Verwalten des Dokumentgenehmigungsprozesses mithilfe eines Workflows

Mussten Sie jemals einen Projektplan, einen Antrag oder andere wichtige Unterlagen von mehreren Personen gleichzeitig genehmigen lassen? Dann wissen Sie wahrscheinlich aus eigener Erfahrung, wie mühsam dieser Prozess sein kann. Zunächst müssen Sie dafür sorgen, dass die Unterlagen den richtigen Personen zugestellt werden. Sollen sie per E-Mail versendet und per E-Mail genehmigt werden, oder setzen Sie eine Besprechung an? Danach muss nachverfolgt werden, welche Personen das Dokument genehmigt haben und in welcher Form die Genehmigungen erfasst werden. Speichern Sie dazu sämtliche E-Mails, oder halten Sie die Ergebnisse der Besprechung fest?

Welche Probleme könnten in den folgenden Wochen oder Monaten auf Sie zukommen, wenn Sie nicht belegen können, dass Sie die erforderlichen Genehmigungen tatsächlich eingeholt haben? Oder was geschieht, wenn eine der zuständigen Personen bestreitet, Ihre wichtigen Geschäftsunterlagen jemals genehmigt zu haben? Sofern in Ihrem Unternehmen keine formellen Genehmigungsprozesse aufgestellt wurden, wickeln Sie regelmäßige Genehmigungs- oder Prüfverfahren für wichtige Geschäftsdokumente u. U. nach eigenen Regeln ab.

Sie können Probleme wie diese vermeiden, indem Sie Ihre Dokumente mithilfe des Genehmigungsworkflows auf einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website zur Genehmigung an Ihre Kollegen weiterleiten. Workflows können die Kosten und die Zeit optimieren, die zum Koordinieren häufig verwendeter Geschäftsprozesse, z. B. der Genehmigung eines Dokuments, erforderlich sind, indem die Benutzeraufgaben, die zu diesen Prozessen gehören, verwaltet und nachverfolgt werden. Da der Genehmigungsworkflow dafür sorgt, dass Aufgaben zugeordnet, Erinnerungen versandt, die Teilnahme verfolgt und der ganze Prozess protokolliert wird, können Sie sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren, anstatt die Arbeit von Kollegen im Auge zu behalten, und müssen sich nicht mit der Logistik der Dokumentüberprüfung befassen. Sollten Sie nachweisen müssen, dass die erforderlichen Genehmigungen eingeholt wurden, können Sie die Beteiligten auf einen Link zum Workflowverlauf verweisen, in dem dokumentiert ist, wer ein Dokument genehmigt oder abgelehnt bzw. seine Workflowaufgabe noch nicht abgeschlossen hat. Durch den Genehmigungsworkflow wird der gesamte Genehmigungsprozess transparenter.

Wichtig : Die Möglichkeit, von Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 oder Microsoft Office PowerPoint 2007 aus einen Genehmigungsworkflow zu starten, steht nur in Microsoft Office Professional 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 und Microsoft Office Ultimate 2007 sowie in den eigenständigen Versionen von Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007 zur Verfügung.

Inhalt dieses Artikels

Verwenden eines Workflows zum Verwalten des Genehmigungsprozesses

Vorbemerkung

Starten eines Genehmigungsworkflows für ein Dokument

Abschließen einer Aufgabe in einem Genehmigungsworkflow

Verwenden eines Workflows zum Verwalten des Genehmigungsprozesses

Eine Office SharePoint Server 2007-Website enthält eine Reihe vordefinierter Workflows für allgemeine Geschäftsprozesse. Hierzu gehört auch der Genehmigungsworkflow, der dafür sorgt, dass Dokumente oder Unterlagen zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weitergeleitet werden. Auf einer Office SharePoint Server 2007-Website ist der Genehmigungsworkflow standardmäßig dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet und steht daher in Dokumentbibliotheken automatisch zur Verfügung.

Wenn Sie für den Dokumentgenehmigungsprozess einen Workflow verwenden, werden sämtliche Aufgaben vom Server verwaltet.

Starten des Workflows     Wenn Sie den Genehmigungsworkflow für ein 2007 Office Release-Dokument starten, werden Sie aufgefordert, ein Initiierungsformular für Workflows auszufüllen, in dem Sie die Namen der Personen angeben, die das Dokument genehmigen sollen. Sie können den betreffenden Personen genaue Anweisungen zur Verfügung stellen und das Datum angeben, bis zu dem die Workflowteilnehmer die Aufgabe abgeschlossen haben sollen.

