Verwalten von Kontakten und Kontaktlisten

Es gibt mehrere Aktionen, die Sie ausführen müssen, um Ihre Kontaktliste auf dem neuesten Stand zu halten. Dieser Artikel soll Ihnen helfen, Ihre Kontakte so zu organisieren, dass Sie die Personen, mit denen Sie in Kontakt treten müssen, einfach finden können.

Inhalt dieses Artikels

Suchen nach Personen

Hinzufügen eines Kontakts

Auswählen mehrerer Kontakte

Hinzufügen von Personen außerhalb des Unternehmens zur Kontaktliste

Erstellen einer neuen Gruppe

Anheften eines häufig verwendeten Kontakts im oberen Bereich einer Gruppe oder Lösen des Kontakts

Erstellen einer Gruppe

Löschen oder Entfernen einer Gruppe

Umbenennen einer Gruppe

Sortieren und Anzeigen von Kontakten

Sortieren von Kontakten in der Kontaktliste

Ändern der Darstellung einzelner Einträge in der Kontaktliste

Ändern der Anzeige von Kontakten in Lync

Anzeigen von Kontakten nach privater Beziehung (vormals als Zugriffsebene bezeichnet)

Verschieben, Kopieren und Entfernen von Kontakten

Anzeigen einer Visitenkarte

Markieren eines Kontakts

Blockieren eines Kontakts

Suchen nach Personen

Das Suchfeld befindet sich in der Kontaktliste unter dem Symbol Kontakte und in der Ansicht Telefon unter dem Symbol Telefon. Sie können nach den Namen von Personen oder nach einer Qualifikation (berufliche Position) suchen und sie dann beispielsweise Ihrer Kontaktliste hinzufügen.

Suchen nach einem Kontakt

  • Geben Sie im Suchfeld einen Namen, einen E-Mail-Alias oder eine Telefonnummer ein. Sie können auch den Namen oder Alias einer Verteilergruppe eingeben. Die Kommunikationssoftware Microsoft Lync 2010 zeigt die Ergebnisse bereits während der Eingabe an. Wenn mehr als ein Kontakt oder mehr als eine Gruppe angezeigt wird, erscheint der Eintrag aus Ihrer Kontaktliste oben in der Liste. Bei allen Kontakten oder Nicht-Kontakten wird links neben dem Bild der Person eine vertikale Statusleiste angezeigt, die den Anwesenheitsstatus wie "Verfügbar", "Offline" oder "Beschäftigt" angibt.

  • Wenn Ihr Unternehmen mit Microsoft SharePoint Services arbeitet, werden unterhalb des Suchfelds die Schaltflächen Name und Qualifikation angezeigt. Sie können mit einem Schlüsselwort wie Position oder Kompetenzbereich suchen. Klicken Sie auf Qualifikation, um andere Personen mit ähnlichen Kompetenzbereichen oder Positionen anzuzeigen. Klicken Sie in der Suchleiste auf das X, um zur Kontaktliste zurückzukehren.

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Hinzufügen eines Kontakts

Im vorhergehenden Thema wurde darauf hingewiesen, dass Sie anhand des Namens, eines E-Mail-Alias oder einer Telefonnummer nach einer Person suchen können. Für dieses Verfahren verwenden wir als Beispiel eine Suche anhand des Namens. Nachdem Sie die Suche abgeschlossen haben, wird daher eine Liste der Personen angezeigt, deren Namen den Suchkriterien entsprechen. Auf der Visitenkarte der Person können Sie entweder die Auswahl Zur Liste "Kontakte" hinzufügen oder die Schaltfläche Hinzufügen verwenden.

  1. Führen Sie einen Bildlauf durch die Liste der Suchergebnisse durch, bis Sie zu der Person gelangen, die Sie Ihrer Kontaktliste hinzufügen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Visitenkarte der Person, und klicken Sie dann auf Zur Liste "Kontakte" hinzufügen. Oder klicken Sie auf der Schaltfläche Hinzufügen auf den Pfeil nach unten.

  2. Wenn Sie Gruppen oder Kategorien von Kontakten eingerichtet haben, wird eine Liste dieser Gruppen angezeigt. Wählen Sie die Kontaktgruppe aus, der der Kontakt hinzugefügt werden soll.

  3. Wenn Sie keine Gruppen eingerichtet haben, dies aber jetzt tun möchten, klicken Sie auf Zu neuer Gruppe hinzufügen, und geben Sie dann den Namen der neuen Gruppe ein, die Sie erstellen möchten.

Tipp :  Geben Sie im Suchfeld den vollständigen Namen der Person (oder den größten Teil des Namens) ein. Wenn Sie nur den Vornamen eingeben, werden möglicherweise - besonders bei gängigen Namen - mehrere Suchergebnisse zurückgegeben. Wenn in Ihrem Unternehmen die Anzahl der angezeigten Personen konfigurationsbedingt eingeschränkt ist, müssen Sie die Suche verfeinern und erneut ausführen, wenn der gewünschte Kontakt nicht in der Ergebnisliste angezeigt wurde.

