Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Eine Regel ist eine Aktion, die Outlook für Windows für eingehenden oder ausgehenden Nachrichten automatisch ausgeführt wird. Sie entscheiden, wodurch die Regel als auch die Aktionen die Regel ausgelöst. Beispielsweise können Sie eine Regel für alle Nachrichten von Ihrem Vorgesetzten in einen Ordner zu verschieben oder Löschen aller Nachrichten mit "Buy now!" im Betreff erstellen.

Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Mithilfe von Regeln können Sie manuelle und sich wiederholende Aktionen reduzieren, die zum Verwalten Ihre E-Mail-Nachrichten erforderlich sind. Wenn Sie Regeln aktivieren, werden diese kontinuierlich und automatisch ausgeführt.

Regeln lassen sich generell in zwei Kategorien unterteilen: Organisation oder Benachrichtigung. Der Regel-Assistent kann Sie beim Entwerfen von Regeln zum Verwalten Ihrer Nachrichten unterstützen.

Der Regel-Assistent enthält Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Regeln.

Outlook-Regel-Assistent

  • Bleiben organisierten   
    folgenden Regeln helfen Ihnen nicht nur zum Archivieren von Nachrichten, sondern auch nachverfolgt mit Nachrichten. Sie können eine Regel für Nachrichten eines bestimmten Absenders erstellen. Daher konnte legen Sie eine Regel, z. B., Sales den Kategorien, die mit dem Wort von Keri Mills empfangene Nachrichten, dass im Feld Betreff "sales" sind, zur nachverfolgung, werden gekennzeichnet, und in einem Ordner mit dem Namen Keris Sales verschoben.

  • Bleiben oben, um das Datum   
    dieser Regeln benachrichtigt Sie – basierend auf Optionen, die Sie vornehmen – Wenn Sie eine bestimmte Nachricht empfangen. Sie können eine Regel, beispielsweise erstellen, die automatisch eine Nachricht an ein mobiles Gerät, sendet Wenn Sie eine Nachricht von Familienmitgliedern erhalten.

  • Beginnen Sie bei einer Regel ohne Vorlage erstellen   
    Hierbei handelt es sich um Regeln, die Sie erstellen und ohne einer Regelvorlage anpassen können.


Schritt 1: OutlookRegelvorlage auswählen

  1. Wählen Sie im Menüband Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus, oder wählen Sie die Registerkarte Datei und dann Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Neue Regel aus.

  3. Wählen Sie im Regel-Assistent unter Schritt 1: Vorlage auswählen unter Den Überblick behalten, Auf dem Laufenden bleiben oder Regel ohne Vorlage erstellen eine der Standardvorlagen aus.


Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten

Jede Regelvorlage, die Sie in Schritt 1 auswählen, stellt für Schritt 2 etwas andere Optionen bereit. Wenn Sie bei den Optionen eine Auswahl treffen müssen (z. B. einen Absender angeben oder einen Ordner auswählen), ist die Option unterstrichen. In diesem Beispiel haben wir eine der am häufigsten verwendeten Regeln (Verschieben von Nachrichten von einer Person in einen Ordner) ausgewählt.

  1. Wählen Sie im Feld "Beschreibung bearbeiten" die Option Person/öffentliche Gruppe aus, um Ihr Adressbuch anzuzeigen. Wählen Sie einen Namen aus Ihrem Adressbuch aus, oder geben Sie die Adresse der Person im Feld Von ein, und wählen Sie dann OK aus.

  2. Wählen Sie Zielordner aus, um eine Liste Ihrer Ordner anzuzeigen. Sie können einen vorhandenen Ordner oder Neu auswählen und einen neuen Ordner erstellen. Wenn Sie den entsprechenden Ordner ausgewählt haben, wählen Sie OK aus.

Wenn Sie erweiterte Optionen für die Regel überprüfen möchten, wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie mit den nachstehend beschriebenen erweiterten Regeloptionen fort. Wählen Sie andernfalls Fertig stellen aus. Dadurch wird wieder das Fenster Regeln und Benachrichtigungen aufgerufen. Hier können Sie eine andere Regel erstellen oder OK auswählen, um Ihre Änderungen zu speichern.

• Nachrichten einer bestimmten Person in einen Ordner verschieben

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld Von angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Angegebener Ordner aus, wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen einen Ordner aus, und wählen Sie dann OK aus.

  5. Wählen Sie Weiter aus, und wechseln Sie zu Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

• Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben

  1. Wählen Sie den Link Bestimmte Wörter im Betreff aus.

  2. Geben Sie im Dialogfeld Suchtext im Feld Im Betreff zu suchende Wörter ein Wort oder einen Ausdruck ein, nach dem gesucht werden soll.

  3. Wählen Sie Hinzufügen aus, um Ihren Eintrag zum Bereich Suchliste hinzuzufügen, und wählen Sie dann OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Angegebener Ordner aus, wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen einen Ordner aus, und wählen Sie dann OK aus.

  5. Wählen Sie Weiter aus, und wechseln Sie zu Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

• An eine öffentliche Gruppe gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld An angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Angegebener Ordner aus, wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen einen Ordner aus, und wählen Sie dann OK aus.

  5. Wählen Sie Weiter aus, und wechseln Sie zu Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

• Nachrichten von einer bestimmten Person für die Nachverfolgung kennzeichnen

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld Von angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Übernehmen Sie im Dialogfeld Nachricht kennzeichnen im Feld Kennzeichnung die Standardeinstellung Nachverfolgung, oder wählen Sie ein anderes Element in der Liste aus.

