Verwalten einer großen Anzahl von Dateien mithilfe eines Dokumentcenters

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Hinweis: In diesem Artikel bezieht sich auf einer SharePoint-Website für Beispiel, das erstellte Adventure Works, einer fiktiven Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteilen und Zubehör Fahrrad fahren herstellt.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthält eine Websitevorlage für Dokumentcenter. Wenn Sie die Vorlage verwenden, ist die resultierende Website zum Erstellen, verwenden und Speichern einer großen Anzahl von Dokumenten optimiert. Beispielsweise wird Adventure Works Objektmitte Dokument zum Speichern und Verwalten einer seine technische Handbücher, Preislisten und Produktspezifikationen und Vergleiche verwendet.

Methoden zum Verwenden einer Dokumentcenterwebsite

Sie können eine Dokumentcenterwebsite als erstellungsumgebung oder als Inhaltsarchiv verwenden. In einer authoring-Umgebung Benutzer aktiv ein-und Überprüfen von Dateien und Ordnerstrukturen für diese Dateien erstellen. Verwaltung von Dokumentversionen aktiviert ist, und 10 oder mehr frühere Versionen eines Dokuments können vorhanden sind. Benutzer Dokumente ein-und häufig abrufen und Workflows seines Lebenszyklus steuern können. Der Adventure Works-Dokumentcenter wird als erstellungsumgebung eingerichtet.

Tritt dagegen in einem Archiv Inhalte sehr kleinen authoring. Benutzer nur anzeigen oder Hochladen von Dokumenten. Die Websitevorlage für Dokumentcenter unterstützt das Erstellen von Knowledge Base-Archiven. In der Regel Knowledge Basis enthalten die einzelne Versionen von Dokumenten und eine Website auf 10 Millionen Dateien skalieren kann. In einer Situation, wie etwa ein an den technischen Supportcenter bei großen Unternehmen möglicherweise 10.000 Benutzer den Inhalt, vor allem, um es zu lesen zugreifen. Eine Teilmenge der 3.000 zu 4.000 Benutzer möglicherweise neuen Inhalte zu der Website hochladen.

Hinweis: Sie können auch eine andere Art von umfangreichen Archiveby mithilfe der Datenarchiv-Websitevorlage erstellen. Die Vorlage enthält Features für die Verwaltung der Aufbewahrungsrichtlinien und Verlagerung von Datensätzen.

Dokumentcenter-features

Eine Dokumentcenterwebsite enthält Features, die für das Erstellen und Verwalten von großen Mengen von Dokumenten. Die Websitevorlage für Dokumentcenter weist die empfohlenen Dokumentverwaltungsfunktionen standardmäßig aktiviert. In den folgenden Abschnitten werden kurz die wichtigsten Features beschrieben.

Navigation in der Strukturansicht

Die Strukturansicht sollte eine vertraute Navigationselement für die meisten Benutzer von Microsoft Windows. Die Dokumentbibliothek kann viele Ebenen Ordner und Unterordner haben, damit Sie die Strukturansicht verwenden können, um schnell auf das Dokument zu navigieren. Die folgende Abbildung zeigt die Strukturansicht in der Adventure Works-Dokumentcenter.

Strukturansichtnavigation für ein Dokumentcenter

Haupt- und Nebenversionen versionsverwaltung

Sie können die versionsverwaltung für eine Dokumentbibliothek aktivieren. Der Adventure Works-Dokumentcenter verwendet Haupt- und Nebenversionen Versioning, die Standardeinstellungen für die Dokumentbibliothek.

Versioning können Sie Änderungen an Dokumenten zu verfolgen, und es hilft Ihnen die Inhalte verwalten, wie Sie es überarbeiten. Versioning ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen gemeinsam an Projekten arbeiten, oder wenn Informationen über mehrere Phasen der Entwicklung und überprüfen gesendet wird.

Mit versionsverwaltung aktiviert ist können Sie wiederherstellen eine frühere Version als Ihr aktuelles Dokument oder eine frühere Version anzeigen, ohne das aktuelle Dokument überschrieben. Die folgende Abbildung zeigt den Versionsverlauf für ein Dokument in der Adventure Works-Dokumentcenter.

Versionsverlauf

Ein- und Auschecken

Die Standardeinstellungen in der Mitte des Dokuments müssen Benutzer aus- und Einchecken von Dateien an. Auschecken erfordern verhindert Konflikte und Verwirrung über Änderungen, da nur ein Benutzer eine Datei gleichzeitig ändern kann. Wenn Sie das Auschecken erforderlich ist, wird eine Datei automatisch ausgecheckt, wenn jemand es wird zur Bearbeitung geöffnet, es sei denn, ein anderer Benutzer bereits ausgecheckt hat.

Während Sie eine Datei ausgecheckt haben, Ihre Änderungen sind nicht für andere Personen sichtbar, bis Sie die Datei Einchecken wieder an. Dies gilt, ob Sie auf der Festplatte oder auf dem Server arbeiten. Wenn Sie eine Datei einchecken, Sie zur Eingabe von Kommentaren über Ihre Änderungen aufgefordert werden, und die Kommentare Bestandteil des Versionsverlaufs. Und da die Dokumentbibliothek Haupt- und Nebenversionen Versionen einer Datei nachverfolgt werden, Sie werden aufgefordert, auszuwählen, welche Art von Version Sie einchecken.

Inhaltstypen

Ein Inhaltstyp ist eine wieder verwendbare Gruppe von Einstellungen für eine Inhaltskategorie. Inhaltstypen können Sie um die Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich zu verwalten. Angenommen, die Adventure Works-Dokumentcenter definiert sechs Inhaltstypen und jeden Inhaltstyp eine bestimmten Vorlage verwendet, um den Typ von Dateien, die Benutzer erstellen können. Adventure Works verwendet Microsoft Office Publisher 2007 Dateien für Kurs Listen und Excel 2007 Arbeitsmappen für Vergleiche Produkt. Klicken Sie im Menü neu zeigt die Inhaltstypen, die von der Website Dokumentcenter verwendet werden und die Inhaltstypen für eine Liste oder Bibliothek definiert.

Menü 'Neu' mit Inhaltstypen

Das Webpart für relevante Dokumente

Mit dem Relevante Dokumente-Webpart können Sie eine personalisierte Ansicht der Dokumente erstellen, die Sie erstellen, Auschecken und ändern. In einer großen Dokumentcenter sparen das Webpart Sie Zeit und Aufwand durch Suchen und Verwenden von Dateien erleichtern. Die folgende Abbildung zeigt das Webpart an:

Webpart 'Relevante Dokumente'

Zusätzlich zu den Spalten, die in der vorherigen Abbildung gezeigt wird enthält die Relevante Dokumente-Webpart einen Link zu dem Ordner, die das Dokument und die Eigenschaften des Dokuments enthält.

Das Webpart anstehende Aufgaben

Das Webpart Anstehende Aufgaben benachrichtigt Sie Aufgaben im Zusammenhang mit dem Dokument. Angenommen, wenn die Gruppe einen Workflow, der Dokumente nach einem Zeitplan automatisch archiviert verwendet, können Sie festlegen das Webpart Anstehenden Aufgaben, um Sie zu warnen, bevor das System diesen Vorgang ausführt.

Webpart 'Anstehende Aufgaben'

Zusätzlich zu den Spalten, die in der vorherigen Abbildung gezeigt wird enthält das Webpart Anstehende Aufgaben den Standort des Dokuments und die Eigenschaften des Dokuments.

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