Initiierungsformular für Workflows – Genehmigungsworkflow

Abschließen einer Workflowaufgabe     Nachdem ein Workflow gestartet wurde, weist der Server allen Teilnehmern Genehmigungsaufgaben zu. Da es sich beim Genehmigungsworkflow um einen seriellen Workflow handelt, werden die Workflowaufgaben jeweils nur einer Person zugewiesen. In einem seriellen Workflow weist der Server die erste Workflowaufgabe dem ersten Teilnehmer zu, der im Initiierungsformular als genehmigende Person aufgelistet ist. Wenn der Workflow angepasst und als paralleler Workflow eingerichtet wurde, in dem Aufgaben allen Teilnehmern gleichzeitig zugewiesen werden, weist der Server allen Teilnehmern Workflowaufgaben zu. Wenn E-Mail-Versand für die Website aktiviert wurde, sorgt der Server ebenfalls dafür, dass die Teilnehmer E-Mails mit Aufgabenanweisungen und einem Link zu dem Dokument erhalten, das genehmigt werden soll. Die Teilnehmer können dann auf diesen Link klicken, um das Dokument zu prüfen. Zum Abschließen der Genehmigungsaufgabe können die Teilnehmer in der Microsoft Office Outlook 2007-E-Mail auf Diese Aufgabe bearbeiten klicken, um das Dokument zu genehmigen bzw. abzulehnen.

Aufgabenbearbeitungsformular für den Genehmigungsworkflow

Anzeigen des Workflowstatus     Während sich der Workflow in Bearbeitung befindet, kann vom Workflowbesitzer (der Person, die den Workflow startet) und den Workflowteilnehmern die auf der Office SharePoint Server 2007-Website verfügbare Seite mit dem Workflowstatus aufgerufen werden, um festzustellen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgabe abgeschlossen haben. Der Workflowbesitzer kann auch aktive Aufgaben aktualisieren und Teilnehmer hinzufügen oder die Teilnehmerliste ändern. Nachdem alle Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben erledigt bzw. die angegebene Anzahl von Personen ihre Genehmigung abgegeben haben, endet der Workflow, und der Workflowbesitzer wird automatisch darüber benachrichtigt, dass der Workflow abgeschlossen ist. Anschließend werden die Kommentare sämtlicher Teilnehmer vom Genehmigungsworkflow zusammengefasst und per E-Mail an den Workflowbesitzer übermittelt.

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Vorbemerkung

Das Starten eines Genehmigungsworkflows ist ganz einfach: Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche, auf Workflows und dann auf Starten. Sie können direkt aus dem 2007 Office Release-Programm, mit dem Sie ein Dokument erstellt haben, einen Workflow für dieses Dokument starten.

Stellen Sie vor Beginn Folgendes sicher:

  • Sie arbeiten mit einer Office Excel 2007-Arbeitsmappe, einer Office PowerPoint 2007-Präsentation oder einem Office Word 2007-Dokument.

  • Sie haben die Datei in einer Dokumentbibliothek auf einer Office SharePoint Server 2007-Website gespeichert. Weitere Informationen über das Speichern einer Datei in einer SharePoint-Bibliothek finden Sie im Artikel Speichern von Dateien in einer SharePoint-Bibliothek oder an anderer Stelle im Internet.

Wenn einer der im folgenden Verfahren verwendeten Befehle nicht zur Verfügung steht, sollten Sie Folgendes wissen:

  • Wenn Sie einen Genehmigungsworkflow direkt aus einem 2007 Office Release-Programm starten möchten, benötigen Sie mindestens die Berechtigung "Elemente bearbeiten" für die Bibliothek, in der das Dokument gespeichert ist. Bei einigen Workflows ist es u. U. erforderlich, dass Sie zusätzlich über die Berechtigung "Listen verwalten" verfügen, um einen Workflow zu starten. Mit anderen Worten: Es sind dieselben Berechtigungen wie bei Verwendung eines Browsers erforderlich. Wenden Sie sich bei Bedarf an den Websitebesitzer.

  • Ein Workflow kann vom Websitebesitzer aus einer bestimmten Liste oder Bibliothek entfernt werden. Sie müssen das Dokument in einer Bibliothek speichern, in der der Genehmigungsworkflow zur Verfügung steht. Wenden Sie sich an den Websitebesitzer.

