Verwalten von Daten mit Access oder Excel

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Microsoft Access und Microsoft Excel besitzen viele gemeinsamkeiten, die welche erschweren können entscheiden, welches Programm verwendet werden sollen. Beispielsweise können anspruchsvolle Berechnungen, die die Daten zurückgeben, die Sie benötigen beide Programme große Datenmengen speichern, leistungsfähige Abfragen und Analysetools zu filtern und die Daten abrufen, ausführen und.

Jedes Programm hat jedoch eindeutigen Vorteile, je nach Typ der Daten, die Sie verwalten, und führen Sie mit diesen Daten werden soll. Wenn es Ihr Ziel ist, die in einem Format Datenintegrität, die von mehreren Benutzern zugegriffen werden kann, beträgt beispielsweise Access die beste Wahl, während Excel besser für komplexe numerischen Daten geeignet sind, die Sie im Detail analysieren möchten.

In vielen Fällen können Sie beide Programme, wobei jede für den Zweck, den sie am besten geeignet ist. Access ist im Allgemeinen besser für die Verwaltung von Daten: helfen, die Sie beibehalten Aufbau des Programms, einfach zu suchen und verfügbar auf mehrere Benutzer gleichzeitig. Excel ist grundsätzlich besser zum Analysieren von Daten: Durchführen komplexer Berechnungen und Untersuchen von möglichen Ergebnisse erzeugt hoher Qualität Diagramme. Wenn Sie Access zum Speichern Ihrer Daten und Excel, um diese zu analysieren verwenden, erhalten Sie die Vorteile von beide Programme.

Bevor Sie, welches Programm entscheiden verwenden, möchten Sie möglicherweise vergleichen die Vorteile der einzelnen Programme, wenn es empfiehlt sich, verwenden Sie mindestens eine der anderen, und erfahren Sie, wie für die Arbeit mit beide Programme genau Ergebnisse erzielen Sie die gewünschten Informationen.

Hinweis: Alle Microsoft Office-Suiten einschließen Excel, jedoch nicht alle Suites Access.

Vergleichen Sie die Vorteile der einzelnen Programme

Auswählen des richtigen Programms ist entscheidend, wenn zugreifen und aktualisieren Sie Ihre Informationen mit höchster Leistung und Genauigkeit werden soll. Um herauszufinden, welches Programm für die Vorgänge am besten geeignet ist, die Sie erreichen möchten, kann es hilfreich sein, um die Vorteile vergleichen, die jedes Programm zu bezüglich Datenspeicher, Datenanalyse, mehrere Benutzer für die Zusammenarbeit und Sicherheit zu bieten hat.

Flache im Vergleich zu relationalen Daten    Wenn Sie entscheiden, welches Programm für das Speichern von Daten am besten geeignet ist, Fragen Sie sich die folgende Frage: ist die Daten relational oder nicht? Daten, die in einer einzelnen Tabelle oder ein Arbeitsblatt effizient enthalten sein können, heißt flachen oder nicht relationale Daten. Kann z. B., wenn Sie eine einfache Liste von Kunden, mit dem nur eine Adresse und Kontaktperson für jeden Kunden erstellen möchten, Excel die bessere Wahl. Wenn Sie eine komplexere Kundenliste mit speichern, Abrechnung und Adressen der einzelnen Kunden oder mehrere Personen für die einzelnen Kunden Versand möchten, ist der Zugriff jedoch eine bessere Lösung.

In einer Relationale Datenbank organisieren Sie Ihre Daten in mehreren Tabellen. In einer gut gestaltete relationalen Datenbank jede Tabelle flachen ist und Informationen zu der Art von Daten enthält. Beispielsweise, wenn Sie eine Kundendatenbank erstellen, sollte die Namen der Kunden in einer Tabelle gespeichert, wohingegen diese Kunden Abrechnung und Liefer-Adressen in einer separaten Tabelle gespeichert werden soll. Speichern von Adressen getrennt von Namen empfiehlt sich, da der einzelnen Kunden kann mehr als einer Adresse verfügen, und Sie können für jeden Kunden mehrere Adressen eingeben, ohne den Kundennamen für jede Adresse erneut eingeben zu müssen möchten.

