Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Bei einer Regel handelt es sich um eine Aktion, die von Outlook für Windows automatisch bei eingehenden oder ausgehenden Nachrichten ausgeführt wird. Sie wählen die Trigger für die Regel und die entsprechenden Aktionen aus. Sie können z. B. eine Regel erstellen, mit der alle Nachrichten von Ihrem Vorgesetzten in einen Ordner verschoben oder alle Nachrichten mit dem Betreff "Buy now!" gelöscht werden.

Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Mithilfe von Regeln können Sie manuelle und sich wiederholende Aktionen reduzieren, die zum Verwalten Ihre E-Mail-Nachrichten erforderlich sind. Wenn Sie Regeln aktivieren, werden diese kontinuierlich und automatisch ausgeführt.

Regeln lassen sich generell in zwei Kategorien unterteilen: Organisation oder Benachrichtigung. Der Regel-Assistent kann Sie beim Entwerfen von Regeln zum Verwalten Ihrer Nachrichten unterstützen.

Der Regel-Assistent enthält Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Regeln.

Outlook-Regel-Assistent

  • Den Überblick behalten   
    Diese Regeln helfen Ihnen nicht nur bei der Ablage, sondern auch der Nachverfolgung von Nachrichten. Sie können eine Regel für Nachrichten von einem bestimmten Absender erstellen. Sie könnten beispielsweise eine Regel festlegen, dass Nachrichten von Alina Möller mit dem Wort "Umsatz" im Feld Betreff zur Nachverfolgung markiert, als Umsatz kategorisiert und in einen Ordner namens "Alinas Umsätze" verschoben werden.

  • Auf dem Laufenden bleiben   
    Mit diesen Regeln werden Sie bei Erhalt einer bestimmten Nachricht (entsprechend Ihrer Auswahl) benachrichtigt. So können Sie beispielsweise eine Regel erstellen, die automatisch eine Nachricht an ein mobiles Gerät sendet, wenn Sie eine Nachricht von einem Familienmitglied erhalten.

  • Regel ohne Vorlage erstellen   
    Hierbei handelt es sich um Regeln, die Sie ohne eine Regelvorlage erstellen und anpassen können.


Schritt 1: OutlookRegelvorlage auswählen

  1. Wählen Sie im Menüband Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus, oder wählen Sie die Registerkarte Datei und dann Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Neue Regel aus.

  3. Wählen Sie im Regel-Assistent unter Schritt 1: Vorlage auswählen unter Den Überblick behalten, Auf dem Laufenden bleiben oder Regel ohne Vorlage erstellen eine der Standardvorlagen aus.


Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten

Jede Regelvorlage, die Sie in Schritt 1 auswählen, stellt für Schritt 2 etwas andere Optionen bereit. Wenn Sie bei den Optionen eine Auswahl treffen müssen (z. B. einen Absender angeben oder einen Ordner auswählen), ist die Option unterstrichen. In diesem Beispiel haben wir eine der am häufigsten verwendeten Regeln (Verschieben von Nachrichten von einer Person in einen Ordner) ausgewählt.

  1. Wählen Sie im Feld "Beschreibung bearbeiten" die Option Person/öffentliche Gruppe aus, um Ihr Adressbuch anzuzeigen. Wählen Sie einen Namen aus Ihrem Adressbuch aus, oder geben Sie die Adresse der Person im Feld Von ein, und wählen Sie dann OK aus.

  2. Wählen Sie Zielordner aus, um eine Liste Ihrer Ordner anzuzeigen. Sie können einen vorhandenen Ordner oder Neu auswählen und einen neuen Ordner erstellen. Wenn Sie den entsprechenden Ordner ausgewählt haben, wählen Sie OK aus.

Wenn Sie erweiterte Optionen für die Regel überprüfen möchten, wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie mit den nachstehend beschriebenen erweiterten Regeloptionen fort. Wählen Sie andernfalls Fertig stellen aus. Dadurch wird wieder das Fenster Regeln und Benachrichtigungen aufgerufen. Hier können Sie eine andere Regel erstellen oder OK auswählen, um Ihre Änderungen zu speichern.

 

• Nachrichten einer bestimmten Person in einen Ordner verschieben

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld Von angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Angegebener Ordner aus, wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen einen Ordner aus, und wählen Sie dann OK aus.

  5. Wählen Sie Weiter aus, und wechseln Sie zu Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

 

• Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben

  1. Wählen Sie den Link Bestimmte Wörter im Betreff aus.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Suchtext im Feld Im Betreff zu suchende Wörter ein Wort oder einen Ausdruck ein, nach dem gesucht werden soll.

  3. Wählen Sie Hinzufügen aus, um Ihren Eintrag zum Bereich Suchliste hinzuzufügen, und wählen Sie dann OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Angegebener Ordner aus, wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen einen Ordner aus, und wählen Sie dann OK aus.

  5. Wählen Sie Weiter aus, und wechseln Sie zu Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

 

• An eine öffentliche Gruppe gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld An angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Angegebener Ordner aus, wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen einen Ordner aus, und wählen Sie dann OK aus.

