Verwalten einer großen Anzahl von Dateien mithilfe eines Dokumentcenters

Hinweis : Dieser Artikel bezieht sich auf ein Beispiel für eine SharePoint-Site, die von Adventure Works erstellt wurde. Adventure Works ist ein fiktives Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteile und Fahrradzubehör herstellt.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthält eine Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite. Durch Verwenden der Vorlage ist die daraus resultierende Website optimal für das Erstellen, Verwenden und Speichern einer großen Anzahl von Dokumenten geeignet. Bei Adventure Works wird das Dokumentcenter beispielsweise zum Speichern und Verwalten von technischen Handbüchern, Preislisten, Produktspezifikationen und Produktvergleichen verwendet.

Möglichkeiten der Verwendung einer Dokumentcenterwebsite

Dokumentcenterwebsites können als Erstellungsumgebungen oder Inhaltsarchive verwendet werden. In einer Erstellungsumgebung checken Benutzer Dateien aktiv ein und aus und erstellen Ordnerstrukturen für diese Dateien. Die Versionsverwaltung ist aktiviert, und es können 10 oder mehr frühere Versionen jedes Dokuments existieren. Benutzer checken Dokumente oft ein und aus, und mithilfe von Workflows können die Lebenszyklen der Dokumente gesteuert werden. Das Adventure Works-Dokumentcenter ist als Erstellungsumgebung eingerichtet.

In einem Inhaltsarchiv werden Dokumente angezeigt und hochgeladen, aber üblicherweise nicht erstellt. Die Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite unterstützt die Erstellung von Wissensdatenbank-Archiven. In der Regel enthalten Wissensdatenbank-Archive nur eine Version jedes Dokuments, und eine Website kann bis zu 10 Millionen Dateien umfassen. In einem typischen Szenario wie dem Supportcenter eines Großunternehmens greifen 10.000 Benutzer auf Inhalte zu, in erster Linie zum Lesen, und eine Teilmenge von 3.000 bis 4.000 Benutzern lädt neue Inhalte auf die Website hoch.

Hinweis : Mit der Vorlage für eine Datenarchiv-Website können Sie ein großes Archiv eines anderen Typs erstellen. Diese Vorlage enthält Features zur Verwaltung der Beibehaltung und Anordnung von Datensätzen.

Dokumentcenterfeatures

Eine Dokumentcenterwebsite bietet Features zur Erstellung und Verwaltung einer großen Anzahl von Dokumenten. Die empfohlenen Dokumentverwaltungsfeatures sind in der Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite standardmäßig aktiviert. In den folgenden Abschnitten werden die Hauptfeatures kurz beschrieben.

Strukturansichtnavigation

Die Strukturansicht ist für die meisten Microsoft Windows-Benutzer ein vertrautes Navigationselement. Auch wenn die Dokumentbibliothek viele Ebenen von Ordnern und Unterordnern aufweist, können Sie mit der Strukturansicht schnell zum gewünschten Dokument navigieren. In der folgenden Abbildung wird die Strukturansicht im Adventure Works-Dokumentcenter dargestellt.

Strukturansichtnavigation für ein Dokumentcenter

Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten

Sie können die Versionsverwaltung für jede Dokumentbibliothek aktivieren. Im Adventure Works-Dokumentcenter wird die Verwaltung von Haupt- und Nebenversionen verwendet. Hierbei handelt es sich um die Standardeinstellungen der Dokumentbibliothek.

Mithilfe der Versionsverwaltung können Sie Änderungen an Dokumenten nachverfolgen und Inhalte bei der Überarbeitung verwalten. Die Versionsverwaltung ist besonders nützlich, wenn mehrere Benutzer gemeinsam an Projekten arbeiten oder wenn Informationen mehrere Stufen der Entwicklung und Überprüfung durchlaufen.

Bei aktivierter Versionsverwaltung können Sie eine frühere Version als aktuelles Dokument speichern oder sie anzeigen, ohne das aktuelle Dokument zu überschreiben. In der folgenden Abbildung wird der Versionsverlauf eines Dokuments im Adventure Works-Dokumentcenter dargestellt.

Versionsverlauf

Einchecken und Auschecken

In den Standardeinstellungen des Dokumentcenters müssen Benutzer Dateien ein- und auschecken. Durch das obligatorische Auschecken können Konflikte und Verwirrungen in Bezug auf Änderungen vermieden werden, da nicht mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen an einer Datei vornehmen können. Wenn das Auschecken erforderlich ist, wird eine Datei automatisch immer dann ausgecheckt, wenn sie von einem Benutzer zum Bearbeiten geöffnet wird, sofern sie nicht bereits von einem anderen Benutzer ausgecheckt wurde.

Wenn Sie eine Datei ausgecheckt haben, können andere Benutzer Ihre Änderungen erst dann sehen, wenn Sie die Datei wieder einchecken. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie auf Ihrer Festplatte oder auf dem Server arbeiten. Wenn Sie eine Datei einchecken, werden Sie aufgefordert, Kommentare zu den vorgenommenen Änderungen einzugeben. Diese Kommentare werden in den Versionsverlauf übernommen. Da in der Dokumentbibliothek Haupt- und Nebenversionen von Dateien nachverfolgt werden, müssen Sie angeben, welchen Versionstyp Sie einchecken.

Inhaltstypen

Bei einem Inhaltstyp handelt es sich um eine wiederverwendbare Gruppe von Einstellungen für eine Inhaltskategorie. Mit Inhaltstypen können Sie Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich verwalten. Im Adventure Works-Dokumentcenter sind z. B. sechs Inhaltstypen definiert, wobei für jeden Inhaltstyp eine Vorlage verwendet wird, die speziell auf den jeweiligen Dateityp ausgelegt ist, den Benutzer erstellen können. Bei Adventure Works werden Microsoft Office Publisher 2007-Dateien für Preislisten und Excel 2007-Arbeitsmappen für Produktvergleiche verwendet. Im Menü Neu werden die im Dokumentcenter der Website verwendeten Inhaltstypen sowie die für Listen oder Bibliotheken definierten Inhaltstypen angezeigt.

Menü 'Neu' mit Inhaltstypen

Das Webpart "Relevante Dokumente"

Mit dem Webpart Relevante Dokumente können Sie eine personalisierte Ansicht der Dokumente erstellen, die Sie erstellen, auschecken und ändern. In einem großen Dokumentcenter sparen Sie auf diese Weise Zeit und Aufwand, da Sie Dateien einfacher finden und verwenden können. In der folgenden Abbildung wird das Webpart dargestellt:

Webpart 'Relevante Dokumente'

Im Webpart Relevante Dokumente werden zusätzlich zu den in der obigen Abbildung gezeigten Spalten die Eigenschaften des Dokuments sowie eine Verknüpfung zu dem Ordner angezeigt, der das Dokument enthält.

Das Webpart "Anstehende Aufgaben"

Das Webpart Anstehende Aufgaben informiert Sie über dokumentbezogene Aufgaben. Wenn in Ihrer Gruppe z. B. ein Workflow verwendet wird, mit dem Dokumente automatisch nach einem Zeitplan archiviert werden, können Sie das Webpart Anstehende Aufgaben so einrichten, dass Sie informiert werden, bevor das System die Aktion ausführt.

Webpart 'Anstehende Aufgaben'

Im Webpart Anstehende Aufgaben werden zusätzlich zu den in der obigen Abbildung gezeigten Spalten der Speicherort und die Eigenschaften des Dokuments angezeigt.

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