Lokale im Vergleich zu externen Daten    Sie können Access verwenden, mit Daten aus einer Vielzahl verschiedener Datenquellen herstellen, damit Sie können, Abfrage anzeigen, und die Daten bearbeiten, ohne sie importieren zu müssen. Access bietet beispielsweise Befehle zum vorhandenen Daten in einer Microsoft SQL Server-Datenbank, eine Datei im dBASE oder einem Outlook-Ordner zusammen mit vielen anderen Datenquellen herstellen. Excel können Sie eine Verbindung mit einer Vielzahl von Datenquellen, einschließlich Access, SQL Server und Analysis Services-Datenbanken, Text und XML-Dateien und ODBC- und OLE DB-Datenquellen. Die Daten, um die Quelldaten über die Excel-Benutzeroberfläche ändern keine jedoch nicht bearbeitet werden.

Access und in Excel stellen die Befehle für die Verbindung zu Daten in Windows SharePoint Services Listen bereit. Excel bietet jedoch nur eine schreibgeschützte Verbindung mit SharePoint-Listen; während die Access können Sie aus lesen und Schreiben von Daten in SharePoint-Listen.

Datenintegrität im Vergleich zu Flexibilität    Eindeutigen Bezeichner helfen, die Integrität Ihrer Daten zu erhalten, und sie dafür, dass keine zwei Zeilen (oder Datensätze) dieselben Daten enthalten. Eindeutigen Bezeichner bieten auch die schnellste Möglichkeit zum Abrufen von Daten, wenn Sie auf Suchen, oder die Daten zu sortieren. Klicken Sie in Access können Sie den Datentyp AutoWert automatisch einen eindeutigen Bezeichner für jeden Datensatz generieren. Diese Bezeichner können dann Datensätzen in einer Tabelle auf einem oder mehreren Datensätzen in einer anderen Tabelle beziehen.

Die Struktur, die Zugriff auf Ihre Daten angewendet wird sichergestellt, dass die Datenintegrität. Access kann erforderlich sein, neue Datensätze in einer Tabelle einen vorhandenen entsprechenden Wert in einer anderen Tabelle, sodass "verwaiste" Datensätze können nicht erstellt werden. Angenommen, möchten Sie nicht Ordnung verfügen, die keine Kundeninformationen eingefügt haben. Jeden neuer Datensatz in der Tabelle Orders einen entsprechenden Kundenwert in der Kundentabelle verfügt, kann Access erforderlich. Dies erforderlich ist, dass die Entsprechung von Werten Referenzielle Integrität aufgerufen wird.

Sie können auch vorgangseinschränkung eigene Einschränkungen und Regeln, um zu gewährleisten, dass die Daten richtig eingegeben werden. Excel können Sie die Daten in einer Weise mehr Freiform eingeben, aber da relationale Daten von Excel nicht unterstützt wird, kann es nicht referenziellen Integrität unterstützen. Den Befehl Datenüberprüfung können Sie jedoch um die Dateneingabe in Excel zu steuern.

Abfragen    Wenn Sie häufig zum Anzeigen von Daten in einer Vielzahl von Methoden, je nach der Änderung Bedingungen oder Ereignisse, haben möglicherweise Access die bessere Wahl für das Speichern und die Arbeit mit Ihren Daten. Access können Sie die Abfragen Structured Query Language (SQL) zu verwenden, um schnell nur die Zeilen und Spalten mit Daten, die Sie wünschen, abrufen können, ob die Daten in einer Tabelle oder viele Tabellen enthalten ist. Sie können auch Ausdrücke in Abfragen zum Erstellen berechneter Felder verwenden. Mithilfe eines Ausdrucks in Access ähnelt dem Verfahren zum Verwenden von Formeln zum Berechnen von Werten in Excel. Sie können auch Access-Abfragen Zusammenfassen von Daten und aggregieren Sie Werte, z. B. Summen und Mittelwerte zählt präsentieren verwenden.