  5. Wählen Sie Weiter aus, und wechseln Sie zu Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

 

• Nachrichten von einer bestimmten Person für die Nachverfolgung kennzeichnen

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld Von angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Übernehmen Sie im Dialogfeld Nachricht kennzeichnen im Feld Kennzeichnung die Standardeinstellung Nachverfolgung, oder wählen Sie ein anderes Element in der Liste aus.

  5. Übernehmen Sie im Feld Für die Standardeinstellung Heute, oder wählen Sie ein anderes Element in der Liste aus.

  6. Wählen Sie OK > Weiter, aus, und fahren Sie dann fort mit Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

 

• RSS-Elemente von einem bestimmten RSS-Feed in einen Ordner verschieben

Hinweis : Wenn Sie diese Option verwenden möchten, müssen Sie einen RSS-Feed abonnieren. Bei Auswahl dieser Option werden Sie aufgefordert, den Vorgang fortzusetzen. Wenn Sie Nein auswählen, können Sie den Vorgang nicht fortsetzen. Bei Auswahl von Ja können Sie den Vorgang fortsetzen.

Auf dem Laufenden bleiben

 

• Nachrichten von einer bestimmten Person im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente anzeigen

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld Von angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Eine bestimmte Meldung im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente aus.

  5. Geben Sie im Dialogfeld Benachrichtigungstext im Feld Geben Sie den Text für die Benachrichtigung ein einen Benachrichtigungstext ein, und wählen Sie dann OK aus.

  6. Wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie dann fort mit Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

 

• Beim Erhalt von Nachrichten von einer bestimmten Person einen Sound wiedergeben

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld Von angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Einen Sound wiedergeben aus, und wählen Sie im Fenster Wählen Sie den wiederzugebenden Sound eine Datei (z. B. eine WAV-Datei) und dann Öffnen aus.

  5. Wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie dann fort mit Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

 

• Beim Erhalt von Nachrichten von einer bestimmten Person eine Benachrichtigung an mein mobiles Gerät senden

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld Von angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten aus.

  5. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  6. Wenn Ihre Auswahl im Feld An angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  7. Wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie dann fort mit Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

Regel ohne Vorlage erstellen

  1. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden

      – Oder –

    • Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden

  2. Wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie dann fort mit Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.


Schritt 3: Regelbedingungen festlegen

Sie können nun zu den in Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten ausgewählten Optionen Bedingungen hinzuzufügen. Die Optionen, die zum Bearbeiten der Regelbeschreibung verfügbar sind, hängen von den ausgewählten Bedingungen ab.

Legen Sie die Bedingungen fest, wann die Regeln für die Option angewendet werden sollen, die beim Starten des Regel-Assistenten in der Vorlage "Den Überblick behalten" oder der Vorlage "Auf dem Laufenden bleiben" ausgewählt wurde.

  1. Aktivieren Sie in Schritt 1: Bedingung(en) auswählen das Kontrollkästchen für die Bedingung, die Sie hinzufügen möchten.

    Hinweis : Sie können mehrere Kontrollkästchen aktivieren.

  2. Wählen Sie in Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) einen Link aus, führen Sie die erforderlichen Aktionen aus, und wählen Sie anschließend OK aus.

  3. Wählen Sie den nächsten Link aus, führen Sie die erforderlichen Aktionen aus, und wählen Sie anschließend OK aus.

  4. Wenn ein anderer Link verfügbar ist, wählen Sie ihn aus, führen Sie die erforderlichen Aktionen aus, und wählen Sie anschließend OK aus.

  5. Wählen Sie abschließend Fertig stellen aus.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.

  2. Wählen Sie im Feld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Neue Regel aus.

  3. Wählen Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen entweder Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden oder Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden aus.

  4. Wählen Sie Weiter aus, und gehen Sie dann wie folgt vor:

    • Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen (Kriterien) aus, welche die Nachrichten erfüllen müssen, damit die Regel angewendet wird.

      – Und –

    • Wählen Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten für eine von Ihnen hinzugefügte Bedingung einen unterstrichenen Wert aus, und geben Sie dann den Wert an.

  5. Wählen Sie Weiter aus, und gehen Sie dann wie folgt vor:

    • Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

      – Und –

    • Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Aktion, und legen Sie dann den Wert fest.

  6. Wählen Sie Weiter aus, und gehen Sie dann wie folgt vor:

    • Wählen Sie unter Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen für die Regel aus, und wählen Sie dann Weiter aus.

      – Und –

    • Wählen Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten für eine von Ihnen hinzugefügte Ausnahme einen unterstrichenen Wert aus, und geben Sie dann den Wert an.

  7. Wählen Sie Weiter aus, und gehen Sie wie folgt vor:

    • Geben Sie unter Schritt 1: Regelnamen eingeben einen Namen ein.

      – Und –

    • Aktivieren Sie unter 2. Schritt: Regeloptionen festlegen die Kontrollkästchen der gewünschten Optionen.

      Tipps : 

      • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Posteingang befinden.

      • Wenn Sie die Regel, die automatisch aktiviert wird, wieder deaktivieren möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.

