Verwalten von Dokumenten und Inhalten in Microsoft SharePoint Server 2010

Übersicht

SharePoint 2010-Schulung  Dieser Kurs bietet einen Überblick über die neuen und aktualisierten Dokumentverwaltungsfeatures in SharePoint Server 2010. Wenn Sie bereits mit den grundlegenden Dokumentverwaltungsaufgaben (wie das Ein- und Auschecken von Dokumenten und das Arbeiten mit dem Dokumentversionsverlauf) vertraut sind, jedoch einige der erweiterten Dokumentverwaltungsfunktionen in SharePoint Server 2010 kennen lernen möchten, dann ist dies der richtige Kurs für Sie. Wir helfen Ihnen dabei, sich mit den neuen Dokumentverwaltungsfeatures vertraut zu machen und zu erkennen, wie diese Ihre Arbeit vereinfachen können.

Am Ende dieses Kurses beherrschen Sie Folgendes:

  • Verwenden der Dokumentcenterwebsite zur einfachen Verwaltung einer großen Anzahl von Dokumenten

  • Verwenden von Metadaten zum Suchen nach Inhalten und Navigieren in umfangreichen Bibliotheken

  • Erstellen und Verwalten von aus mehreren Dokumenten bestehenden Arbeitsprodukten mit Dokumentenmappen

  • Verwalten und Verwenden von Rich-Media-Objekten wie Video- und Audiodateien auf einer SharePoint Server 2010-Website

  • Nutzen der Vorteile der umfassenden SharePoint Server-Integration von Office-Clientprogrammen zur Ausführung von Dokumentverwaltungsaufgaben in der vertrauten Umgebung der Office-Clientprogramme

Dieser Kurs umfasst Folgendes:

  • Vier Lektionen zum Selbststudium

  • Einen kurzen Test am Ende des Kurses, der nicht bewertet wird

  • Eine Kurzübersichtskarte, die Sie am Ende des Kurses drucken können

Wenn Sie noch nie mit Dokumenten auf einer SharePoint-Website gearbeitet haben, möchten Sie möglicherweise erfahren, wie grundlegende Aufgaben wie das Hochladen von Dokumenten oder das Ein- oder Auschecken von Dokumenten ausgeführt werden. Beginnen Sie mit dem Artikel Grundlegende Aufgaben in SharePoint Server 2010.

Wenn Sie ein Upgrade von SharePoint Server 2007 ausführen und einfach produktiv mit der neuen Menüband-Benutzeroberfläche arbeiten möchten, empfiehlt sich der Schulungskurs Umsteigen auf die neue Benutzeroberfläche von SharePoint 2010.

Offlineversion (66 MB)

Suchen und Verwalten von Inhalten in einem Dokumentcenter

Ihr Browser unterstützt kein Video. Installieren von Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player oder Internet Explorer 9.

Erstellen und Verwalten von aus mehreren Dokumenten bestehenden Arbeitsprodukten mit Dokumentenmappen

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Verwalten von digitalen Objekten

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Verwenden von Microsoft Word 2010 in Verbindung mit einer SharePoint-Website

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Testen Sie Ihr Wissen

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Welche der zwei folgenden Methoden sind effiziente Möglichkeiten zum Suchen nach Inhalten auf einer Dokumentcenterwebsite?

Suchen nach Inhalt anhand der entsprechenden Dokument-ID

Richtig, Sie können anhand der zugehörigen ID nach einem Dokument suchen, selbst wenn es verschoben wurde.

Verwenden von als Browserverknüpfungen gespeicherten Links

Falsch. Das Speichern von Links zu Ressourcen auf SharePoint-Websites kann zwar praktisch sein, Sie sind beim Verwenden einer Dokumentcenterwebsite jedoch nicht auf Lösungen wie diese angewiesen.

Durchsuchen von Inhalten über die Metadatennavigation

Richtig. Wenn die Metadatennavigation für die Bibliothek konfiguriert ist, kann dies eine effiziente Möglichkeit zum Filtern und Suchen nach Inhalten darstellen.

Sie fragen Ihren Kollegen nach einem Link zu einem Dokument.

Falsch. Mit dieser Methode erzielen Sie zwar möglicherweise die gewünschten Ergebnisse, es sind jedoch Tools verfügbar, mit denen Sie Inhalte selbst finden können.

Welche beiden der folgenden Aussagen treffen in Bezug auf die neue Vorlage Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 zu?

Die Objektbibliothek umfasst eine Miniaturansicht, in der Sie problemlos nach Bildern und Videos suchen können.

Richtig. Mit der Miniaturansicht können Sie Objekte visuell statt nach Name durchsuchen.

Die Objektbibliothek ist ein neues Business Intelligence-Feature, das zum Nachverfolgen und Verwalten von Finanzobjekten verwendet werden kann.

Falsch. In einer Objektbibliothek werden digitale Objekte wie Audio-, Video- oder Bilddateien gespeichert.