  5. Übernehmen Sie im Feld Für die Standardeinstellung Heute, oder wählen Sie ein anderes Element in der Liste aus.

  6. Wählen Sie OK > Weiter, aus, und fahren Sie dann fort mit Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

• RSS-Elemente von einem bestimmten RSS-Feed in einen Ordner verschieben

Hinweis : Wenn Sie diese Option verwenden möchten, müssen Sie einen RSS-Feed abonnieren. Bei Auswahl dieser Option werden Sie aufgefordert, den Vorgang fortzusetzen. Wenn Sie Nein auswählen, können Sie den Vorgang nicht fortsetzen. Bei Auswahl von Ja können Sie den Vorgang fortsetzen.

Auf dem Laufenden bleiben

• Nachrichten von einer bestimmten Person im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente anzeigen

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld Von angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Eine bestimmte Meldung im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente aus.

  5. Geben Sie im Dialogfeld Benachrichtigungstext im Feld Geben Sie den Text für die Benachrichtigung ein einen Benachrichtigungstext ein, und wählen Sie dann OK aus.

  6. Wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie dann fort mit Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

• Beim Erhalt von Nachrichten von einer bestimmten Person einen Sound wiedergeben

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld Von angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Einen Sound wiedergeben aus, und wählen Sie im Fenster Wählen Sie den wiederzugebenden Sound eine Datei (z. B. eine WAV-Datei) und dann Öffnen aus.

  5. Wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie dann fort mit Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

• Beim Erhalt von Nachrichten von einer bestimmten Person eine Benachrichtigung an mein mobiles Gerät senden

  1. Wählen Sie den Link einer Person/öffentlichen Gruppe aus.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  3. Wenn Ihre Auswahl im Feld Von angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie den Link Diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten aus.

  5. Führen Sie im Dialogfeld Regel-Adressen eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein.

      – Oder –

    • Wählen Sie in der Liste Adressbuch eine Quelle aus.

  6. Wenn Ihre Auswahl im Feld An angezeigt wird, wählen Sie OK aus.

  7. Wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie dann fort mit Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.

Regel ohne Vorlage erstellen

  1. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden

      – Oder –

    • Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden

  2. Wählen Sie Weiter aus, und fahren Sie dann fort mit Schritt 3: Regelbedingungen festlegen.


Schritt 3: Regelbedingungen festlegen

Sie verfügen nun über die Möglichkeit, Bedingungen zu den Optionen hinzufügen Sie ausgewählt, in haben Schritt2: Regelbeschreibung bearbeiten im. Basierend auf den von Ihnen ausgewählte, werden die Beschreibung der Regel bearbeiten verfügbaren Optionen variieren.

Legen Sie die Bedingungen fest, wann die Regeln für die Option angewendet werden sollen, die beim Starten des Regel-Assistenten in der Vorlage "Den Überblick behalten" oder der Vorlage "Auf dem Laufenden bleiben" ausgewählt wurde.

  1. Aktivieren Sie in Schritt 1: Bedingung(en) auswählen das Kontrollkästchen für die Bedingung, die Sie hinzufügen möchten.

    Hinweis : Sie können mehrere Kontrollkästchen aktivieren.

  2. Wählen Sie in Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) einen Link aus, führen Sie die erforderlichen Aktionen aus, und wählen Sie anschließend OK aus.

  3. Wählen Sie den nächsten Link aus, führen Sie die erforderlichen Aktionen aus, und wählen Sie anschließend OK aus.

  4. Wenn ein anderer Link verfügbar ist, wählen Sie ihn aus, führen Sie die erforderlichen Aktionen aus, und wählen Sie anschließend OK aus.

  5. Wählen Sie abschließend Fertig stellen aus.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.

  2. Wählen Sie im Feld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Neue Regel aus.

  3. Wählen Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen entweder Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden oder Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden aus.

  4. Wählen Sie Weiter aus, und gehen Sie dann wie folgt vor:

    • Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen (Kriterien) aus, welche die Nachrichten erfüllen müssen, damit die Regel angewendet wird.

      – und –

    • Wählen Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten für eine von Ihnen hinzugefügte Bedingung einen unterstrichenen Wert aus, und geben Sie dann den Wert an.

  5. Wählen Sie Weiter aus, und gehen Sie dann wie folgt vor:

    • Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

      – und –

    • Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Aktion, und legen Sie dann den Wert fest.

  6. Wählen Sie Weiter aus, und gehen Sie dann wie folgt vor:

    • Wählen Sie unter Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen für die Regel aus, und wählen Sie dann Weiter aus.

      – und –

    • Wählen Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten für eine von Ihnen hinzugefügte Ausnahme einen unterstrichenen Wert aus, und geben Sie dann den Wert an.

  7. Wählen Sie Weiter aus, und gehen Sie wie folgt vor:

    • Geben Sie unter Schritt 1: Regelnamen eingeben einen Namen ein.

      – und –

    • Aktivieren Sie unter 2. Schritt: Regeloptionen festlegen die Kontrollkästchen der gewünschten Optionen.

      Tipps : 

      • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Posteingang befinden.

      • Wenn Sie die Regel, die automatisch aktiviert wird, wieder deaktivieren möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.

