Verwalten von Kontakten in SharePoint Workspace 2010

Kontakte sind die Personen, mit denen Sie interagieren. Sie können Ihrer persönlichen Liste im Startbereich Kontakte hinzufügen. Sie können auch Ihren eigenen Kontakt verwalten.

Inhalt dieses Artikels

Hinzufügen neuer Kontakte

Hinzufügen eines Arbeitsbereichsmitglieds zu Ihrer Kontaktliste

Speichern eines Kontakts als Datei

Senden eines Kontakts an andere Personen

Überprüfen von Kontaktidentitäten

Reagieren Auf das Dialogfeld "Benachrichtigung über Kontaktüberprüfung"

Manuelles Überprüfen eines Kontakts

Aufheben der Überprüfung einer Kontaktidentität

Auflösen von Konflikten bei Kontaktnamen

Erstellen eines Alias für einen Kontakt

Löschen eines Kontakts

Ausblenden eines Kontakts

Anzeigen von Diagnoseinformationen zu einem Kontakt

Anzeigen von Kontakteigenschaften

Hinzufügen neuer Kontakte

Wenn Sie nach Kontakten suchen oder Ihrer Kontaktliste im Startbereich neue Kontakte hinzufügen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Start.

  2. Klicken Sie auf Kontakt hinzufügen.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Benutzer suchen im Feld Suchen nach den Namen oder den Text ein, nach dem Sie suchen möchten.

    Details

    Sie können mithilfe von "Vollständiger Name", "Vorname", "Nachname", "Geschäftliche E-Mail-Adresse" oder "Private E-Mail-Adresse" suchen. Der Suchvorgang gibt alle Kontakte zurück, für die eine Übereinstimmung in einem der gültigen Felder gefunden wurde. Die Suchzeichenfolge "hart" gibt z. B. Kontakte namens "Tyge Hartmann" zurück, weil "hart" die ersten vier Zeichen im Feld "Nachname" sind. Als Faustregel gilt Folgendes: je spezifischer die Suchzeichenfolge ist (durch Eingabe einer größeren Menge von Zeichen), desto mehr spezifischer und genauer ist Ihr Suchergebnis.

    Sie können die Reihenfolge der Spalten im Dialogfeld "Benutzer suchen" neu anordnen, indem Sie sie mit der Maus ziehen. Sie können auch Spalten entfernen (mit Ausnahme von "Vollständiger Name"), indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift und klicken und dann den Namen der zu entfernenden Spalte deaktivieren. Sie können eine entfernte Spalte wiederherstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift klicken und dann den Namen der wiederherzustellenden Spalte aktivieren. Alle Änderungen, die Sie im Dialogfeld "Benutzer suchen" vornehmen, gelten nur für die aktuelle Suchsitzung. Alle Standardeinstellungen werden wiederhergestellt, wenn Sie das Dialogfeld "Benutzer suchen" das nächste Mal öffnen.

  4. Optional: Aktivieren Sie Öffentliches Verzeichnis für Arbeitsbereichskontakte einbeziehen, wenn Sie dieses Verzeichnis in die Suche einbeziehen möchten.

    SharePoint Workspace durchsucht standardmäßig Ihr Unternehmensnetzwerk (wen Sie einem solchen angehören) sowie Bekannte Kontakte.

  5. Klicken Sie auf Suchen.

  6. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, wählen sie in der Liste aus.

    Ein Anwesenheitssymbol wird neben jedem Kontakt in der Liste angezeigt, damit Sie seinen Onlinestatus sehen können. Kontaktübereinstimmungen, die über das öffentliche Verzeichnis für Arbeitsbereichskontakte gefunden wurden, werden jedoch anfangs immer mit einem Symbol "Unbekannt" angezeigt, bis Sie sie auswählen und Ihrer Kontaktliste hinzufügen.

  7. Wenn Sie weitere Informationen zu einer ausgewählten Kontaktübereinstimmung anzeigen möchten, klicken Sie auf Eigenschaften.

    Möglicherweise möchten Sie z. B. die Identität des Kontakts überprüfen.

  8. Klicken Sie auf Hinzufügen, und fügen Sie den Kontakt dann der Liste hinzu.

Hinzufügen eines Arbeitsbereichsmitglieds zu Ihrer Kontaktliste

Wenn neue Personen Mitglieder Ihrer Arbeitsbereiche werden, empfiehlt es sich, ihre Kontakte zu Ihrer persönlichen Liste hinzuzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Mitglied, das Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann Zu "Meine Kontakte" hinzufügen aus.

Sie können ein Arbeitsbereichsmitglied Ihrer Kontaktliste auch durch Ziehen hinzufügen.

