Verwalten von Dokumenten in einem Dateitool in SharePoint Workspace 2010

Im Allgemeinen können Sie Dokumente in einem 2010-Dateitool auf die gleiche Weise wie in Windows-Explorer verwalten. Beachten Sie, dass einige Dateiverwaltungsaufgaben wie etwa das Umbenennen oder Löschen von Dateien durch SharePoint-Websiteberechtigungen oder Toolberechtigungen gesteuert werden, die Ihrer Rolle zugewiesen wurden (wenn sich das Dateitool in einem Groove-Arbeitsbereich befindet). Abhängig von den Berechtigungen sind Sie ggf. in der Lage, Dokumente wie folgt zu verwalten:

Inhalt dieses Artikels

Kopieren oder Verschieben von Dokumenten

Löschen von Dokumenten

Umbenennen von Dokumenten

Ändern der aktuellen Ansicht

Sortieren von Dokumenten

Anzeigen von Dokumenteigenschaften

Erstellen neuer Dokumentordner

Erstellen eines neuen Ordners

Umbenennen eines Ordners

Anzeigen von Ordnereigenschaften

Problembehandlung bei Downloadproblemen

Kopieren oder Verschieben von Dokumenten

Wenn Sie ein Dokument in einen anderen Ordner kopieren möchten (in einem Dateitool oder in einen Ordner in Windows-Explorer), verwenden Sie die Befehle "Kopieren" und "Einfügen" im Kontextmenü, oder drücken Sie STRG, und ziehen Sie die Datei dann. Wenn Sie ein Dokument in einen anderen Ordner verschieben möchten, verwenden Sie Drag & Drop.

In der folgenden Tabelle wird das Drag & Drop-Verhalten beschrieben.

Ziel

Aktion

Kopieren eines Dokuments in einen anderen Ordner im gleichen Dateitool

Drücken Sie STRG, und ziehen Sie das Dokument, oder verwenden Sie "Kopieren" und "Einfügen".

Kopieren eines Dokuments in einen Ordner in einem anderen Dateitool oder in einen Windows-Ordner außerhalb von SharePoint Workspace

Kopieren Sie das Dokument mithilfe von Drag & Drop, oder verwenden Sie "Kopieren" und "Einfügen".

Verschieben eines Dokuments in einen Unterordner im gleichen Dateitool

Verwenden Sie "Ausschneiden" und "Einfügen".

Verschieben eines Dokuments in einen Ordner in einem anderen Dateitool oder in einen Windows-Ordner außerhalb von SharePoint Workspace

Verwenden Sie "Ausschneiden" und "Einfügen".

Tipp :  Wenn Sie ein Dokument in Microsoft Outlook ziehen, wird automatisch eine neue Outlook-Nachricht mit dem Dokument als Anlage gestartet.

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Löschen von Dokumenten

Wenn Sie ein Dokument löschen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, und klicken Sie dann auf Löschen. Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen, dass Sie das Dokument wirklich löschen möchten. Wenn das Dokument in einer SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert ist, wird eine Meldung angezeigt, um Sie daran zu erinnern, die durch das Löschen des Dokuments dieses auch auf dem SharePoint-Server gelöscht wird.

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Umbenennen von Dokumenten

Wenn Sie ein Dokument umbenennen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Umbenennen.

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Ändern der aktuellen Ansicht

In einem SharePoint-Arbeitsbereich entsprechen die verfügbaren Ansichten den Ansichten, die auf der SharePoint-Website definiert sind. Sie können die Ansichten ändern, um verschiedene Elementsätze abhängig von den für eine ausgewählte Ansicht eingerichteten Filtern anzuzeigen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht.

  2. Klicken Sie auf das Menü Aktuelle Ansicht und dann auf die gewünschte Ansicht.

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Sortieren von Dokumenten

  1. Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie Dokumente sortieren möchten.

  2. Klicken Sie in einem SharePoint-Arbeitsbereich auf die Registerkarte Ansicht, dann auf das Menü Dokumente sortieren und anschließend auf eine Sortieroption.