Die Anzahl der Kontakte, die maximal hinzugefügt werden können, ist standardmäßig auf 1.000 festgelegt. Die tatsächlich mögliche Anzahl wurde von Ihrem Supportteam festgelegt, an das Sie sich daher wenden sollten, wenn Ihnen keine ausreichende Anzahl von Kontakten zur Verfügung steht.

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Auswählen mehrerer Kontakte

Es kann manchmal effizienter sein, mehrere Kontakte gleichzeitig auszuwählen, beispielsweise, wenn Sie an alle ausgewählten Kontakte eine Besprechungseinladung senden möchten.

  • Wenn Sie verschiedene nicht aufeinander folgende Kontakte auswählen möchten, drücken Sie die STRG-TASTE, und halten Sie sie beim Klicken auf die Kontakte gedrückt.

  • Bei aufeinander folgenden Kontakten drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und halten Sie sie beim Klicken gedrückt, oder verwenden Sie die Pfeiltasten für die Auswahl.

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Hinzufügen von Personen außerhalb des Unternehmens zur Kontaktliste

Lync 2010 kann Anwesenheitsinformationen für Kontakte anzeigen, die E-Mail-Dienste wie das Windows Live-Netzwerk mit Internetdiensten (einschließlich MSN und Hotmail), AOL® und Yahoo!® verwenden und die in Lync eingebunden sind. Für Partnerbenutzer (Benutzer von außerhalb Ihres Unternehmens) stehen Aktivitäten wie Freigeben von Anwesenheitsinformationen, Tätigen von Lync-Anrufen und Durchführen von Videokonferenzen zur Verfügung.

  1. Öffnen Sie Lync, und geben Sie im Suchfeld die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie der Kontaktliste hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie in der angezeigten Visitenkarte auf die Schaltfläche Hinzufügen.

  3. Wählen Sie die Kontaktgruppe aus, der der Kontakt hinzugefügt werden soll. Sie können zu diesem Zeitpunkt auch eine neue Gruppe erstellen, indem Sie deren Namen in das Feld neben Neue Gruppe eingeben.

Einige Benutzer verwenden ein E-Mail-Konto mit einem Dienst, der nicht mit Lync im Verbund arbeitet. Obwohl Sie diese Benutzer auf die gleiche Weise wie Partnerbenutzer zur Kontaktliste hinzufügen können, werden für sie keine Anwesenheitsinformationen angezeigt.

Andere Benutzer melden sich mithilfe ihrer nicht zum Verbund gehörenden Benutzer-ID (E-Mail-Adresse) bei einer Partnerwebsite an. Verwenden Sie in diesem Fall das Format Benutzer(nicht-im-verbund.com)@partnerunternehmen.com – z. B. HrContoso(gmail.com)@msn.com – wenn Sie den Kontakt hinzufügen. Durch dieses Format wird sichergestellt, dass die Anwesenheitsinformationen des Benutzers in Lync angezeigt werden.

Eine Videoanleitung zum Hinzufügen von Kontakten finden Sie unter Video: Hinzufügen eines Kontakts.

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Erstellen einer neuen Gruppe

Wenn Sie die gewünschten Kontakte gefunden haben, können Sie sie zu einer Kontaktgruppe hinzufügen, um sie beim nächsten Mal leichter finden zu können. Lync füllt die Gruppe Häufig verwendete Kontakte auf Basis der zehn Kontakte, mit denen Sie am häufigsten kommunizieren. Sie können die wichtigsten Kontakte auch im oberen Bereich der Gruppe "anheften", um schnell darauf zugreifen zu können. Lync füllt die angeheftete Liste automatisch mit den Mitgliedern Ihres Teams.

Anheften eines häufig verwendeten Kontakts im oberen Bereich einer Gruppe oder Lösen des Kontakts

Zum Anheften oder Lösen eines häufig verwendeten Kontakts führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

  • Öffnen Sie Lync, klicken Sie in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Person, und klicken Sie dann auf An häufige Kontakte anheften.

  • Wenn Sie die Anheftung für einen Kontakt lösen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, und klicken Sie dann auf Von häufig verwendeten Kontakten lösen

Erstellen einer Gruppe

  1. Öffnen Sie Lync, klicken Sie in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf einen Gruppennamen (z. B. Häufig verwendete Kontakte), klicken Sie auf Neue Gruppe erstellen, und geben Sie dann einen Namen für die Gruppe an.