Modellieren    In Excel können Sie Was-wäre-wenn-Analyse Tools verwenden, um das Ergebnis der ein Arbeitsblattmodell prognostizieren. Was-wäre-wenn-Analyse können Sie verschiedenen Szenarios für Ihre Daten, wie z. B. best Case und ungünstigsten Fall ausführen, und vergleichen Sie die resultierenden Daten mehrere Szenarien in einen Zusammenfassungsbericht. Keine ähnliche Feature ist in Access verfügbar.

Pivot und Diagramme    In beiden Programmen können Sie PivotTable-Berichte und PivotTable-Diagramme erstellen. Excel bietet jedoch erweiterte PivotTable Berichterstattung und Diagrammfeatures als Access verarbeitet. Wenn Sie beabsichtigen, umfassende PivotTable-Berichte erstellen oder angeben, dass professionell aussehende regelmäßig Diagramme, sollten Sie die PivotTable-Berichte oder PivotTable in Excel Diagramme, statt die gleiche Features in Access verwenden.

Access und in Excel in Onlinezusammenarbeit Umgebungen, wie Windows SharePoint Services und Netzwerk-Dateifreigaben verwendet werden kann es gibt jedoch einige Unterschiede bei der Darstellung die Daten, die von mehreren Benutzern zugegriffen werden können.

Mehrere Benutzer den Zugriff auf Daten    Klicken Sie unter normalen Vorgang können Sie mehrere Benutzer, die eine einzelne Datenbank zur gleichen Zeit öffnen in Access; Dies funktioniert gut, da sperrt Access nur die Daten, die gerade bearbeitet wird; Daher können andere Benutzer unterschiedliche Datensätze ohne Konflikte bearbeiten. In Excel können Sie eine Arbeitsmappe mit anderen Benutzern, aber für die Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern Funktionen optimale freigeben, wenn der Benutzer auf die Daten in dieser Arbeitsmappe zu verschiedenen Zeiten statt gleichzeitig arbeiten. Benutzer einer Access-Datenbank auf einer Gruppe von Datenzusammenarbeiten und Benutzer einer Excel-Arbeitsmappe gemeinsam an einem Dokument.

Verwenden von Windows SharePoint Services für die Zusammenarbeit    Beide Programme Integration mit Microsoft Windows SharePoint Services-Technologien, wie z. B. SharePoint-Listen und Dokumentbibliotheken.

Access bietet eine Vielzahl von Methoden zur Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern auf einer SharePoint-Website. Angenommen, Sie hochladen eine vollständige Datenbank in einer Windows SharePoint Services-Dokumentbibliothek, Formulare und Berichte, die als Windows SharePoint Services-Ansichten zur Verfügung stellen und verknüpfen eine Datenbank mit Daten, die gespeichert sind in SharePoint-Listen.

Excel bietet nur eine Möglichkeit für die Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern auf einer SharePoint Services-Website. Sie können eine Arbeitsmappe Windows SharePoint Services-Dokumentbibliotheken, hochladen, wo einzelne Benutzer der Arbeitsmappe Änderungen vornehmen Auschecken können verhindern, dass andere Benutzer die Arbeitsmappe gleichzeitig ändern. Benutzer können eine Arbeitsmappe bearbeiten auch aus der Dokumentbibliothek, in diesem Fall müssen sie für andere Benutzer Datenkonflikte vermieden werden sollten koordinieren.

Mithilfe von Netzwerkordnern für die Zusammenarbeit    Wenn Sie eine Access-Datenbank in einem freigegebenen Ordner speichern, können mehrere Benutzer die Datenbank öffnen und gleichzeitig arbeiten mit den Daten. Einzelne Einträge sind gesperrt, wenn ein Benutzer diese bearbeitet. Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in einem freigegebenen Ordner speichern, kann nur von einem Benutzer die Arbeitsmappe gleichzeitig bearbeiten. Zu Anzeigezwecken, können mehrere Benutzer die Arbeitsmappe öffnen, während ein anderer Benutzer wird bearbeitet, aber diese Benutzer keine Änderungen zu den Daten vornehmen, bis der Benutzer, der die Arbeitsmappe bearbeitet wird geschlossen.

Beide Programme bieten vergleichbare Features – Kennwörter und Verschlüsselung –, die können Ihnen helfen zu verhindern, dass Datenverlust und Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Es gibt jedoch einige Unterschiede zwischen Access und Excel funktioniert der Datenschutz wie Benutzerebene.

