Verwalten umfangreicher Listen und Bibliotheken in Office 365

Ob groß oder klein – Listen und Bibliotheken sind auf vielerlei Weise von zentraler Bedeutung. Wenn eine Liste oder Bibliothek jedoch immer größer wird und möglicherweise 5.000 Elemente überschreitet, ist es an der Zeit, den Zugriff auf die Daten sorgfältig zu planen und zu organisieren. Warum ist die 5.000 eine magische Zahl? Dies ist der Schwellenwert für die Listenansicht. Der Zugriff auf die meisten Listen- und Bibliotheksvorgänge wird gesperrt, wenn dieser Grenzwert überschritten wird. Dieser Sperrvorgang kann frustrierend sein, verhindert auf der anderen Seite aber auch eine Beeinträchtigung der Leistungsfähigkeit des Dienstes für andere Benutzer. Nachfolgend finden Sie einige Richtlinien zur Vermeidung einer Zugriffssperre und zur Lösung des Problems, wenn eine solche Sperre eingetreten ist, damit Sie zügig weiterarbeiten können.

Inhalt dieses Artikels

Grundlagen der Verwaltung großer Bibliotheken und Listen

Um genügend Zeit für alternative Planungen zu haben, wird auf der Seite mit den Listen- oder Bibliothekseinstellungen eine Meldung angezeigt, wenn Ihre Liste 3.000 Elemente überschreitet. Jetzt ist es an der Zeit, gefilterte Ansichten mit einem Spaltenindex zu erstellen, eine der wichtigsten Methoden zum Verwalten großer Listen und Bibliotheken, die den Schwellenwert für die Listenansicht überschritten haben. Allerdings ist jeder Fall anders, und Sie können möglicherweise nicht im Voraus planen oder haben vielleicht auch keine Kontrolle über die Umstände. Sobald ein Benutzer ein Element zu einer Liste (oder eine Datei zu einer Bibliothek) hinzufügt, mit dem der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten wird, kann es sein, dass Ihnen der Zugriff verweigert wird. Dadurch geraten Sie gewissermaßen in eine Zwickmühle. Da für die folgenden Operationen ein Zugriff auf die gesamte Liste oder Bibliothek erforderlich ist, können Sie genau die Operationen nicht ausführen, welche die Zugriffssperre beseitigen würden.

Kritische Operationen

  • Erstellen oder Entfernen eines Index

  • Verwenden des Befehls "Mit Explorer öffnen"

  • Filtern und Sortieren nach nicht indizierten Spalten

  • Festlegen von Berechtigungen

  • Anzeigen von Ergebnissen

  • Speichern einer Liste als Vorlage mit Daten

Weitere Operationen

  • Löschen eines Ordners oder einer Liste

  • Ändern einer Spalte oder des Spaltentyps (mit Ausnahme einer Namensänderung)

  • Aktivieren oder Deaktivieren von Listenanhängen

  • Erstellen einer Suchspalte zum Erzwingen von Beziehungen

  • Kopieren oder Umbenennen eines Ordners

Glücklicherweise gibt es zwei schnelle Aktionen, die Sie ausführen können, um die Zugriffssperre zu beheben und sich aus dieser Zwickmühle zu befreien. Sie können Folgendes tun:

  • Erstellen eines Index in einer Liste, die maximal 20.000 Elemente enthält

  • Löschen eines Ordners oder einer Liste (oder Website), die maximal 100.000 Elemente enthält

Darüber hinaus gibt es mehrere weitere Strategien, die Sie verwenden können, um entweder eine Zugriffssperre zu vermeiden oder das Problem zu beheben, wenn Sie infolge einer Sperre keinen Zugriff mehr haben.

Sorgfältige Planung der Migration

Vor dem Migrieren von Dateien und Listen nach Office 365 ist es wichtig, den Schwellenwert der Listenansicht zu berücksichtigen. Häufig müssen Sie vor der Migration Ihre Dateien neu organisieren oder Ihre Listen überdenken, damit sie in Office 365 reibungslos funktionieren.