      • Damit die Regel auf alle in Outlook konfigurierten E-Mail-Konten angewendet wird, aktiveren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Sie können eine Regel aus einer Nachricht erstellen. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Regeln basierend auf dem Absender oder dem Empfänger der Nachricht vorgeschlagen werden. Wenn Sie mit einer Nachricht beginnen, verschiebt eine vorgeschlagene Regel beispielsweise alle Nachrichten von dem Absender in einen von Ihnen ausgewählten Ordner.

  1. Klicken Sie in Ihrem Posteingang auf die Nachricht, für die Sie eine Regel erstellen möchten, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verschieben auf Regeln.

    Hinweis : Basierend auf dem Absender oder den Empfängern der Nachricht werden in der Regelliste vorgeschlagene Regeln angezeigt.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie eine vorgeschlagene Regel und einen Zielordner aus, und wählen Sie dann OK aus, um die Zuweisung der Regel abzuschließen.

      – Oder –

    • Wählen Sie Regel erstellen aus, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Regel erstellen unter Wenn eine eingehende Nachricht alle gewählten Bedingungen erfüllt wahlweise kein, ein oder mehrere Kontrollkästchen, die dort verfügbar sind.

  4. Aktivieren Sie unter Folgendes ausführen die Kontrollkästchen für die Aktion, welche die Regel ausführen soll, wenn die angegebenen Bedingungen (Kriterien) erfüllt sind.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben.

  6. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie Ordner auswählen aus, und wählen Sie einen vorhandenen Ordner aus.

      – Oder –

    • Wählen Sie Neu aus, um einen Ordner zu erstellen.

    Hinweise : 

    • Wenn Sie weitere Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen zur Regel hinzufügen möchten, wählen Sie Erweiterte Optionen aus, und führen Sie dann die übrigen Anweisungen im Regel-Assistent aus.

    • Weitere Informationen finden Sie unter Entwerfen einer benutzerdefinierten Regel.

  7. Wählen Sie OK aus.

  8. Führen Sie im Benachrichtigungsfeld eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie OK aus.

      – Oder –

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden, und wählen Sie dann OK aus.

Lesen Sie Importieren oder Exportieren einer Regelsammlung, wenn Sie wissen möchten, wie Regeln importiert oder so exportiert werden, dass sie von anderen genutzt werden können.

Sie können eine Regel löschen, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Regel aus, die Sie löschen möchten.

  3. Wählen Sie Löschen Symbol "Löschen" > OK aus.

Sie können eine oder mehrere Regeln manuell ausführen.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten und auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Regeln jetzt anwenden aus.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben jeder Regel, die Sie ausführen möchten.

  3. Wählen Sie im Feld Anwenden im Ordner die Option Durchsuchen aus, um einen anderen Ordner auszuwählen, und wählen Sie abschließend OK aus.

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen, um alle Unterordner des in Schritt 3 ausgewählten Ordners einzubeziehen.

  4. Übernehmen Sie in der Liste Regeln anwenden auf die Standardeinstellung "Alle Nachrichten", oder ändern Sie die Einstellung in "Gelesene Nachrichten" oder "Ungelesene Nachrichten".

  5. Wählen Sie Jetzt ausführen aus.

In Outlook gibt es zwei verschiedene Typen von Regeln: serverbasierte und Nur-Client-Regeln.

  • Serverbasierte Regeln    
    Bei Verwendung eines Microsoft Exchange Server-Kontos sind einige Regeln serverbasiert. Diese Regeln werden für Ihr Postfach auf dem Exchange-Mailserver auch dann ausgeführt, wenn Outlook nicht ausgeführt wird.

    Serverbasierte Regeln müssen auf Nachrichten angewendet werden, sobald diese an Ihren Posteingang übermittelt werden. Außerdem müssen die Regeln auf dem Server vollständig ausgeführt werden können. Eine Regel, mit der angegeben wird, dass eine Nachricht gedruckt werden soll, kann z. B. erst ausgeführt werden, wenn sie auf dem Server vollständig ausgeführt wurde. Wenn eine Regel auf dem Server nicht angewendet werden kann, wird sie beim Starten von Outlook angewendet und wird zu einer Nur-Client-Regel.

  • Nur-Client-Regeln   
    Nur-Client-Regeln sind Regeln, die nur auf Ihrem Computer ausgeführt werden. Diese Regeln werden in Outlook statt auf dem Exchange-Server ausgeführt. Nur-Client-Regeln können nur ausgeführt werden, wenn Outlook ausgeführt wird.

Tipp : Wenn Ihre Regelliste beide Regeltypen aufweist, werden zuerst die serverbasierten und dann die Nur-Client-Regeln ausgeführt.

Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten

Wenn Regeln angewendet werden, werden Übermittlungsbestätigungen, Lesebestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten (Abwesenheitsmitteilungen) wie Nachrichten verarbeitet. Wenn mit einer Regel z. B. Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden auch alle Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate oder eine automatische Antwort in diesen Ordner verschoben.

Hinweis : Wenn mit einer Regel Abstimmungsresultate aus dem Ordner Posteingang in einen anderen Ordner verschoben werden, wirkt sich dies auf den Abstimmungsverlauf aus. Wenn eine gesendete Nachricht, in der eine Abstimmungsschaltfläche enthalten war, geöffnet wird, werden die Antworten, die von einer Regel verschoben wurden, nicht in den Verlaufsinformationen berücksichtigt. Das manuelle Verschieben oder Löschen einer Antwort wirkt sich nicht auf den Verlauf aus.

Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente

Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente werden als Nachrichten behandelt. Wenn Sie eine Regel erstellen, die aufgrund bestimmter erfüllter Bedingungen (Kriterien) ein Element in einen bestimmten Ordner verschiebt, werden auch alle Besprechungs- und Aufgabenanfragen, die diesen Bedingungen entsprechen, verschoben. Berücksichtigen Sie jedoch die folgenden Einschränkungen, wenn Sie Regeln erstellen, die sich auf diese Elementtypen auswirken:

  • Ein Element, das in einen Ordner verschoben wird, der kein Mailordner ist, funktioniert nach dem Verschieben möglicherweise nicht wie erwartet. Wird beispielsweise eine Nachricht in den Ordner Kalender verschoben, wird kein neuer Termin erstellt.

  • Wenn die Antwort auf eine Besprechungs- oder Aufgabenanfrage mithilfe einer Regel in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben wird, wird die Antwort nicht vom Originalelement berücksichtigt.

  • Wird eine Besprechungsanfrage automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, wird die Besprechung nicht in den Kalender eingetragen.

  • Regeln für ausgehende Nachrichten werden nicht auf Aufgaben- und Besprechungsanfragen angewendet.

Kontaktgruppen

Eine Regel, die eine Kontaktgruppe umfasst, kann sich je nach Erstellungsweise der Regel anders verhalten:

  • An eine öffentliche Gruppe gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben   
    Diese Regel ist nur verfügbar, wenn Sie ein Exchange Server-Konto verwenden. Nur an die Kontaktgruppe gesendete Nachrichten werden in den angegebenen Ordner verschoben. Nachrichten von Personen, die Mitglied der Kontaktgruppe sind, werden nicht in den angegebenen Ordner verschoben.

Exchange Server-Konten (ab Exchange Server 2010) können Regeln für die Weiterleitung von Nachrichten an E-Mail-Adressen außerhalb Ihrer Organisation verwenden. Der Exchange-Administrator kann jedoch die automatische Weiterleitung von Nachrichten an Empfänger in bestimmten Domänen unterbinden.

Weitere Informationen finden Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange Server, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Eine Regel ist eine Aktion, die von Microsoft Outlook automatisch ausgeführt wird, wenn eine Nachricht eingeht oder gesendet wird, die den in der Regel festgelegten Bedingungen entspricht. Sie können viele Bedingungen und Aktionen auswählen, indem Sie den Regel-Assistenten verwenden.

Regeln können in zwei Kategorien unterteilt werden: Organisation und Benachrichtigung. Regeln gelten nur für ungelesene Nachrichten, nicht für gelesene.

Regelvorlagen im Regel-Assistenten

Der Regel-Assistent enthält Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Regeln. Dazu gehören z. B.:

  • Den Überblick behalten    Hierbei handelt es sich um Regeln, mit denen Sie Nachrichten ablegen und nachverfolgen können. Beispielsweise können Sie eine Regel für Nachrichten von einem bestimmten Absender, z. B. Anne Weiler, mit dem Wort „Verkauf“ in der Zeile Betreff als Nachverfolgung kennzeichnen, als „Verkauf“ kategorisieren und in einen Ordner namens Annes Verkäufe verschieben.

  • Auf dem Laufenden bleiben    Diese Regeln benachrichtigen Sie, wenn Sie eine bestimmte Nachricht erhalten. So können Sie z. B. eine bestimmte Regel erstellen, die automatisch eine Benachrichtigung an ein mobiles Gerät sendet, wenn Sie eine Nachricht von einem Familienmitglied erhalten.

  • Regel ohne Vorlage erstellen    Hierbei handelt es sich um Regeln, die Sie ohne Zugrundelegung einer Regelvorlage erstellen und ganz nach Ihren Anforderungen anpassen können.

Erstellen einer Regel

Outlook enthält Regelvorlagen für allgemeine Szenarien. Verwenden Sie diese Regelvorlagen, oder entwerfen Sie eigene benutzerdefinierte Regeln.

Verwenden von Outlook-Regelvorlagen

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf Neue Regel.

  4. Wählen Sie unter Schritt 1: Vorlage auswählen aus der Vorlagenauflistung Den Überblick behalten oder Auf dem Laufenden bleiben die gewünschte Vorlage aus.

  5. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert. Wenn Sie z. B. auf die Verknüpfung einer Person/öffentlichen Gruppe klicken, wird das Adressbuch geöffnet.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Wählen Sie unter 1. Schritt: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die die Nachrichten erfüllen müssen, auf die die Regel angewendet wird.

  8. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Bedingung, und legen Sie dann den Wert fest.

  9. Klicken Sie auf Weiter.

  10. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

  11. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Aktion, und legen Sie dann den Wert fest.

  12. Klicken Sie auf Weiter.

  13. Wählen Sie unter 1. Schritt: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen für die Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  14. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Ausnahme, und legen Sie dann den Wert fest.