  • Ein Websitesammlungsadministrator kann einen bestimmten Workflowtyp, wie den Genehmigungsworkflow, für alle Websites einer Websitesammlung deaktivieren.

  • Die Möglichkeit, einen Genehmigungsworkflow aus Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 oder Office Word 2007 zu starten, steht nur in Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 und Office Ultimate 2007 sowie in den eigenständigen Versionen von Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 und Office Word 2007 zur Verfügung.

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Starten eines Genehmigungsworkflows für ein Dokument

Bevor Sie einen Genehmigungsworkflow für ein Dokument starten können, müssen Sie das Dokument in einer SharePoint-Bibliothek speichern, in der der Genehmigungsworkflow zur Verfügung steht. Weitere Informationen finden Sie im vorherigen Abschnitt Vorbemerkung.

Welche Optionen beim Starten des Workflows verfügbar sind, hängt davon ab, wie er beim Hinzufügen zur Liste, zur Bibliothek oder zum Inhaltstyp für das Element angepasst wurde. Der Genehmigungsworkflow kann beispielsweise als serieller oder paralleler Workflow eingerichtet werden. Bei einem seriellen Workflow werden Aufgaben jeweils nur einem Teilnehmer zugewiesen. Wenn ein Genehmigungsworkflow als serieller Workflow eingerichtet wurde (Standardkonfiguration des Genehmigungsworkflows), werden beim Starten des Workflows Optionen für serielle Workflows angezeigt. Beispielsweise können Sie festlegen, wie viele Tage jedem Teilnehmer zum Erledigen der Aufgabe zur Verfügung stehen.

Hinweis : Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Workflowteilnehmer E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen zu ihren Workflowaufgaben erhalten, nachdem Sie einen Workflow gestartet haben, wenden Sie sich an den Serveradministrator, um zu überprüfen, ob für Ihre Website die E-Mail-Funktion aktiviert ist.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Workflow für eine Office Excel 2007-, Office PowerPoint 2007- oder Office Word 2007-Datei zu starten:

  1. Öffnen Sie die Datei, für die ein Genehmigungsworkflow gestartet werden soll.

    Hinweis : Zum Starten des Workflows können Sie das Dokument sowohl schreibgeschützt als auch im Bearbeitungsmodus öffnen.

    Öffnen Sie ein Serverdokument in einem Office-Programm.

    1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Öffnen Abbildung der Office-Schaltfläche .

    2. Klicken Sie unter Suchen in auf Netzwerkumgebung oder auf Meine SharePoint-Websites.

    3. Klicken Sie auf den Namen der SharePoint-Website, in der sich Ihre Datei befindet, und klicken Sie dann auf Öffnen.

      Tipp : Alternativ können Sie auf den Namen der zu öffnenden Website doppelklicken. Sie können auch auf eine Bibliothek oder Datei doppelklicken, um diese zu öffnen.

      Hinweis : Wenn der gesuchte Server in keiner der Kategorien angezeigt wird, geben Sie die URL für den Server in das Feld Dateiname ein und klicken dann auf Öffnen.

    4. Klicken Sie auf den Namen der Bibliothek, in der die Datei enthalten ist, z. B. Freigegebene Dokumente, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    5. Klicken Sie auf den Namen der zu öffnenden Datei und dann auf Öffnen.

  2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche und dann auf Workflows.

    Befehl 'Workflow'

    Hinweis : Wenn Ihr Dokument noch nicht in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert wurde, in der Workflows zur Verfügung stehen, werden Sie aufgefordert, einen solchen Speicherort anzugeben.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Workflows den Workflow Genehmigung aus, und klicken Sie dann auf Starten.

    Dialogfeld 'Workflows'

    Hinweise : 

    1. Wenn das Dokument für Sie ausgecheckt ist, werden Sie aufgefordert, es einzuchecken. Anschließend müssen Sie erneut versuchen, den Workflow zu starten.

    2. Wenn in Ihrem Unternehmen eine benutzerdefinierte Version des Genehmigungsworkflows bereitgestellt wurde, verfügt dieser möglicherweise über einen anderen Namen.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Genehmigung auf Genehmigende Personen, um die Namen der Personen oder Gruppen auszuwählen, denen Sie Workflowaufgaben zuweisen möchten.