      • Damit die Regel auf alle in Outlook konfigurierten E-Mail-Konten angewendet wird, aktiveren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Sie können eine Regel aus einer Nachricht erstellen. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Regeln basierend auf dem Absender oder dem Empfänger der Nachricht vorgeschlagen werden. Wenn Sie mit einer Nachricht beginnen, verschiebt eine vorgeschlagene Regel beispielsweise alle Nachrichten von dem Absender in einen von Ihnen ausgewählten Ordner.

  1. Klicken Sie in Ihrem Posteingang auf die Nachricht, für die Sie eine Regel erstellen möchten, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verschieben auf Regeln.

    Hinweis : Basierend auf dem Absender oder den Empfängern der Nachricht werden in der Regelliste vorgeschlagene Regeln angezeigt.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie eine vorgeschlagene Regel und einen Zielordner aus, und wählen Sie dann OK aus, um die Zuweisung der Regel abzuschließen.

      – Oder –

    • Wählen Sie Regel erstellen aus, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Regel erstellen unter Wenn eine eingehende Nachricht alle gewählten Bedingungen erfüllt wahlweise kein, ein oder mehrere Kontrollkästchen, die dort verfügbar sind.

  4. Aktivieren Sie unter Folgendes ausführen die Kontrollkästchen für die Aktion, welche die Regel ausführen soll, wenn die angegebenen Bedingungen (Kriterien) erfüllt sind.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben.

  6. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie Ordner auswählen aus, und wählen Sie einen vorhandenen Ordner aus.

      – Oder –

    • Wählen Sie Neu aus, um einen Ordner zu erstellen.

    Hinweise : 

    • Wenn Sie weitere Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen zur Regel hinzufügen möchten, wählen Sie Erweiterte Optionen aus, und führen Sie dann die übrigen Anweisungen im Regel-Assistent aus.

    • Weitere Informationen finden Sie unter Entwerfen einer benutzerdefinierten Regel.

  7. Wählen Sie OK aus.

  8. Führen Sie im Benachrichtigungsfeld eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie OK aus.

      – Oder –

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden, und wählen Sie dann OK aus.

Lesen Sie Importieren oder Exportieren einer Regelsammlung, wenn Sie wissen möchten, wie Regeln importiert oder so exportiert werden, dass sie von anderen genutzt werden können.

Sie können eine Regel löschen, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Regel aus, die Sie löschen möchten.

  3. Wählen Sie Löschen Symbol "Löschen" > OK aus.

Sie können eine oder mehrere Regeln manuell ausführen.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten und auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Regeln jetzt anwenden aus.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben jeder Regel, die Sie ausführen möchten.

  3. Wählen Sie im Feld Anwenden im Ordner die Option Durchsuchen aus, um einen anderen Ordner auszuwählen, und wählen Sie abschließend OK aus.

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen, um alle Unterordner des in Schritt 3 ausgewählten Ordners einzubeziehen.

  4. Übernehmen Sie in der Liste Regeln anwenden auf die Standardeinstellung "Alle Nachrichten", oder ändern Sie die Einstellung in "Gelesene Nachrichten" oder "Ungelesene Nachrichten".

  5. Wählen Sie Jetzt ausführen aus.

In Outlook gibt es zwei verschiedene Typen von Regeln: serverbasierte und Nur-Client-Regeln.

  • Serverbasierte Regeln    
    , wenn Sie ein Microsoft Exchange Server-Kontoverwenden, einige Regeln sind serverbasierte. Diese Regeln ausführen für Ihr Postfach auf dem Mailserver Exchange, selbst wenn Outlook nicht ausführen.

    Serverbasierte Regeln müssen auf Nachrichten angewendet werden, sobald diese an Ihren Posteingang übermittelt werden. Außerdem müssen die Regeln auf dem Server vollständig ausgeführt werden können. Eine Regel, mit der angegeben wird, dass eine Nachricht gedruckt werden soll, kann z. B. erst ausgeführt werden, wenn sie auf dem Server vollständig ausgeführt wurde. Wenn eine Regel auf dem Server nicht angewendet werden kann, wird sie beim Starten von Outlook angewendet und wird zu einer Nur-Client-Regel.

  • Nur-Client Regeln   
    nur-Client Regeln sind Regeln, die nur auf dem Computer ausgeführt werden. Hierbei handelt es sich um Regeln, die in Outlook statt auf dem Server Exchange ausgeführt werden. Nur-Client Regeln können nur ausgeführt werden, wenn Outlook ausgeführt wird.

Tipp : Wenn Ihre Regelliste beide Regeltypen aufweist, werden zuerst die serverbasierten und dann die Nur-Client-Regeln ausgeführt.

Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten

Wenn Regeln angewendet werden, werden Übermittlungsbestätigungen, Lesebestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten (Abwesenheitsmitteilungen) wie Nachrichten verarbeitet. Wenn mit einer Regel z. B. Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden auch alle Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate oder eine automatische Antwort in diesen Ordner verschoben.

Hinweis : Wenn mit einer Regel Abstimmungsresultate aus dem Ordner Posteingang in einen anderen Ordner verschoben werden, wirkt sich dies auf den Abstimmungsverlauf aus. Wenn eine gesendete Nachricht, in der eine Abstimmungsschaltfläche enthalten war, geöffnet wird, werden die Antworten, die von einer Regel verschoben wurden, nicht in den Verlaufsinformationen berücksichtigt. Das manuelle Verschieben oder Löschen einer Antwort wirkt sich nicht auf den Verlauf aus.

Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente

Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente werden als Nachrichten behandelt. Wenn Sie eine Regel erstellen, die aufgrund bestimmter erfüllter Bedingungen (Kriterien) ein Element in einen bestimmten Ordner verschiebt, werden auch alle Besprechungs- und Aufgabenanfragen, die diesen Bedingungen entsprechen, verschoben. Berücksichtigen Sie jedoch die folgenden Einschränkungen, wenn Sie Regeln erstellen, die sich auf diese Elementtypen auswirken:

  • Ein Element, das in einen Ordner verschoben wird, der kein Mailordner ist, funktioniert nach dem Verschieben möglicherweise nicht wie erwartet. Wird beispielsweise eine Nachricht in den Ordner Kalender verschoben, wird kein neuer Termin erstellt.

  • Wenn die Antwort auf eine Besprechungs- oder Aufgabenanfrage mithilfe einer Regel in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben wird, wird die Antwort nicht vom Originalelement berücksichtigt.

  • Wird eine Besprechungsanfrage automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, wird die Besprechung nicht in den Kalender eingetragen.

  • Regeln für ausgehende Nachrichten werden nicht auf Aufgaben- und Besprechungsanfragen angewendet.

Kontaktgruppen

Eine Regel, die eine Kontaktgruppe umfasst, kann sich je nach Erstellungsweise der Regel anders verhalten:

  • An eine öffentliche Gruppe gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben   
    Diese Regel ist nur verfügbar, wenn Sie ein Exchange Server-Konto verwenden. Nur an die Kontaktgruppe gesendete Nachrichten werden in den angegebenen Ordner verschoben. Nachrichten von Personen, die Mitglied der Kontaktgruppe sind, werden nicht in den angegebenen Ordner verschoben.

Exchange Server-Konten (ab Exchange Server 2010) können Regeln für die Weiterleitung von Nachrichten an E-Mail-Adressen außerhalb Ihrer Organisation verwenden. Der Exchange-Administrator kann jedoch die automatische Weiterleitung von Nachrichten an Empfänger in bestimmten Domänen unterbinden.

Weitere Informationen finden Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange Server, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

Verwalten von E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln

Eine Regel ist eine Aktion, die von Microsoft Outlook automatisch ausgeführt wird, wenn eine Nachricht eingeht oder gesendet wird, die den in der Regel festgelegten Bedingungen entspricht. Sie können viele Bedingungen und Aktionen auswählen, indem Sie den Regel-Assistenten verwenden.

Regeln können in zwei Kategorien unterteilt werden: Organisation und Benachrichtigung. Regeln gelten nur für ungelesene Nachrichten, nicht für gelesene.

Regelvorlagen im Regel-Assistenten

Der Regel-Assistent enthält Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Regeln. Dazu gehören z. B.:

  • Den Überblick behalten    Hierbei handelt es sich um Regeln, mit denen Sie Nachrichten ablegen und nachverfolgen können. Beispielsweise können Sie eine Regel für Nachrichten von einem bestimmten Absender, z. B. Anne Weiler, mit dem Wort „Verkauf“ in der Zeile Betreff als Nachverfolgung kennzeichnen, als „Verkauf“ kategorisieren und in einen Ordner namens Annes Verkäufe verschieben.

  • Auf dem Laufenden bleiben    Diese Regeln benachrichtigen Sie, wenn Sie eine bestimmte Nachricht erhalten. So können Sie z. B. eine bestimmte Regel erstellen, die automatisch eine Benachrichtigung an ein mobiles Gerät sendet, wenn Sie eine Nachricht von einem Familienmitglied erhalten.

  • Regel ohne Vorlage erstellen    Hierbei handelt es sich um Regeln, die Sie ohne Zugrundelegung einer Regelvorlage erstellen und ganz nach Ihren Anforderungen anpassen können.

Erstellen einer Regel

Outlook enthält Regelvorlagen für allgemeine Szenarien. Verwenden Sie diese Regelvorlagen, oder entwerfen Sie eigene benutzerdefinierte Regeln.

Verwenden von Outlook-Regelvorlagen

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf Neue Regel.

  4. Wählen Sie unter Schritt 1: Vorlage auswählen aus der Vorlagenauflistung Den Überblick behalten oder Auf dem Laufenden bleiben die gewünschte Vorlage aus.

  5. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf einen unterstrichenen Wert. Wenn Sie z. B. auf die Verknüpfung einer Person/öffentlichen Gruppe klicken, wird das Adressbuch geöffnet.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Wählen Sie unter 1. Schritt: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die die Nachrichten erfüllen müssen, auf die die Regel angewendet wird.

  8. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Bedingung, und legen Sie dann den Wert fest.

  9. Klicken Sie auf Weiter.

  10. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

  11. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Aktion, und legen Sie dann den Wert fest.

  12. Klicken Sie auf Weiter.

  13. Wählen Sie unter 1. Schritt: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen für die Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  14. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Ausnahme, und legen Sie dann den Wert fest.

  15. Klicken Sie auf Weiter.

  16. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen ein.

  17. Aktivieren Sie unter 2. Schritt: Regeloptionen festlegen die Kontrollkästchen der gewünschten Optionen.

    • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Posteingang befinden.

    • Standardmäßig ist die neue Regel aktiviert. Wenn Sie die Regel deaktivieren möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.

    • Damit diese Regel auf alle in Outlook konfigurierten E-Mail-Konten angewendet wird, aktiveren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.

