Verwalten umfangreicher Listen und Bibliotheken in SharePoint

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie mit einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek arbeiten oder diese abfragen können, ohne Sie dass eine „Schwellenwert für die Listenansicht“-Warnung erhalten. Sie können 30 Millionen Elemente oder Dokumente in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek speichern, Sie können aber, wenn Sie gemäß den folgenden Überlegungen vorgehen, die von Ihnen benötigten Informationen abrufen, ohne den Schwellenwert von 5000 Elementen für die Listenansicht zu überschreiten.

Am 15. November 2016 dank Kundenfeedback aktualisiert.

Übersicht über Listen und Bibliotheken mit vielen Elementen

Der „Schwellenwert für die Listenansicht“ wurde eingeführt, damit sich eine gleichmäßige Leistung für alle Benutzer ergibt, die Abfragen an das Datenbank-Back-End senden. Es folgen einige Informationen zu den Grenzwerten sowie dazu, wie dies alles funktioniert und wie der Wert von „Schwellenwert für die Listenansicht“ geändert werden kann.

Wichtig : „Schwellenwert für die Listenansicht“ kann nicht in SharePoint Online geändert werden. Es ist auch nicht möglich, über SharePoint Online ein tägliches Zeitfenster zu erstellen. Diese Funktionalität ist nur in SharePoint 2016, SharePoint 2013 und SharePoint 2010 verfügbar.

Zur Minimierung von Datenbankkonflikten verwendet SQL Server, die Back-End-Datenbank für SharePoint, häufig Sperren auf Zeilenebene als Strategie, um sicherzustellen, dass Aktualisierungen ordnungsgemäß durchgeführt werden, ohne andere Benutzer zu beeinträchtigen, die auf andere Zeilen zugreifen. Wenn ein Datenbankvorgang mit Lese-/Schreibzugriff wie eine Abfrage jedoch bewirkt, dass mehr als 5.000 Zeilen gleichzeitig gesperrt werden, ist es für SQL Server effektiver, vorübergehend die gesamte Tabelle zu sperren, bis der Datenbankvorgang abgeschlossen ist.

Hinweis : Der tatsächliche Wert ist nicht immer 5.000 und kann je nach Website, Umfang der Aktivitäten in der Datenbank und der Konfiguration Ihrer Website variieren.

Wenn die gesamte Tabelle gesperrt ist, können andere Benutzer nicht auf die Tabelle zugreifen. Und wenn dies zu häufig eintritt, ergibt sich für alle Benutzer eine Verschlechterung der Systemleistung. Aus diesem Grund sind Schwellen- und Grenzwerte von wesentlicher Bedeutung, um die Auswirkungen von ressourcenintensiven Datenbankvorgängen zu minimieren und den Anforderungen aller Benutzer gerecht zu werden.

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Das nachstehende Diagramm enthält eine Zusammenfassung der wichtigsten Schritte, die hinter den Kulissen erfolgen, wenn Sie auf viele Elemente in einer Liste oder Bibliothek zugreifen.

Umfangreiche Listen und Bibliotheken

  1. Listen- oder Bibliotheksdaten in einer Websitesammlung werden in einer SQL Server-Datenbanktabelle gespeichert, in der Abfragen, Indizes und Sperren zur Sicherstellung der allgemeinen Leistung, der Möglichkeit zur gemeinsamen Nutzung und der Datenintegrität verwendet werden.

  2. Bei gefilterten Ansichten mit Spaltenindizes (und anderen Vorgängen) werden Datenbankabfragen erstellt, mit denen Untermengen an Spalten und Zeilen ausgewählt und an den lokalen Computer zurückgegeben werden.

  3. Schwellenwerte und Grenzwerte tragen zur Drosselung von Vorgängen bei und stellen eine gleichmäßige Verteilung der Ressourcen auf viele gleichzeitige Benutzer sicher.

  4. Entwickler mit den geeigneten Berechtigungen können das Objektmodell außer Kraft setzen, um Schwellenwerte und Grenzwerte für benutzerdefinierte Anwendungen mit lokalen SharePoint-Versionen vorübergehend zu erhöhen.

  5. Administratoren können dedizierte Zeitfenster für alle Benutzer einrichten, damit diese mit lokalen SharePoint-Versionen in Nebenzeiten Vorgänge ohne Beschränkungen ausführen können.

  6. Information Worker können die geeigneten Ansichten, Formatvorlagen und Grenzwerte für Seiten verwenden, um die Datenanzeige auf der Seite zu beschleunigen.

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Listen und Bibliotheken haben die in der folgenden Tabelle aufgeführten bestimmten Obergrenzen.

Feature

Obergrenze

Anzahl von Elementen in einer Liste oder Bibliothek

30 Millionen

Größe eines einzelnen Dateielements oder der Anlage eines Elements

10 GB

Die folgende Tabelle enthält Informationen zur Ressourcensteuerung und zu Grenzwerten, die Sie kennen müssen. Diese Steuerungs- und Grenzwerte werden auf der Seite „Ressourcensteuerung“ in der Zentraladministration mit lokalen SharePoint-Versionen festgelegt. Wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Website, um Näheres zu den hier geltenden Grenzwerten und Anforderungen zu erfahren.

Hinweis : Zur Unterstützung der Verwaltung unterliegt der Administrator keinem der folgenden Ressourcensteuerungs- und Grenzwerte.

Hinweis : In der Benutzeroberfläche sind nicht alle Einstellungen verfügbar, und die verfügbaren sind nur mit lokalen SharePoint-Versionen verfügbar.

Schwellenwert
oder Grenzwert

Standard-
wert

Beschreibung

Schwellenwert für Listenansicht

5.000

Gibt die maximale Anzahl von Listen- oder Bibliothekselementen an, die mit einem Datenbankvorgang wie einer Abfrage gleichzeitig verarbeitet werden können. Vorgänge, die diesen Grenzwert überschreiten, werden blockiert.

Sie werden möglicherweise auf der Seite „Listeneinstellungen“ gewarnt, wenn die Liste 3.000 Elemente überschritten hat, um Ihnen Zeit für die Entwicklung einer alternativen Strategie zu geben. Diese Warnung enthält einen Link zu diesem Thema.

Grenzwert für eigene Berechtigungen

50.000

Gibt die maximale Anzahl eigener Berechtigungen an, die für eine Liste oder Bibliothek zulässig sind.

Jedes Mal, wenn die Vererbung von Berechtigungen für ein Element oder einen Ordner unterbrochen wird, zählt dies als eine (1) eigene Berechtigung im Rahmen dieses Grenzwerts. Der Versuch, ein Element hinzuzufügen, mit dem dieser Grenzwert überschritten würde, wird zurückgewiesen.

Grenzwert für Zeilenlänge

6

Gibt die maximale Anzahl von intern in der Datenbank befindlichen Tabellenzeilen an, die für ein Listen- oder Bibliothekselement verwendet werden können. Damit auch breite Listen mit vielen Spalten unterstützt werden, wird jedes Element auf mehrere interne Tabellenzeilen (maximal 6 Zeilen mit insgesamt bis zu 8000 Bytes) aufgeteilt (ausgenommen Anhänge).

Dieser Grenzwert könnte beispielsweise von einer Liste mit vielen kleinen Spalten wie Hunderten von Ja-/Nein-Spalten überschritten werden. In dem Fall wären Sie nicht in der Lage, der Liste weitere Spalten hinzuzufügen. Sie können jedoch ggf. weiter Spalten eines anderen Typs hinzufügen.

Dieser Grenzwert kann von Administratoren nur über das Objektmodell und nicht über die Benutzeroberfläche festgelegt werden.

Nachschlageschwellenwert für Listenansicht

12

Gibt die maximale Anzahl von JOIN-Operationen wie solchen an, die auf Nachschlagespalten, Person/Gruppe-Spalten oder Workflowstatusspalten basieren.

Werden in der Abfrage mehr als acht Spalten verwendet, wird der Vorgang blockiert. Es ist jedoch möglich, über das Objektmodell mithilfe der Maximalansicht die zu verwendenden Spalten programmgesteuert auszuwählen.

Schwellenwert für Listenabfragen für Auditoren und Administratoren

20.000

Gibt die maximale Anzahl von Listen- oder Bibliothekselementen an, die mit einem Datenbankvorgang wie einer Abfrage gleichzeitig verarbeitet werden können, wenn der Vorgang von einem Auditor oder Administrator mit entsprechenden Berechtigungen ausgeführt wird. Diese Einstellung funktioniert in Verbindung mit Außerkraftsetzung des Objektmodells zulassen.

