Verwalten von Daten mit Access oder Excel

Automatische Tabellenkalkulationsprogramme, z. B. Microsoft Office Excel 2007, bieten umfangreiche Berechnungs- und Diagrammfunktionen zum Visualisieren und Bearbeiten von Tabellendaten. Sie können sich auch beim Speichern von Listen mit Informationen, z. B. Verteilerlisten oder Lagerbeständen, als nützlich erweisen. Da Ihre Anforderungen an Listen jedoch immer komplexer werden, kann es mit der Zeit schwierig werden, die Daten in einem Tabellenkalkulationssystem zu verwalten. Ein Programm einer Relationale Datenbank wie beispielsweise Microsoft Office Access 2007 ist für das Erstellen und Arbeiten mit komplexen Listen besser geeignet und stellt Ihnen leistungsstärkere Tools für das Eingeben, Ordnen, Verwalten und Suchen von Daten bereit.

Die richtige Entscheidung ist schwierig, wenn Sie mit höchster Leistung und größter Genauigkeit auf Ihre Daten zugreifen bzw. diese aktualisieren möchten. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, sollten Sie in der Lage sein, eine fundierte Entscheidung zu folgenden zwei Fragestellungen zu treffen: Wie finde ich das Programm heraus, das am besten für meine Daten geeignet ist? Wie können diese Daten geschützt werden?

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Kennenlernen der Unterschiede zwischen Access und Excel

Auswählen des geeigneten Programms

Datenschutz in Access und Excel

Kennenlernen der Unterschiede zwischen Access und Excel

Office Access 2007 und Office Excel 2007 weisen viele Gemeinsamkeiten auf. Mit beiden Programmen können Sie folgende Aktionen ausführen:

  • Ausführen von leistungsstarken Abfragen zur Sortierung und Filterung Ihrer Daten

  • Ausführen von komplexen Berechnungen zur Ermittlung der gewünschten Informationen

  • Einsatz von PivotTable- und PivotChart-Ansichten für die Interaktion mit Ihren Daten

  • Erstellen und Anzeigen von Berichten über Ihre Daten in verschiedenen Formaten

  • Verwenden von Formularen, um Ihre Daten problemlos hinzuzufügen, zu ändern, zu löschen und darin zu navigieren

  • Erstellen eines Microsoft Office Word 2007-Seriendrucks für beispielsweise die serienmäßige Fertigung von Adressetiketten 

  • Herstellen einer Verbindung zu externen Daten und Anzeigen, Abfragen und Bearbeiten dieser Daten, ohne sie importieren zu müssen

  • Erstellen von Webseiten, auf denen Ihre Daten schreibgeschützt angezeigt oder in einem aktualisierbaren Format bereitgestellt werden

  • Importieren von Daten aus externen Datenbanken (z. B. Access, Microsoft SQL Server™) und anderen Dateitypen (TXT oder HTM)

In beiden Programmen werden die Daten in Spalten organisiert, die auch Feld genannt werden und in denen eine bestimmte Informationsart gespeichert wird, die auch unter der Bezeichnung Felddatentyp bekannt ist. Die erste Zelle am oberen Ende einer Spalte wird zur Beschriftung verwendet. Ein terminologischer Unterschied besteht darin, dass in Excel der Begriff Zeile und in Access der Begriff Datensatz verwendet wird.

Als Beispiel können mit Sie mit Excel eine Personalliste erstellen. Die Liste besteht aus fünf Spalten, in denen die ID-Nummer, der Vorname, der Nachname, die dienstliche Telefonnummer und das Einstellungsdatum der Angestellten verwaltet werden. Die oberste Zelle jeder Spalte enthält in diesem Fall die Beschriftung zur Beschreibung der Daten.

Bei Excel handelt es sich jedoch nicht um ein Datenbankverwaltungssystem, sondern um eine Tabellenkalkulationssoftware, die Informationseinheiten in Zellreihen und -spalten, den so genannten Arbeitsblättern, speichert. Im Vergleich dazu werden Daten in Access in Form von Tabelle gespeichert, die den Arbeitsblättern zwar ähnlich sehen, jedoch für komplexe Abfragen in Bezug auf Daten vorgesehen sind, die in anderen Tabellen und an anderen Speicherorten bzw. sogar in Feldern anderer Tabellen gespeichert sind.

