiteverzeichnis der übergeordneten Website angezeigt werden soll.

    Sie können unter Websitekategorien wie Informationstechnologie, Vertrieb und Finanzwesen auswählen. Darüber hinaus werden ggf. neue Kategorien angezeigt, die von einem anderen Mitglied Ihrer Organisation erstellt wurden (siehe den Artikel Hinzufügen oder Ändern von Kategorien im Websiteverzeichnis).

    Hinweis : Wenn der Abschnitt Websitekategorien auf dieser Seite nicht angezeigt wird, sind die Veröffentlichungsfeatures auf Ihrer Website (und der übergeordneten Website) möglicherweise nicht aktiviert. Ändern Sie die Navigationseinstellungen auf der übergeordneten Website, um Ihre Website im Websiteverzeichnis der übergeordneten Website anzuzeigen (siehe den Artikel Hinzufügen eines Hyperlinks zu einer vorhandenen Website).

  10. Klicken Sie auf Erstellen.

    Wenn Sie angegeben haben, dass die Unterwebsite die Berechtigungen der übergeordneten Website aufweisen soll, wird die neue Website erstellt, sobald Sie auf Erstellen klicken. Wenn Sie eigene Berechtigungen angegeben haben, wird die Seite "Gruppen für diese Website einrichten" angezeigt, auf der Sie Gruppen für die Unterwebsite einrichten können.

  11. Wenn die Seite "Gruppen für diese Website einrichten" angezeigt wird, müssen Sie angeben, ob Sie neue Gruppen erstellen oder vorhandene Gruppen für Besucher, Mitglieder und Besitzer der Website verwenden möchten. Führen Sie in jedem Abschnitt eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie auf Neue Gruppe erstellen klicken, können Sie den automatisch für die neue SharePoint-Gruppe erstellten Namen akzeptieren oder einen neuen Namen eingeben. Fügen Sie dann die gewünschten Personen hinzu. Klicken Sie auf das Häkchensymbol, um die eingegebenen Namen zu überprüfen, oder klicken Sie auf das Adressbuchsymbol, um im Verzeichnis nach weiteren Namen zu suchen.

      Im Abschnitt Besucher dieser Website können Sie außerdem der Gruppe "Besucher" alle authentifizierten Benutzer hinzufügen. Mit dieser Gruppe wird den Gruppenmitgliedern standardmäßig die Berechtigung zum Lesen des Websiteinhalts erteilt.

    • Wenn Sie auf Vorhandene Gruppe verwenden klicken, wählen Sie die gewünschte SharePoint-Gruppe in der Liste aus.

      Bei mehreren SharePoint-Gruppen werden in der Liste möglicherweise nicht alle Einträge angezeigt. Klicken Sie auf Mehr, um die vollständige Liste anzuzeigen oder auf Weniger, um die Liste zu verkürzen.

  12. Klicken Sie auf OK

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Weitere Methoden zum Verwalten umfangreicher Listen und Bibliotheken

Wenn die Anzahl der Elemente in einer Liste oder Bibliothek auf fast zweitausend zunimmt, kann es sein, dass die Leistung der Liste oder Bibliothek beeinträchtigt wird oder andere Bereiche der Website negativ beeinflusst werden. Solche Probleme können durch Benutzeraktionen, wie z. B. das gleichzeitige Sortieren oder Abrufen einer großen Anzahl von Elementen, verursacht werden. Sie können jedoch Millionen von Elementen in Listen und Bibliotheken speichern, vorausgesetzt die Liste oder Bibliothek wird ordnungsgemäß geplant und konfiguriert.

Für eine Benutzeraktion, die die Leistung beeinträchtigt, ist das gängigste Beispiel, wenn ein Benutzer eine Ansicht der Elemente in einer sehr umfangreichen Liste oder Bibliothek erstellt oder darauf zugreift. Beim Definieren einer Ansicht können Sie alle Elemente zurückgeben oder eine Teilmenge der Elemente auf der Grundlage einer bestimmten Spalte filtern. Wenn die Gesamtanzahl der Elemente in einer Liste oder Bibliothek sehr umfangreich ist, muss die Anzahl der Elemente eingeschränkt werden, mit der ein Benutzer jeweils arbeitet. Dazu muss die Gesamtanzahl der Elemente gefiltert werden, um eine Elementanzahl zu erzielen, die für den Endbenutzer und die Datenbank leichter zu verwalten ist.