Außerkraftsetzung des Objektmodells zulassen

J

Legt fest, ob Entwickler Datenbankvorgänge wie Abfragen ausführen können, die das Ändern des Werts von Schwellenwert für die Listenansicht in den höheren Grenzwert anfordern, der durch Schwellenwert für Listenabfragen für Auditoren und Administratoren angegeben ist. Ein Administrator muss das Außerkraftsetzen des Objektmodells ermöglichen. Anschließend können Entwickler mit den entsprechenden Berechtigungen programmgesteuert anfordern, dass für ihre Abfrage der höhere Listenansichts-Schwellenwert verwendet wird, damit sie diese Möglichkeit nutzen können.

Tägliches Zeitfenster

Keiner

Gibt einen Zeitraum an, in dem Ressourcensteuerungs- und Grenzwerte ignoriert werden. Ein Administrator kann ein Zeitfenster während Nebenzeiten in 15-Minuten-Schritten und bis zu 24 Stunden Dauer konfigurieren, wie von 18:00 bis 22:00 Uhr oder von 01:30 bis 05:15 Uhr.

Ein Datenbankvorgang oder eine Abfrage, der/die im täglichen Zeitfenster gestartet wird, wird vollständig bis zum Abschluss (oder einem Fehler) fortgesetzt, auch wenn das festgelegte Zeitfenster dabei überschritten wird.

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Arbeiten mit dem Grenzwert „Schwellenwert für die Listenansicht“

SharePoint hat Ressourcensteuerungs- und Grenzwerte, über die gesteuert wird, wie viele Daten und wie viel Durchsatz verwaltet werden können. Der „Schwellenwert für die Listenansicht“ beträgt standardmäßig etwa 5000 Elemente und ist so festgelegt, dass Benutzer mit umfangreichen Listen arbeiten können, aber durchgängig eine gute Leistung erhalten. Es gibt drei Hauptmöglichkeiten zum Arbeiten mit dem „Schwellenwert für die Listenansicht“:

  • Bei allen Versionen von SharePoint können Sie die Anzahl von zurückzugebenden Elementen mithilfe von Indizierung, Filtern, Ordnern und Offlinedaten verwalten.

  • Bei lokalen Versionen von SharePoint können Sie ein vom Administrator geplantes Tägliches Zeitfenster verwenden, in dem die Grenzwerte erhöht sind.

  • Bei lokalen Versionen von SharePoint kann ein Netzwerkadministrator den „Schwellenwert für die Listenansicht“ erhöhen.

Für SharePoint Online kann dieser Grenzwert nicht geändert werden und ist 24 x 7 wirksam, damit Benutzer auf freigegebenen Mandanten immer eine gute Leistung hinsichtlich Abfragen haben. Um den Grenzwert zu umgehen, wurden einige Aktionen zusammengestellt, die Sie ausführen können, damit Ihre Abfragen den Grenzwert einhalten.

  • Indizieren und Filtern    Wenn Sie Indizes planen, erstellen und in Filtern verwenden, können Sie erreichen, dass die Anzahl von Elementen unter dem „Schwellenwert für Listenansicht“ bleibt.

  • Verwenden von Ordnern zum Strukturieren    Sie können Ordner verwenden, um Daten effizient zu strukturieren. Allerdings müssen Sie darauf achten, dass Sie keine Abfrage für die Ordner haben, die mehr Elemente zurückgibt, als der „Schwellenwert für die Listenansicht“ festlegt.

  • Verwenden einer Dokumentcenter-Website    Ein Dokumentcenter ist eine Vorlage, mit der eine Website mit Features erstellt werden kann, die zur Dokumentsuche, -speicherung und -verarbeitung vorgesehen sind. Mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie eine Website oder Unterwebsite mit dieser Vorlage erstellen.

  • Synchronisierte und Offlinedaten    Wenn Sie Daten als Offlinedaten speichern, können Sie Excel oder Access verwenden, um Ihre Listendaten ohne Grenzwerte abzufragen. Wenn Sie einen Dokumentordner synchronisieren, können Sie lokal auf Ihrem Computer arbeiten, und Änderungen werden automatisch auf dem Server aktualisiert.

Bei lokalen SharePoint-Servern (SharePoint 2010, 2013 und 2016) ist der Schwellenwert von 5000 Elementen für die Listenansicht ebenfalls die Standardeinstellung. Da Netzwerkadministratoren hierfür aber mehr Steuerungsmöglichkeiten haben, kann ein Tägliches Zeitfenster festgelegt werden, in dem die Grenzwerte nicht wirksam sind, wodurch umfangreiche Abfragen sowie weitere datenintensive Vorgänge zugelassen werden. Dieses Zeitfenster befindet sich normalerweise am Abend, wenn die meisten Benutzer nicht im System sind. Der Administrator hat zusätzlich die Option, bei Bedarf den Grenzwert zu erhöhen.

Die letzte Möglichkeit, auch für lokale Versionen von SharePoint, besteht darin, den Grenzwert ändern. Dies ist riskant, da ein größerer Grenzwert die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die Leistung für einige oder alle Benutzer betroffen ist.

Wie Sie Ihre Version von SharePoint überprüfen können, ist unter Welche Version von SharePoint verwende ich? beschrieben.

Verwenden von Indizes und gefilterten Ansichten, um Daten zu steuern und die Leistung zu verbessern

In jeder Version von SharePoint können Sie eine gefilterte Ansicht mit einem Spaltenindex erstellen, um die Anzahl von Ergebnissen zu verringern, wenn Sie mit umfangreichen Listen und Bibliotheken arbeiten. Das Erstellen einer gefilterten Ansicht mit einer indizierten Spalte ist ein zweistufiger Vorgang: Zuerst erstellen Sie einen Index für eine Spalte und dann eine Ansicht, die zum Filtern der Ansicht die indizierte Spalte verwendet:

  • Indizes    Mit einem Index können Sie Elemente schnell abrufen und die Leistungsfähigkeit von Listen und Bibliotheken verbessern. Für eine Liste oder Bibliothek können Sie bis zu 20 Indizes erstellen. Eindeutige Werte erfordern einen Index, und die ID-Spalte wird automatisch indiziert.

    Hinweis : Die ID-Spalte wird nicht in die Anzahl von Indizes eingerechnet, die Sie erstellen können. Sie können die ID-Spalte als einen Index plus 20 Spalten Ihrer Wahl für Indizes verwenden.

    Da jeder Index Mehraufwand für einen Datenbankvorgang bedeutet, empfiehlt es sich, zur Abfrage der Liste oder Bibliothek nur Indizes für die am häufigsten oder am wahrscheinlichsten verwendeten Spalten hinzuzufügen.

  • Gefilterte Ansichten    Wenn Sie eine gefilterte Ansicht erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass die erste indizierte Spalte im Filterausdruck nicht den „Schwellenwert für die Listenansicht“ überschreitet. SharePoint wählt die erste indizierte Spalte in einer Abfrage aus. Andere Spalten, die Sie für den Ansichtsfilter angeben, können indiziert oder nicht indiziert sein. Diese Indizes werden allerdings von der Ansicht nicht verwendet, selbst wenn die gefilterte Ansicht im Ergebnis weniger Elemente zurückgibt, als der „Schwellenwert für die Listenansicht“ zulässt.

    Angenommen, Sie haben diese Abfrage: Größe = Groß UND Farbe = Rot. In der Liste ist Größe nicht indiziert, Farbe aber ist indiziert. Solange es weniger als 5.000 Rot-Elemente in der Liste gibt, ist die Abfrage für eine umfangreiche Liste erfolgreich. Haben Sie dagegen die Abfrage Größe = Groß ODER Farbe = Rot, muss die Datenbank, obwohl sie möglicherweise alle Rot-Elemente findet, die vollständige Liste auswerten, um alle Groß-Elemente zu finden. Werden mehr als 5000 Elemente zurückgegeben, wird die Abfrage gedrosselt.

    Wenn Sie zwei oder mehr Spalten im Filterausdruck verwenden, sollte für den bestimmenden Index oder die bestimmenden Indizes der UND-Operator verwendet werden. Angenommen, Sie möchten Hunde aus einer umfangreichen Liste von Tieren zurückgeben. Sie haben eine nicht indizierte Spalte namens Arten, in der es Hund als einen Wert gibt. Wenn Sie nur auf Arten = Hund abfragen, wird Ihre Abfrage gedrosselt. Wenn Sie dagegen eine indizierte Spalte namens Klasse haben, wird Ihre Abfrage zu Klasse = Säugetiere UND Arten = Hund. Sie könnten auch nach Katzen und Hunden mit der Abfrage Klasse = Säugetiere UND (Arten = Hund oder Arten = Katze) suchen. Die zweite Abfrage wählt alle Säugetiere aus und filtert dann nach Hunden und Katzen.