Obwohl also beide Programme gut für die Verwaltung von Daten geeignet sind, hat doch jedes eindeutige Vorteile, je nachdem, welcher Datentyp verwaltet werden soll und für welchen Zweck die Daten bestimmt sind.

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Auswählen des geeigneten Programms

Für die Entscheidung, welches Programm am besten für die Speicherung Ihrer Daten geeignet ist, müssen Sie sich folgende Frage beantworten: Handelt es sich um relationale Daten oder nicht? Wenn Sie Ihre Daten in einer einzigen Tabelle oder auf einem einzigen Arbeitsblatt speichern können, dann sollten Sie diese Möglichkeit nutzen. Daten, die auf einer einzigen Seite oder in einer einzigen Tabelle enthalten sind, werden als flache bzw. nicht relationale Daten bezeichnet. Das oben beschriebene Beispiel mit der Personaltabelle ist ein derartiger Fall. Sie würden den Nachnamen eines Angestellten nicht in einer anderen Tabelle speichern als seinen Vornamen. Die Daten in jeder Spalte der Tabelle tragen dazu bei, ein und dieselbe Entität zu beschreiben: den Mitarbeiter.

Wenn die Personalliste oder das Arbeitsblatt dagegen eine Reihe ähnlich benannter Spalten enthält, z. B. Computer1, Computer2 und Computer3, ist dies ein Zeichen dafür, dass Ihre Daten relational sind und in mehreren Tabellen gespeichert werden müssen. Dafür benötigen Sie ein Programm für relationale Datenbanken, z. B. Access. In einer relationalen Datenbank enthält jede Tabelle im Wesentlichen Informationen zu einem Datentyp (z. B. Mitarbeitern, Computern, Ereignissen, Produkten oder Bestellungen). Wenn Sie eine relationale Datenbank benötigen, weist dies in Ihren Daten auf eine 1:n-Beziehung hin. Wenn Sie z. B. eine Datenbank für die Bestellungen eines Kunden verwenden, dann wird eine Tabelle die Namen der Kunden und eine andere deren Bestellungen enthalten. Denken Sie daran, dass ein einzelner Kunde viele Bestellungen aufgeben kann. Zusätzlich möchten Sie vielleicht eine weitere Tabelle für nähere Bestellinformationen erstellen, da jede Bestellung verschiedene Artikel aus einem Sortiment enthalten kann. Relationale Daten werden aufgrund Ihres Bedarfs nach mehreren, verwandten Tabellen am besten in Access gespeichert.

Weitere Informationen zu relationalen Daten finden Sie unter der Verknüpfung im Abschnitt Siehe auch, in dem die Grundlagen für das Entwerfen von Datenbanken erläutert werden.

Es besteht eine direkte Beziehung zwischen dem Umfang Ihrer Daten und der Herausforderung, diese effektiv zu organisieren. Je größer das Datenvolumen ist, desto höher ist der Nutzen, wenn Sie diese in verschiedenen Tabellen in Access speichern. Damit Sie Ihre Daten besser verwalten und genauer damit arbeiten können, bieten sowohl Access als auch Excel eindeutige Bezeichner. In Access identifiziert ein Primärschlüssel (dargestellt als Symbol in Form eines Schlüssels, das in der Entwurfsansicht der Tabelle sichtbar ist) jeden Datensatz eindeutig. In Excel ist jede Zeile nummeriert, und jeder Spalte ist ein Buchstabe zugewiesen, wodurch jede Zelle oder jeder Zellbereich über einen eindeutigen Bezug verfügt, z. B. B5.

Eindeutige Bezeichner tragen zur Wahrung der Integrität der Daten bei und gewährleisten, dass keine zwei Zeilen (oder Datensätze) exakt dieselben Daten enthalten. Sie ermöglichen Ihnen beim Suchen oder Sortieren der Daten auch das schnelle Auffinden von Daten.

Verwendung von Access

Verwenden Sie Access, wenn folgende Bedingungen vorliegen:

  • Sie benötigen eine relationale Datenbank (mehrere Tabellen) zum Speichern Ihrer Daten.