  18. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf Neue Regel.

  4. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen entweder auf Nachrichten bei Ankunft prüfen oder auf Nachrichten nach dem Senden prüfen.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Wählen Sie unter 1. Schritt: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die die Nachrichten erfüllen müssen, auf die die Regel angewendet wird.

  7. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Bedingung, und legen Sie dann den Wert fest.

  8. Klicken Sie auf Weiter.

  9. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

  10. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Aktion, und legen Sie dann den Wert fest.

  11. Klicken Sie auf Weiter.

  12. Wählen Sie unter 1. Schritt: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen für die Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  13. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer von Ihnen hinzugefügten Ausnahme, und legen Sie dann den Wert fest.

  14. Klicken Sie auf Weiter.

  15. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen ein.

  16. Aktivieren Sie unter 2. Schritt: Regeloptionen festlegen die Kontrollkästchen der gewünschten Optionen.

    • Wenn diese Regel auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Posteingang befinden.

    • Standardmäßig ist die neue Regel aktiviert. Wenn Sie die Regel deaktivieren möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren.

    • Damit diese Regel auf alle in Outlook konfigurierten E-Mail-Konten angewendet wird, aktiveren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.

  17. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Sie können eine Regel schnell aus einer Nachricht erstellen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise zur Regelerstellung besteht darin, dass Regeln basierend auf dem Absender oder den Empfängern der Nachricht vorgeschlagen werden. Wenn Sie eine Regel aus einer Nachricht erstellen, verschiebt eine vorgeschlagene Regel beispielsweise alle Nachrichten von dem Absender in einen von Ihnen ausgewählten Ordner.

  1. Klicken Sie auf die Nachricht, für die Sie eine Regel erstellen möchten, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verschieben auf Regeln.

    Basierend auf dem Absender oder den Empfängern der Nachricht werden vorgeschlagene Regeln angezeigt.

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf eine der vorgeschlagenen Regeln, klicken Sie auf einen Zielordner, und klicken Sie dann auf OK.

    • Zum Anzeigen weiterer Regeloptionen, die auf dem Absender, den Empfängern oder dem Betreff basieren, klicken Sie auf Regel erstellen.

Wenn Sie in Schritt 2 Regel erstellen auswählen, wird das Dialogfeld Regel erstellen angezeigt. Fahren Sie mit den folgenden Schritten fort.

  1. Aktivieren Sie unter Wenn eine eingehende Nachricht alle gewählten Bedingungen erfüllt die Kontrollkästchen der gewünschten Bedingungen.

  2. Aktivieren Sie unter Folgendes ausführen die Kontrollkästchen für die Aktion, die die Regel ausführen soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt sind.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben.

  4. Klicken Sie auf einen vorhandenen Ordner, oder klicken Sie auf Neu, um einen Ordner zum Speichern der Nachrichten zu erstellen.

    Wenn Sie weitere Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen hinzufügen möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen, und befolgen Sie die restlichen Anweisungen des Regel-Assistenten. Dies ist derselbe Assistent, der auch beim Klicken auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten in der Backstage-Ansicht (durch Klicken auf die Registerkarte Datei) angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Entwerfen einer benutzerdefinierten Regel.

  5. Klicken Sie auf OK.

Lesen Sie Importieren oder Exportieren einer Regelsammlung, wenn Sie wissen möchten, wie Regeln importiert oder so exportiert werden, dass sie von anderen genutzt werden können.

Gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie eine Regel oder mehrere Regeln manuell ausführen möchten:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  3. Klicken Sie auf Regeln jetzt anwenden.

  4. Aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben jeder Regel, die Sie ausführen möchten.

  5. Wählen Sie im Feld Anwenden im Ordner ggf. einen anderen Ordner aus, klicken Sie auf Durchsuchen, klicken Sie auf den Ordner, und klicken Sie dann auf OK.

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen, um alle dem in Schritt 5 angegebenen Ordner untergeordneten Ordner einzubeziehen.

  6. In der Liste Regeln anwenden auf ist standardmäßig "Alle Nachrichten" ausgewählt. Sie können die Einstellung in "Gelesene Nachrichten" oder "Ungelesene Nachrichten" ändern.

  7. Klicken Sie auf Jetzt ausführen.

In Outlook gibt es zwei verschiedene Typen von Regeln: serverbasierte und Nur-Client-Regeln.

  • Serverbasierte Regeln    Wenn Sie ein Microsoft Exchange Server-Konto verwenden, sind einige von Ihnen erstellte Regeln serverbasiert. Diese Regeln werden auf Ihr Postfach auf dem Exchange-E-Mail-Server auch dann ausgeführt, wenn Outlook nicht auf Ihrem Computer ausgeführt wird. Serverbasierte Regeln müssen auf Nachrichten angewendet werden, sobald diese an IhrenPosteingang übermittelt werden. Außerdem müssen die Regeln auf dem Server vollständig ausgeführt werden können. Eine Regel, mit der angegeben wird, dass eine Nachricht gedruckt werden soll, kann z. B. erst ausgeführt werden, wenn sie auf dem Server vollständig ausgeführt wurde. Wenn eine Regel auf dem Server nicht angewendet werden kann, wird sie beim Starten von Outlook angewendet und wird zu einer Nur-Client-Regel.