    Hinweis : Wenn Sie Elemente in den Papierkorb verschieben, werden diese Elemente weiterhin gezählt, um zu bestimmen, ob der Filterausdruck den „Schwellenwert für die Listenansicht“ überschreitet. Wenn Sie den Papierkorb leeren, werden sie nicht mehr gezählt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Generell ermöglicht Ihnen ein Index für eine Spalte, schnell die gewünschten Zeilen basierend auf den Werten in der jeweiligen Spalte zu finden, auch wenn Millionen von Elementen verwendet werden. Mit einer Kombination aus Indizes und gefilterten Ansichten können Sie die gewünschten Elemente schnell abrufen. Danach können Sie die indizierte Spalte verwenden, wenn Sie eine gefilterte Ansicht auf Basis der Spaltenindizes erstellen, die es für diese Liste oder Bibliothek gibt.

Es sollte beachtet werden, dass jeder weitere Spaltenindex, den Sie erstellen, zusätzliche Ressourcen in der Datenbank beansprucht und Mehraufwand zu jedem Vorgang hinzufügt, in dem der Index verwaltet wird. Daher sollten Sie Indizes nur zu Spalten hinzufügen, die tatsächlich zum Filtern in Ansichten verwendet werden.

Für die Auswahl, welche Spalten indiziert werden sollen, sehen Sie sich alle Ansichten an und ermitteln, welche Spalten in den unterschiedlichen Ansichten am häufigsten zum Filtern verwendet werden. Beachten Sie, dass jede Spalte, für die Sie festlegen, dass sie eindeutige Werte haben soll, einen Index erfordert.

Wichtig : Das Erstellen eines Indexes erfordert Zugriff auf alle Elemente in der Liste, weshalb Sie ggf. am Erstellen eines Indexes für eine Spalte gehindert werden, wenn die Größe der gesamten Liste den „Schwellenwert für die Listenansicht“ übersteigt. Sollte dies der Fall sein, führen Sie den Vorgang im täglichen Zeitfenster aus, oder wenden Sie sich an Ihren Administrator.

  1. Navigieren Sie zu der Website, die die Liste oder Bibliothek enthält.

  2. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen, oder klicken Sie im Menü Einstellungen  Office 365-Schaltfläche "Einstellungen" auf Alle Websiteinhalte einblenden oder Websiteinhalt, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie in SharePoint 2010, 2013 oder 2016 im Menüband auf Liste > Listeneinstellungen oder Bibliothek > Bibliothekseinstellungen.

    • Klicken Sie in SharePoint Online auf Einstellungen SharePoint 2016 – Schaltfläche "Einstellungen" auf der Titelleiste und dann auf Listeneinstellungen oder Bibliothekseinstellungen.

  4. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Spalten, und notieren Sie sich den Typ der einzelnen Spalten. Stellen Sie sicher, dass Sie in Schritt 7 eine unterstützte Spalte auswählen.

    Unterstützte und nicht unterstützte Spalten

    Unterstützte Spaltentypen

    • Einzelne Textzeile

    • Auswahl (einzelner Wert)

    • Zahl

    • Währung

    • Datum und Uhrzeit

    • Person oder Gruppe (einzelner Wert)

    • Verwaltete Metadaten

    • Ja/Nein

    • Nachschlagen

    Nicht unterstützte Spaltentypen

    • Mehrere Textzeilen

    • Auswahl (mehrere Werte)

    • Berechnet

    • Link oder Bild

    • Benutzerdefinierte Spalten

    • Person oder Gruppe (mehrere Werte)

    • Externe Daten

    Wichtig :  Sie können zwar eine Nachschlagespalte indizieren, um die Leistung zu verbessern, aber Sie können durch die Verwendung einer indizierten Nachschlagespalte nicht verhindern, dass der „Schwellenwert für die Listenansicht“ überschritten wird. Verwenden Sie einen anderen Spaltentyp als primären oder sekundären Index.

  5. Klicken Sie auf Indizierte Spalten.

  6. Klicken Sie auf der Seite "Indizierte Spalten" auf Einen neuen Index erstellen.

  7. Gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Wenn Sie einen einfachen Index erstellen möchten, wählen Sie im Abschnitt Primäre Spalte unter Primäre Spalte für diesen Index eine Spalte (jedoch keine Nachschlagespalte) aus.

    2. Wenn Sie einen zusammengesetzten Index erstellen möchten, wählen Sie im Abschnitt Sekundäre Spalte unter Sekundäre Spalte für diesen Index eine weitere Spalte (jedoch keine Nachschlagespalte) aus.

    3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Anregungen zur Planung Ihrer Bibliotheken finden Sie unter Planen von Dokumentbibliotheken in SharePoint.

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Damit eine Ansicht schnell über viele Elemente gefiltert werden kann, muss die erste im Filter angegebene Spalte indiziert werden. Weitere im Filter angegebene Spalten können indiziert sein oder nicht, diese Indizes werden von der Ansicht nicht berücksichtigt. Sie müssen daneben auch sicherstellen, dass die erste Spalte des Filters nicht mehr Elemente zurückgibt, als der Schwellenwert für Listenansichten vorsieht, auch wenn das Ergebnis der gefilterten Ansicht weniger Elemente als vom Schwellenwert für die Listenansicht angegeben zurückgibt.

Wenn die erste Spalte des Filters mehr Elemente als der Schwellenwert für die Listenansicht zurückgibt, können Sie einen Filter mit zwei oder mehr Spalten verwenden. Wenn Sie eine gefilterte Ansicht mit zwei oder mehr Spalten definieren wird die Gesamtanzahl der zurückgegebenen Elemente in der Regel durch den Operator UND begrenzt. Doch auch in diesem Fall müssen Sie als erste Spalte im Filter die Spalte angeben, die wahrscheinlich weniger Daten zurückgibt. Beachten Sie, dass ein Filter mit dem Operator ODER fast immer dazu führt, dass mehr Elemente zurückgegeben werden. Daher ist er unter diesen Umständen normalerweise nicht effektiv.

Weitere Informationen zu Ansichten und Filtern finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Wichtig :  Sie können zwar eine einzelne Nachschlagespalte indizieren, um die Leistung zu verbessern, aber Sie können durch die Verwendung einer indizierten Nachschlagespalte nicht verhindern, dass der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten wird. Verwenden Sie einen anderen Spaltentyp als primären oder sekundären Index.

Wichtig : Überprüfen Sie, ob sich gelöschte Elemente im Papierkorb befinden, wenn Sie eine Liste anhand eines indizierten Felds filtern. Elemente werden erst dann aus der Back-End-Datenbank gelöscht, wenn sie aus dem Papierkorb entfernt werden. Wenn die Gesamtanzahl der gefilterten Elemente in der Liste und im Papierkorb größer ist als der Listenschwellenwert, kann es sein, dass ein unvollständiger Satz von Ergebnissen oder keiner zurückgegeben wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Es folgen Vorschläge für typische Ansichten, die für indizierte Spalten gut geeignet sind:

Zum Filtern nach:

Indizieren Sie die Spalte:

Beispiel:

Kürzlich geänderte Elemente

Geändert

Wenn Sie nur Elemente anzeigen möchten, die in der letzten Woche geändert wurden, verwenden Sie den Filter Geändert ist größer als[Heute]-7.

Neue Elemente

Erstellt

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die in der letzten Woche hinzugefügten Elemente enthält, verwenden Sie den Filter Erstellt ist größer als [Heute]-7.

Meine Elemente

Erstellt von

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die von Ihnen hinzugefügten Elemente enthält, verwenden Sie den Filter Erstellt von ist gleich [Ich].

Heute fällige Elemente

Fälligkeitsdatum (Die Spalte wurde von Ihnen in einer Liste oder Bibliothek erstellt.)

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur Elemente mit dem heutigen Datum als Fälligkeitsdatum enthält, verwenden Sie den Filter Fälligkeitsdatum ist gleich [Heute].

Diskussionsrundenaktualisierungen

Letzte Aktualisierung

Zum Erstellen einer Ansicht, die nur die im letzten Monat aktualisierten Diskussionen enthält, verwenden Sie den Filter Letzte Aktualisierung ist größer als [Heute]-30.

Archivieren von Dateien in einer Dokumentbibliothek

Geändert am

Um eine Ansicht von Dokumenten zu erstellen, die seit dem Jahr 2006 nicht mehr geändert wurden (und die Sie dann archivieren möchten), verwenden Sie den Filter Änderungsdatum liegt vor dem 31. Dezember 2006.