  • Sie möchten einer ursprünglich flachen bzw. nicht relationalen Datenmenge später u. U. weitere Tabellen hinzufügen.

    Wenn Sie beispielsweise Kundeninformationen, z. B. Vor- und Nachname, Adresse und Telefonnummer, pflegen möchten, aber vielleicht noch Kundenaktionen hinzukommen könnten, z. B. Bestellungen, dann sollten Sie in Erwägung ziehen, die Daten in Access zu speichern.

  • Sie verfügen über eine sehr große Datenmenge (mehrere Tausend Einträge).

    Wenn Sie z. B. in einer großen Firma arbeiten und Personaldaten speichern müssen, dann sollten Sie Access verwenden.

  • Die zu pflegenden Daten bestehen zumeist aus Text.

  • Sie verwenden mehrere externe Datenbanken, um die benötigten Daten abzurufen und zu analysieren.

    Wenn Sie beispielsweise regelmäßig Daten in Access-Datenbanken importieren bzw. aus Access-Datenbanken exportieren müssen, ist es möglicherweise am sinnvollsten, wenn Sie in Access arbeiten, um die Kompatibilität zu erhöhen.

  • Sie müssen eine konstante Verbindung zu einer großen externen Datenbank aufrechterhalten, z. B. einer mithilfe von Microsoft SQL Server erstellten Datenbank.

  • Sie möchten komplexe Abfragen durchführen.

    Wenn Sie beispielsweise in einer großen Firma arbeiten, die Kundenbestellungen entgegennimmt, müssen Sie möglicherweise in einer SQL Server-Datenbank gespeicherte Kundennamen nachschlagen, während Sie neue Kundenbestellungen in Access aufnehmen. Sie können von der Tabellenansicht in Access aus eine Verbindung mit der SQL Server-Datenbank aufrechterhalten. Wenn Sie einen Kundennamen hinzufügen oder nachschlagen, arbeiten Sie in der SQL Server-Datenbank, doch die Informationen zu den neuen Bestellungen, die Sie gerade aufgenommen haben, werden lokal in Access-Tabellen gespeichert.

  • Viele Personen müssen mit der Datenbank arbeiten, und Sie möchten daher robuste Optionen für die Aktualisierung der Daten anwenden.

Verwendung von Excel

Verwenden Sie Excel, wenn folgende Bedingungen vorliegen:

  • Sie benötigen eine flache bzw. nicht relationale Ansicht Ihrer Daten (d. h. eine relationale Datenbank mit mehreren Tabellen ist nicht erforderlich).

    Dies gilt insbesondere dann, wenn es sich hauptsächlich um numerische Daten handelt, z. B. bei der Verwaltung eines Finanzbudgets für ein bestimmtes Jahr.

  • Sie möchten in erster Linie Berechnungen und statistische Vergleiche mit Ihren Daten durchführen, beispielsweise beim Aufstellen einer Kosten-/Nutzen-Analyse für den Budgetplan Ihrer Firma.

  • Die Größe Ihrer Datenmenge ist überschaubar (nicht mehr als 15.000 Zeilen).

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Datenschutz in Access und Excel

Unabhängig davon, welches der beiden Programme Sie auswählen, müssen Sie wissen, wie Sie Ihre Daten schützen können. Es folgen einige Tipps:

  • Erstellen Sie nach jeder Aktualisierung der Daten eine Sicherungskopie der Datei.

  • Vermeiden Sie leere Zellen in den Zeilen und Spalten, die Daten enthalten sollten. In Access können Sie das mittels Datenvalidierung erreichen.

  • Verwenden Sie die Option Einblenden/Ausblenden, um kritische Daten ggf. aus der Ansicht zu entfernen.

  • Treffen Sie Maßnahmen, um den Benutzerzugriff auf die Daten zu steuern und die eigenen Daten zu schützen. Hierzu gehören u. a. folgende Sicherheitsvorkehrungen:

    • Verschlüsselung

    • Kennwortanforderungen

    • Digitale Signaturen

    • Schreibschutzrechte

Weitere Informationen zum Schützen eigener Daten finden Sie unter den Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

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