In Abhängigkeit vom Typ der Liste oder Bibliothek können Sie mithilfe des Aufbaus und bestimmter Features Benutzern beim Arbeiten mit einer großen Anzahl von Elementen helfen. Die folgenden Abschnitte enthalten Tipps und Techniken, mit denen sichergestellt wird, dass die Benutzer schnell auf Informationen in einer Liste oder Bibliothek zugreifen können.

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Erstellen indizierter Spalten

Sie können eine Spalte indizieren, um die Leistung einer umfangreichen Liste oder Bibliothek zu verbessern. Mit einem Index für eine Spalte können die in der Spalte enthaltenen Daten von Windows SharePoint Services 3.0 schnell analysiert werden, auch wenn Tausende oder Millionen von Elementen verwendet werden. Der Filter muss auf eine indizierte Spalte angewendet werden, damit eine Ansicht schnell eine große Anzahl von Elementen filtert.

Beim Erstellen und Verwenden indizierter Spalten muss Folgendes berücksichtigt werden:

  • Jeder zusätzliche Spaltenindex belegt zusätzliche Ressourcen in der Datenbank. Daher sollten Sie nur Spalten, die aktiv für Ansichten in der Liste oder Bibliothek verwendet werden, Indizes hinzufügen.

  • Wenn Sie eine Ansicht in einer Liste oder Bibliothek mit sehr zahlreichen Elementen definieren, müssen Sie einen Filter verwenden, der maximal zweitausend Elemente zurückgibt. Tipps zu entsprechenden Verfahren finden Sie unter Erstellen gefilterter Ansichten.

  • Nur eine indizierte Spalte kann in einem Ansichtsfilter verwendet werden. Sie können nach vielen verschiedenen Spalten filtern, aber die erste Spalte, die Sie zum Filtern der Ansicht verwenden, muss einen Index besitzen, und die Gesamtanzahl der zurückgegebenen Elementen muss ausreichend reduziert werden.

  • Das Definieren einer Ansicht, die einen OR-Filter verwendet, weist keine Vorteile einer indizierten Spalte auf.

  • Das Definieren eines Elementlimits in einer Ansicht hat nicht dieselben Vorteile wie das Filtern nach einer indizierten Spalte.

Erstellen gefilterter Ansichten

Für Listen und Bibliotheken mit einer großen Anzahl von Elementen können Benutzer auf die Elemente mit einer Mischung aus Ansichten und Suchvorgängen zugreifen. Es folgen Vorschläge für Ansichten, die für eine indizierte Spalte gut geeignet sind:

  • Kürzlich geändert    Sie können die Spalte Geändert indizieren und dann den folgenden Filter anwenden, um eine Ansicht der Elemente zu erstellen, die in der letzten Woche geändert wurden: Geändert (Indiziert) ist größer als [Heute]-7.

  • Neue Elemente    Sie können die Spalte Erstellt indizieren und dann den folgenden Filter anwenden, um eine Ansicht der Elemente zu erstellen, die in der letzten Woche hinzugefügt wurden: Erstellt ist größer als [Heute]-7.

  • Meine Elemente    Sie können die Spalte Erstellt von indizieren und dann den folgenden Filter anwenden, um eine Ansicht der Elemente zu erstellen, die Sie hinzugefügt haben: Erstellt von ist gleich [Ich].

  • Heute fällig    Für Listen oder Bibliotheken mit einer Spalte Fälligkeitsdatum können Sie diese Spalte indizieren und dann den folgenden Filter anwenden: Fälligkeitsdatum ist gleich [Heute].

  • Diskussionsrundenaktualisierungen    Sie können die Spalte Zuletzt aktualisiert in einer Diskussionsrunde indizieren, eine neue Ansicht Betreff erstellen und dann den folgenden Filter anwenden: Zuletzt aktualisiert ist größer als [Heute]-30, um eine Ansicht der Diskussionen zu erstellen, die im letzten Monat aktualisiert wurden.

  • Benutzer und Gruppen     Wenn viele Benutzer Ihre Website besuchen, können Sie die Leistung der Seiten "Alle Gruppen" und "Alle Personen" verbessern, indem Sie die Spalte Inhaltstyp für die Benutzerinformationsliste indizieren.

    Hinweis : Sogar wenn nur wenige Benutzer auf der Seite Alle Benutzer angezeigt werden, führt eine große Anzahl von Benutzern, die die Website besuchen, zu inaktiven Benutzern, die in die Benutzerinformationsliste geschrieben werden. Auch dies kann die Leistung der Liste beeinträchtigen.

Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Links zu weiteren Informationen zum Erstellen oder Ändern von Ansichten und zu Formeln und Funktionen, mit denen Sie Ansichten filtern können.

Hinweis : Da das Erstellen von Ansichten, die einen Spaltenindex ordnungsgemäß verwenden, für umfangreiche Listen und Bibliotheken komplizierter ist, sollten Sie die Berechtigung "Persönliche Ansichten verwalten" von Teilnehmern für eine umfangreiche Liste oder Bibliothek entfernen. Durch das Entfernen dieser Berechtigung können Sie Benutzer am Erstellen einer Ansicht hindern, die sich über alle Elemente erstreckt und die die Leistung der restlichen Website beeinträchtigen könnte.

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Anordnen von Elementen in Ordnern

Selbst wenn in einer Liste oder Bibliothek insgesamt sehr viele Elemente vorhanden sind, ist eine Ansicht eines einzelnen Ordners so schnell wie eine Ansicht, in der die gesamten Elemente mithilfe einer indizierten Spalte gefiltert werden. In einigen Fällen können möglicherweise alle Elemente in einer Liste oder Bibliothek auf mehrere Ordner verteilt werden, sodass kein Ordner mehr als zweitausend Elemente aufweist.

Beim Organisieren einer umfangreichen Liste oder Bibliothek mithilfe von Ordnern muss Folgendes berücksichtigt werden:

  • Kein Ordner darf mehr als zweitausend Elemente enthalten, um sicherzustellen, dass die Elemente im Ordner schnell angezeigt werden.

  • Wenn Sie beim Erstellen einer Ansicht in dieser Liste oder Bibliothek alle Elemente ohne Ordner anzeigen möchten, müssen Sie einen Filter basierend auf einer indizierten Spalte verwenden.

  • Es ist sinnvoll, dass in der Standardansicht alle verfügbaren Ordner ohne Filtern angezeigt werden, damit die Benutzer beim Einfügen neuer Elemente den entsprechenden Ordner auswählen können. Dadurch wird es weniger wahrscheinlich, dass Elemente versehentlich außerhalb der Ordner in der Liste oder Bibliothek hinzugefügt werden.

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Indizieren einer Spalte

Sie können eine Spalte indizieren, um die Leistung einer umfangreichen Liste oder Bibliothek zu verbessern. Anschließend können Sie mithilfe der indizierten Spalte neue oder vorhandene Ansichten der Liste oder Bibliothek filtern.

Hinweis : Jeder zusätzliche Spaltenindex belegt zusätzliche Ressourcen in der Datenbank. Daher sollten Sie nur Spalten, die aktiv für Ansichten in der Liste oder Bibliothek verwendet werden, Indizes hinzufügen.

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

    Klicken Sie im Menü Einstellungen Settings menu auf Listeneinstellungen, oder klicken Sie auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen.

    Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Spalten auf Indizierte Spalten.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Spalten, die Sie indizieren möchten.

  4. Klicken Sie auf OK

Wichtig : Beachten Sie, dass eine Nachschlagespalte, die auf "Mehrere Werte zulassen" festgelegt wurde, nicht indiziert werden kann und nicht auf der Seite "Indizierte Spalten" angezeigt wird.

Tipp : Wenn viele Benutzer Ihre Website besuchen, können Sie die Spalte Inhaltstyp für die Benutzerinformationsliste indizieren. Dies kann die Leistung der Seiten "Alle Gruppen" und "Alle Benutzer" auf der Website verbessern. Auf diesen Seiten verwalten Sie Benutzer und Gruppen auf der Website.

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Erstellen einer gefilterten Ansicht mithilfe einer indizierten Spalte

Nachdem Sie eine Spalte indiziert haben, können Sie eine neue Ansicht erstellen, dieser Ansicht die indizierte Spalte hinzufügen und dann mithilfe der indizierten Spalte die Ansicht filtern. Bevor Sie eine Ansicht erstellen, können Sie zum flexibleren Sortieren, Gruppieren und Filtern weitere Spalten hinzufügen. Berücksichtigen Sie beim Erstellen von Ansichten für mobile Geräte die Beschränkungen der in Ihrer Gruppe eingesetzten mobilen Geräte. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Links zu weiteren Informationen zum Erstellen von Spalten und Ansichten.

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

  2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Menü 'Ansicht' Ansicht erstellen.