Suchen einer Teilmenge von Finanzdaten

Region, Jahr (als zwei einfache Indizes)

Zum Erstellen einer Ansicht mit Finanzdaten der Region "Nordost" im Jahr 2008 verwenden Sie den Filter Region ist gleich "NO" UND Jahr ist gleich 2008, da die Spalte Region wahrscheinlich weniger Werte als die Spalte Jahr enthält.

Hinweis : Auch wenn Sie basierend auf Spaltenindizes eine gefilterte Ansicht erstellen, werden andere Vorgänge ggf. weiter gesperrt, da sie den Zugriff auf die gesamte Liste bzw. Bibliothek erfordern. Zu diesen Vorgängen zählen das Hinzufügen oder Löschen eines Indexes, das Erstellen einer Sortierung in der Ansichtsdefinition, das Anzeigen einer Spaltensumme sowie das Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen berechneter Felder. In diesem Fall sollten Sie versuchen, den Vorgang im täglichen Zeitfenster auszuführen, wenn die Grenzwerte angehoben sind.

Hinweis : Als Entwickler können Sie einen zusammengesetzten Index programmgesteuert für die erste Spalte verwenden. Ein zusammengesetzter Index basiert auf zwei Spalten, einer primären und einer sekundären Spalte, und jede der Spalten kann verwendet werden, um schnell auf die Daten zuzugreifen.

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Nachdem Sie eine Spalte indiziert haben, können Sie sie einer neuen Ansicht hinzufügen, die Sie erstellen, und dann mithilfe der indizierten Spalte die Ansicht filtern. Bevor Sie eine Ansicht erstellen, können Sie zum flexibleren Sortieren, Gruppieren und Filtern weitere Spalten hinzufügen.

Erstellen einer Ansicht
  1. Navigieren Sie zu der Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten, und öffnen Sie die Liste oder Bibliothek.

  2. Führen Sie abhängig von Ihrer Version eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie in SharePoint 2010, 2013, 2016 oder Online im klassischen Modus auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek, und klicken Sie dann auf Ansicht erstellen.

      Schaltfläche "Ansicht erstellen" im Menüband für eine SharePoint-Bibliothek
    • Klicken Sie in auf den nach unten zeigenden Pfeil auf der Schaltfläche Ansichtsoptionen, und klicken Sie dann auf Ansichten verwalten.

      Ansichtauswahlmenü, in dem die Option "Ansichten verwalten" ausgewählt ist

      Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Ansichten, und klicken Sie dann auf Ansicht erstellen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Ansichtstyp auf die Ansicht, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie Standardansicht aus.

  4. Geben Sie unter Ansichtsname einen Namen ein.

  5. Wenn Sie die Anzahl von Elementen einschränken möchten, die auf jeder Seite angezeigt werden, scrollen Sie nach unten zu Eintragsgrenze, und legen Sie den Wert von Anzahl der anzuzeigenden Elemente fest. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, ist die Standardanzahl von anzuzeigenden Elementen gleich 30.

    Festlegen der Anzahl der auf der Seite "Ansichtseinstellungen" anzuzeigenden Elemente
  6. Es gibt zwei Optionen, mit denen Sie einen Grenzwert für Elemente auf einer Seite festlegen können:

    • Elemente in Gruppen der angegebenen Größe anzeigen. Hiermit wird eine seitenweise Ansicht der Daten erstellt, die nützlich ist, wenn Sie die Elemente in nicht interaktiver Weise durchsuchen.

      Gibt es mehr Elemente, als die Grenzwerteinstellung angibt, erfolgt die Anzeige seitennummeriert.

      Ansichtsstil 'Gruppieren nach'

    • Gesamtanzahl der anzuzeigenden Elemente auf diese Anzahl begrenzen. Hiermit wird ein fester Grenzwert erstellt, mit dem nicht unbedingt das Gesamtergebnis Ihres Filtervorgangs angezeigt wird. Dies kann jedoch nützlich sein, wenn Sie die Ansicht testen möchten, wenn Sie einen Prototyp erstellen oder wenn Sie nur die Spitzenwerte in einer Ansicht abrufen möchten.

  7. Wenn Sie alle Informationen aus Elementen in der Liste in einem vertikalen Bereichsformat anzeigen möchten, verwenden Sie die Formatvorlage Vorschaufenster. Das Vorschaufenster ist eine der Ansichtsformatvorlagen, die Sie unter Formatvorlage auswählen können, wenn Sie eine Ansicht bearbeiten oder erstellen.

    Formatvorlagenoptionen auf der Seite "Ansichtseinstellungen"

    Sie können schneller in den Daten navigieren, indem Sie mit dem Mauszeiger im Bildlaufbereich links auf der Seite auf den Elementtitel zeigen, damit alle Spaltenwerte des aktuellen Elements vertikal rechts auf der Seite angezeigt werden. Hiermit werden zu Anfang weniger Daten angezeigt, was dazu beiträgt, dass die Ansicht schneller dargestellt wird. Dieser Ansichtsstil ist zudem praktisch, wenn die Liste sehr breit ist oder viele Spalten umfasst, sodass Sie zum Anzeigen der Daten horizontal scrollen müssten.

    Ansichtsstil 'Gruppieren nach'

  8. Wenn Sie alle Informationen aus Elementen in der Liste in einem vertikalen Bereichsformat anzeigen möchten, verwenden Sie die Formatvorlage Vorschaufenster. Das Vorschaufenster ist eine der Ansichtsformatvorlagen, die Sie unter Formatvorlage auswählen können, wenn Sie eine Ansicht bearbeiten oder erstellen.

    Formatvorlagenoptionen auf der Seite "Ansichtseinstellungen"

    Sie können schneller in den Daten navigieren, indem Sie mit dem Mauszeiger im Bildlaufbereich links auf der Seite auf den Elementtitel zeigen, damit alle Spaltenwerte des aktuellen Elements vertikal rechts auf der Seite angezeigt werden. Hiermit werden zu Anfang weniger Daten angezeigt, was dazu beiträgt, dass die Ansicht schneller dargestellt wird. Dieser Ansichtsstil ist zudem praktisch, wenn die Liste sehr breit ist oder viele Spalten umfasst, sodass Sie zum Anzeigen der Daten horizontal scrollen müssten.

    Ansichtsstil 'Gruppieren nach'

  9. Klicken Sie im Abschnitt Filter auf Elemente nur in folgendem Fall anzeigen, und wählen Sie dann aus, wie die Elemente auf Grundlage einer der indizierten Spalten gefiltert werden sollen.

    Um z. B. eine Ansicht zu erstellen, die nur die heute geänderten Elemente enthält, wählen Sie die Spalte Geändert (Indiziert) und die Bedingung ist gleich aus, und geben Sie dann [Heute] ein.

    Hinweis : Wenn keine Spalten angezeigt werden, die (Indiziert) nach dem Namen aufweisen, sind für diese Liste oder Bibliothek keine indizierten Spalten verfügbar. Sie müssen in diesem Fall zuerst einen einfachen oder zusammengesetzten Index erstellen.

  10. Klicken Sie auf OK.

So ändern Sie eine Ansicht
  1. Navigieren Sie zu der Liste oder Bibliothek, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten, und öffnen Sie die Liste oder Bibliothek.

  2. Führen Sie abhängig von Ihrer Version eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie in SharePoint 2010, 2013, 2016 oder Online im klassischen Modus auf die Registerkarte Liste oder Bibliothek, wählen Sie die Ansicht unter Aktuelle Ansicht aus, und klicken Sie dann auf Ansicht ändern.

      Registerkarte "Bibliothek" mit hervorgehobener Option "Ansicht ändern"
    • Klicken Sie in SharePoint Online auf der Schaltfläche Ansichtsoptionen auf den nach unten zeigenden Pfeil, und klicken Sie dann auf Ansichten verwalten.

      Ansichtauswahlmenü, in dem die Option "Ansichten verwalten" ausgewählt ist
  3. Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Ansichten, und klicken Sie dann auf eine Ansicht.

  4. Danach können Sie Einstellungen so ändern, wie dies weiter oben in den Schritten 5 bis 9 unter Erstellen einer Ansicht skizziert ist.

  5. Klicken Sie auf OK.

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Die Navigation anhand von Metadaten und Filtern ist standardmäßig auf den meisten SharePoint-Websites aktiviert. Selbst wenn für eine bestimmte Liste oder Bibliothek keine Metadatennavigation konfiguriert wurde, sind Metadatennavigation und Filtern trotzdem im Hintergrund aktiv, um die Leistung von Ansichten zu verbessern. Das Feature für Metadatennavigation und Filtern kann bei jedem Starten automatisch den optimalen Index auswählen. Beim Laden neuer Ansichten, beim Anwenden von Filter auf Ansichten, beim Löschen von Filtern oder beim Anwenden einer Sortierung auf ein Feld bestimmt die Abfrageoptimierung die beste Methode zum Abrufen der Datenbank.