  • Nur-Client-Regeln    Nur-Client-Regeln sind Regeln, die nur auf Ihrem Computer ausgeführt werden. Dabei handelt es sich um Regeln, die erst ausgeführt werden können, wenn sie auf dem Server vollständig ausgeführt wurden, z. B. eine Regel, mit der angegeben wird, dass bestimmte Nachrichten gedruckt werden sollen. Nur-Client-Regeln können nur ausgeführt werden, wenn Outlook ausgeführt wird.

Wenn Ihre Regelliste beide Regeltypen aufweist, werden zuerst die serverbasierten und dann die Nur-Client-Regeln ausgeführt.

Anwenden von Regeln auf andere Outlook-Elemente

Wenn Regeln angewendet werden, werden Übermittlungsbestätigungen, Lesebestätigungen, Abstimmungsresultate und automatische Antworten (Abwesenheitsbenachrichtigungen) wie Nachrichten verarbeitet. Wenn mit einer Regel z. B. Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden auch alle Übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate oder eine automatische Antwort mit dem Wort "Besprechung" im Betreff verschoben.

Hinweis : Wenn mit einer Regel Abstimmungsresultate aus dem OrdnerPosteingang in einen anderen Ordner verschoben werden, wirkt sich dies auf den Abstimmungsverlauf aus. Wenn Sie eine gesendete Nachricht öffnen, in der eine Abstimmungsschaltfläche enthalten war, werden die Antworten, die von einer Regel verschoben wurden, nicht in den Verlaufsinformationen berücksichtigt. Das manuelle Verschieben oder Löschen einer Antwort wirkt sich nicht auf den Verlauf aus.

Beim Anwenden von Regeln werden Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente als Nachrichten behandelt. Wenn Sie beispielsweise eine Regel erstellen, mit der Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Feld Betreff in einen bestimmten Ordner verschoben werden, werden auch alle Aufgaben- oder Besprechungsanfragen, die die Bedingung erfüllen, verschoben. Berücksichtigen Sie beim Erstellen von Regeln für diese Elementtypen jedoch die folgenden Einschränkungen:

  • Ein Element, das in einen Ordner verschoben wird, der kein Nachrichtenordner ist, funktioniert nach dem Verschieben möglicherweise nicht wie erwartet. Wird beispielsweise eine Nachricht in den Ordner Kalender verschoben, wird kein neuer Termin erstellt.

  • Wenn die Antwort auf eine Besprechungs- oder Aufgabenanfrage mithilfe einer Regel in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben wird, wird die Antwort nicht vom Originalelement berücksichtigt.

  • Wird eine Besprechungsanfrage automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, wird die Besprechung nicht in den Kalender eingetragen.

  • Regeln für ausgehende Nachrichten werden nicht auf Aufgaben- und Besprechungsanfragen angewendet.

Kontaktgruppen

Eine Regel, die eine Kontaktgruppe umfasst, kann sich je nach Erstellungsweise der Regel anders verhalten:

  • An eine Kontaktgruppe gesendete Nachrichten in einen Ordner verschieben     Diese Regel ist nur verfügbar, wenn Sie ein Exchange Server-Konto verwenden. Nur an die Kontaktgruppe gesendete Nachrichten werden in den angegebenen Ordner verschoben. Nachrichten von Personen, die Mitglied der Kontaktgruppe sind, werden nicht in den angegebenen Ordner verschoben.

Mit Microsoft Exchange Server 2010-Konten können standardmäßig keine Regeln verwendet werden, um Nachrichten an E-Mail-Adressen außerhalb Ihrer Organisation weiterzuleiten. Mithilfe dieser Einstellung kann verhindert werden, dass vertrauliche und private Unternehmensinformationen offengelegt werden. Nur ein Exchange-Administrator kann diese Einstellung ändern.

Weitere Informationen finden Sie unter Ermitteln der Version von Microsoft Exchange Server, mit der das Konto eine Verbindung herstellt.

Mithilfe von Regeln verwalten von Nachrichten

Eine Regel ist eine Aktion dieser Microsoft Outlook nimmt automatisch eine eingehende oder gesendete Nachricht, die Bedingungen entsprechen, die Sie in der Regel angeben. Mithilfe der Regeln und Benachrichtigungen-Assistenten können Sie viele Bedingung und Aktion auswählen. Regeln funktionieren nicht auf die Nachricht, die, nur auf gelesen wurden, die ungelesen sind.

Regeln in zwei allgemeine Kategorien fallen: Organisation und Benachrichtigung. Die Regeln und Benachrichtigungen-Assistenten enthält Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Regeln.

  • Den Überblick behalten    Hierbei handelt es sich um Regeln, mit denen Sie ablegen und Nachverfolgen von Nachrichten. Beispielsweise können Sie eine Regel für Nachrichten, die von einem bestimmten Absender, wie z. B. Bobby Moore, mit dem Wort "Sales" erstellen, in der Betreffzeile, um zur nachverfolgung gekennzeichnet, kategorisiert als Sales und in einem Ordner namens Rolands Sales verschoben werden sollen.

  • Auf dem neuesten Stand zu bleiben    Hierbei handelt es sich um Regeln, die Sie in irgendeiner Weise benachrichtigen, wenn Sie eine bestimmte Nachricht erhalten. Beispielsweise können Sie eine Regel erstellen, die automatisch eine Benachrichtigung an Ihr Mobiltelefon sendet, wenn Sie eine Nachricht von Familienmitgliedern erhalten.

