Verwalten von Besprechungen und Teilnehmern

Als Referent können Sie alle Aspekte einer Besprechung steuern. Sie entscheiden, wer teilnimmt und in welchem Maß sich die Teilnehmer aktiv beteiligen dürfen.

Anzeigen von Besprechungsinformationen

Während einer Besprechung können Sie jederzeit u. a. folgende grundlegenden Besprechungsinformationen anzeigen:

  • Besprechungsname

  • Datum, Startzeit und Endzeit der Besprechung

  • Besprechungs-ID

  • Besprechungsschlüssel

  • Konferenzcenter

  • Webadresse (URL) für die Teilnahme an der Besprechung

  • Einwähldetails für die Telefonkonferenz

So zeigen Sie Besprechungsinformationen an

  • Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf Besprechung.

Verwalten von Besprechungsteilnehmern

Sie können die Liste der Personen anzeigen, die an der Besprechung teilnehmen, und mit einzelnen Teilnehmern interagieren, z. B. einen Chat beginnen. Sie können auch die aktuelle Feedbackfarbe für die einzelnen Teilnehmer auf der Liste anzeigen.

In der Statusübersicht können Sie die gleichen Informationen auch in grafischer Form anzeigen. In dieser Ansicht können Sie jedoch nicht mit anderen Teilnehmern interagieren.

Wenn Sie eine stärkere Kontrolle darüber wünschen, welche Personen an einer Besprechung teilnehmen dürfen, verwenden Sie die Besprechungslobby.

Sie können für die Teilnehmer Berechtigungen zum Anzeigen der Teilnehmerliste und der Statusübersicht einrichten.

So zeigen Sie die Liste der Besprechungsteilnehmer an

  1. Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf Teilnehmer.

  2. Klicken Sie ggf. im Bereich Teilnehmer auf Anzeigen und anschließend auf Liste.

So zeigen Sie die Statusübersicht an

  • Klicken Sie im Bereich Teilnehmer auf Anzeigen und anschließend auf Statusübersicht.

Verwalten von Teilnehmerberechtigungen

Teilnehmerberechtigungen werden zu Beginn vom Organisator der Besprechung festgelegt. Als Referent können Sie die folgenden Berechtigungen für alle Teilnehmer anpassen:

  • Wenn Sie Als PDF-Datei drucken auswählen, können die Teilnehmer die aktuelle Ressource als Adobe Acrobat-Datei (PDF) auf ihren Computern speichern.

  • Wenn Sie Aktuellen Inhalt prüfen auswählen, können die Teilnehmer eine Ressource anzeigen, während eine andere präsentiert wird.

  • Wenn Sie Fragen stellen auswählen, können die Teilnehmer dem Referenten Fragen stellen, Antworten erhalten und Bescheid geben, wenn sie einen Chat starten oder das Wort erteilt bekommen möchten.

  • Wenn Sie Aktuellem Inhalt Anmerkung hinzufügen auswählen, können die Teilnehmer mithilfe der Anmerkungstools einer gemeinsamen Folie Anmerkungen hinzufügen.

  • Wenn Sie Teilnehmerliste anzeigen auswählen, können die Teilnehmer die Liste der Personen, die an der Besprechung teilnehmen, sowie die aktuelle Feedbackfarbe der einzelnen Teilnehmer anzeigen.

  • Wenn Sie Statusübersicht anzeigen auswählen, können die Teilnehmer die Teilnehmerliste in grafischer Form anzeigen.

  • Wenn Sie Chat auswählen, können die Teilnehmer Eins-zu-Eins-Chats mit anderen Teilnehmern beginnen oder vom Referenten das Wort erteilt bekommen.

  • Wenn Sie Miniaturansichten anzeigen und durch aktuellen Inhalt navigieren auswählen, können die Teilnehmer einzelne Folien in der aktuellen Ressource anzeigen und in diesen navigieren.

  • Wenn Sie Neue Seiten in akt. Inhalt erstellen auswählen, können die Teilnehmer der aktuellen Ressource eine neue Folie hinzufügen.

  • Wenn Sie Über den Inhaltsbereich Inhalte auswählen und hinzufügen auswählen, können Teilnehmer Präsentationsinhalte für die Besprechung steuern.

  • Wenn Sie unter Ausdrucke die Option Nur herunterladen auswählen, können die Teilnehmer Ausdrucke herunterladen, die vom Referenten oder einem anderen Teilnehmer bereitgestellt wurden.

  • Wenn Sie unter Ausdrucke die Option Hoch- und herunterladen auswählen, können die Teilnehmer Ausdrucke hoch- und herunterladen. (Zum Hochladen müssen die Teilnehmer den Microsoft Windows-basierten Client verwenden.)

  • Wenn Sie unter Ausdrucke die Option Nicht verfügbar wählen, stehen für die Besprechung keine Ausdrucke zur Verfügung.

  • Wenn Sie unter Freigegebene Notizen die Option Nicht verfügbar wählen, stehen für die Besprechung keine freigegebenen Notizen zur Verfügung.

  • Wenn Sie unter Freigegebene Notizen die Option Anzeigen, speichern wählen, können Teilnehmer (außer Live Meeting Web Access-Teilnehmer) die freigegebenen Notizen für eine Besprechung anzeigen und eine Kopie auf ihrem Computer speichern.