  • Bibliotheken    Analysieren Sie die Dateien, die Sie aktuell haben. Überlegen Sie, welche Inhalte regelmäßig verwendet werden, und ob alle in Office 365 gespeichert werden sollen. Durchsuchen Sie Ihre Dateien in Windows-Explorer nach Größe und Datum, um die großen oder zuletzt verwendeten Dateien schnell zu identifizieren. Sie können die Dateien in Ordnern neu organisieren, sodass die einzelnen Ordner den Schwellenwert nicht überschreiten. Verwalten Sie den Inhalt in Ordnern nach Themen oder Kategorien. Verwalten Sie z. B. Verträge in Ordnern, die auf dem Monat der Vertragsunterzeichnung basieren, Rechnungen nach Erstellungsdatum oder Dateien in benutzerdefinierten Kategorien, die Ihrem Unternehmen entsprechen.

  • Listen    Sie können auch in einer Liste Ordner erstellen, doch lassen sich Elemente nicht einfach zwischen den Ordnern verschieben, wie das in Bibliotheken möglich ist. Erwägen Sie, umfangreiche Listen in mehrere Listen aufzuteilen, sodass keine Liste den Schwellenwert überschreitet. In einigen Fällen funktioniert diese Strategie gut, wenn es eine praktikable Möglichkeit gibt, die Daten in einer für den Benutzer nachvollziehbaren Weise zu unterteilen. Wenn die Aufteilung in mehrere Listen nicht praktikabel ist, migrieren Sie nur den Teil der Daten in die Liste, der den Schwellenwert für die Listenansicht nicht überschreitet.

    Nachdem Sie die Listen- oder Bibliotheksdaten migriert haben, können Sie eine gefilterte Ansicht mit einem Spaltenindex erstellen oder andere Strategien anwenden, die in den folgenden Abschnitten beschrieben werden, bevor Sie die restlichen Daten hinzufügen.

Weitere Informationen und ein Video zum Verschieben von Dateien in eine Bibliothek finden Sie unter Einrichten der Speicherung und Freigabe von Dateien in Office 365.

Verwenden der automatischen Indexverwaltung

Um Sperrvorgänge zu reduzieren, führt Office 365 automatisch mit folgenden Schritten eine Identifizierung aus und erstellt einen Index für eine öffentliche Ansicht:

  • Office 365 identifiziert die Listen und Bibliotheken, die sich dem Schwellenwert für die Listenansicht nähern oder diesen bereits überschritten haben.

  • Bei jeder Liste oder Bibliothek werden die Ansichten identifiziert, die nicht indiziert sind, aber von einem Index profitieren würden.

  • Für diese Ansichten erstellt Office 365 einen Index. In einigen Fällen teilen sich möglicherweise zwei Ansichten einen Index.

Die automatische Indexverwaltung wird standardmäßig ausgeführt, kann aber auch deaktiviert bzw. erneut aktiviert werden. Verwenden Sie dazu die Option Automatische Verwaltung von Indizes zulassen unter den erweiterten Einstellungen der Liste oder Bibliothek. Das Ändern der Einstellung wirkt sich nicht auf einen Index aus, den Sie erstellt haben. Wenn Sie jedoch den Index löschen, den die automatische Indexverwaltung erstellt hat, wird er möglicherweise automatisch neu erstellt. Beachten Sie, dass die Indexerstellung bis zu 24 Stunden dauern kann und diese Funktion nicht für private Ansichten ausgelegt ist.

Standardansichten

Zur weiteren Unterstützung bei der Verwaltung großer Listen und Bibliotheken werden die Ergebnisse in der Standardansicht einer Liste oder Bibliothek wie folgt angezeigt:

Die Liste oder Bibliothek überschreitet den Schwellenwert für die Listenansicht nicht:

  • Bei Bibliotheken werden zuerst die Ordner und dann die Dateien angezeigt.

  • Bei Listen werden die Elemente nach der ID-Spalte – neueste zuerst – sortiert.

Die Liste oder Bibliothek überschreitet den Schwellenwert für die Listenansicht:

  • Bei Bibliotheken werden die Ordner und Dateien zusammen in alphabetischer Reihenfolge nach der Namensspalte sortiert.

  • Bei Listen werden die Elemente nach der ID-Spalte – älteste zuerst – angezeigt.