Eine Objektbibliothek ist mit den neuen digitalen Objektinhaltstypen für Audio-, Video- und Bilddateien vorkonfiguriert.

Richtig. Sobald Sie eine Objektbibliothek erstellt haben, können Sie Bilder und Videos darin hochladen.

Grundlegende Dokumentverwaltungsfeatures wie das Einchecken und Auschecken oder die Versionsverwaltung werden von der Objektbibliothek nicht unterstützt.

Falsch. Eine Objektbibliothek weist all dieselben Features wie eine Dokumentbibliothek sowie zusätzliche Funktionen zum Verwalten von Audio-, Video- oder Bilddateien auf.

Welche beiden der folgenden Aussagen zu Dokumentenmappen sind richtig?

Beim Erstellen einer neuen Instanz einer Dokumentenmappe werden Inhalte immer automatisch erstellt.

Falsch. Das ist von der Konfiguration des Inhaltstyps der Dokumentenmappe abhängig. Dokumentenmappen können für das automatische Erstellen von Standardinhalten konfiguriert sein. Dokumentenmappen können jedoch auch so konfiguriert sein, dass keine Standardinhalte erstellt werden. In beiden Fällen können Sie neue Dokumente hochladen oder erstellen, um sie der Dokumentenmappe hinzuzufügen.

Eine Dokumentenmappe ist ein ordnerbasierter Inhaltstyp, der Ihnen das Erstellen und Verwalten von aus mehreren Dokumenten bestehenden Arbeitsprodukten ermöglicht.

Richtig. Die Verwendung von Dokumentenmappen ist bei Projekten sinnvoll, bei denen Sie eine Gruppe verwandter Dokumente erstellen und verwalten müssen.

Sie können Versionsmomentaufnahmen einer Dokumentenmappe erstellen.

Richtig. Sie können im auf der Homepage einer Dokumentenmappe angezeigten Menüband den Befehl Version erfassen verwenden.

Sie können keine Workflows für eine Dokumentenmappe ausführen.

Falsch. Sie können Workflows für eine gesamte Dokumentenmappe oder für einzelne Elemente in der Dokumentenmappe ausführen.

Welchen Menübandbefehl können Sie verwenden, um den beim Speichern oder Öffnen von Dokumenten in Microsoft Office-Clientprogrammen wie Word, Excel oder PowerPoint angezeigten Verknüpfungen eine Bibliothek hinzuzufügen?

Mit Explorer öffnen

Falsch. Mit dem Befehl Mit Explorer öffnen wird die Bibliothek als Windows Explorer-Standardordner geöffnet.

Nach Excel exportieren

Falsch. Mit dem Befehl Nach Excel exportieren wird die Liste der Elemente in der Bibliothek in ein Excel-Arbeitsblatt exportiert.

Mit Office verbinden

Richtig! Wenn Sie den Befehl Mit Office verbinden und dann die Option Zu SharePoint-Websites hinzufügen auswählen, wird in den Clientprogrammen in den Dialogfeldern Öffnen und Speichern unter eine Verknüpfung mit einer Bibliothek hinzugefügt. Darüber hinaus können Sie in den Clientprogrammen auch Dokumente mit Vorlagen starten, die für eine bestimmte Bibliothek verfügbar sind.

Mit SharePoint Workspace synchronisieren

Falsch. Der Befehl Mit SharePoint Workspace synchronisieren ist jedoch sehr praktisch. Damit wird auf dem lokalen Computer mit dem Clientprogramm SharePoint Workspace eine synchronisierte Kopie der gesamten Bibliothek erstellt. Sie können dann Dokumente im Offlinemodus aktualisieren und die Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt synchronisieren, wenn Sie wieder online sind.

Feedback

Kurzübersichtskarte

See also

Wo befindet sich das Steuerelement für die Metadatennavigation?

Es befindet sich links auf der Seite und sieht folgendermaßen aus:

Steuerelement für die Metadatennavigation

Wie erstelle ich eine Dokumentenmappe?

Wenn Dokumentenmappen für die Bibliothek konfiguriert sind, können Sie diese erstellen, indem Sie im Menü Neues Dokument eine Dokumentenmappe auswählen.

Befehl 'Dokumentenmappe' im Menü 'Neues Dokument'

Wie führe ich Aktionen für ein Bild in einer Miniaturbildansicht in einer Objektbibliothek aus?

Zeigen Sie mit der Maus auf die Vorschau, und klicken Sie auf den Link, der im Vorschaufenster angezeigt werden soll.

Bildvorschau in einer Objektbibliothek

Wie füge ich in Microsoft-Clientprogrammen wie Word, Excel und PowerPoint in den Dialogfeldern "Öffnen" und "Speichern unter" der Liste der SharePoint-Websites eine Bibliothek hinzu?

Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Bibliothek auf den Befehl Mit Office verbinden, und klicken Sie dann auf Zu SharePoint-Websites hinzufügen.

Schaltfläche 'Mit Office verbinden'

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