    Hinweis : Wenn es sich um einen seriellen Workflow handelt (die Aufgaben werden den Teilnehmern jeweils nacheinander zugewiesen), geben Sie die Namen der Workflowteilnehmer in der Reihenfolge ein, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen, oder wählen Sie sie entsprechend aus. Sie können feststellen, ob ein serieller oder paralleler Workflow verwendet wird, indem Sie sich das Fälligkeitsdatum ansehen. Wenn den einzelnen Personen jeweils eine festgelegte Zeitspanne zum Durchführen einer Aufgabe zur Verfügung steht, ist der Workflow seriell, und die einzelnen Aufgaben werden den Teilnehmern nacheinander zugewiesen. Wenn es ein Fälligkeitsdatum gibt, bis zu dem alle Teilnehmer ihre Aufgaben abschließen müssen, handelt es sich um einen parallelen Workflow, und alle Teilnehmer erhalten ihre Workflowaufgaben gleichzeitig.

  5. Falls Sie Workflowteilnehmer in Gruppen angeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine einzelne Aufgabe jeder eingegebenen Gruppe zuweisen (Gruppen nicht erweitern), wenn Sie möchten, dass der gesamten Gruppe nur eine Aufgabe zugewiesen wird und nicht sämtliche Gruppenmitglieder einzelne Aufgaben erhalten. In diesem Fall kann jeweils eine Person in der Gruppe die Aufgabe anfordern.

  6. Wenn Sie eine Nachricht oder bestimmte Anweisungen zur Aufgabe einschließen möchten, geben Sie diese in das Textfeld unter Geben Sie eine Nachricht ein, die in die Anforderung eingeschlossen werden soll ein.

  7. Wenn Sie angeben möchten, wann die Aufgabe abgeschlossen sein soll, führen Sie unter Fälligkeitsdatum einen der folgenden Schritte aus:

    1. Geben Sie für einen seriellen Workflow eine Zahl ein, und wählen Sie dann entweder Tag(e) oder Woche(n) als Zeiteinheit aus.

    2. Geben Sie für einen parallelen Workflow unter Aufgaben sind fällig bis ein Datum ein, oder wählen Sie ein Datum aus.

  8. Wenn beim Starten des Workflows weitere Personen Benachrichtigungen (keine Aufgabenzuweisungen) erhalten sollen, geben Sie deren Namen in die Zeile CC ein, oder klicken Sie auf CC, um Personen und Gruppen auszuwählen.

  9. Klicken Sie auf Starten.

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Abschließen einer Aufgabe in einem Genehmigungsworkflow

Wenn Sie per E-Mail benachrichtigt werden, dass Sie die Aufgabe erhalten haben, ein Dokument zu genehmigen, können Sie Ihre Aufgabe direkt von dieser E-Mail aus in Office Outlook 2007 erledigen.

  1. Klicken Sie in Ihrer E-Mail auf den Link zum betreffenden Dokument, der unter Zum Abschließen dieser Aufgabe angezeigt wird.

    Hinweis : Falls Sie Kommentare hinzufügen oder Änderungen direkt im Dokument vornehmen, achten Sie darauf, die Änderungen auf dem Server zu speichern.

  2. Klicken Sie oben in der E-Mail auf die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten, um Ihre Aufgabe als erledigt zu kennzeichnen.

    Schaltfläche 'Diese Aufgabe bearbeiten' in einer Outlook-Nachricht

    Hinweis : Die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten steht auch dann am oberen Rand einer Aufgabenbenachrichtigung zur Verfügung, wenn diese im Lesebereich angezeigt wird.

  3. Führen Sie im Aufgabenbearbeitungsformular Genehmigung angefordert eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie ggf. Kommentare für den Workflowbesitzer in das angezeigte Textfeld ein, und klicken Sie dann auf Genehmigen oder Ablehnen, um das Dokument zu genehmigen bzw. abzulehnen.

    • Klicken Sie zum erneuten Zuweisen der Genehmigungsaufgabe an eine andere Person auf Aufgabe erneut zuweisen, geben Sie an, wem die Aufgabe zugewiesen werden soll, und klicken Sie dann auf Senden.

    • Klicken Sie zum Anfordern einer Änderung am Element auf Änderung anfordern, geben Sie an, wem die Änderungsanforderung zugewiesen werden soll, geben Sie Informationen zur angeforderten Änderung an, und klicken Sie dann auf Senden.

      Hinweis : Abhängig davon, wie der Workflow beim Hinzufügen zur Liste, zur Bibliothek oder zum Inhaltstyp für dieses Element angepasst wurde, sind die Optionen zum erneuten Zuweisen der Aufgabe oder zum Anfordern einer Änderung möglicherweise nicht verfügbar.

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