Löschen von Zeilen oder Dateien

Wenn Sie über das Original oder eine Sicherungskopie der Daten verfügen, können Sie Zeilen oder Dateien (bis zu 100.000) solange löschen, bis der Schwellenwert für die Listenansicht nicht mehr überschritten wird, um wieder Zugriff auf die Liste oder Bibliothek zu erhalten. Sie können jetzt eine gefilterte Ansicht mit einem Spaltenindex erstellen oder andere in den folgenden Abschnitten beschriebene Strategien anwenden. Anschließend können Sie die gelöschten Elemente aus der Sicherungskopie wieder hinzufügen. Weitere Informationen zum Löschen von Daten finden Sie unter Verwalten des Papierkorbs einer SharePoint-Websitesammlung.

Verwenden der Suchfunktion

Eine alternative Möglichkeit zum Auffinden von Dokumenten oder Elementen in einer großen Bibliothek oder Liste besteht darin, in das Feld Suchen ein Stichwort oder einen Ausdruck einzugeben. Die Suche verfügt über eigene Indizierungsmethoden und unterliegt nicht dem Schwellenwert für die Listenansicht. Wenn Sie das Feld Suchen verwenden, können Sie den Suchbereich progressiv ausweiten:

  • Standardmäßig umfasst der Suchbereich anfangs alle Elemente in der aktuellen Ansicht und in allen Unterordnern. Die Ergebnisse werden als Spalten angezeigt, die Sie weiter filtern und sortieren können. Wenn der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten ist, werden nicht alle Ergebnisse angezeigt.

  • Wenn Sie das Gesuchte nicht finden, können Sie den Suchbereich auf die gesamte Liste einschließlich aller Unterordner ausweiten, unabhängig von der aktuellen Ansicht oder dem Schwellenwert für die Listenansicht.

  • Schließlich können Sie den Bereich so erweitern, dass die gesamte Website durchsucht wird. In diesem Fall werden alle Ergebnisse auf der Standardsuchseite der Website angezeigt. Sie können die Ergebnisse weiter einengen, indem Sie sie mithilfe des Einschränkungsbereichs filtern, beispielsweise nach dem Autor eines Dokuments oder dem Erstellungsdatum eines Listenelements. Sie können sogar mit boolescher Syntax und logischen Operatoren arbeiten, um ausgeklügeltere Abfragen zu formulieren.

Hinweis : Das Feld Suchen ist nur für Listen und Bibliotheken verfügbar, die als clientseitig gerenderte Ansichten angezeigt werden. Obgleich das Feld Suchen standardmäßig angezeigt wird, kann es mithilfe der Eigenschaft Suchfeld des Listenansicht-Webparts im Abschnitt Verschiedenes des Toolbereichs ausgeblendet werden.

Verwenden der Metadatennavigation

Die Metadatennavigation ist standardmäßig für die meisten Websites aktiviert. Dieses Feature kann bei jedem Laden einer Ansicht automatisch den am besten funktionierenden Index auswählen. Wenn Sie neue Ansichten anzeigen, Filter auf Ansichten anwenden, Filter löschen oder nach einem Feld sortieren, ermittelt die Abfrageoptimierung die beste Möglichkeit zum Abfragen der Datenbank. Wenn der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten ist, wird immer noch eine Teilmenge der Ergebnisse angezeigt.

Wenn Sie eine Ansicht verwenden, die zum Abfragen der Liste oder Bibliothek keinen Index nutzen kann, konstruiert die Metadatennavigation dynamisch eine Fallbackabfrage und führt diese aus. Eine Fallbackabfrage ist eine modifizierte Version der ursprünglichen Abfrage und zeigt Teilergebnisse an, da sie statt der ganzen Liste nur einen Teil der Liste abfragt. Bis maximal 1.250 der neuesten Elemente werden angezeigt, und zwar auf Grundlage des Datums, an dem sie der Liste hinzugefügt wurden.

Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten der Metadatennavigation für eine Liste oder Bibliothek.

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Erstellen einer gefilterten Ansicht mit einem Spaltenindex

Eine gefilterte Ansicht mit einem Spaltenindex ist nicht nur eine Möglichkeit zum effizienteren Abrufen von Elementen, sondern auch eine primäre Methode für die Arbeit mit umfangreichen Listen und Bibliotheken, um eine Zugriffssperre zu vermeiden. Das Erstellen einer gefilterten Ansicht mit einer indizierten Spalte ist ein zweistufiger Vorgang: Zuerst erstellen Sie einen Index für eine Spalte und dann eine Ansicht, die zum Filtern der Ansicht die indizierte Spalte verwendet:

  • Indizes    Mit einem Index können Sie Elemente schnell abrufen und die Leistungsfähigkeit von Listen und Bibliotheken verbessern. Für eine Liste oder Bibliothek können bis zu 20 Indizes erstellt werden. Eindeutige Werte erfordern einen Index, und die ID-Spalte wird automatisch indiziert. Da jeder Index Mehraufwand für einen Datenbankvorgang bedeutet, empfiehlt es sich, zur Abfrage der Liste oder Bibliothek nur Indizes für die am häufigsten oder am wahrscheinlichsten verwendeten Spalten hinzuzufügen.