  • Starten Sie von einer Regel ohne Vorlage erstellen    Hierbei handelt es sich um Regeln, die Sie ganz neu erstellen.

    Regelvorlagen
    Abbildung 1: Die Regeln und Benachrichtigungen-Assistenten enthält mehrere vordefinierte Regeln, die als Vorlagen bezeichnet.

Ausnahmen

Sie können Ausnahmen hinzufügen, um Regeln für spezielle Situationen, z. B. wenn eine Nachricht für die auszuführenden Aktion gekennzeichnet ist oder mit hoher Wichtigkeit markiert ist. Eine Regel wird nicht auf eine Nachricht angewendet, wenn noch eine der Ausnahmen, die Sie angeben, erfüllt ist.

  1. Klicken Sie in der Navigationsbereich auf E-Mail.

  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  3. Wenn Sie mehrere e-Mail-Konto haben, wählen Sie in der Liste Übernehmen Änderungen an diesen Ordner im Posteingang die gewünschte.

  4. Klicken Sie auf Neue Regel.

  5. Wählen Sie unter Schritt 1: Vorlage auswählen aus der Vorlagenauflistung Den Überblick behalten oder Auf dem Laufenden bleiben die gewünschte Vorlage aus.

  6. Klicken Sie unter Schritt2: Regelbeschreibung bearbeiten im, klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert. Wenn Sie den Link Personen oder Verteilerliste aus, klicken Sie auf, wird beispielsweise das Adressbuch geöffnet.

  7. Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die von den Nachrichten erfüllt werden müssen, damit die Regel angewendet werden kann.

  8. Klicken Sie unter Schritt2: Regelbeschreibung bearbeiten im, klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert, wenn Sie nicht bereits getan haben, und klicken Sie dann auf Weiter.

  9. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

  10. Klicken Sie unter Schritt2: Regelbeschreibung bearbeiten im, klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert, wenn Sie nicht bereits getan haben, und klicken Sie dann auf Weiter.

  11. Wählen Sie unter 1. Schritt: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen für die Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  12. Um die Regel fertig zu stellen, geben Sie einen Namen für die Regel, und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus.

    • Wenn diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits in einem Ihrer Ordner befinden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen diese Regel jetzt auf Nachrichten, die sich bereits in "Ordner".

    • Damit diese Regel auf alle e-Mail-Konten und der Posteingang jedes Konto zugeordnet angewendet werden soll, wählen Sie das Kontrollkästchen diese Regel für alle Konten erstellen.

  13. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Zum Erstellen einer Regel, indem Sie auf eigene Bedingungen,-Aktionen und Ausnahmen, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Navigationsbereich auf E-Mail.

  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  3. Wenn Sie mehrere e-Mail-Konto haben, wählen Sie in der Liste Übernehmen Änderungen an diesen Ordner im Posteingang die gewünschte.

  4. Klicken Sie auf Neue Regel.

  5. Klicken Sie unter Start aus einer Regel ohne Vorlage erstellen wählen Sie entweder auf Nachrichten bei Ankunft prüfen oder Nachrichten nach dem Senden prüfen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die von den Nachrichten erfüllt werden müssen, damit die Regel angewendet werden kann.

  7. Klicken Sie unter Schritt2: Regelbeschreibung bearbeiten im, klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert, wenn Sie nicht bereits getan haben, und klicken Sie dann auf Weiter.

  8. Wählen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Aktion aus, die von der Regel durchgeführt werden soll, wenn die angegebenen Bedingungen erfüllt werden.

  9. Klicken Sie unter Schritt2: Regelbeschreibung bearbeiten im, klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert, wenn Sie nicht bereits getan haben, und klicken Sie dann auf Weiter.

  10. Wählen Sie unter 1. Schritt: Ausnahme(n) auswählen alle Ausnahmen für die Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  11. Um die Regel fertig zu stellen, geben Sie einen Namen für die Regel, und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus.

    • Wenn diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits in einem Ihrer Ordner befinden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen diese Regel jetzt auf Nachrichten, die sich bereits in "Ordner".

    • Damit diese Regel auf alle e-Mail-Konten und der Posteingang jedes Konto zugeordnet angewendet werden soll, wählen Sie das Kontrollkästchen diese Regel für alle Konten erstellen.

  12. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Sie können eine Regel direkt aus einer Nachricht erstellen. Beispielsweise können Sie eine Regel zum Verschieben von Nachrichten von einer bestimmten Person in einen bestimmten Ordner erstellen.

  1. Mit der rechten Maustaste in der Nachricht, der die Regel basieren soll, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Regel erstellen.

    Wählen Sie im Dialogfeld Regel erstellen die Kontrollkästchen für die Optionen, die mit den Informationen aus der ausgewählten Nachricht bereits ausgefüllt werden.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben.

  3. Klicken Sie auf einen vorhandenen Ordner, oder klicken Sie auf neu, um einen neuen Ordner zum Speichern der Nachrichten zu erstellen.

  4. Wenn Sie weitere Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen zur Regel hinzufügen möchten, klicken Sie auf Erweiterte Optionen, und führen Sie die restlichen Anweisungen in der Regeln und Benachrichtigungen-Assistenten.

    Tipp     Um die Regel auszuführen, sobald Sie sie erstellt haben, wählen Sie auf der letzten Seite des Regeln und Benachrichtigungen Assistenten das Kontrollkästchen diese Regel jetzt auf Nachrichten bereits in einem Ordner.