  15. Klicken Sie auf Weiter.

  16. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen ein.

  17. Aktivieren Sie unter 2. Schritt: Regeloptionen festlegen die Kontrollkästchen der gewünschten Optionen.

    • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Posteingang befinden.

    • Standardmäßig ist die neue Regel aktiviert. Wenn Sie die Regel deaktivieren möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.

    • Damit diese Regel auf alle in Outlook konfigurierten E-Mail-Konten angewendet wird, aktiveren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.

  18. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf Neue Regel.

  4. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen entweder auf Nachrichten bei Ankunft prüfen oder auf Nachrichten nach dem Senden prüfen.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Wählen Sie unter 1. Schritt: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die die Nachrichten erfüllen müssen, auf die die Regel angewendet wird.

  7. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Bedingung, und legen Sie dann den Wert fest.

  8. Klicken Sie auf Weiter.

  9. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

  10. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Aktion, und legen Sie dann den Wert fest.

  11. Klicken Sie auf Weiter.

  12. Wählen Sie unter 1. Schritt: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen für die Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  13. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Ausnahme, und legen Sie dann den Wert fest.

  14. Klicken Sie auf Weiter.

  15. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen ein.

  16. Aktivieren Sie unter 2. Schritt: Regeloptionen festlegen die Kontrollkästchen der gewünschten Optionen.

    • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Posteingang befinden.

    • Standardmäßig ist die neue Regel aktiviert. Wenn Sie die Regel deaktivieren möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.

    • Damit diese Regel auf alle in Outlook konfigurierten E-Mail-Konten angewendet wird, aktiveren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.

  17. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Sie können eine Regel schnell aus einer Nachricht erstellen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise zur Regelerstellung besteht darin, dass Regeln basierend auf dem Absender oder den Empfängern der Nachricht vorgeschlagen werden. Wenn Sie eine Regel aus einer Nachricht erstellen, verschiebt eine vorgeschlagene Regel beispielsweise alle Nachrichten von dem Absender in einen von Ihnen ausgewählten Ordner.

  1. Klicken Sie auf die Nachricht, für die Sie eine Regel erstellen möchten, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verschieben auf Regeln.

    Basierend auf dem Absender oder den Empfängern der Nachricht werden vorgeschlagene Regeln angezeigt.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf eine der vorgeschlagenen Regeln, klicken Sie auf einen Zielordner, und klicken Sie dann auf OK.

    • Zum Anzeigen weiterer Regeloptionen, die auf dem Absender, den Empfängern oder dem Betreff basieren, klicken Sie auf Regel erstellen.

Wenn Sie in Schritt 2 Regel erstellen auswählen, wird das Dialogfeld Regel erstellen angezeigt. Fahren Sie mit den folgenden Schritten fort.

  1. Aktivieren Sie unter Wenn eine eingehende Nachricht alle gewählten Bedingungen erfüllt die Kontrollkästchen der gewünschten Bedingungen.

  2. Aktivieren Sie unter Folgendes ausführen die Kontrollkästchen für die Aktion, die die Regel ausführen soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt sind.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben.

  4. Klicken Sie auf einen vorhandenen Ordner, oder klicken Sie auf Neu, um einen Ordner zum Speichern der Nachrichten zu erstellen.

    Wenn Sie weitere Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen hinzufügen möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen, und befolgen Sie die restlichen Anweisungen des Regel-Assistenten. Dies ist derselbe Assistent, der auch beim Klicken auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten in der Backstage-Ansicht (durch Klicken auf die Registerkarte Datei) angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Entwerfen einer benutzerdefinierten Regel.

  5. Klicken Sie auf OK.

Lesen Sie Importieren oder Exportieren einer Regelsammlung, wenn Sie wissen möchten, wie Regeln importiert oder so exportiert werden, dass sie von anderen genutzt werden können.

Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie eine Regel oder mehrere Regeln manuell ausführen möchten:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  3. Klicken Sie auf Regeln jetzt anwenden.

  4. Aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben jeder Regel, die Sie ausführen möchten.

  5. Wählen Sie im Feld Anwenden im Ordner ggf. einen anderen Ordner aus, klicken Sie auf Durchsuchen, klicken Sie auf den Ordner, und klicken Sie dann auf OK.

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen, um alle dem in Schritt 5 angegebenen Ordner untergeordneten Ordner einzubeziehen.

  6. In der Liste Regeln anwenden auf ist standardmäßig "Alle Nachrichten" ausgewählt. Sie können die Einstellung in "Gelesene Nachrichten" oder "Ungelesene Nachrichten" ändern.

  7. Klicken Sie auf Jetzt ausführen.

In Outlook gibt es zwei verschiedene Typen von Regeln: serverbasierte und Nur-Client-Regeln.