  • Gefilterte Ansichten    Wenn Sie eine gefilterte Ansicht erstellen, stellen Sie sicher, dass die erste Spalte im Filterausdruck indiziert ist und dass der einzelne Filterausdruck, der auf die indizierte Spalte verweist, nicht den Schwellenwert für die Listenansicht überschreitet. Andere Spalten, die Sie für den Ansichtsfilter angeben, können indiziert oder nicht indiziert sein. Diese Indizes werden allerdings von der Ansicht nicht verwendet, auch wenn die gefilterte Ansicht im Endergebnis weniger Elemente zurückgibt, als der Schwellenwert für die Listenansicht zulässt. Bei zwei oder mehr Spalten im Filterausdruck sollten Sie einen UND-Operator verwenden. Stellen Sie dabei aber sicher, dass Sie als erste Spalte im Ausdruck die Spalte verwenden, für welche die kleinere Datenmenge zurückgegeben wird.

    Hinweis : Wenn Sie Elemente in den Papierkorb verschieben, werden diese Elemente weiterhin gezählt, um zu bestimmen, ob der Filterausdruck den Schwellenwert für die Listenansicht überschreitet. Wenn Sie den Papierkorb leeren, werden sie nicht mehr gezählt.

Erstellen einer gefilterten Ansicht mit einem Spaltenindex

  1. Melden Sie sich in Office 365 an, und navigieren Sie zu der Website, welche die Liste oder Bibliothek enthält.

  2. Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf deren Namen, oder klicken Sie im Menü Einstellungen  Office 365-Schaltfläche "Einstellungen" auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.

So erstellen Sie einen einfachen Index

  1. Klicken Sie auf Liste oder Bibliothek > Listeneinstellungen oder Bibliothekseinstellungen.

  2. Wechseln Sie zum Abschnitt Spalten, und notieren Sie sich den Typ der einzelnen Spalten. Stellen Sie sicher, dass Sie in Schritt 5 einen unterstützten Spaltentyp auswählen.

    Unterstützte Spaltentypen

    • Einzelne Textzeile

    • Auswahl (einzelner Wert)

    • Zahl

    • Währung

    • Datum und Uhrzeit

    • Person oder Gruppe (einzelner Wert)

    • Verwaltete Metadaten

    • Ja/Nein

    • Nachschlagen

    Nicht unterstützte Spaltentypen

    • Mehrere Textzeilen

    • Auswahl (mehrere Werte)

    • Berechnet

    • Link oder Bild

    • Benutzerdefinierte Spalten

    • Person oder Gruppe (mehrere Werte)

    • Externe Daten

    Hinweise : Sie können zwar eine Nachschlagespalte indizieren, um die Leistung zu verbessern. Das verhindert aber nicht, dass der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten wird. Auch durch das Indizieren der "Nachschlagespalte" in der anderen Liste oder Bibliothek wird die Leistung des Nachschlagevorgangs nicht verbessert.

    Jede Nachschlagespalte in einer Listenansicht führt zu einer Verknüpfung mit einer anderen Tabelle. Jede zusätzliche Nachschlagespalte in einer Ansicht erhöht die Komplexität von Metadatennavigation und Abfragen in der Listenansicht. Über die Standard-Nachschlagespalten hinaus gelten Spalten für verwaltete einwertige Metadaten, verwaltete mehrwertige Metadaten, einwertige Personen- und Gruppenspalten sowie mehrwertige Personen- und Gruppenspalten als Nachschlagespalten, die dazu führen können, dass die Abfrage den Schwellenwert für Listenansichten überschreitet.

  3. Klicken Sie auf Indizierte Spalten.

  4. Klicken Sie auf der Seite "Indizierte Spalten" auf Einen neuen Index erstellen.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Primäre Spalte unter Primäre Spalte für diesen Index einen unterstützten Spaltentyp aus Schritt 2 aus.