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Speichern eines Kontakts als Datei

Sie können einen Kontakt als Datei speichern und die Kontaktdatei dann als Anlage in einer E-Mail-Nachricht senden.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, und wählen Sie dann Kontakt als Datei speichern aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Kontaktinformationen speichern unter den Speicherort aus, an dem die Kontaktdatei gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Senden eines Kontakts an andere Personen

Sie können einen Kontakt als eine Dateianlage in einer E-Mail-Nachricht oder in einer Groove-Nachricht an andere Personen senden.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt.

  2. Wählen Sie Per E-Mail an ausgewählte Kontakte senden aus.

  3. Geben Sie mindestens eine E-Mail-Adresse in das Feld An: ein.

  4. Wenn gewünscht, bearbeiten Sie den Betreff und die Textnachricht.

    Beachten Sie, dass die Standardtextnachricht Anweisungen für den Download von SharePoint Workspace für den Fall enthält, dass ein Empfänger noch nicht über ein Konto verfügt.

  5. Klicken Sie auf OK.

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Überprüfen von Kontaktidentitäten

Es wird dringend empfohlen, Kontaktidentitäten zu überprüfen, um das Risiko des Austauschs vertraulicher Informationen mit nicht beabsichtigten Personen zu verringern. Abhängig von Ihrer Kontoinstallation wurden ggf. bereits zahlreiche Kontaktidentitäten durch einen Administrator in Ihrem Unternehmen überprüft. SharePoint Workspace zeigt den Überprüfungsstatus von Personen in Ihren Kontakt- und Mitgliederlisten mithilfe der folgenden Farben an:

  • Schwarz: Nicht überprüft.

  • Grün: Durch Sie überprüft.

  • Blaugrün: Durch Ihre Organisation überprüft.

  • Blau: Durch Ihre Organisation überprüft, jedoch außerhalb Ihrer Domäne oder übergreifend zertifiziert.

  • Rot: Namenskonflikt. Zwei Kontakte, die ähnliche Namen besitzen, werden unabhängig von ihrem Überprüfungsstatus in Rot angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Auflösen von Namenskonflikten.

Die Kommunikationsrichtlinien, die auf eine Identität angewendet werden, bestimmen die Möglichkeiten der Interaktion mit anderen Benutzern abhängig von ihrem Überprüfungsstatus. Diese Richtlinien können eine der folgenden Aktionen ausführen:

  • Verhindern der Kommunikation mit allen Benutzern, die nicht von einem Administrator in Ihrer Organisation überprüft wurden.

  • Öffnen des Dialogfelds Benachrichtigung über Kontaktüberprüfung (Beschreibung siehe unten), um Sie zu warnen, bevor Sie mit Benutzern kommunizieren dürfen, deren Identitäten nicht überprüft wurden.

  • Erlauben der Kommunikation mit allen Kontakten ohne Warnung oder Einschränkung.

Die Überprüfung anderer Benutzer durch Ihre Organisation stellt Ihnen ggf. ausreichend Sicherheit zu deren Identitäten zur Verfügung. In einigen Fällen (insbesondere dann, wenn Sie mit hochgradig vertraulichen Informationen arbeiten) möchten Sie möglicherweise auch die Identität eines Benutzers manuell überprüfen.

Reagieren Auf das Dialogfeld "Benachrichtigung über Kontaktüberprüfung"

Das Dialogfeld Benachrichtigung über Kontaktüberprüfung wird angezeigt, wenn Sie versuchen, mit einem Benutzer zu kommunizieren, dessen Identität nicht überprüft wurde, und die Kommunikationsrichtlinien für Ihre Kontoidentität so festgelegt wurden, dass eine Warnung zu solchen Benutzern erfolgt. Sie können eine der folgenden Aktionen ausführen:

  • Wählen Sie den Benutzer aus, und klicken Sie dann auf Identität überprüfen. Befolgen Sie die Anweisungen im nächsten Abschnitt, um eine Kontaktidentität manuell zu überprüfen.

  • Klicken Sie auf Eigenschaften, um Kontakteigenschaften für einen ausgewählten Benutzer anzuzeigen.

  • Klicken Sie auf Weiter, um die Benutzerüberprüfungswarnung zu ignorieren und die Aktivität fortzusetzen.

  • Klicken Sie auf Abbrechen, um die Aktivität abzubrechen, die zu einer Benutzerüberprüfungswarnung geführt hat.