Schutz vor Datenverlust    In Access wird Ihre Arbeit kontinuierlich gespeichert, damit im Fall ein unerwarteter Fehler bei Sie wahrscheinlich nicht viel Arbeit (falls vorhanden) verlieren sind. Da Access kontinuierlich Ihre Arbeit speichert, ist es jedoch auch möglich, dass Sie Änderungen vornehmen, die Sie sich später entschließen, haben Sie kein Interesse auf commit. Um sicherzustellen, dass Sie die Art und Weise Ihrer Datenbank wiederherstellen können Sie die gewünschten, sollten Sie eine Sicherungskopie der Datenbankdatei auf einen Zeitplan erstellen, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Sie können eine gesamte Datenbank aus einer Sicherung wiederherstellen, oder Sie können nur die Tabelle oder andere Datenbankobjekt, die Sie benötigen wiederherstellen. Wenn Sie eine zusätzliche Datei System-Programm verwenden, können Sie auch eine Kopie einer Datenbank aus einer Sicherung zum Wiederherstellen Ihrer Daten verwenden. In Excel können Sie in festgelegten Zeitabständen AutoWiederherstellen-Informationen speichern, während Sie Ihre Daten zu aktualisieren.

Benutzerdatensicherheits - Datenschutz    Sie können in Excel entfernt kritische oder private Daten aus der Ansicht durch das Ausblenden von Spalten und Zeilen mit Daten und schützen Sie das gesamte Arbeitsblatt zum Steuern des Benutzerzugriffs auf ausgeblendeten Daten. Außer dem Schützen von einem Arbeitsblatt und die zugehörigen Elemente, können Sie auch Sperren und entsperren Zellen in einem Arbeitsblatt aus, um zu verhindern, dass andere Benutzer versehentlich wichtige Daten ändern.

Sicherheit auf Benutzerebene-Datei    Ebene der Datei können Sie Verschlüsselung in beide Programme verwenden, um zu verhindern, dass nicht autorisierte Benutzer die Daten angezeigt. Sie können auch erforderlich, dass eine Kennwort eingegeben werden, um eine Datenbankdatei oder eine Arbeitsmappe öffnen. Darüber hinaus kann Ihnen helfen, eines Datenbankdatei oder einer Arbeitsmappe zu sichern, indem Sie eine Digitale Signatur.

Beschränkt den Zugriff auf Daten    Klicken Sie in Excel können Sie angeben, Benutzer-basierte Berechtigungen zum Zugriff auf die Daten, oder legen Sie die Leseberechtigung, die verhindern, dass andere Benutzer Bereitstellen von Änderungen für die Daten, denen sie Zugriff haben. Access bietet keine Sicherheit auf Benutzerebene Features, aber Access unterstützt das Modell Benutzer Sicherheit, der alle Datenbankserver, der sie eine Verbindung herstellt. Wenn Sie mit einer SharePoint-Liste verknüpfen, heeds Access beispielsweise die Benutzerberechtigungen für die SharePoint-Liste. Wenn Sie nicht autorisierte Benutzer auf die Access-Daten beibehalten möchten, können Sie die Datenbank verschlüsseln, durch ein Kennwort festlegen. Benutzer müssen das Kennwort zum Lesen von Daten in der Datenbank eingeben, auch wenn sie es mit einem anderen Programm, wie z. B. Excel zugreifen.

Weitere Informationen zum Schutz Ihrer Daten finden Sie unter schützen eine Access 2007-Datenbank und Datenschutz und Sicherheit in Excel.

Verwendung von Access

Sehr allgemein ist Access die beste Option dar, beim müssen Sie nachverfolgen und Aufzeichnen von Daten regelmäßig, und zeigen Sie dann, exportieren oder Untermenge von Daten drucken. Access-Formulare bieten eine komfortable Schnittstelle als ein Excel-Arbeitsblatt für die Arbeit mit Ihren Daten. Verwenden von Access zum Automatisieren von häufig ausgeführte Aktionen, und Access-Berichte können Sie die Daten in gedruckten oder elektronischen Format zusammenfassen. Access bietet weitere Struktur für Ihre Daten; Beispielsweise können Sie steuern, welche Arten von Daten sein können eingegeben haben, welche Werte eingegeben werden kann, und Sie können angeben, wie Daten in einer Tabelle mit Daten in anderen Tabellen verknüpft ist. Diese Struktur wird sichergestellt, dass nur die richtigen Datentypen eingegeben werden.