    Alle Nachrichten in Ihrem Posteingang oder ein beliebiger Ordner, den Sie auswählen, entsprechen die Bedingungen und die Regel zugeordnete Ausnahmen in dem angegebenen Ordner verschoben werden. Um die neue Regel zu testen, öffnen Sie Ihren neuen Ordner ein. Wurden die richtigen Nachrichten werden verschoben?

Wenn Sie eine Regel regelmäßig, aber nicht immer ausführen möchten, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen deaktivieren Sie die Regel, indem Sie das Kontrollkästchen neben der Regel deaktivieren.

  3. Klicken Sie auf Regeln jetzt anwenden.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben der Regel, die Sie ausführen möchten.

  5. Wählen Sie den Ordner, dem Sie die Regel anwenden möchten.

  6. Wählen Sie die Kategorie von Nachrichten, denen Sie die Regel anwenden möchten.

    Beispielsweise können Sie die Regel nur auf ungelesene Nachrichten in einem Ordner anwenden.

  7. Klicken Sie auf Jetzt ausführen.

Serverbasierte Regeln    Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Kontoverfügen, kann der Server Regeln auf Ihre Nachrichten anwenden, selbst wenn Outlook nicht ausgeführt wird. Diese werden serverbasierte Regeln bezeichnet. Die Regeln müssen festgelegt werden, auf Nachrichten angewendet werden, wenn sie in Ihrem Posteingang auf dem Server übermittelt werden, und die Regeln müssen in der Lage, auf dem Server vollständig ausgeführt wird. Beispielsweise kann keine Regel vollständig auf dem Server ausgeführt, wenn die Aktion gibt an, dass eine Nachricht gedruckt werden soll. Wenn eine Regel auf dem Server angewendet werden kann, wird sie beim Starten von Outlook angewendet.

Nur-Client Regeln    Ein "Client" ist das e-Mail-Programm, das auf dem Computer eines einzelnen Benutzers ausgeführt wird. Eine Regel, die vom Server nicht angewendet werden kann ist eine "nur-Client-Regel", da er nur auf die einzelnen Computer ausgeführt wird. Wenn Ihre Regelliste Regeln, die auf dem Server als auch Regeln, die nicht ausgeführt werden können enthält, sind die serverbasierte Regeln zuerst angewendet, gefolgt von dem nur-Client Regeln.

Übermittlungsbestätigungen, übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate und Out-of-Office Hinweise gelesen werden als Nachrichten behandelt. Beispielsweise beim Erstellen einer Regel, die Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Betreff in einen bestimmten Ordner für alle übermittlungsbestätigungen, Abstimmungsresultate, verschiebt und Out-of-Office-Nachrichten, die diese Bedingung genügen ebenfalls verschoben werden.

Hinweis : Wenn eine Abstimmungsschaltfläche Antwort aus dem Posteingang verschoben wird, wird die Antwort nicht automatisch in der ursprünglichen Nachricht nachverfolgt.

Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente werden als Nachrichten behandelt. Beispielsweise, wenn Sie eine Regel, die Elemente mit dem Wort "Besprechung" im Feld Betreff in einen bestimmten Ordner verschiebt erstellen, wird alle Aufgabenanfragen oder Besprechungsanfragen, die die Bedingung erfüllt ebenfalls verschoben. Sie weiter, beachten Sie die folgenden Einschränkungen beim Erstellen von Regeln, die beeinflussen diese Typen von Elementen:

  • Ein Element in einem Ordner Nonmail verschoben funktioniert möglicherweise nicht wie erwartet, nachdem er verschoben wird. Wenn eine Nachricht in den Ordner Kalender verschoben wird, wird beispielsweise ein neuer Termin nicht erstellt.

  • Wenn eine Besprechung oder einen Vorgang Antwort mithilfe einer Regel in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben wird, wird die Antwort im ursprünglichen Element nicht nachverfolgt.

  • Wird eine Besprechungsanfrage automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, wird die Besprechung nicht in den Kalender hinzugefügt.

  • Regeln für ausgehende Nachrichten, die Sie senden gelten nicht auf Aufgaben- und Besprechungsanfragen.

Eine neue Regel für eine Verteilerliste wird sich möglicherweise anders, je nachdem, wie Sie die Regel zu erstellen:

  • Nachrichten gesendet an eine Verteilerliste in einen Ordner verschieben    Wenn Sie diese Regelvorlage auswählen, werden nur Nachrichten, die an die Verteilerliste gesendet werden, in dem angegebenen Ordner verschoben. Nachrichten von Personen, die in der Verteilerliste werden zufällig werden nicht in den angegebenen Ordner verschoben werden.

    Hinweis : Mit dieser Regel funktioniert nur bei Exchange-Konten.

  • Nachrichten von einer bestimmten Person in einen Ordner verschieben    Wenn Sie diese Regelvorlage auswählen, werden Nachrichten von allen Personen, die Mitglieder der Verteilerliste, die Sie angeben, sind auch in dem angegebenen Ordner verschoben.

Wenn Sie in einer Organisation arbeiten, die Exchange, standardmäßig verwendet, wird, werden Nachrichten, die Sie weiterleiten an externe e-Mail-Adressen außerhalb der Organisation mithilfe einer Regel nicht gesendet. Diese Einstellung, um zu verhindern, dass Unternehmensdaten weitergegeben wird und wird gesteuert, indem Sie den Exchange-Administrator.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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