Attendee

  1. Wenn Sie der neuen Gruppe Personen hinzufügen möchten, suchen Sie nach einem Kontakt, zeigen Sie in den Suchergebnissen auf den Namen des Kontakts, und klicken Sie dann auf das Pluszeichen (+). Sie können auch in den Suchergebnissen mit der rechten Maustaste auf den Kontakt klicken und dann auf die Option Zur Kontaktliste hinzufügen und anschließend auf den Gruppennamen klicken.

    Hinweis :  Beim Erstellen der ersten Kontaktgruppe erstellt Lync außerdem automatisch eine Gruppe mit dem Namen "Weitere Kontakte" für Sie. Sie können dieser Gruppe neue Kontakte hinzufügen, für die keine spezifischere Gruppenangehörigkeit erforderlich ist.

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Löschen oder Entfernen einer Gruppe

So löschen Sie eine Gruppe, die Sie erstellt haben:

  1. Wählen Sie im Anzeigebereich oberhalb Ihrer Kontaktliste Gruppen aus. (Wenn diese Option nicht zur Wahl steht, klicken Sie auf den Pfeil nach unten direkt unterhalb des Suchfelds, um die Schaltflächen "Gruppen", "Status", und "Beziehungen" anzuzeigen.)

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der zu löschenden Gruppe, und wählen Sie dann im Dropdownmenü Gruppe löschen aus.

Hinweis :  Die Gruppen "Häufig verwendete Kontakte" und "Weitere Kontakte" werden automatisch erstellt und können daher nicht gelöscht werden.

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Umbenennen einer Gruppe

So benennen Sie eine Gruppe um:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen in der Liste "Kontakte", wählen Sie Gruppe umbenennen aus, und geben Sie dann den neuen Gruppennamen ein.

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Sortieren und Anzeigen von Kontakten

Sie können Ihre Kontakte nach verschiedenen Kriterien sortieren (ihrem Status, ihrer Gruppenangehörigkeit und den privaten Beziehungen), und Sie können auswählen, wie die einzelnen Kontaktauflistungen angezeigt werden sollen.

Sortieren von Kontakten in der Kontaktliste

  1. Wenn Sie Ihre Kontakte so ordnen möchten, dass Kontakte, die aktuell online sind, an den oberen Plätzen der Liste angezeigt werden, klicken Sie auf Status. Ihre Onlinekontakte werden dann oben angezeigt, gefolgt von denen mit den Status "Abwesend", "Unbekannt" und "Nicht verfügbar".

  2. Wenn Sie Ihre Kontakte nach den Gruppen, denen sie angehören (einschließlich der standardmäßigen Gruppen "Häufig verwendete Kontakte" und "Weitere Kontakte" sowie aller von Ihnen erstellten Gruppen), anzeigen möchten, klicken Sie auf Gruppen.

Sortieren der Kontakte nach Gruppe

  1. Wenn Sie Ihre Kontakte nach den privaten Beziehungen sortieren möchten, klicken Sie auf Beziehung. (Eine Erläuterung der einzelnen Beziehungen wird angezeigt, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt und dann auf Private Beziehung ändern klicken.)

Ändern der Darstellung einzelner Einträge in der Kontaktliste

  • Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Anzeigeoptionen unterhalb des Suchfelds, um das Menü Layoutoptionen anzuzeigen.

Sortieren nach Anzeigename

In Abhängigkeit von der Art der Sortierung der Kontakte werden im Menü unterschiedliche Optionen angezeigt. Sie können z. B. auswählen, dass anstelle der E-Mail-Namen die Anzeigenamen angezeigt werden. Sie können anstelle der einfachen Namen auch zusätzliche Statusdetails anzeigen. Wenn im Unternehmen die Anzeige von Bildern für Kontakte in der Kontaktliste aktiviert ist, können Sie diese anzeigen oder ausblenden, wodurch bestimmt wird, wie viele Kontakte in das Fenster passen. (Wenn Sie keine Bilder anzeigen, können Sie entweder ausschließlich die Namen in einer Zeile oder die Namen in einer Zeile mit zusätzlichen Details in einer zweiten Zeile anzeigen.)

Hinweis :  Sie können die Anzeige von Bildern auch an jeder Position in Lync deaktivieren, indem Sie im Dialogfeld Lync - Optionen auf Mein Bild klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen von Bildoptionen.

Ändern der Anzeige von Kontakten in Lync

  1. Klicken Sie in der Kontaktliste unter dem Suchfeld auf die Schaltfläche Anzeigeoptionen, um zwischen ein oder zwei Zeilen pro Kontakt zu wechseln, in denen Informationen angezeigt werden. Wenn im Unternehmen Fotos der Kontakte verwendet werden, werden in der zweizeiligen Ansicht die Fotos angezeigt.

  2. Wenn Sie weitere Auswahlmöglichkeiten anzeigen möchten, klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil neben Anzeigeoptionen, um das Menü Layoutoptionen zu öffnen.