  3. Klicken Sie unter Format für Ansicht auswählen auf den Typ der Ansicht, die Sie erstellen möchten. Für die meisten Situationen eignet sich die Standardansicht, Sie können in bestimmten Fällen jedoch eine andere Ansicht auswählen.

  4. Geben Sie im Feld Name der Ansicht einen Namen für die Ansicht ein, z. B. Sortierung: Nachname.

  5. Klicken Sie im Abschnitt Filter auf Elemente nur in folgendem Fall anzeigen, und wählen Sie dann aus, wie die Elemente auf Grundlage einer der indizierten Spalten gefiltert werden sollen. Wählen Sie z. B. die Spalte Geändert (Indiziert) und dann die Bedingung ist gleich aus, und geben Sie [Heute] ein, um eine Ansicht der Elemente zu erstellen, die heute geändert wurden.

    Hinweis : Wenn keine Spalten angezeigt werden, die den Zusatz (Indiziert) nach dem Namen aufweisen, sind für diese Liste oder Bibliothek keine indizierten Spalten verfügbar. Sie müssen in diesem Fall zuerst eine Spalte indizieren.

  6. Wählen Sie weitere Optionen für die Ansicht aus. Geben Sie z. B. an, welche Spalten angezeigt oder ausgeblendet werden sollen und wie die Elemente sortiert werden sollen.

  7. Klicken Sie auf OK

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Hinzufügen einer indizierten Spalte zu einer vorhandenen Ansicht

Nachdem Sie eine Spalte indiziert haben, können Sie sie einer vorhandenen Ansicht hinzufügen und dann mithilfe der indizierten Spalte die Ansicht filtern.

  1. Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

  2. Klicken Sie im Menü Ansicht Menü 'Ansicht' auf Ansicht ändern.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Filter auf Elemente nur in folgendem Fall anzeigen, und wählen Sie dann aus, wie die Elemente auf Grundlage einer der indizierten Spalten gefiltert werden sollen. Wählen Sie z. B. die Spalte Geändert (Indiziert) und dann die Bedingung ist gleich aus, und geben Sie [Heute] ein, um eine Ansicht der Elemente zu erstellen, die heute geändert wurden.

    Hinweis : Wenn keine Spalten mit der Angabe (Indiziert) nach dem Namen angezeigt werden, sind für diese Liste oder Bibliothek keine indizierten Spalten verfügbar. Sie müssen in diesem Fall zuerst eine Spalte indizieren.

  4. Wählen Sie weitere Optionen für die Ansicht aus. Geben Sie z. B. an, welche Spalten angezeigt oder ausgeblendet werden sollen und wie die Elemente sortiert werden sollen.

  5. Klicken Sie auf OK

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Festlegen von Limits für RSS-Feeds

Nachdem die RSS-Unterstützung in der Zentraladministration und auf Ebene der Websitesammlung aktiviert wurde, können Sie die RSS-Unterstützung für die folgenden Arten von Listen in Ihren Websites aktivieren und konfigurieren: Dokumentbibliotheken, Bildbibliotheken, Formularbibliotheken, Ankündigungslisten, Kalenderlisten, Blogs, Umfragen und Diskussionsrunden. Wenn Benutzer auf den RSS-Feed für eine Liste oder Bibliothek zugreifen, ist dies mit einer Ansicht aller Elemente in der Liste zu vergleichen. Die Standard-RSS-Ansicht beschränkt mithilfe eines Filters für die Spalte Geändert die Anzahl der zurückgegebenen Elemente basierend auf dem Datum, an dem das Element zuletzt geändert wurde. Wenn die Liste oder Bibliothek viele Elemente aufweist, muss wie bei jeder anderen Ansicht die Spalte Geändert indiziert werden, falls Benutzer auf den RSS-Feed zugreifen.

Verwenden Sie dieses Verfahren, um die Anzahl der Elemente und Tage zu ändern, für die Änderungen in einen RSS-Feed aufgenommen werden.

  1. Wenn die Liste noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name Ihrer Liste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste.

  2. Klicken Sie im Menü Einstellungen Settings menu auf Listeneinstellungen.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Kommunikation auf RSS-Einstellungen.

    Hinweis : Der Hyperlink RSS-Einstellungen ist nur dann verfügbar, wenn die RSS-Unterstützung sowohl in der Zentraladministration als auch auf der Websitesammlungsebene aktiviert ist.

  4. Geben Sie im Abschnitt Eintragsgrenze die maximale Anzahl von Elementen und Tagen ein, die in einen RSS-Feed eingeschlossen werden sollen.

  5. Klicken Sie auf OK

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