    Hinweis : Ein zusammengesetzter Index basiert auf zwei Spalten (die primäre und sekundäre Spalte). Er kann beide Spalten für den schnellen Zugriff auf die Daten verwenden. Wenn Sie einen zusammengesetzten Index erstellen möchten, wählen Sie im Abschnitt Sekundäre Spalte unter Sekundäre Spalte für diesen Index einen anderen unterstützten Spaltentyp aus. Zusammengesetzte Indizes werden nicht von gefilterten Ansichten verwendet, um eine Zugriffssperre zu vermeiden, kommen aber bei der Metadatennavigation zum Einsatz.

So erstellen Sie eine gefilterte Ansicht

  1. Klicken Sie im Menüband unter Listentools oder Bibliothekstoolsauf die Registerkarte Liste oder Bibliothek.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Verwaltete Ansichten auf Ansicht erstellen.

  3. Klicken Sie auf eine Option wie Standardansicht oder auf eine vorhandene Ansicht, die Sie zum Erstellen der Ansicht zugrunde legen möchten.

  4. Geben Sie im Feld Ansichtsname den Namen der Ansicht ein.

  5. Wählen Sie Zur Standardansicht machen aus, wenn diese Ansicht die Standardansicht Ihrer Liste oder Bibliothek sein soll. Sie können nur eine öffentliche Ansicht als Standardansicht für eine Liste oder Bibliothek festlegen.

  6. Klicken Sie im Abschnitt Filter auf Elemente nur in folgendem Fall anzeigen, und wählen Sie dann aus, wie die Elemente anhand einer der indizierten Spalten gefiltert werden sollen. Beispiel:

    Anzeige

    • In der letzten Woche geänderte Elemente

    • Vor der letzten Woche hinzugefügte Elemente

    • Meine Elemente

    • Heute fällige Elemente

    • Im letzten Monat aktualisierte Elemente

    • Zum Archivieren bereitstehende Elemente

    • Elemente von Mexiko

    • Elemente, die mit "D" beginnen

    • Elemente aus dem Jahr 2008 und dem Nordosten

    Filtern nach (Indizierte Spalte in Fettdruck)

    • Geändert ist größer als [Heute]-7.

    • Erstellt ist kleiner als [Heute]-7.

    • Erstellt von ist gleich [Ich].

    • Fällig am ist gleich [Heute].

    • Zuletzt aktualisiert ist größer als [Heute]-30.

    • Änderungsdatum ist kleiner als 31. Dezember 2006.

    • Land/Region ist gleich "Mexiko".

    • Name beginnt mit D.

    • Region ist gleich "NE" UND Jahr ist gleich 2008.
      Region hat weniger Werte als Jahr.

  7. Wählen Sie weitere Optionen für die Ansicht aus, beispielsweise, welche Spalten angezeigt oder ausgeblendet werden sollen und wie die Elemente sortiert werden sollen.

    Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

  8. Klicken Sie auf OK.

    Hinweis : Wenn für eine Liste oder Bibliothek die RSS-Unterstützung aktiviert ist, wird für den RSS-Feed die RSS-Standardansicht verwendet, in der die Ergebnisse nach den Datumswerten in der Spalte Geändert gefiltert werden. Bei einer umfangreichen Liste oder Bibliothek ist es ratsam, den Inhalt der Spalte Geändert zu indizieren. Die Anzahl der abgerufenen Elemente können Sie auch reduzieren, indem Sie die Anzahl der Elemente und der Tage ändern, die in einem RSS-Feed enthalten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von RSS-Feeds für eine Website oder Websitesammlung.

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Weitere Informationen zum Verwalten großer Bibliotheken

In den folgenden Abschnitten werden weitere Methoden zum Verwalten von umfangreichen Bibliotheken erläutert.