Access speichert Daten in Tabellen, die ähnlich wie Arbeitsblätter aussehen – aber Access-Tabellen entwickelt für komplexe Abfragen mit Bezug auf Daten in anderen Tabellen gespeichert wurden.

Verwenden Sie Access, wenn folgende Bedingungen vorliegen:

  • Überlegen viele Personen, die in der Datenbank arbeiten, und festgelegte Optionen, die Updates für Ihre Daten wie Datensatz sperren, und Konflikt mit einer Auflösung von sicheres behandelt werden soll.

  • Erwarten Sie müssen ein Dataset weitere Tabellen hinzufügen, die als flachen oder nicht relationale Tabelle stammt.

  • Sie möchten komplexe Abfragen durchführen.

  • Möchten Sie eine Vielzahl von Berichten oder Adressetiketten zu erstellen.

  • Verwalten von Kontakten    Sie können Verwalten Ihrer Kontakte und e-Mail-Adressen, und klicken Sie dann Erstellen von Berichten in Access oder verbinden die Daten mit Microsoft Office Word Serienbriefen, Adressetiketten oder Umschläge drucken.

  • Bestand und Bestandsnachverfolgung    Sie können Bestand von Elementen in Ihre Start oder Ihr Unternehmen erstellen und Speichern von Fotos oder andere verwandte Dokumente zusammen mit den Daten.

  • Nachverfolgen der Reihenfolge    Sie können Informationen zu Produkten, Kunden und Bestellungen eingeben und dann Berichte erstellen, die die Umsätze nach Mitarbeiter, Region, Zeitraum oder einem anderen Wert anzuzeigen.

  • Nachverfolgen der Aufgabe    Sie können Nachverfolgen von Aufgaben für eine Gruppe von Personen, und geben Sie neue Vorgänge zur gleichen Zeit, die andere Personen ihre vorhandene Vorgänge in derselben Datenbank aktualisieren.

  • Organisieren von Bibliotheken Detaildaten zur Ausleihe    Sie können Access verwenden, Daten zu Ihren Bücher und CDs zu speichern, und Nachverfolgen von wem Sie diese verliehen wurde.

  • Planen der Veranstaltung    Sie können Geben Sie Informationen zum Ereignis Datumsangaben, Positionen und Teilnehmer und Terminpläne oder Übersichten zu den Ereignissen dann auf Drucken.

  • Nachverfolgen von Ernährung    Verfolgen von Rezepte, und melden Sie sich Übung Aktivitäten und Fitness.

Verwendung von Excel

Als ein Tabellenkalkulationsprogramm kann Excel große Datenmengen in Arbeitsmappen speichern, die ein oder mehrere Arbeitsblätter enthalten. Jedoch wird statt Erstellen einer Datenbank Management-System, wie z. B. Access, Excel für Datenanalysen und Berechnung optimiert. Sie können dieses flexible Programm Modelle zum Analysieren von Daten erstellen, Schreiben einfache und komplexe Formeln zur Berechnung auf die Registerkarte Daten Pivot die Daten eine Möglichkeit ausführen möchten, die Sie wünschen, und Präsentieren von Daten in einer Vielzahl von professionell aussehende Diagramme.

Verwenden Sie Excel, wenn folgende Bedingungen vorliegen:

  • Anfordern eine flache oder nicht relationale Ansicht der Daten anstelle eines Relationale Datenbank, die mehrere Tabellen verwendet und wenn sich die Daten hauptsächlich numerische.

  • Führen Sie häufig Berechnungen und statistische Vergleiche für Ihre Daten aus.

  • PivotTable-Berichte verwenden Sie hierarchische Daten in einem kompakten und flexible Layout anzeigen möchten.