Wenn ein Benutzer eine Ansicht erstellt oder lädt, für die kein Index zum Abfragen der Liste verwendet werden kann, erzeugt Metadatennavigation und Filtern eine Fallbackabfrage und führt diese aus. Eine Fallbackabfrage ist eine modifizierte Version der ursprünglichen Benutzerabfrage, die eine Teilmenge der angeforderten Elemente anzeigt, da sie nur auf einem Teil der Liste anstelle der gesamten Liste ausgeführt wird. Dies dient dazu, dem Benutzer für den Fall, dass die ursprüngliche Abfrage aufgrund der Drosselung aufgrund der Listengröße blockiert ist, nützliche Ergebnisse zu liefern. Es werden bis zu 1.250 der aktuellsten Einträge angezeigt, basierend auf dem Zeitpunkt ihrer Hinzufügung zur Liste. Es kann vorkommen, dass Fallbackabfragen keine Ergebnisse zurückgeben, wenn keine Elemente im von der Abfrage durchsuchten Teil der Liste Ergebnisse enthalten, die der ursprünglichen Benutzerabfrage entsprechen.

Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten der Metadatennavigation für eine Liste oder Bibliothek.

Organisieren von Elementen in Ordnern

Zwar sind keine Ordner erforderlich, um umfangreiche Listen und Bibliotheken zu verwenden, Sie können aber weiterhin Ordner verwenden, um Ihre Daten zu strukturieren (organisieren) und die Effizienz für den Zugriff auf die Daten zu verbessern. Das Erstellen von Ordnern ist in Dokumentbibliotheken standardmäßig aktiviert, in Listen dagegen nicht. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen eines Ordners in einer Liste und Erstellen eines Ordners in einer Dokumentbibliothek.

Hinweis : Wenn Sie Daten in Ordner verschieben, werden vorhandene Metadaten nicht mit den Daten verschoben.

Wenn Sie einen Ordner erstellen, wird im Hintergrund ein interner Index erstellt. Dieser interne Index wird auch für den Stammordner oder die oberste Ebene einer Liste oder Bibliothek erstellt. Wenn Sie auf Elemente in einem Ordner zugreifen, verwenden Sie tatsächlich diesen internen Index, um auf die Daten zuzugreifen. Denken Sie daran, dass jeder in einem Ordner enthaltene Unterordner (jedoch nicht die Elemente in diesem Unterordner) als ein Element gezählt wird.

Selbst wenn in einer Liste oder Bibliothek insgesamt sehr viele Elemente vorhanden sind, ist eine Ansicht eines einzelnen Ordners mindestens ebenso schnell wie eine Ansicht, die die gesamten Elemente mithilfe einer indizierten Spalte filtert. In einigen Fällen können möglicherweise alle Elemente in einer Liste oder Bibliothek auf mehrere Ordner verteilt werden, sodass kein Ordner mehr als fünftausend Elemente aufweist.

Beim Organisieren einer umfangreichen Liste oder Bibliothek mithilfe von Ordnern muss unbedingt Folgendes berücksichtigt werden:

  • Ein Ordner kann mehr Elemente enthalten, als der Schwellenwert für die Listenansicht zulässt. Um jedoch eine Blockierung zu vermeiden, können Sie dennoch eine auf Spaltenindizes basierende gefilterte Ansicht verwenden.

  • Wenn Sie beim Erstellen oder Ändern einer Ansicht in dieser Liste oder Bibliothek die Option Alle Elemente ohne Ordner anzeigen aus dem Abschnitt Ordner verwenden, müssen Sie einen Filter verwenden, der auf einem einfachen Index basiert, um sicherzustellen, dass der Schwellenwert für die Listenansicht nicht erreicht wird.

  • Es ist oftmals sinnvoll, dass in der Standardansicht alle verfügbaren Ordner ohne Filter angezeigt werden, damit die Benutzer beim Einfügen neuer Elemente den entsprechenden Ordner auswählen können. Bei der Anzeige aller Ordner sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Element in der Liste oder Bibliothek außerhalb der Ordner an der falschen Stelle hinzugefügt werden. Beachten Sie, dass es anders als bei Bibliotheken bei Listen keine automatische Möglichkeit zum Verschieben von Elementen zwischen Ordnern gibt.

Hinweis : Wenn Sie Elemente in den SharePoint-Papierkorb verschieben, werden diese Elemente weiterhin gezählt, um zu bestimmen, ob der Filterausdruck den „Schwellenwert für die Listenansicht“ überschreitet. Wenn Sie den Papierkorb leeren, werden sie nicht mehr gezählt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Leeren des Papierkorbs oder Wiederherstellen Ihrer Dateien.

Informationen, wie Sie Dateien zwischen Ordnern in derselben Bibliothek für SharePoint Online verschieben, finden Sie unter Verschieben oder Kopieren eines Ordners, einer Datei oder eines Links in einer Dokumentbibliothek. Für SharePoint 2010, 2013 oder 2016 lesen Sie Einführung in Bibliotheken.

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Löschen von Listen

Löschen von umfangreichen Listen erfordert Datenbankressourcen, die durch den Schwellenwert für die Listenansicht blockiert werden können. Sie sollten umfangreiche Listen im Zeitraum des täglichen Zeitfensters löschen, um Blockierung zu vermeiden. Sollte der jeweilige Löschvorgang länger dauern als das zugewiesene Zeitfenster, wird er, unabhängig von anderen Benutzern, bis zum Abschluss fortgesetzt. Planen Sie genügend Zeit ein.

Offlinesynchronisierung, externe Daten und Access-Datenverwaltung

Oftmals erweist es sich als praktischer und effizienter, Daten als Offlinedaten zu speichern, wenn Sie mit Ihrem Computer synchronisieren. Sie können abhängig von den Listendaten, mit denen Sie arbeiten, Excel, Access oder Outlook verwenden. Sie können auch abhängig davon, welchen SharePoint-Dienst Sie nutzen, externe Datenverwaltung ohne Grenzen mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), OData und Webdiensten verwenden.

Sie können die Änderungen auf Ihrem Desktop- oder Laptopcomputer vornehmen und anschließend, wenn Sie die Daten wieder online speichern, Änderungen synchronisieren und Konflikte auf einfache und effiziente Weise lösen. Die Bearbeitung umfangreicher Listen durch Verwenden der Offlinesynchronisierung zum „Bereinigen“ und Analysieren von Daten und Erstellen dazugehöriger Berichte trägt dazu bei, die Arbeitslast und damit die Nutzung von SharePoint-Ressourcen zu minimieren.

Sie können mit mehreren Microsoft Office-Produkten Listendaten als Offlinedaten speichern und Änderungen synchronisieren, wenn Sie wieder online sind. Damit Sie diese Daten exportieren können, müssen Sie die entsprechenden Apps, entweder Office 365 oder Office-Desktop, installiert haben.

Microsoft Access       Sie können die meisten nativen Listen in Access lesen und in diese schreiben, indem Sie eine Verknüpfung zu ihnen erstellen. Access arbeitet mit praktisch allen SharePoint-Datentypen gut zusammen. Über die Verknüpfung stellen Sie eine Verbindung mit Daten in einer SharePoint-Liste her, sodass Sie eine bidirektionale Verbindung zum Anzeigen und Bearbeiten der neuesten Daten sowohl in der SharePoint-Liste als auch in Ihrer Access-Datenbank erstellen. Access erstellt eine Kopie (bzw. ein Replikat) der SharePoint-Liste in einer Access-Tabelle. Nachdem die Access-Tabelle erstellt wurde, können Sie mit Listendaten in Access bis zum Access-Grenzwert von 2 GB arbeiten (ausgenommen Anlagen, die nicht lokal gespeichert sind). Access speichert darüber hinaus die Listendaten auf dem Client zwischen, verwendet einen effizienten arbeitsspeicherinternen Write-Through-Cache und überträgt lediglich geänderte Listenelemente. Dadurch können Abfragen und Aktualisierungen wesentlich schneller erfolgen. In einem Dialogfeld zur Konfliktlösung können Aktualisierungskonflikte mühelos behoben werden.

Wenn Access Services aktiviert ist, können Sie mit sehr viel mehr Daten als dem Schwellenwert für Listenansichten arbeiten, standardmäßig mit bis zu 50.000 Elementen. Access verarbeitet Listen- und Bibliotheksdaten automatisch in kleinen Paketen und setzt die Daten anschließend wieder zusammen, wodurch mit erheblich mehr Daten als vom Schwellenwert für die Listenansicht angegeben gearbeitet werden kann, ohne andere Benutzer der SharePoint-Website zu beeinträchtigen. Weitere Informationen finden Sie weiter unten im Abschnitt Verwenden von Access Services.