Organisieren von Bibliotheken in Ordnern

Obwohl Ordner für die Nutzung umfangreicher Bibliotheken nicht unbedingt erforderlich sind, sorgen sie doch für eine bessere Verwaltung der Daten und für mehr Effizienz beim Datenzugriff. Wenn Sie einen Ordner erstellen, wird hinter den Kulissen ein interner Index erstellt. Dieser interne Index wird auch für den Stammordner oder die oberste Ebene einer Liste oder Bibliothek erstellt. Beim Zugriff auf Elemente in einem Ordner verwenden Sie eigentlich diesen internen Index für den Datenzugriff. Denken Sie daran, dass jeder Ordner und Unterordner für den Schwellenwert für die Listenansicht als ein Element zählt. Wenn Sie Ordner zur Verwaltung einer großen Bibliothek nutzen, sollten Sie unbedingt folgende Punkte berücksichtigen:

  • Es ist oftmals sinnvoll, in der Standardansicht ungefiltert alle verfügbaren Ordner anzuzeigen, damit der Benutzer beim Einfügen neuer Elemente den richtigen Ordner auswählen kann. Bei der Anzeige aller Ordner sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Elemente in der Bibliothek fälschlicherweise außerhalb der Ordner hinzugefügt werden.

  • Wenn ein Ordner so viele Elemente enthält, dass der Schwellenwert für die Listenansicht überschritten wird, oder wenn Sie beim Erstellen einer Ansicht im Abschnitt Ordner die Option Alle Elemente ohne Ordner anzeigen auswählen, kann der Zugriff gesperrt werden. Sie können aber immer noch eine gefilterte Ansicht mit einem Spaltenindex erstellen.

Verwenden der OneDrive for Business-Bibliothek

OneDrive for Business ist eine persönliche Bibliothek zum Speichern und Organisieren von Dateien in Office 365. Bei Verwendung der OneDrive for Business-Synchronisierungsanwendung können Sie auch mit Dateien auf dem lokalen Computer arbeiten und die Änderungen zwischen Ihrem lokalen Computer und Office 365 synchronisieren. Im Gegensatz zu Bibliotheken auf einer Teamwebsite ist für die OneDrive for Business-Bibliothek der Schwellenwert für die Listenansicht auf 20.000 Elemente festgelegt. Weitere Informationen finden Sie unter Verschieben von SharePoint Server 2013 OneDrive for Business-Dateien nach Office 365.

Hinweis : OneDrive for Business unterscheidet sich von OneDrive, bei dem es sich um einen rein privaten Speicherort handelt, der nichts mit Ihrer Arbeit zu tun hat.

Verwenden der Inhaltsorganisation

Sie können die Inhaltsorganisation zum Weiterleiten von Dateien an bestimmte Dokumentbibliotheken, Ordner oder sogar andere Websites verwenden. Die Inhaltsorganisation kann anhand von Metadateneigenschaften automatisch Ordner erstellen und Inhalte auf unterschiedliche Ordner verteilen, um die Größe der einzelnen Ordner zu optimieren. Wenn eine angegebene Größe erreicht ist, wird ein neuer Unterordner erstellt, der weitere Dateien enthält. Sie können z. B. Dokumente weiterleiten und automatisch neue Ordner erstellen, z. B. nach Tag, Monat und Jahr. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Inhaltsorganisation zum Weiterleiten von Dokumenten und Erstellen von Regeln für die Inhaltsorganisation zum Weiterleiten von Dokumenten.

Verwenden der Dokumentcenterwebsite

Sie können eine Dokumentcenterwebsite verwenden, wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten erstellen, verwalten und speichern möchten. Ein Dokumentcenter basiert auf einer Websitevorlage und soll als zentrales Repository für die Verwaltung vieler Dokumente dienen. Mithilfe von Features wie Metadaten, Navigation in der Strukturansicht, Inhaltstypen und Webparts können Sie Dokumente in einer effizienten und für den Benutzer nachvollziehbaren Art und Weise organisieren und abrufen. Sie können eine Dokumentcenterwebsite sowohl als Dokumenterstellungsumgebung mit hoher Benutzeraktivität als auch als Inhaltsarchiv mit gelegentlichem Zugriff verwenden. Mit der Inhaltsverwaltung ("Content Steward") können Sie die metadatengesteuerte Navigation schnell so konfigurieren, dass die Leistung auch ohne die explizite Erstellung von Indizes für die meisten Bibliotheken angemessen ist. Sie erhalten jedoch auch Unterstützung bei der Erstellung zusätzlicher Indizes, wenn die Leistung übergreifend über eine breite Palette von Filtern und Ansichten verbessert werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden einer Dokumentcenterwebsite.

Hinweis : Die Dokumentcenterwebsite ist in Office 365 Business Essentials oder Office 365 Business Premium nicht verfügbar. Auch in Office 365 Small Business und Office 365 Small Business Premium, die nicht mehr zum Verkauf stehen, steht sie nicht zur Verfügung.

