Verwalten von Kontakten

Kontakte hinzufügen

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Erstellen und bearbeiten Sie Kontakte in Outlook, um alle Personen zu verwalten, mit denen Sie kommunizieren.

Hinzufügen eines Kontakts
  1. Wählen Sie Personen Personen aus.

  2. Wählen Sie Neuer Kontakt aus, und geben Sie die Details wie Vollständiger Name, Telefonnummern und E-Mail ein. Wenn Sie ein Foto für den Kontakt haben, können Sie es von Ihrem Computer hinzufügen. Sie können auch Notizen über den Kontakt hinzufügen.

  3. Wählen Sie Speichern und schließen aus.

Bearbeiten eines Kontakts
  1. Wählen Sie Personen aus.

  2. Wählen Sie den zu bearbeitenden Kontakt aus.

  3. Wählen Sie Bearbeiten aus.

  4. Ändern oder bearbeiten Sie die gewünschten Bezeichnungen.

  5. Wählen Sie Hinzufügen Hinzufügen aus, um ein neues Detail hinzuzufügen.

  6. Wählen Sie Speichern aus.

Verwenden der Visitenkartenansicht, um Kontakte anzuzeigen und zu bearbeiten
  1. Wählen Sie Personen aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe ktuelle Ansicht die Ansicht Visitenkarte aus.

  3. Doppelklicken Sie auf die Visitenkarte, um sie zu öffnen, und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

  4. Wählen Sie Speichern und schließen aus.

Hinzufügen eines Kontakts aus einer E-Mail-Nachricht
  1. Wählen Sie eine E-Mail-Nachricht aus.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse, und wählen Sie Zu Outlook-Kontakten hinzufügen aus.

  3. Geben Sie in dem geöffneten Dialogfeld die Details ein, und wählen Sie Speichern aus.

  4. Wählen Sie X aus, um die Visitenkarte zu schließen.

  5. Wählen Sie Personen aus, um den Kontakt anzuzeigen, den Sie soeben hinzugefügt haben.

Hinzufügen eines Kontakts zu einer E-Mail-Nachricht
  1. Wählen Sie Neue E-Mail aus.

  2. In dem neuen E-Mail-Fenster:

    • Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen des Empfängers in das Feld An, Cc oder Bcc ein. Trennen Sie mehrere Empfänger jeweils durch ein Komma.

    • Wählen Sie An aus, um das Adressbuch zu öffnen. Sie können nach Namen suchen oder über die Dropdownliste Adressbuch andere zu durchsuchende Kontaktlisten auswählen.

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Hinzufügen eines Kontakts

Mit dem Modul "Personen" verfügen Sie über ein persönliches Adressbuch.

Sie können neue Personen anlegen oder aus anderen Elementen hinzufügen.

Wie das Ganze funktioniert, erkläre ich in diesem Video.

Zum einen lassen sich Kontakte über das Register "Start" in der Gruppe "Neu" über die Schaltfläche "Neuer Kontakt" hinzufügen.

Es öffnet sich ein Formular, welches bei mir schon im Vollbild Modus dargestellt wird.

Ich empfehle, dass Sie das Fenster nicht verkleinert darstellen lassen, sondern eher im Vollbild Modus, dann sehen Sie auch alle Befehle, die Ihnen hier angeboten werden.

Und hier möchte ich Ihnen kurz etwas zu den Eingabefeldern erklären.

Im Bereich "Namen" geben Sie den Vor- und den Nachnamen ein, wenn der bekannt ist, Im Bereich "Speichern unter", da habe ich die Möglichkeit, über den Drop Down Pfeil auszuwählen, wie der Kontakt gespeichert werden soll, entweder nach Nachname zuerst oder zuerst nach Vorname oder über den Firmennamen.

Meine Empfehlung ist, dass Sie sich hier für ein Format entscheiden, denn wenn Sie verschiedene Personen mit verschiedenen Speicherformaten ablegen, entsteht Chaos in Ihrer Kontaktliste.

In diesem Fall übernehme ich das so.

Im Bereich "E-Mail-Adresse" könnte ich jetzt eine E-Mail-Adresse eingeben.

Ich lasse das in diesem Fall, aber wenn jetzt eine Person über mehrere E-Mail-Adressen verfügt, dann hätten Sie die Möglichkeit hier mehrere E-Mail-Adressen festzulegen.

Ich klicke jetzt wieder hier in einen freien Bereich, damit sich das Menü schließt.

Darunter ist dann die Adresse, bzw.

die E-Mail-Adresse, die dem Kontakt als Haupt E-Mail-Adresse zugewiesen wird.

Im Bereich Website-Adresse, da haben Sie die Möglichkeit, den Internetauftritt der Personen anzugeben.

Bei Chatadresse können Sie ebenfalls die E-Mail-Adressen eingeben, falls die Personen mit Skype oder Skype for Business in Verbindung stehen und diese Programme nutzen.