Microsoft Excel        Sie können eine SharePoint-Liste in eine Excel-Tabelle exportieren, wodurch eine unidirektionale Verbindung zwischen der Excel-Tabelle und der SharePoint-Liste erstellt wird.

Auf dem SharePoint-Menüband hervorgehobene Schaltfläche "In Excel exportieren"
Exportieren nach Excel in SharePoint 2016 oder 2013

Wenn Sie die Daten aus der SharePoint-Liste aktualisieren und dann die Excel-Tabelle aktualisieren, ersetzt Microsoft Excel die Excel-Daten durch die neuesten SharePoint-Listendaten, wodurch alle Änderungen überschrieben werden, die Sie an dieser Excel-Tabelle vorgenommenen haben.

SharePoint Online-Liste mit hervorgehobener Option "Nach Excel exportieren"
Exportieren nach Excel in SharePoint Online

Sobald sich die Daten in der Excel-Tabelle befinden, können Sie die vielen Datenanalysefunktionen von Microsoft Excel nutzen, etwa leistungsfähige und flexible Arbeitsblätter, PivotTable-Berichte, professionell aussehende Diagramme und Sparklines, bedingte Formatierung mit Symbolen, Datenbalken und Farbskalen sowie anspruchsvolle Was-wäre-wenn-​​Analysen.

Wenn das Access Services-Feature aktiviert ist, können Sie mit sehr viel mehr Daten als dem Schwellenwert für die Listenansicht arbeiten, standardmäßig mit bis zu 50.000 Elementen. Weitere Informationen finden Sie weiter unten im Abschnitt Verwenden von Access Services.

Microsoft Outlook        In Microsoft Outlook können Sie Kontakte, Aufgaben, Kalender und Diskussionslisten lesen und schreiben sowie Dokumentbibliotheken synchronisieren. Sie können beispielsweise sowohl mit Standardaufgabenlisten als auch mit Projektaufgabenlisten arbeiten, indem Sie die Aufgabenlisten offline nehmen, neue Aufgaben anzeigen, aktualisieren und zuweisen, die Listen wieder online schalten und sie synchronisieren, ohne Outlook zu verlassen. In Outlook können Sie auch SharePoint-Kontakte effizienter speichern, freigeben und verwalten.

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In Access 2010 können Sie eine Webdatenbank auf Grundlage von Access Services erstellen, indem Sie Tabellen basierend auf verknüpften Listen erstellen, zusammen mit Abfragen, Formularen, Berichten und Makros, die Sie auf einer SharePoint-Website veröffentlicht haben. Diese Webdatenbanken werden aktualisiert, sodass Sie sie weiterhin verwenden und ändern können. Ferner können Sie mit einer Vorlage neue Webdatenbanken erstellen, allerdings nicht in Access 2013.

Der neue Ansatz besteht darin, eine Access-App zu erstellen, bei der es sich um eine SharePoint-App handelt, die Sie ohne Verwendung von Code erstellen können. Generell handelt es sich bei einer SharePoint-App um eine zielgerichtete, punktuelle Lösung, die sich einfach über einen Marketplace verteilen und dort bereitstellen lässt. Stellen Sie sich eine App als eine bequeme, alternative Möglichkeit vor, um eine Lösung zu packen, zu verteilen, auszuführen, zu überwachen und außer Betrieb zu nehmen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-App.

Im Gegensatz zu einer Access-Webdatenbank-Anwendung, die Daten in SharePoint-Listen speichert, verwendet eine Access-App eine von SharePoint Products getrennte SQL Server-Datenbank zum Speichern von Daten, weshalb sie nicht dem Schwellenwert für die Listenansicht von SharePoint unterliegt. Auf diese Weise verbessert sich die Skalierbarkeit von Access-Lösungen signifikant, sodass sich potenziell Millionen von Datensätzen effizient handhaben lassen. Für lokale Benutzer kann die SQL Server-Datenbank so konfiguriert werden, dass sie sich hinter der Firewall Ihrer Organisation befindet. Für Onlinebenutzer ist die Datenbank eine SQL Server Azure-Datenbank, für die ein kostenloses Konto und kostenloser Speicherplatz aktiviert sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Microsoft Azure-Homepage.

Schließlich können Sie weiterhin Daten zwischen einer SharePoint-Liste und einer Access-Tabelle synchronisieren und beide Sätze von Daten auf dem neuesten Stand halten. Diese Synchronisierung erfolgt bidirektional. Änderungen, die in Access an den Listendaten vorgenommen wurden, werden in die SharePoint-Liste hochgeladen, und Änderungen, die an der SharePoint-Liste vorgenommen wurden, werden in die Access-Instanz auf Ihrem Computer heruntergeladen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Importieren von Daten aus oder Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste.

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SharePoint-Suchfeld- und Dokumentcenterlösungen

Eine alternative Möglichkeit zum Auffinden von Dokumenten oder Elementen in einer großen Bibliothek oder Liste besteht darin, in das Suchen-Feld für die Liste oder Bibliothek ein Stichwort oder einen Ausdruck einzugeben. Die SharePoint-Suche hat einen eigenen Indizierungsmechanismus, und sie unterliegt weder dem Schwellenwert für die Listenansicht noch anderen zugehörigen Grenzwerten.

Eine weitere Lösung zum Verwalten von umfangreichen Bibliotheken besteht darin, eine Dokumentcenterwebsite zu erstellen und zu verwenden. Diese zur Dokumentverwaltung entwickelte Website bietet Features wie Dateien ein- und auschecken, Workflows, Filter und Ansichten.

Es gibt in der Regel zwei Suchfelder auf einer SharePoint-Seite: die Websitesuche am oberen Rand der Seite und das spezielle Listen- oder Bibliothekssuchfeld. Wenn Sie das Suchen-Feld für die Liste oder Bibliothek verwenden , können Sie den Bereich des Suchvorgangs zunehmend erweitern:

  • Standardmäßig umfasst der Suchbereich anfangs alle Elemente in der aktuellen Ansicht und in allen Unterordnern. Die Ergebnisse werden als Spalten angezeigt, die Sie weiter filtern und sortieren können. Wenn der Schwellenwert für die Listenansicht derzeit überschritten ist, werden nicht alle Ergebnisse angezeigt.

  • Wenn Sie das Gesuchte nicht finden, können Sie den Suchbereich erweitern und die gesamte Liste einschließlich aller Unterordner aufnehmen, unabhängig von der aktuellen Ansicht oder dem Schwellenwert für die Listenansicht.

  • Schließlich können Sie den Bereich so erweitern, dass die gesamte Website durchsucht wird. In diesem Fall werden alle Ergebnisse auf der Standardsuchseite der Website angezeigt. Sie können die Ergebnisse weiter einengen, indem Sie sie mithilfe des Einschränkungsbereichs filtern, beispielsweise nach dem Autor eines Dokuments oder dem Erstellungsdatum eines Listenelements. Sie können sogar mit boolescher Syntax und logischen Operatoren arbeiten, um ausgeklügeltere Abfragen zu formulieren.

Hinweise : Das Suchen-Feld ist nur für Listen und Bibliotheken verfügbar, die als clientseitig gerenderte Ansichten angezeigt werden. Obgleich das Standardverhalten darin besteht, das Feld Suchen anzuzeigen, kann es  durch die Eigenschaft Suchfeld des Listenansicht-Webparts im Abschnitt Verschiedenes des Toolbereichs ausgeblendet werden. Weitere Informationen zu Webparteigenschaften finden Sie unter Verwenden des Listenwebparts und anderer Webparts.

Listeneigenschaft "Suchfeld anzeigen" unter "Verschiedenes"

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Sie können eine Dokumentcenterwebsite verwenden, wenn Sie eine große Anzahl an Dokumenten erstellen, verwalten und speichern möchten. Ein Dokumentcenter basiert auf eine Websitevorlage und dient dazu, ein zentrales Repository für die Verwaltung vieler Dokumente bereitzustellen. Features wie Metadaten und Navigation in der Strukturansicht, Inhaltstypen und Webparts helfen Ihnen dabei, Dokumente in effizienter Weise zu ordnen und abzurufen, die zudem für die Benutzer nachvollziehbar ist. Weitere Informationen zum Verwenden von Websitevorlagen finden Sie unter Erstellen und Verwenden von Websitevorlagen.