  • Planen von regelmäßig Erstellen von Diagrammen und möchten die neuen Formate für die zum Erstellen von Diagrammen verwenden, die in Excel verfügbar sind.

  • Hervorheben von Daten mithilfe von Symbolen für bedingte Formatierung, Datenbalken, und Farbe Skalen möchten.

  • Ausgefeiltes Was-wäre-wenn-Analyse für Ihre Daten, z. B. statistische, technisch, Operationen möchten und Regressionsanalyse aus.

  • Möchten Sie Elemente in einer einfachen Liste, für die persönliche Verwendung oder für begrenzte Zusammenarbeitszwecke verfolgen.

  • "Buchhaltung"    Leistungsstarke Berechnung Funktionen von Excel in vielen Buchhaltung Abschlusses können – beispielsweise eine Cashflow-Aufstellung, Einkommen Anweisung oder Gewinn-und verlustaufstellung.

  • Kostenplanung    Ob Ihre Bedürfnisse persönliche oder geschäftliche sind verknüpft, können Sie alle Arten von Budget in Excel erstellen – beispielsweise eine marketing Budget planen, ein Budget Ereignis oder ein Budget Rente.

  • Abrechnung und "Sales"    Excel ist auch nützlich für die Verwaltung von Abrechnung und Verkaufsdaten und Formulare, die Sie benötigen, können Sie problemlos erstellen – beispielsweise, Rechnungen, Lieferscheinen oder Bestellungen.

  • Reporting    Sie können verschiedene Arten von Berichten in Excel, die wirken sich aus einer Datenanalyse oder Zusammenfassen Ihrer Daten erstellen – beispielsweise, Berichte, die projektleistung messen SCHÄTZER Daten, Zusammenfassen von Daten oder präsentieren Varianz Daten.

  • Planung    Excel ist ein großartiges Tool für die Erstellung professionell Pläne oder hilfreiche Planer – beispielsweise Planen einer wöchentlichen Klasse Plan, einen Plan für marketing Recherchieren, einen Plan exportieren oder Planer, die Ihnen helfen wöchentliche Mahlzeiten, Parteien oder Urlaub.

  • Nachverfolgen    Verwenden von Excel zum Nachverfolgen von Daten in einer Arbeitszeittabelle oder Liste – beispielsweise eine Arbeitszeittabelle zum Nachverfolgen von Arbeit oder eine Bestandsliste, das verfolgt Geräte.

  • Verwenden von Kalendern    Aufgrund seiner Natur rasterähnlichen Excel liegen die Stärken jede Art von Kalender erstellen – beispielsweise ein Kalender für Schule und Ausbildung Aktivitäten während des Jahres Schule verfolgen oder einen Kalender Geschäftsjahr geschäftliche Ereignisse und Meilensteine nachverfolgen.

Excel-Vorlagen in einem der folgenden Kategorien hilfreich finden Sie unter Vorlagen für Excel auf Microsoft Office Online.

Verwenden von Access und Excel

Es kann vorkommen, die Sie möchten die Vorteile nutzen, die beide Programme anbieten möchten. Sie ein Arbeitsblatt in Excel, in dem Sie berechnen und analysieren die Daten, erstellt haben, aber das Arbeitsblatt geworden zu umfangreich ist und komplexe, und viele andere Benutzer auf die Daten zugreifen können müssen. Sie möchten zu diesem Zeitpunkt importieren oder verknüpfen das Arbeitsblatt in Access, und verwenden Sie diese als eine Datenbank anstelle der Arbeit mit Excel. Oder vielleicht haben Sie Daten in einer Access-Datenbank, für die Sie einige detaillierte Excel PivotTable-Berichte und professionell aussehende Excel Diagramme erstellen möchten.

Unabhängig davon, welches Programm Sie zuerst verwenden, können Sie immer die Daten von einem Programm in das andere übertragen, wo Sie weiterhin damit arbeiten können. Mit oder ohne eine Verbindung von Daten bringen Daten in Access aus Excel (und umgekehrt) Sie nach dem Kopieren, importieren oder exportieren sie.

Weitere Informationen dazu, wie Sie Datenaustausch zwischen beide Programme finden Sie unter Verschieben von Daten aus Excel in Access.

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