Manuelles Überprüfen eines Kontakts

SharePoint Workspace weist jeder Kontaktidentität einen eindeutigen "digitalen Fingerabdruck" zu. Ein digitaler Fingerabdruck wird als eine lange Zeichenfolge aus Buchstaben und Zahlen (mit Punkten aus Gründen der Lesbarkeit) angezeigt. Diese digitalen Fingerabdrücke werden zum manuellen Überprüfen der realen Identitäten der Kontakte verwendet, die in Ihren Arbeitsbereichen und Kontaktlisten angezeigt werden. Sie können auch den digitalen Fingerabdruck anzeigen, der Ihrer Identität zugewiesen ist.

Wenn Sie eine Kontaktidentität manuell überprüfen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt (oder das Arbeitsbereichsmitglied), den Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf Identität überprüfen.

    Das Dialogfeld Identität überprüfen zeigt Informationen zu Ihren aktuellen Beziehungen zum ausgewählten Kontakt an, z. B. Arbeitsbereiche, die Sie gemeinsam verwenden, die Anzahl der ausgetauschten Nachrichten und Ihre organisatorischen Beziehung. Wenn Sie keine Beziehungen zu dem ausgewählten Kontakt besitzen, stellt das Dialogfeld Identität überprüfen stattdessen Anweisungen für die Überprüfung der Identität des Kontakts durch Überprüfung seines digitalen Fingerabdrucks zur Verfügung.

    Hinweis :  Wenn SharePoint Workspace erkennt, dass mindestens zwei Kontakte den gleichen Namen besitzen, gibt das Dialogfeld Identität überprüfen eine Warnmeldung aus, die Sie auffordert, einen Alias zuzuweisen, wenn Sie diesen Kontakt überprüfen.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn die angezeigten Informationen Sie ausreichend von der Identität des Kontakts überzeugen, klicken Sie auf Überprüfen.

      Geben Sie im Dialogfeld Identität überprüfen als einen alternativen Namen für den Kontakt ein, wenn Sie denken, Sie benötigen diesen, und klicken Sie dann auf OK.

    • Falls Sie noch nicht ausreichend von der Identität des Kontakts überzeugt sind und weitere Maßnahmen ergreifen möchten, um seine Identität zu überprüfen, klicken Sie auf Sie sind sich noch nicht sicher? Fingerabdruck überprüfen.

      Führen Sie die Schritte im Dialogfeld Identität überprüfen zur Überprüfung des digitalen Fingerabdrucks des Kontakts aus, und klicken Sie dann auf Überprüfen.

      Geben Sie im Dialogfeld Identität überprüfen als einen alternativen Namen für den Kontakt ein, wenn Sie denken, Sie benötigen diesen, und klicken Sie dann auf OK.

Aufheben der Überprüfung einer Kontaktidentität

Möglicherweise müssen Sie gelegentlich den Überprüfungsstatus von Kontakten ändern, die Sie manuell überprüft haben, damit diese als nicht überprüft angezeigt werden.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt (oder das Arbeitsbereichsmitglied), dessen Überprüfung Sie aufheben möchten, und wählen Sie dann Identität überprüfen aus.

  2. Klicken Sie auf Überprüfung aufheben.

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Auflösen von Konflikten bei Kontaktnamen

Wenn mindestens zwei Kontakte identische Anzeigenamen aufweisen, werden ihre Namen in Kontaktlisten, Arbeitsbereichsmitgliederlisten und auf ihren Kontaktinformationenkarten in Rot angezeigt. Anzeigenamen gelten als identisch, wenn sie eine genaue Übereinstimmung aufweisen, nachdem führende, nachgestellte und mehrere eingebettete Leerzeichen entfernt wurden und der Name in Kleinbuchstaben konvertiert wurde.

"Nele  Müller" und "Nele Müller" führt z. B. zu einem Namenskonflikt. "Nele Müller" und "NeleMüller" führt jedoch nicht zu einem Namenskonflikt.

Es ist wichtig, zwischen Kontaktnamen zu unterscheiden, damit Sie nicht versehentlich mit dem falschen Kontakt kommunizieren. Sie können einen Alias für beliebige Kontaktnamen erstellen, die einen Konflikt verursachen.

Darüber hinaus kann sich in seltenen Fällen ein Namenskonflikt daraus ergeben, dass veraltete Kontakte in Ihrem Konto gespeichert sind. Beispielsweise hat ein Kontakt vielleicht ein neues Konto aktiviert, alle Aktivitäten im vorherigen Konto aufgegeben, jedoch den gleichen Anzeigenamen für beide Konten verwendet. In diesem Fall können Sie den veralteten Kontakt wie unten beschrieben ausblenden, damit er nicht mehr in Ihren Kontaktlisten angezeigt wird.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Namenskonflikt aufzulösen:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Namen, der einen Konflikt aufweist, und klicken Sie dann auf Namenskonflikt auflösen.