  • Serverbasierte Regeln    Wenn Sie ein Microsoft Exchange Server-Konto verwenden, sind einige von Ihnen erstellte Regeln serverbasiert. Diese Regeln werden auf Ihr Postfach auf dem Exchange-E-Mail-Server auch dann ausgeführt, wenn Outlook nicht auf Ihrem Computer ausgeführt wird. Serverbasierte Regeln müssen auf Nachrichten angewendet werden, sobald diese an Ihren Posteingang übermittelt werden. Außerdem müssen die Regeln auf dem Server vollständig ausgeführt werden können. Eine Regel, mit der angegeben wird, dass eine Nachricht gedruckt werden soll, kann z. B. erst ausgeführt werden, wenn sie auf dem Server vollständig ausgeführt wurde. Wenn eine Regel auf dem Server nicht angewendet werden kann, wird sie beim Starten von Outlook angewendet und wird zu einer Nur-Client-Regel.

  • Nur-Client-Regeln    Nur-Client-Regeln sind Regeln, die nur auf Ihrem Computer ausgeführt werden. Dabei handelt es sich um Regeln, die erst ausgeführt werden können, wenn sie auf dem Server vollständig ausgeführt wurden, z. B. eine Regel, mit der angegeben wird, dass bestimmte Nachrichten gedruckt werden sollen. Nur-Client-Regeln können nur ausgeführt werden, wenn Outlook ausgeführt wird.

Wenn Ihre Regelliste beide Regeltypen aufweist, werden zuerst die serverbasierten und dann die Nur-Client-Regeln ausgeführt.

Anwenden von Regeln auf andere Outlook-Elemente

Wenn Regeln angewendet werden, werden Übermittlungsbestätigungen, Lesebestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten (Abwesenheitsbenachrichtigungen) wie Nachrichten verarbeitet. Wenn mit einer Regel z. B. Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden auch alle Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate oder eine automatische Antwort mit dem Wort "Besprechung" im Betreff verschoben.

Hinweis : Wenn mit einer Regel Abstimmungsresultate aus dem OrdnerPosteingang in einen anderen Ordner verschoben werden, wirkt sich dies auf den Abstimmungsverlauf aus. Wenn Sie eine gesendete Nachricht öffnen, in der eine Abstimmungsschaltfläche enthalten war, werden die Antworten, die von einer Regel verschoben wurden, nicht in den Verlaufsinformationen berücksichtigt. Das manuelle Verschieben oder Löschen einer Antwort wirkt sich nicht auf den Verlauf aus.

Beim Anwenden von Regeln werden Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente als Nachrichten behandelt. Wenn Sie beispielsweise eine Regel erstellen, mit der Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Feld Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden auch alle Aufgaben- oder Besprechungsanfragen, die die Bedingung erfüllen, verschoben. Berücksichtigen Sie beim Erstellen von Regeln für diese Elementtypen jedoch die folgenden Einschränkungen:

  • Ein Element, das in einen Ordner verschoben wird, der kein Nachrichtenordner ist, funktioniert nach dem Verschieben möglicherweise nicht wie erwartet. Wird beispielsweise eine Nachricht in den Ordner Kalender verschoben, wird kein neuer Termin erstellt.

  • Wenn die Antwort auf eine Besprechungs- oder Aufgabenanfrage mithilfe einer Regel in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben wird, wird die Antwort nicht vom Originalelement berücksichtigt.

  • Wird eine Besprechungsanfrage automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, wird die Besprechung nicht in den Kalender eingetragen.

  • Regeln für ausgehende Nachrichten werden nicht auf Aufgaben- und Besprechungsanfragen angewendet.

Kontaktgruppen

Eine Regel, die eine Kontaktgruppe umfasst, kann sich je nach Erstellungsweise der Regel anders verhalten:

  • An eine Kontaktgruppe gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben     Diese Regel ist nur verfügbar, wenn Sie ein Exchange Server-Konto verwenden. Nur an die Kontaktgruppe gesendete Nachrichten werden in den angegebenen Ordner verschoben. Nachrichten von Personen, die Mitglied der Kontaktgruppe sind, werden nicht in den angegebenen Ordner verschoben.

Mit Microsoft Exchange Server 2010-Konten können standardmäßig keine Regeln verwendet werden, um Nachrichten an E-Mail-Adressen außerhalb Ihrer Organisation weiterzuleiten. Mithilfe dieser Einstellung kann verhindert werden, dass vertrauliche und private Unternehmensinformationen offengelegt werden. Nur ein Exchange-Administrator kann diese Einstellung ändern.

Weitere Informationen finden Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange Server, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

Verwalten von Nachrichten mithilfe von Regeln

Eine Regel ist eine Aktion, die von Microsoft Outlook automatisch ausgeführt wird, wenn eine Nachricht eingeht oder gesendet wird, die den in der Regel festgelegten Bedingungen entspricht. Sie können viele Bedingungen und Aktionen auswählen, indem Sie den Regel-Assistenten verwenden. Regeln werden nicht auf gelesene Nachrichten angewendet, nur auf ungelesene.

Regeln lassen sich einer von zwei allgemeinen Kategorien zuordnen: Organisation und Benachrichtigung. Der Assistent für Regeln und Benachrichtigungen enthält Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Regeln.

  • Den Überblick behalten    Hierbei handelt es sich um Regeln, mit denen Sie Nachrichten ablegen und nachverfolgen können. Beispielsweise können Sie eine Regel für Nachrichten von einem bestimmten Absender, z. B. Anne Weiler, mit dem Wort „Verkauf“ in der Zeile Betreff zur Nachverfolgung kennzeichnen, als „Verkauf“ kategorisieren und in einen Ordner namens Annes Verkäufe verschieben.

