Verwalten von Benutzerprofilrichtlinien im SharePoint Admin Center

Jedes Personalisierungsfeature und jede Eigenschaft in Benutzerprofilen und persönlichen Websites weist eine empfohlene Standardrichtlinie auf, die entsprechend den Anforderungen der Organisation angepasst werden kann. Eine Richtlinie besteht aus zwei Teilen: der Richtlinieneinstellung und der Standardeinstellung für die Sichtbarkeit.

Informationen zu Richtlinieneinstellungen

Einige Personalisierungsfeatures enthalten wichtige Informationen für zentrale Geschäftsprozesse in einer Organisation, wohingegen andere Informationen für eine Freigabe innerhalb der gesamten Organisation ungeeignet sein können. Zwischen diesen Extremen liegen die Informationen, die für einige Benutzer freigegeben, aber nicht allen Benutzern zur Verfügung gestellt werden sollten. Im letzteren Fall müssen Sie Richtlinien für diese bestimmten Situationen erstellen. Sie sollten mit Vertretern der Geschäftsseite Ihrer Organisation zusammenarbeiten, um die geeigneten Features bzw. Eigenschaften zu bestimmen.

Die Richtlinieneinstellungen lauten wie folgt:

  • Aktiviert Das Feature wird dem Administrator des Benutzerprofildiensts und je nach Standardeinstellung für die Sichtbarkeit auch anderen Benutzern als diesem Administrator angezeigt.

  • Erforderlich Diese Eigenschaft muss Informationen enthalten, und die Informationen werden basierend auf dem Standardzugriff freigegeben. Formulare, die diese Features oder Eigenschaften enthalten, können nur übermittelt werden, wenn die erforderlichen Informationen angegeben sind. So ist beispielsweise die Eigenschaft Manager oft zwingend erforderlich, damit sie zur Bereitstellung von Informationen für ein Organigramm verwendet werden kann.

  • Optional Die Eigenschaft wird erstellt, doch werden die Werte möglicherweise nicht automatisch bereitgestellt. Jeder Benutzer entscheidet, ob Werte für die Eigenschaft bereitgestellt werden oder die Eigenschaft leer gelassen wird. Das Feature "Meine Kollegen" ist beispielsweise optional. Es ist nicht leer, sondern standardmäßig wird die vollständige Liste der Kollegen, die alle Personen in der Liste "Mein Team" eines Benutzers umfasst, den Benutzern mit Zugriffsberechtigung angezeigt. Die Benutzer können entscheiden, ob sie Kollegen aus der Liste entfernen oder die Liste durch Hinzufügen von Kollegen erweitern.

  • Deaktiviert Die Eigenschaft bzw. das Feature ist nur für den Benutzerprofildienst-Administrator sichtbar. Es wird in personalisierten Websites oder Webparts nicht angezeigt und kann nicht freigegeben werden.

  • Vom Benutzer überschreibbar Diese Option ist standardmäßig aktiviert und ermöglicht es den Benutzern, die Standardeinstellungen für die Sichtbarkeit für diese Eigenschaften zu ändern. Unabhängig davon, ob diese Option aktiviert ist oder nicht, kann beim Erstellen einer Eigenschaft durch den Administrator die Einstellung immer vom Benutzer überschrieben werden. Das bedeutet im Wesentlichen, dass der Administrator nicht in der Lage ist, eine Eigenschaft zu erstellen, einen Wert festzulegen und die Benutzer zu zwingen, diesen Wert beizubehalten.

Hinweis : Eigenschaften und Features können auf anderen SharePoint-Websites repliziert werden, wenn die Standardzugriffsrichtlinie auf "Jeder" gesetzt und die Option "Vom Benutzer überschreibbar" nicht aktiviert ist.

Informationen zur Standardeinstellung für die Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeitseinstellung bestimmt, wer Informationen für ein bestimmtes Personalisierungsfeature sehen kann.

Verfügbare Einstellungen sind:

  • Jeder Alle Benutzer mit Anzeigeberechtigungen für die Website können die relevanten Informationen sehen.

  • Privat Nur der Benutzer und der Administrator des Benutzerprofildiensts können die Informationen sehen.

Bearbeiten von Benutzerprofilrichtlinien und Datenschutzeinstellungen

Die standardmäßigen Richtlinien- und Datenschutzeinstellungen treffen für die meisten Organisationen zu, doch können Sie die Standardeinstellungen entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation bearbeiten.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort als SharePoint Online-Administrator beim Office 365 Admin Center an (https://portal.office.com/admin/default.aspx).

  2. Wählen Sie Administrator > SharePoint aus. Sie befinden sich nun im SharePoint Admin Center.

Ein Screenshot des Dropdownmenüs 'Administrator', wie es im Office 365 Admin Center angezeigt wird.

  1. Wählen Sie Benutzerprofile aus.

  2. Wählen Sie unter Personen die Option Benutzerrichtlinien verwalten aus. Die Benutzerprofilrichtlinien werden angezeigt.

Screenshot des SharePoint Online Admin Centers mit ausgewählter Seite für Benutzerprofile

  1. Zum Bearbeiten einer Richtlinie, zeigen Sie auf den Richtliniennamen und wählen den Dropdownpfeil aus. Dann wählen Sie Richtlinie bearbeiten aus.

    Hinweis :  Zwar können Sie eine Richtlinie nicht löschen, aber Sie können sie deaktivieren. Durch das Deaktivieren wird diese Richtlinie nicht mehr erzwungen.

  2. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, wählen Sie OK aus.

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