  2. Gehen Sie wie folgt vor:

    • Klicken Sie auf vCard anzeigen, um Details zum ausgewählten Kontakt anzuzeigen. Dies kann Sie dabei unterstützen, zwischen Kontakten mit dem gleichen Namen zu unterscheiden.

    • Klicken Sie auf Alias-Kontakt, um das Dialogfeld "Alias" zu öffnen, in dem Sie einen eindeutigen Anzeigenamen für den Kontakt eingeben können.

    • Klicken Sie auf Identität überprüfen, um die Schritte zum Überprüfen der Identität eines Kontakts auszuführen.

  3. Klicken Sie auf Fertig.

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Erstellen eines Alias für einen Kontakt

Sie können jeden Kontakt (mit Ausnahme Ihres eigenen) unter einem Alias anzeigen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie Schwierigkeiten haben, zwischen den Kontakten zu unterscheiden, die den gleichen Namen besitzen.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, und klicken Sie dann auf Alias-Kontakt.

  2. Geben Sie einen Aliasnamen ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Der Aliasname wird anstelle des ursprünglichen Namens angezeigt. Wenn Sie den ursprünglichen Namen des Kontaktes anzeigen möchten, können Sie dessen Kontaktinformationen öffnen oder auf den Aliasnamen zeigen, um ein Popupfenster zu öffnen, in dem der ursprüngliche Name angezeigt wird.

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Löschen eines Kontakts

Gehen Sie folgendermaßen vor, um im Startbereich einen Kontakt aus der Kontaktliste zu löschen:

  1. Wählen Sie den zu löschenden Kontakt aus.

  2. Drücken Sie die ENTF-TASTE, und klicken Sie dann auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Kontakte, die Sie im Startbereich aus der Kontaktliste löschen, werden ggf. noch in anderen Kontaktlisten angezeigt, z. B. in den An-Dropdownlisten in den Dialogfeldern "Nachricht senden" oder "Einladung senden". Dies liegt daran, dass SharePoint Workspace Kontaktinformationen für alle Benutzer speichert, mit denen Sie in einer aggregierten Liste namens "Bekannte Kontakte" interagieren. Dazu gehören Kontakte, die Sie zu Ihrer Startbereich-Kontaktliste hinzugefügt haben, sowie Mitglieder Ihrer Arbeitsbereiche. Denken Sie daran, die häufig Mitglieder des Arbeitsbereichs vorhanden sein können, die sich nicht auch in Ihrer Kontaktliste befinden.

Sie können die Kontakte, die in Ihrer Liste "Bekannte Kontakte" angezeigt werden, nicht löschen. Sie können jedoch diese Kontakte ausblenden.

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Ausblenden eines Kontakts

Kontakte können aus einer Vielzahl von Gründen veraltet sein. Wenn Sie veraltete Kontakte besitzen, können Sie diese ausblenden, damit sie nicht mehr in den Dropdownmenüs aufgeführt werden, die Kontakte anzeigen.

  1. Öffnen Sie den Kontaktmanager.

  2. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie ausblenden möchten.

  3. Klicken Sie auf Ausblenden, um die ausgewählten Kontakte in der Liste Ausgeblendete Kontakte zu speichern.

  4. Klicken Sie auf OK.

Hinweis :  Durch das Ausblenden eines Kontakts wird nicht automatisch ein zugehöriger Namenskonflikt gelöst. Wenn ein Kontakt, den Sie ausblenden möchten, als ein Namenskonflikt angezeigt wird, finden Sie weitere Informationen unter Auflösen von Namenskonflikten.

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Anzeigen von Diagnoseinformationen zu einem Kontakt

Sie können die Diagnoseinformationen für ausgewählte Kontakte anzeigen. Sie müssen diese Informationen ggf. gelegentlich für Aufgaben des technischen Supports anzeigen. Wenn Sie Diagnoseinformationen an einen Supporttechniker senden müssen, können Sie die Informationen im Dialogfeld "Diagnose" kopieren und dann in eine E-Mail-Nachricht einfügen.

  1. Öffnen Sie den Kontaktmanager.

  2. Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus.

  3. Klicken Sie auf Diagnose.

    Wenn Sie Informationen aus dem Bereich Kontakte kopieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und klicken Sie dann auf Alles markieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und klicken Sie dann auf Kopieren.

    Wenn Sie Informationen aus dem Bereichen Präsenz oder Netzwerkdiagnose kopieren möchten, klicken Sie auf In Zwischenablage kopieren.

  4. Klicken Sie auf OK.

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Anzeigen von Kontakteigenschaften

Wenn Sie die "Eigenschaften" eines beliebigen Kontakts anzeigen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, und klicken Sie dann auf Eigenschaften. Aus den Kontakteigenschaften können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

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