  • Auf dem Laufenden bleiben    Diese Regeln benachrichtigen Sie, wenn Sie eine bestimmte Nachricht erhalten. So können Sie z. B. eine bestimmte Regel erstellen, die automatisch eine Benachrichtigung an ein Mobiltelefon sendet, wenn Sie eine Nachricht von einem Familienmitglied erhalten.

  • Regel ohne Vorlage erstellen    Dies sind Regeln, die Sie von Grund auf neu erstellen.

    Regelvorlagen
    Abbildung 1: Der Assistent für Regeln und Benachrichtigungen enthält verschiedene vordefinierte Regeln, die als Vorlagen bezeichnet werden.

Ausnahmen

Regeln können Ausnahmen für besondere Umstände hinzugefügt werden, etwa wenn eine Nachricht zur Nachverfolgung gekennzeichnet oder ihre Wichtigkeit als hoch eingestuft ist. Eine Regel wird nicht auf eine Nachricht angewendet, wenn nur eine der von Ihnen festgelegten Ausnahmen eingetreten ist.

  1. Klicken Sie in Navigationsbereich auf E-Mail.

  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  3. Wenn Sie über mehrere E-Mail-Konten verfügen, wählen Sie in der Liste Änderungen in diesem Ordner anwenden den gewünschten Posteingang aus.

  4. Klicken Sie auf Neue Regel.

  5. Wählen Sie unter Schritt 1: Vorlage auswählen aus der Vorlagenauflistung Den Überblick behalten oder Auf dem Laufenden bleiben die gewünschte Vorlage aus.

  6. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert. Wenn Sie z. B. auf die Verknüpfung Personen oder Verteilerliste klicken, wird das Adressbuch geöffnet.

  7. Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die von den Nachrichten erfüllt werden müssen, damit die Regel angewendet werden kann.

  8. Unter Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert, wenn das noch nicht geschehen ist, und klicken Sie dann auf Weiter.

  9. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

  10. Unter Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert, wenn das noch nicht geschehen ist, und klicken Sie dann auf Weiter.

  11. Wählen Sie unter 1. Schritt: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen für die Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  12. Um die Erstellung der Regel abzuschließen, geben Sie einen Namen für die Regel ein, und wählen Sie dann alle weiteren gewünschten Optionen aus.

    • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits in einem Ihrer Ordner befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im "Ordner" befinden.

    • Um diese Regel auf alle Ihre E-Mail-Konten und den jedem Konto zugeordneten Posteingang anzuwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.

  13. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Um eine Regel durch Auswählen eigener Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in Navigationsbereich auf E-Mail.

  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  3. Wenn Sie über mehrere E-Mail-Konten verfügen, wählen Sie in der Liste Änderungen in diesem Ordner anwenden den gewünschten Posteingang aus.

  4. Klicken Sie auf Neue Regel.

  5. Wählen Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen entweder Nachrichten bei Ankunft prüfen oder Nachrichten nach dem Senden prüfen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die von den Nachrichten erfüllt werden müssen, damit die Regel angewendet werden kann.

  7. Unter Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert, wenn das noch nicht geschehen ist, und klicken Sie dann auf Weiter.

  8. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

  9. Unter Schritt 2: Bearbeiten der Regelbeschreibung klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert, wenn das noch nicht geschehen ist, und klicken Sie dann auf Weiter.

  10. Wählen Sie unter 1. Schritt: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen für die Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  11. Um die Erstellung der Regel abzuschließen, geben Sie einen Namen für die Regel ein, und wählen Sie dann alle weiteren gewünschten Optionen aus.

    • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits in einem Ihrer Ordner befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im "Ordner" befinden.

    • Um diese Regel auf alle Ihre E-Mail-Konten und den jedem Konto zugeordneten Posteingang anzuwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.

  12. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Sie können eine Regel direkt aus einer Nachricht erstellen. Beispielsweise können Sie eine Regel erstellen, um Nachrichten von einer bestimmten Person in einen bestimmten Ordner zu verschieben.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, auf der Sie die Regel aufbauen möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Regel erstellen.

    Aktivieren Sie im Dialogfeld Regel erstellen die Kontrollkästchen für die Optionen, die bereits mit Informationen aus Ihrer ausgewählten Nachricht aufgefüllt wurden.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben.

  3. Klicken Sie auf einen vorhandenen Ordner, oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Ordner zum Speichern der Nachrichten zu erstellen.

  4. Wenn Sie weitere Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen zur Regel hinzufügen möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen, und befolgen Sie dann die restlichen Anweisungen im Assistenten für Regeln und Benachrichtigungen.

    Tipp     Um die Regel sofort nach der Erstellung auszuführen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im "Ordner" befinden auf der letzten Seite des Assistenten für Regeln und Benachrichtigungen.

    Alle Nachrichten in Ihrem Posteingang oder beliebigen anderen von Ihnen ausgewählten Ordnern, die den der Regel zugeordneten Bedingungen und Ausnahmen entsprechen, werden in den angegebenen Ordner verschoben. Um die neue Regel zu testen, öffnen Sie Ihren neuen Ordner. Wurden die richtigen Nachrichten verschoben?