    Damit Sortieroptionen angezeigt werden, müssen Sie die aktuelle Ansicht ggf. auf "Arbeitsbereichstandard" festlegen. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht auf das Menü Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Arbeitsbereichstandard.

  3. Klicken Sie in einem Groove-Arbeitsbereich auf die Registerkarte "Ansicht", dann auf das Menü Dokumente sortieren und anschließend auf eine Sortieroption.

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Anzeigen von Dokumenteigenschaften

  1. Wählen Sie das Dokument aus.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Eigenschaften.

    Wenn sich das Dokument in einem SharePoint-Arbeitsbereich befindet, wird ein Fenster Eigenschaften von der SharePoint-Website geöffnet.

    Wenn sich das Dokument in einem Groove-Arbeitsbereich befindet, wird ein Dialogfeld SharePoint Workspace-Eigenschaften geöffnet.

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Erstellen neuer Dokumentordner

Sie können Dokumentordner in einer baumähnlichen Struktur wie in Windows-Explorer erstellen und anordnen. Alle Dateitools enthalten anfangs einen "Stammordner", der immer der Ordner auf der obersten Ebene in der Liste ist (analog zu einem Laufwerknamen wie z. B. (C:\) auf Ihrem Computer). Alle Ordner, die Sie hinzufügen, werden hierarchisch unterhalb des "Stammordners" angezeigt.

Erstellen eines neuen Ordners

Neue Ordner werden immer hierarchisch unter dem ausgewählten Ordner platziert.

  1. Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie einen neuen Ordner platzieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neuer Ordner.

    Wenn Sie einen neuen Ordner in einer Dokumentbibliothek in einem SharePoint-Arbeitsbereich erstellen, wird ein Fenster Neuer Ordner geöffnet, das von der SharePoint-Website abgeleitet ist. Geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

    Wenn Sie einen neuen Ordner in einem Dateitool in einem Groove-Arbeitsbereich erstellen, wird ein Dialogfeld Neuer Ordner geöffnet. Geben Sie einen Namen für den neuen Ordner ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Umbenennen eines Ordners

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie dann auf Umbenennen.

  2. Geben Sie einen neuen Namen für den Ordner ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Anzeigen von Ordnereigenschaften

  1. Klicken Sie auf den Ordner.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Eigenschaften.

    Wenn sich der Ordner in einem SharePoint-Arbeitsbereich befindet, wird ein Fenster Eigenschaften von der SharePoint-Website geöffnet.

    Wenn sich der Ordner in einem Groove-Arbeitsbereich befindet, wird ein Dialogfeld SharePoint Workspace-Eigenschaften geöffnet.

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Problembehandlung bei Downloadproblemen

Wenn andere Mitglieder des Arbeitsbereichs neue Dokumente zu einem Dateitool hinzufügen, werden diese Dokumente automatisch in Ihre Kopie des Arbeitsbereichs heruntergeladen. Ein Synchronisierungssymbol wird an alle Dokumente angefügt, die aktuell noch heruntergeladen werden. Beispiel:

Für dieses Dokument steht neuer oder aktualisierter Inhalt zum Herunterladen zur Verfügung

Wenn Sie versuchen, ein Dokument zu öffnen, das noch ein Synchronisierungssymbol anzeigt, wird eine Meldung "Der Inhalt ist nicht verfügbar" angezeigt, um Sie zu informieren, dass der Inhalt des Dokuments nicht heruntergeladen oder der Download noch nicht abgeschlossen wurde.

In einigen Fällen müssen Sie einfach ein oder zwei Minuten warten, bis der Download des Dokuments abgeschlossen wurde. Bei sehr umfangreichen Dokumenten kann es einige Zeit dauern, bis der Download abgeschlossen wurde. Dieses Problem kann jedoch auch auftreten, wenn das Arbeitsbereichsmitglied, das das Dokument hinzugefügt hat, in den Offlinemodus wechselt, bevor die Übertragung des Dokuments auf Ihren Computer abgeschlossen wurde. In diesem Fall müssen Sie warten, bis die betreffende Person wieder online ist, damit Sie das Dokument empfangen können.

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