Inhaltsverwantwortliche können schnell metadatengesteuerte Navigation so konfigurieren, dass die Leistung auch ohne die explizite Erstellung von Indizes für die meisten Bibliotheken angemessen ist. Sie erhalten jedoch auch Unterstützung bei der Erstellung zusätzlicher Indizes, um die Leistung über eine breitere Palette von Filtern und Ansichten zu verbessern. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden einer Dokumentcenterwebsite

Sie können eine Dokumentcenterwebsite als Erstellungsumgebung oder als Inhaltsarchiv verwenden:

  • In einer Erstellungsumgebung checken die Benutzer Dateien aktiv ein und aus und erstellen Ordnerstrukturen für diese Dateien. Die Versionsverwaltung ist aktiviert, und es kann zehn oder mehr ältere Versionen von jedem Dokument geben. Die Benutzer checken Dokumente häufig ein und aus, und Workflows können dazu beitragen, Aktionen mit Dokumenten zu automatisieren.

  • In einem Inhalts- oder Knowledge Base-Archiv gibt es hingegen nur wenige Erstellungsaktionen. Die Benutzer zeigen Dokumente lediglich an oder laden Dokumente herauf. Inhaltsarchive enthalten normalerweise nur einzelne Versionen von Dokumenten, und eine Website kann mehrere Millionen Dateien umfassen. In einem typischen Szenario wie einem Center für technische Unterstützung in einem großen Unternehmen greifen ggf. 10.000 Benutzer auf die Inhalte zu, in erster Linie, um ihn zu lesen, und eine Untermenge von 3.000 bis 4.000 Benutzer lädt möglicherweise neue Inhalte auf die Website hoch.

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Verwenden persönlicher Ansichten, relationaler Listen und RSS-Feeds

Um die Gesamtsystemleistung weiter zu verbessern und das Erreichen eines Ressourcenschwellen- oder -grenzwerts zu verhindern, bietet es sich an, persönliche Ansichten, relationale Listen oder RSS-Feeds zu verwenden.

Persönliche Ansichten    Da das Erstellen von Ansichten, die einen Spaltenindex ordnungsgemäß verwenden, für umfangreiche Listen und Bibliotheken komplizierter ist, sollten Sie die Berechtigung "Persönliche Ansichten verwalten" von Teilnehmern für eine umfangreiche Liste oder Bibliothek entfernen. Durch das Entfernen dieser Berechtigung können Sie Benutzer am Erstellen einer Ansicht hindern, die sich über alle Elemente erstreckt und die Leistung der restlichen Website beeinträchtigen könnte. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Bearbeiten von Berechtigungen für eine Liste oder Bibliothek.

Relationale Listen     Beim Erstellen von Listenbeziehungen mit Nachschlagespalten, eindeutigen Spalten und erzwungenem relationalem Verhalten (auch als referenzielle Integrität bezeichnet) kann es unter den folgenden Bedingungen vorkommen, dass der Schwellenwert für die Listenansicht erreicht wird, sodass Sie ggf. blockiert werden:

  • Wenn Sie eine Spalte in einer vorhandenen Liste als eindeutig definieren, deren Anzahl von Elementen den Schwellenwert für Listenansichten übersteigt (beachten Sie jedoch, dass das Hinzufügen eines Elements zu einer Liste, die damit Schwellenwert für Listenansichten übersteigt, ein Vorgang ist, der in der Regel nicht blockiert wird)

  • Wenn eine Liste den Schwellenwert für Listenansichten übersteigt und Sie für ein Nachschlagefeld in dieser Liste Löschweitergabe oder Löschbeschränkung aktivieren

RSS-Feeds     Nachdem die RSS-Unterstützung in der Zentraladministration und auf Websitesammlungsebene aktiviert wurde, können Sie die RSS-Unterstützung für viele Arten von Listen und Bibliotheken aktivieren und konfigurieren. Wenn die Benutzer auf den RSS-Feed für eine Liste oder Bibliothek zugreifen, werden Daten aus der Liste abgerufen. Die Standard-RSS-Ansicht beschränkt mithilfe eines Filters für die Spalte Geändert die Anzahl der zurückgegebenen Elemente basierend auf dem Datum, an dem das Element zuletzt geändert wurde. Wenn die Liste oder Bibliothek zahlreiche Elemente enthält und die Benutzer auf den RSS-Feed zugreifen, empfiehlt es sich, die Spalte Geändert zu indizieren. Darüber hinaus können Sie die Anzahl der abzurufenden Elemente einschränken, indem Sie die Optionen Anzahl der Elemente und Anzahl Tage ändern, für die Änderungen in den RSS-Feed aufgenommen werden sollen.

Weitere Informationen zum Verwalten von RSS-Feeds finden Sie unter Verwalten von RSS-Feeds für eine Website oder Websitesammlung. Informationen, wie Sie einen RSS-Feed hinzufügen, finden Sie unter Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds.

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Nur für lokale SharePoint-Administratoren

Die folgenden Vorgänge können nur von SharePoint- oder Netzwerkadministratoren und Farmadministratoren mit lokalen SharePoint-Versionen ausgeführt werden.

Das tägliche Zeitfenster bietet eine Möglichkeit für Administratoren, einen bestimmten Zeitraum für alle Benutzer festzulegen, in dem sie Vorgänge ohne Grenzwerteinschränkungen ausführen können. Dieses Zeitfenster liegt üblicherweise außerhalb der Spitzennutzungszeiten.

Obwohl Ansichten ein primäres Mittel zum Abrufen von Elementen aus einer Liste oder Bibliothek sind, gibt es auch andere SharePoint-Befehle und -Vorgänge, die besser während des täglichen Zeitfensters ausgeführt werden.

Hinzufügen und Löschen eines Indexes

Hinzufügen und Ändern einer Listenspalte

Löschen und Kopieren von Ordnern

Ändern der Sicherheitseinstellungen für eine Liste oder Bibliothek

Speichern einer Liste samt ihrem Inhalt als Vorlage

Löschen einer Website

Wiederherstellen oder Löschen von Elementen aus dem Papierkorb

Diese Befehle und Vorgänge können fehlschlagen, wenn für sie die Websiteschwellenwerte und -grenzwerte überschritten werden, wenn Listendaten während der normalen Stunden abgerufen werden. Werden diese Befehle und Vorgänge während des täglichen Zeitfensters ohne Grenzwerte ausgeführt, lassen sich Fehler sowie negative Auswirkungen auf andere Benutzer vermeiden.

Das Einrichten des täglichen Zeitfensters erfordert, dass Sie eine Anfangszeit und eine Dauer festlegen. Wenn Sie die Zeit und die Dauer festlegen, sollten Sie an Folgendes denken: Startet jemand innerhalb des Zeitfensters eine Abfrage oder einen Vorgang mit langer Ausführungszeit, wird die Abfrage oder der Vorgang vollständig ausgeführt, unabhängig davon, ob dies innerhalb des Zeitfensters erfolgt oder nicht.

  1. Melden Sich bei Zentraladministration als Administrator an.

  2. Navigieren Sie zu Anwendungsverwaltung > Webanwendungen verwalten.

    Zentraladministration, in der die Option "Webanwendungen verwalten" ausgewählt ist
  3. Wählen Sie die Anwendung aus, mit der die Einstellung für das tägliche Zeitfenster festgelegt oder geändert werden kann.

  4. Klicken Sie im Menüband in Allgemeine Einstellungen auf den nach unten zeigenden Pfeil, um auf das Menü zuzugreifen, und klicken Sie dann auf Ressourcensteuerung.

    Zentraladministration, in der die Option "Ressourcensteuerung" ausgewählt ist
  5. Aktivieren Sie die Option für Tägliches Zeitfenster, und legen Sie dann die Startzeit und die Dauer fest.

    Die Seite der Zentraladministration für die Anwendungseinstellungen, auf der die Option für das tägliche Zeitfenster aktiviert ist
  6. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

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Wenn Sie kein Entwickler sind oder keinen geeigneten Zugriff auf Entwicklerressourcen haben, um diese Vorgänge auszuführen, können Sie diese Art von Vorgängen in das tägliche Zeitfenster zurückstellen. Bitten Sie den Administrator, zu ermitteln, für wann das tägliche Zeitfenster geplant ist.

Hinweis :  Es ist nicht möglich, mit SharePoint Online den „Schwellenwert für die Listenansicht“ zu ändern.

Mit dem „Schwellenwert für die Listenansicht“ soll erreicht werden, Leistung gleichmäßig für alle Benutzer bereitzustellen und den Server vor versehentlicher Überlastung bei Abfragen zu schützen. Der „Schwellenwert für die Listenansicht“ kann nur in lokalen Versionen von SharePoint in der Zentraladministration von einem Administrator geändert werden. Es empfiehlt sich, diese Einstellung nicht zu ändern, um einen Leistungsabfall zu vermeiden. In SharePoint Online können Administratoren den „Schwellenwert für die Listenansicht“ nicht ändern. So sollen Benutzer von anderen Mandanten vor Leistungsproblemen geschützt werden, wenn große Datasets abgerufen werden. Verwenden Sie stattdessen Indizes, Filter und Ordner, um Abfragen zu verwalten.