  • Wenn Sie unter Freigegebene Notizen die Option Anzeigen, Speichern, Bearbeiten wählen, können Teilnehmer (außer Live Meeting Web Access-Teilnehmer) selbst freigegebene Notizen erstellen und sie auf ihrem Computer speichern.

So ändern Sie Teilnehmerberechtigungen

  1. Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf Teilnehmer.

  2. Klicken Sie im Bereich Teilnehmer auf Berechtigungen.

  3. Nehmen Sie im Dialogfeld Teilnehmerberechtigungen die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie anschließend auf OK.

Einladen weiterer Teilnehmer und Referenten

Während einer Besprechung können Sie weiteren Personen E-Mail-Einladungen für die Besprechung senden.

So laden Sie neue Teilnehmer zur Besprechung ein

  1. Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf Besprechung.

  2. Klicken Sie im Bereich Besprechung auf Einladen.

  3. Geben Sie im Dialogfeld E-Mail-Einladungen senden die folgenden Informationen ein:

    • Ihre E-Mail-Adresse

    • Ihren Namen

    • Die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer, die bei der Besprechung über Referentenberechtigungen verfügen sollen. Trennen Sie die einzelnen Adressen durch Semikola.

    • Die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer, die bei der Besprechung über Teilnehmerberechtigungen verfügen sollen. Trennen Sie die einzelnen Adressen durch Semikola.

    • Den Text Ihrer Einladungsnachricht.

  4. Klicken Sie auf Einladungen senden.

Verwenden der Besprechungslobby

Die Besprechungslobby bietet eine Möglichkeit, den Zugang von Teilnehmern zur Besprechung zu steuern. Dieses Feature ist besonders bei sehr großen Besprechungen nützlich.

Die Verwendung der Besprechungslobby bietet die folgenden Vorteile:

  • Sie können unerwarteten Teilnehmern selektiv den Zugang gestatten.

  • Sie können die Besprechung sperren, sodass Spätankömmlinge nicht teilnehmen können.

Wenn Sie die Besprechungslobby verwenden, wird beim Erstellen der Besprechung eine URL für die Besprechungslobby generiert. Wenn ein Organisator eine Besprechung einrichtet, kann er oder sie die URL der Besprechungslobby allgemein für die Personen verfügbar machen, die keine Live Meeting-Einladung erhalten haben. Benutzer, die dem Link folgen, erhalten Zugriff auf die Besprechungslobby und warten dort, bis sie von Ihnen (oder einem anderen Referenten) Zugriff zur Besprechung erhalten.

Sie können die Aktivitäten in der Besprechungslobby verfolgen, indem Sie sich über die Konsole benachrichtigen lassen, wenn ein Teilnehmer die Lobby betritt.

Sie können die Besprechungslobby nur verwenden, wenn der Organisator diese beim Einrichten der Besprechung aktiviert hat.

So zeigen Sie die Besprechungslobby an

  1. Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf Besprechung.

  2. Klicken Sie im Bereich Besprechung auf Lobby.

So gewähren Sie einem Teilnehmer in der Besprechungslobby Zugang zur Besprechung

  1. Klicken Sie in der Besprechungslobby unter Teilnehmer auf den Namen des Teilnehmers, dem Sie Zugriff gewähren möchten.

  2. Klicken Sie auf Zugriff gewähren.

So gewähren Sie Teilnehmern in der Besprechungslobby automatisch Zugang zur Besprechung

  • Aktivieren Sie in der Besprechungslobby unter Lobby-Einstellungen das Kontrollkästchen Allen Teilnehmern in der Lobby automatisch Zugriff gewähren.

So verweigern Sie einem Teilnehmer in der Besprechungslobby den Zugang zur Besprechung

  1. Klicken Sie in der Besprechungslobby unter Teilnehmer auf den Namen des Teilnehmers, dem Sie den Zugriff verweigern möchten.

  2. Klicken Sie auf Zugriff verweigern.

So erhalten Sie beim Zugang eines Teilnehmers zur Besprechungslobby eine Benachrichtigung

  • Aktivieren Sie in der Besprechungslobby unterLobby-Einstellungen das Kontrollkästchen Bei neu hinzugek. Teilnehmern immer benachrichtigen.

So sperren Sie die Besprechung

  1. Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf Besprechung.

  2. Klicken Sie im Bereich Besprechung auf Sperren.

So entsperren Sie die Besprechung

  1. Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf Besprechung.

  2. Klicken Sie im Bereich BesprechungEntsperren.

Beenden einer Besprechung

Als Referent verfügen Sie über zwei Optionen zum Verlassen einer Besprechung. Sie können Office Live Meeting Web Access schließen, sodass die Besprechung ohne Ihre Teilnahme fortgeführt wird, oder die Besprechung für alle Teilnehmer, einschließlich Sie selbst, beenden.

So beenden Sie die Besprechung und lassen die Fortsetzung zu

  1. Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf Besprechung.

  2. Klicken Sie im Bereich Besprechung auf Beenden.

  3. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Bestätigungsdialogfeld auf OK.

So beenden Sie die Besprechung für alle Teilnehmer

  1. Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf Besprechung.

  2. Klicken Sie im Bereich Besprechung auf Beenden und Sitzung schließen.

  3. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Bestätigungsdialogfeld auf OK.

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