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Weitere Informationen zum Verwalten großer Listen

In den folgenden Abschnitten werden weitere Methoden zum Verwalten von umfangreichen Listen erläutert.

Synchronisieren großer Listen

Oftmals erweist es sich als praktischer und effizienter, Daten offline zu speichern. Sie können dann auf Ihrem lokalen Gerät Änderungen vornehmen und anschließend synchronisieren bzw. Konflikte auf einfache und effiziente Weise auflösen. Das Arbeiten mit umfangreichen Listen mithilfe der Offlinesynchronisierung zum "Bereinigen" und Analysieren von Daten und zum Erstellen zugehöriger Berichte trägt dazu bei, die Arbeitslast der Datenbank und damit die Nutzung von Onlineressourcen zu minimieren.

Außerdem können Sie, wenn das Access Services-Feature aktiviert ist, mit sehr viel mehr Daten (standardmäßig mit bis zu 50.000 Elementen) arbeiten, als der Schwellenwert für die Listenansicht ursprünglich zulässt. Sowohl Access 2013 als auch Excel 2013 verarbeiten Listendaten automatisch in kleinen Paketen und setzen die Daten anschließend wieder zusammen, wodurch Sie mit erheblich mehr Daten arbeiten können, ohne dass die Leistungsfähigkeit des Dienstes durch den Schwellenwert für Listenansichten für andere Benutzer beeinträchtigt wird.

Verwenden von Microsoft Access 2013       Sie können die meisten Listen in Microsoft Access 2013 lesen und in diese schreiben, indem Sie eine Verknüpfung erstellen. Access 2013 funktioniert mit praktisch allen SharePoint-Datentypen. Über die Verknüpfung stellen Sie eine bidirektionale Verbindung zu den Daten in einer Liste her, sodass Sie die neuesten Daten sowohl in der Liste als auch in Ihrer Access-Datenbank anzeigen und bearbeiten können. Access erstellt eine Kopie der Liste in einer Access-Tabelle, speichert die Listendaten in einem effizienten arbeitsspeicherinternen Write-Through-Cache auf dem Client und überträgt lediglich geänderte Listenelemente. Dadurch können Abfragen und Aktualisierungen wesentlich schneller erfolgen. In einem Dialogfeld zur Konfliktlösung können Aktualisierungskonflikte mühelos behoben werden. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Daten aus oder Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste.

Verwenden von Microsoft Excel 2013        Sie können eine Liste in eine Excel-Tabelle exportieren und so eine unidirektionale Datenverbindung zwischen der Excel-Tabelle und der Liste erstellen. Wenn Sie die Daten in der Liste ändern und die Excel-Tabelle aktualisieren, ersetzt Excel 2013 die Excel-Daten durch die neuesten Listendaten, überschreibt jedoch gleichzeitig alle an dieser Excel-Tabelle vorgenommenen Änderungen. Sobald sich die Daten in der Excel-Tabelle befinden, können Sie die vielen Datenanalysefunktionen von Excel 2013 nutzen, z. B. PivotTable-Berichte, professionell gestaltete Diagramme und Sparklines, bedingte Formatierungen mit Symbolen, Datenbalken und Farbskalen sowie anspruchsvolle Was-wäre-wenn-Analysen. Weitere Informationen finden Sie unter Synchronisieren einer Liste mit einem Tabellenkalkulationsprogramm.

Verwenden einer Access-App

Eine Access-App ist eine SharePoint-App, die Sie ohne den Einsatz von Code erstellen können. Generell handelt es sich bei einer App um eine zielgerichtete, punktuelle Lösung, die sich einfach über einen Marketplace verteilen und bereitstellen lässt. Stellen Sie sich eine App als eine bequeme, alternative Möglichkeit vor, um eine Lösung zu packen, zu verteilen, auszuführen, zu überwachen und außer Betrieb zu nehmen. Eine Access-App speichert Daten nicht in Listen, sondern verwendet eine SQL Server-Datenbank zum Speichern von Daten und unterliegt damit nicht dem Schwellenwert für die Listenansicht. Die Datenbank ist eine SQL Server Azure-Datenbank, die über ein kostenloses Konto aktiviert wird und kostenlosen Speicherplatz bereitstellt. Dies sorgt für eine erheblich bessere Skalierbarkeit von Access-Lösungen und für ein effizientes Handling von bis zu vielen Millionen Datensätzen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-App.