Wenn Sie eine Regel regelmäßig, aber nicht ständig ausführen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  2. Deaktivieren Sie die Regel im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen, indem Sie die Markierung aus dem Kontrollkästchen neben der Regel entfernen.

  3. Klicken Sie auf Regeln jetzt anwenden.

  4. Aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben der Regel, die Sie ausführen möchten.

  5. Wählen Sie den Ordner aus, auf den Sie die Regel anwenden möchten.

  6. Wählen Sie die Nachrichtenkategorie aus, auf die Sie die Regel anwenden möchten.

    Beispielsweise können Sie die Regel nur auf die ungelesenen Nachrichten in einem Ordner anwenden.

  7. Klicken Sie auf Jetzt ausführen.

Serverbasierte Regeln    Wenn Sie über ein Microsoft Exchange-Konto verfügen, kann der Server auch dann Regeln auf Ihre Nachrichten anwenden, wenn Outlook nicht ausgeführt wird. Diese werden als serverbasierte Regeln bezeichnet. Die Regeln müssen dafür konfiguriert sein, dass sie auf Nachrichten angewendet werden, wenn sie bei Ihrem Posteingang auf dem Server eingehen, und die Regeln müssen bis zum Abschluss auf dem Server ausgeführt werden können. Beispielsweise kann eine Regel nicht bis zum Abschluss auf dem Server ausgeführt werden, wenn eine Aktion festlegt, dass die Nachricht gedruckt werden soll. Wenn eine Regel nicht auf dem Server angewendet werden kann, wird sie beim Starten von Outlook ausgeführt.

Nur-Client-Regeln    Ein "Client" ist das E-Mail-Programm, das auf dem Computer eines einzelnen Benutzers ausgeführt wird. Eine Regel, die nicht vom Server angewendet werden kann, ist eine "Nur-Client-Regel", da sie nur auf dem Computer des Einzelbenutzers ausgeführt wird. Wenn Ihre Regelliste sowohl Regeln enthält, die auf dem Server ausgeführt werden können, als auch solche, auf die das nicht zutrifft, werden die serverbasierten Regeln zuerst angewendet, gefolgt von den Nur-Client-Regeln.

Übermittlungsbestätigungen, Lesebestätigungen, Abstimmungsresultate und Abwesenheitsnotizen werden als Nachrichten behandelt. Wenn Sie beispielsweise eine Regel erstellen, die Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Feld Betreff in einen bestimmten Ordner verschiebt, werden alle Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsergebnisse und Abwesenheitsnachrichten, die diese Bedingung erfüllen, ebenfalls verschoben.

Hinweis : Wenn ein Abstimmungsergebnis aus dem Posteingang verschoben wird, wird die Antwort nicht automatisch in der ursprünglichen Nachricht nachverfolgt.

Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente werden als Nachrichten behandelt. Wenn Sie beispielsweise eine Regel erstellen, mit der Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Feld Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden alle Aufgaben- oder Besprechungsanfragen, die die Bedingung erfüllen, ebenfalls verschoben. Berücksichtigen Sie beim Erstellen von Regeln für diese Elementtypen jedoch die folgenden Einschränkungen:

  • Ein Element, das in einen Ordner verschoben wird, der kein Nachrichtenordner ist, funktioniert nach dem Verschieben möglicherweise nicht wie erwartet. Wird beispielsweise eine Nachricht in den Ordner Kalender verschoben, wird kein neuer Termin erstellt.

  • Wenn die Antwort auf eine Besprechungs- oder Aufgabenanfrage mithilfe einer Regel in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben wird, wird die Antwort nicht vom Originalelement berücksichtigt.

  • Wird eine Besprechungsanfrage automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, wird die Besprechung nicht in den Kalender eingetragen.

  • Regeln für ausgehende Nachrichten werden nicht auf Aufgaben- und Besprechungsanfragen angewendet.

Eine neue Regel für eine Verteilerliste verhält sich je nach der Erstellungsweise der Regel unterschiedlich:

  • An eine Verteilerliste gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben    Wenn Sie diese Regelvorlage auswählen, werden nur Nachrichten, die an die Verteilerliste gesendet werden, in den angegebenen Ordner verschoben. Nachrichten von Personen, die sich zufällig auch auf der Verteilerliste befinden, werden nicht verschoben.

    Hinweis : Diese Regel funktioniert nur mit Exchange-Konten.

  • Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben    Wenn Sie diese Regelvorlage auswählen, werden Nachrichten von beliebigen Personen, die Mitglieder der von Ihnen angegebenen Verteilerliste sind, ebenfalls in den angegebenen Ordner verschoben.

Wenn Sie in einer Organisation arbeiten, die Exchange verwendet, werden Nachrichten, die Sie mithilfe einer Regel an externe E-Mail-Adressen außerhalb Ihrer Organisation weiterleiten, standardmäßig nicht gesendet. Diese Einstellung hat den Zweck, die Offenlegung von Unternehmensdaten zu verhindern, und unterliegt der Kontrolle Ihres Exchange-Administrators.

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