Haben Sie nur einige Abfragen, die ein Anheben des Schwellenwerts für die Listenansicht erfordern, bietet es sich an, stattdessen das tägliche Zeitfenster während der Schwachlastzeiten zu verwenden.

Warnung : Ein Ändern des Schwellenwerts für die Listenansicht ist nicht zu empfehlen, wenn es weitere Benutzer gibt, denn größere Werte beeinträchtigen die Leistung. Wird ein zu großer Wert angegeben, können sich lange Wartezeiten oder Fehler für Benutzer ergeben, oder kann ein Serverausfall verursacht werden.

Hinweis : Zentraladministration ist nur in lokalen Installationen von SharePoint verfügbar.

Wenn Sie den „Schwellenwert für die Listenansicht“ ändern möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus. Diese sind Standard ab SharePoint 2010 bis SharePoint 2016, obwohl sich die Benutzeroberfläche leicht unterscheiden kann. Die App für Zentraladministration ist von Ihrer SharePoint-Website getrennt, und für ein Zugriff auf die App sind Farmadministratorrechte erforderlich. Sie können den „Schwellenwert für die Listenansicht“ nur in lokalen Versionen von SharePoint ändern.

  1. Melden Sich bei Zentraladministration als Administrator an.

  2. Navigieren Sie zu Anwendungsverwaltung > Webanwendungen verwalten.

    Zentraladministration, in der die Option "Webanwendungen verwalten" ausgewählt ist
  3. Wählen Sie die Anwendung zum Ändern des Schwellenwerts für die Listenansicht aus.

  4. Klicken Sie im Menüband in Allgemeine Einstellungen auf den nach unten zeigenden Pfeil, um auf das Menü zuzugreifen, und klicken Sie dann auf Ressourcensteuerung.

    Zentraladministration, in der die Option "Ressourcensteuerung" ausgewählt ist
  5. Ändern der den Wert von Schwellenwert für die Listenansicht (erster Wert in der Liste) in den gewünschten Wert.

  6. Klicken Sie auf OK.

Auf der Seite „Ressourcensteuerung“ gibt es weitere Einstellungen, die Sie als Administrator kennen sollten.

  • Schwellenwert für die Listenansicht für Auditoren und Administratoren    Dies ist standardmäßig ein „höherer Grenzwert“. Abfragen, die von einem Auditor oder Administrator ausgeführt werden und in denen speziell (programmgesteuert) ein Überschreiben des Schwellenwerts für die Listenansicht angefordert wird, beziehen sich stattdessen auf diesen Grenzwert. Standardmäßig beträgt dieser Schwellenwert 20.000 statt 5.000 für den „Schwellenwert für die Listenansicht“. Ein Überschreiten dieses Grenzwerts hat die gleichen Auswirkungen wie ein Überschreiten des Schwellenwerts für die Listenansicht. Wird dieser Wert geändert, gibt es zugehörige Änderungen, die ggf. vorgenommen werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Programmatically Using the Object Model Override for the List View Threshold.

  • Außerkraftsetzung des Objektmodells:    Wenn Sie häufig benutzerdefinierten Code für Ihre Bereitstellung verwenden und den „Schwellenwert für die Listenansicht“ mit einem höheren Grenzwert überschreiben müssen, bietet es sich an, die Außerkraftsetzung des Objektmodells zuzulassen und der Anwendung, von der die Abfragen ausgeführt werden, Auditor- oder Administratorberechtigung zu erteilen. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert, aber Sie können sie deaktivieren, wenn Sie sie nicht benötigen. Ein gutes Beispiel für die Nutzung dieser Einstellung ist, wenn Sie Code implementiert haben, in dem eine größere Menge von Ergebnissen zwischengespeichert wird, auf die häufig einige Minuten lang zugegriffen wird. Wenn Sie weder planen, den Inhalt zwischenzuspeichern, noch planen, diese Abfragen häufig auszuführen, empfiehlt es sich nicht, den „Schwellenwert für die Listenansicht“ mit dieser Methode zu umgehen, denn sie wirkt sich negativ auf die Leistung Ihres Servers aus. Kurz gesagt: „Gehen Sie behutsam vor“.

  • Nachschlageschwellenwert für Listenansicht:    Dieses Feature begrenzt die Anzahl von Joins, die eine Abfrage ausführen kann. Dies entspricht der Anzahl von Nachschlage-, Personen/Gruppe- oder Workflowstatus-Feldern, die in der Abfrage enthalten sind. Beispielsweise werden für eine Ansicht, in der 6 Nachschlagespalten angezeigt werden und nach 3 weiteren unterschiedlichen Nachschlagespalten gefiltert wird, 9 Nachschlagevorgänge verwendet. Ist der „Nachschlageschwellenwert für Listenansicht“ auf 8 festgelegt, wird dadurch ein Fehler verursacht. Ein Erhöhen der Anzahl auf mehr als 8 ist nicht empfehlenswert.

    Sorgfältige Tests von Microsoft haben gezeigt, dass es eine signifikante nicht lineare Leistungsminderung gibt, die bei mehr als 8 Joins auftritt. Nicht nur, dass ab diesem Punkt der Serverdurchsatz erheblich abfällt, ergibt sich außerdem, dass für die Abfrage eine unverhältnismäßig große Menge der SQL Server-Ressourcen beansprucht wird, was sich negativ für alle anderen Benutzer auswirkt, die dieselbe Datenbank verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zu Nachschlagespalten und Listenansichten unter Ergebnisse der Leistungs- und Kapazitätstests und Empfehlungen.

  • Tägliches Zeitfenster für umfangreiche Abfragen:    Mit dieser Einstellung können Sie eine Zeitspanne für jeden Tag festlegen, während der Benutzer größere Abfragen verwenden können, ohne Grenzwerte zu überschreiten. Es gibt einige Dinge, die Sie sorgfältig berücksichtigen sollten, bevor Sie die Zeitspanne bestimmen, auf die diese Einstellung festgelegt werden soll:

    • Damit möglichst wenige Benutzer betroffen sind, sollte diese Option auf eine Zeitspanne mit geringer Belastung oder eine Zeitspanne festgelegt werden, für die Sie die geringste Arbeitslast erwarten. Wenn Sie eine Zeitspanne auswählen, die in der Mitte des Arbeitstags für die meisten Benutzer liegt, hat dies selbst für Personen, die nicht die große Liste verwenden, negative Auswirkungen.

    • Versuchen Sie, einen vertretbaren Zeitrahmen einzuhalten, sodass es Benutzern möglich ist, ihre Listen zu korrigieren, statt sich an den Administrator wenden zu müssen.

    • Vorgänge, die während des Zeitfensters gestartet werden, werden nicht abgebrochen, wenn das Zeitfenster endet. Beachten Sie die erforderliche Zeit für den Fall, dass ein Benutzer unmittelbar vor Ablauf des Zeitfensters versucht, eine umfangreiche Liste zu löschen.

    • Beachten Sie unterschiedliche Zeitzonen. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Ihre Organisation oder Kunden geografisch weit verteilt sind und einen zentral gehosteten SharePoint-Server gemeinsam nutzen. Ein Festlegen auf 18: 00 Uhr kann für Ihren eigenen Standort geeignet sein, könnte aber für Sydney, Australien, nicht gut brauchbar sein.

  • Schwellenwert für eindeutige Berechtigungen der Liste:    Dies ist die Anzahl von eindeutigen Berechtigungen, die pro Liste zulässig sind. Wenn Sie einen Ordner haben, für den Sie Vererbung von Berechtigungen aufheben und dann einige Berechtigungen (auch für alle in ihm enthaltenen Elemente) festlegen, zählt dies als 1 in Bezug auf Ihren „Schwellenwert für eindeutige Berechtigungen der Liste“. Im Gegensatz zu dem „Schwellenwert für die Listenansicht“ und anderen Einstellungen wird dieser Grenzwert nicht durch Anzeigen des Inhalts oder Ausführen eines anderen Vorgangs für den Inhalt ausgelöst, sondern nur, wenn Berechtigungen explizit geändert werden.

    Gibt es dadurch keine Nachteile für Sie, sollten Sie diese Anzahl verringern. Ihr Standardwert ist 50.000, was einer Menge eindeutiger Berechtigungen entspricht. Für Ihre Liste treten höchstwahrscheinlich Probleme mit Berechtigungen auf, bevor diese Anzahl erreicht wird. Daher empfiehlt es sich, sie vorausschauend auf einen Wert zu optimieren, der für Ihre Umgebung funktionieren kann.

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