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Verbessern der Seitenleistung

Je mehr HTML-Quellcode Sie im Hintergrund für eine Webseite verwenden, desto länger dauert in der Regel das Rendern der Seite: je größer die Seite desto länger der Seitenaufbau. Beispiel: Als Standardformat für eine Listen- oder Bibliotheksansicht wurde das Tabellenformat festgelegt, bei dem jedes Element in einer Tabellenzeile und alle Daten auf einer Seite angezeigt werden. Je mehr Zeilen angezeigt werden müssen, desto länger dauert es, die Daten anzuzeigen. Sobald Sie eine gefilterte Ansicht mit einem Spaltenindex erstellt und die richtige Strategie zum Verwalten umfangreicher Listen und Bibliotheken angewandt haben, gibt es weitere Möglichkeiten, um die Anzeige der Ergebnisse in Ihrem Browser zu beschleunigen:

Festlegen eines Grenzwerts für Elemente auf einer Seite

 Mit dem Festlegen eines Grenzwerts für Elemente auf einer Seite können Sie unmittelbar steuern, wie viele Elemente gleichzeitig angezeigt werden, indem Sie einen bestimmten Wert (Standardwert 30) festlegen.

Ansichtsstil 'Gruppieren nach'

Es gibt zwei Optionen, mit denen Sie einen Grenzwert für Elemente auf einer Seite festlegen können:

  • Wenn Sie Elemente in Gruppen der angegebenen Größe anzeigen (zum Blättern) aktivieren, erstellen Sie eine seitenweise Ansicht der Daten, die beim Durchsuchen der Elemente hilfreich ist.

  • Wenn Sie Gesamtanzahl der anzuzeigenden Elemente auf diese Anzahl begrenzen aktivieren, erstellen Sie einen festen Grenzwert, mit dem nicht unbedingt das Gesamtergebnis Ihres Filtervorgangs angezeigt wird, was jedoch hilfreich sein kann, wenn Sie die Ansicht testen, einen Prototyp erstellen oder nur die Spitzenwerte in einer Ansicht abrufen möchten.

Verwenden des Vorschaubereichs-Ansichtsstils

 Zum Anzeigen aller Daten von Elementen in Ihrer Liste im Bereichsformat "Vertikal" verwenden Sie den Vorschaubereichs-Ansichtsstil. Sie können dann schneller in den Daten navigieren, indem Sie mit dem Mauszeiger im Bildlaufbereich links auf der Seite auf den Elementtitel zeigen, damit alle Spaltenwerte des aktuellen Elements vertikal rechts auf der Seite angezeigt werden. Hiermit werden zu Anfang weniger Daten angezeigt, was dazu beiträgt, dass die Ansicht schneller dargestellt wird. Dieser Ansichtsstil ist zudem praktisch, wenn die Liste sehr breit ist oder viele Spalten umfasst, sodass Sie zum Anzeigen der Daten einen horizontalen Bildlauf durchführen müssten.

Ansichtsstil 'Gruppieren nach'

Verwenden des Ansichtsstils "Gruppieren nach"

Mit dem Ansichtsstil "Gruppieren nach" werden die Daten nach einer Kategorie (bis zu zwei Ebenen) gruppiert, die Sie bei der Definition der Ansicht auswählen, wodurch die anfängliche Anzeige der Liste erheblich kleiner wird. Sie klicken auf eine Plus/Minus-Schaltfläche, um eine bestimmte Gruppe von Daten zu erweitern/reduzieren und nur die Teilmenge der Daten zu laden, die auf der aktuellen Seite benötigt wird.

Ansichtsstil 'Gruppieren nach'

Mit diesem Ansichtsstil wird nicht nur die Menge der angezeigten Daten, sondern auch die Menge der abgerufenen Daten begrenzt. Stellen Sie sicher, dass die Standardoption Gruppierung anzeigen auf Reduziert eingestellt ist. Sie können die Seitenverwaltung von gruppierten Daten auf dieselbe Weise steuern wie die von nicht gruppierten Daten. In einigen Fällen, beispielsweise bei einfachen Berichten bzw. beim Drilldown oder Drillup zum Suchen und Aktualisieren von Daten, kann sich dieser Ansichtsstil für die Benutzer ggf. als wesentlich effizienter erweisen.

Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

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