Anzeigen von Kontakten nach privater Beziehung (vormals als Zugriffsebene bezeichnet)

  • Klicken Sie in der Kontaktliste unter dem Suchfeld auf die Schaltfläche Beziehung.

Informationen zu den Anwesenheitsinformationen, die in Verbindung mit den jeweiligen privaten Beziehungen angezeigt werden, finden Sie in Steuern des Zugriffs auf Ihre Anwesenheitsinformationen.

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Verschieben, Kopieren und Entfernen von Kontakten

Führen Sie in der Kontaktliste die folgenden Aktionen durch, um Kontakte zu verschieben, zu kopieren, zu entfernen oder zu löschen:

  • Wenn Sie einen Kontakt in eine andere Gruppe verschieben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, zeigen auf Kontakt verschieben nach und klicken dann auf die gewünschte Gruppe.

  • Wenn Sie einen Kontakt in eine andere Gruppe kopieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, klicken Sie auf Kontakt kopieren nach, und klicken Sie dann auf die gewünschte Gruppe.

  • Wenn Sie den Kontakt aus der Gruppe entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, und klicken Sie dann auf Aus Gruppe entfernen.

  • Wenn Sie den Kontakt vollständig entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, und klicken Sie dann auf Aus Kontaktliste entfernen.

Wichtig :  Wenn Sie einen Kontakt aus einer Gruppe entfernen, wird der betreffende Kontakt vollständig aus Ihrer Kontaktliste entfernt, es sei denn, der Kontakt gehört noch einer anderen Ihrer Gruppen an.

Hinweis :  Ihre Kontaktlisten können nicht für andere Lync-Benutzer exportiert oder von diesen kopiert werden. Die Kontaktlisten aller Personen sind verschieden, da jeder Benutzer einzigartige Beziehungen, Datenschutzerfordernisse und Kommunikationsvorlieben hat. Eine einfache Möglichkeit, wichtige berufliche Kontakte mit Arbeitskollegen zu teilen, besteht im Erstellen einer Verteilerliste mit wichtigen Kontakten in Outlook, aus der dann jeder Kontakte zum Hinzufügen zur Kontaktliste in Lync auswählen kann.

Wichtig : In Abhängigkeit von der Art, wie Sie Ihre Kontakte anzeigen (nach Gruppe, Status oder Beziehung), unterscheiden sich die Funktionen zum Verschieben und Kopieren. Beachten Sie, dass sich die privaten Beziehungen für Kontakte ändern, wenn Sie Kontakte zwischen Gruppen mit privaten Beziehungen durch Ziehen verschieben.


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Anzeigen einer Visitenkarte

Abhängig von der privaten Beziehung, die Ihnen ein Kontakt gewährt, können Sie seinen Terminplan und persönliche Notizen anzeigen. Die Visitenkarte bietet auch einen Ausgangspunkt, um eine Verbindung zum Kontakt herzustellen, einschließlich des Startens einer Chatunterhaltung, eines Anrufs, der Planung einer Besprechung oder des Sendens einer E-Mail-Nachricht.

  1. Zeigen Sie in der Kontaktliste auf das Bild eines Kontakts (oder auf das Statussymbol, wenn keine Bilder angezeigt werden), um eine einfache Visitenkarte anzuzeigen.

  2. Klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Karte auf die Schaltfläche Visitenkarte einblenden (den nach unten weisenden Pfeil), um weitere Informationen anzuzeigen.

Lync-Visitenkarte einblenden

  1. Damit die Visitenkarte weiterhin angezeigt wird, klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Visitenkarte auf die Schaltfläche zum Anheften. Sie können die Visitenkarte auf dem Desktop an einen geeigneten Platz ziehen.

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Markieren eines Kontakts

Sie können einen Kontakt in der Kontaktliste markieren, damit Sie benachrichtigt werden, sobald der Kontakt verfügbar ist. Lync zeigt eine Benachrichtigung an, sobald sich der Status eines Kontakts in Verfügbar ändert. 

  1. Klicken Sie in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf die Person, die Sie markieren möchten.

  2. Klicken Sie auf Für Statusänderungsbenachrichtigungen markieren.

Eine Videoanleitung zum Markieren von Kontakten finden Sie unter Video: Markieren eines Kontakts.

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Blockieren eines Kontakts

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einzelne Kontakte zu blockieren, damit sie mit Ihnen nicht mithilfe von Lync in Verbindung treten können:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Liste "Kontakte" auf den Kontakt, und klicken Sie dann auf Private Beziehung ändern.

  2. Klicken Sie auf Blockierter Kontakt.

Weitere Informationen zu den Einstellungen für private Beziehungen finden Sie in den häufig gestellten Fragen zu Anwesenheit, Kontakten und Chatnachrichten.

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