Im Bereich "Telefonnummer", da haben Sie die Möglichkeit auch mehrere Nummern anzugeben, also sobald ich auf den Drop Down Pfeil klicke, sehen Sie hier eine riesen Auswahl.

Nur als Tipp, wenn Sie jetzt einen Kontakt eingeben und Sie haben angenommen nur die Mobiltelefonnummer, dann wählen Sie die bitte zuerst aus und schreiben Sie dann hierein, wenn Sie zuerst geschäftlich belassen und hier eine Nummer eingeben und dann wechseln, dann wird dieses Feld wieder frei.

Also immer erst im linken Bereich auswählen und dann die Nummer eingeben.

Ebenso können Sie auch noch die private Nummer angeben, die Faxnummer oder die Mobiltelefonnummer.

Im unteren Bereich bei Adressen zählt es genauso, also wenn Sie hier die geschäftliche Adresse haben, können Sie direkt im Eingabefeld die geschäftliche Adresse eingeben.

Wenn Sie die private Adresse haben, wählen Sie die zuerst aus und geben dann die Adresse ein.

Noch ein Hinweis hier.

Wenn Sie die Adresse eingegeben haben, und in Ihrem System die Verbindung zu den Bing-Karten eingerichtet ist, dann können Sie auch direkt hier auf "Karte" klicken, dann öffnet sich der Internet Explorer, und Sie haben dann entsprechend eine Karte, wo Sie direkt schauen können, wo die Person denn aufzufinden ist.

Wenn Sie mit dem Kontakt vernetzt sind, dann wird hier automatisch auch ein Kontaktbild angezeigt.

Sie hätten aber auch die Möglichkeit, hier direkt rauf zu klicken und ein Kontaktbild hinzu zu fügen.

Die Visitenkarte lässt sich auch individuell gestalten.

Wenn ich hier doppelt raufklicke, öffnet sich dieser Bereich, und dann hätte ich die Möglichkeit das Bild, wenn hier eins vorhanden wäre, oben, unten, links oder rechts einblenden zu lassen.

Ich habe im mittleren Bereich die Möglichkeit, den Text, der mir jetzt hier angezeigt wird, zu formatieren.

Ich könnte den größer darstellen, fett, kursiv, unterstrichen, in einer anderen Schriftfarbe machen.

Aber in diesem Fall möchte ich hier gar nichts übernehmen und auch nichts vornehmen, deshalb gehe ich hier einmal auf "Abbrechen".

Und im Bereich "Notizen" habe ich die Möglichkeit, mir zu meinem Kontakt bestimmte Notizen aufzuschreiben, die ich dann später auch über den Kontakt abrufen kann.

Sie können noch weitere Informationen zu einem Kontakt festlegen und zwar über das Register Kontakt, in der Gruppe Anzeigen, da gibt es einmal die Details, und hier könnten Sie zum Beispiel die Abteilung des Büros festlegen oder den Vorgesetzten oder die Assistentin.

Und wenn ich jetzt wieder zurück in die allgemeine Kontaktinformation möchte, dann klicke ich direkt auf die Schaltfläche "Allgemein", dann bin ich wieder hier in meinem normalen Kontaktformular.

In diesem Fall speichere ich einmal den Kontakt und zwar auch über das Register "Kontakt", in der Gruppe "Aktionen", über die Schaltfläche "Speichern und schließen".

So, mein Kontakt wird jetzt hier direkt angezeigt.

Es gibt jetzt noch eine andere Möglichkeit Kontaktinformationen hinzu zu fügen, zum Beispiel über eine E-Mail.

Dazu wechsele ich einmal in das Modul E-Mail und ich habe jetzt hier gerade meinen Kollegen geöffnet.

Und wenn Lesebereich rechts angezeigt wird, dann habe ich hier die Möglichkeit, mir die Visitenkarte hier anzeigen zu lassen.

Und über diesen Pfeil nach unten kann ich die Visitenkarte öffnen.

Und ich brauche jetzt nur einmal auf die Schaltfläche "Speichern" zu klicken, und schon wurde der Kontakt innerhalb meiner Kontakte bzw.

Personen hinzugefügt.

Wenn der Kontakt ebenfalls über Outlook verfügt, und die Kontaktdaten richtig gepflegt sind, dann werden auch diverse Informationen hier in diesem Bereich angezeigt, wenn man den Kontakt öffnet.

Und schauen Sie, hier gibt es einmal das Register "Kontakt" und einmal das Register "Notizen".

Das wäre jetzt im Endeffekt die Möglichkeit, die Notizen abzurufen, die man auch im Kontaktformular eingeben kann.

Wie Sie Kontakte erstellen oder aus einer E-Mail übernehmen können, habe ich Ihnen in diesem Video erklärt.

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