Verwalten der externen Freigabe für Ihre SharePoint Online-Umgebung

Wenn Ihre Organisation Aufgaben erledigt, bei denen die gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder die direkte Zusammenarbeit mit Lieferanten, Klienten oder Kunden erforderlich ist, können Sie mithilfe der SharePoint Online-Funktionen für externe Freigabe Inhalte für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Wenn das nicht der Fall ist, möchten Sie aber möglicherweise die Verwendung der externen Freigabe in Ihrer Organisation einschränken. In diesem Artikel werden die Freigabeoptionen von SharePoint Online beschrieben, und Sie erfahren, wie Sie deren Verwendung planen.

(Wenn Sie die Freigabe direkt einrichten möchten, lesen Sie Aktivieren oder Deaktivieren der externen Freigabe für SharePoint Online. Wenn Sie versuchen, eine Datei oder einen Ordner freizugeben, lesen Sie Freigeben von OneDrive-Dateien und -Ordnern oder Freigeben von SharePoint-Dateien und -Ordnern in Office 365.)

Die Planung der externen Freigabe sollte Bestandteil Ihrer Gesamtplanung von Berechtigungen für SharePoint Online sein.

Die externe Freigabe ist standardmäßig für die gesamte SharePoint Online-Umgebung und die darin befindlichen Websitesammlungen aktiviert. Sie können diese Funktion global deaktivieren, bevor die Benutzer die Websites verwenden oder bis Sie genau wissen, wie Sie diese Funktion einsetzen möchten.

Welche Features von SharePoint Online für die externe Freigabe gibt es?

In SharePoint Online gibt es sowohl globale (mandantenweite) Einstellungen als auch Websitesammlungseinstellungen für die externe Freigabe. Die Einstellungen auf Mandantenebene setzen alle Einstellungen auf der Websitesammlungsebene außer Kraft.

Für Ihren SharePoint Online-Mandanten und für jede einzelne Websitesammlung stehen die folgenden grundlegenden Freigabeoptionen zur Auswahl:

  • Keine externe Freigabe – Websites und Dokumente können nur für interne Benutzer in Ihrem Office 365-Abonnement freigegeben werden.

  • Freigabe nur für externe Benutzer in Ihrem Verzeichnis – Websites, Ordner und Dokumente können nur für externe Benutzer freigegeben werden, die bereits in Ihrem Office 365-Benutzerverzeichnis vorhanden sind. Dazu zählen beispielsweise Benutzer, die zuvor eine Freigabeeinladung angenommen haben, oder Benutzer, die Sie aus einem anderen Office 365- oder Azure Active Directory-Mandanten importiert haben.

  • Freigabe für authentifizierte externe Benutzer – Websites, Ordner und Dokumente können für externe Benutzer freigegeben werden, die über ein Microsoft-Konto oder ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto aus einem anderen Office 365-Abonnement oder einem Azure Active Directory-Abonnement verfügen.

  • Freigabe für anonyme Benutzer – Dokumente und Ordner (aber keine Websites) können über einen anonymen Link freigegeben werden, wobei jeder Benutzer, der den Link erhält, das Dokument anzeigen oder bearbeiten oder in den Ordner hochladen kann.

In der obigen Liste sind die Optionen von der stärksten bis zur schwächsten Einschränkung aufgeführt. Gleich welche Option Sie auch auswählen, die jeweils restriktiveren Funktionen sind weiterhin für Sie verfügbar. Wenn Sie beispielsweise auswählen, dass die Freigabe für anonyme Benutzer zulässig ist, können Sie die Inhalte auch weiterhin für authentifizierte externe Benutzer und für Benutzer freigeben, die bereits in Ihrem Verzeichnis vorhanden sind. Dies schließt auch interne Benutzer ein.

Freigabe und Sicherheit   

Wenn Sie über vertrauliche Informationen verfügen, die niemals für externe Benutzer freigegeben werden dürfen, sollten Sie in Erwägung ziehen, mindestens eine Websitesammlung zum Speichern Ihrer vertraulichen Informationen zu verwenden, für die die externe Freigabe deaktiviert ist. Erstellen Sie nach Bedarf zusätzliche Websitesammlungen, die Sie für die externe Freigabe verwenden. Dadurch können Sie Sicherheitsrisiken eingrenzen, indem Sie den externen Zugriff auf vertrauliche Informationen verhindern.

Was ist ein externer Benutzer?

Ein externer Benutzer ist eine Person außerhalb Ihres Office 365-Abonnements, der Sie den Zugriff auf eine oder mehrere Websites, Dateien oder einen oder mehrere Ordner gewähren. Es gibt zwei Arten von externen Benutzern:

Authentifizierte Benutzer   

Bei authentifizierten Benutzern handelt es sich um Benutzer, die über ein Microsoft-Konto oder ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto aus einem anderen Office 365-Abonnement verfügen. Für diese Benutzer können Sie Websites und Dokumente auf die gleiche Weise freigeben wie für Ihre internen Benutzer. Berechtigungen und Gruppen funktionieren für authentifizierte externe Benutzer auf die gleiche Weise wie für interne Benutzer.

Weil externe Benutzer keine Lizenz für Ihr Office 365-Abonnement haben, sind sie auf die grundlegenden Aufgaben der Zusammenarbeit beschränkt:

  • Ein authentifizierter externer Benutzer kann Aufgaben an einer Website ausführen, die der ihm zugewiesenen Berechtigungsstufe entsprechen. Wenn Sie einen externen Benutzer beispielsweise der Gruppe "Mitglieder" hinzufügen, verfügt er über Bearbeitungsberechtigungen und kann Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen. Darüber hinaus kann er Listenelemente und Dokumente anzeigen, hinzufügen, aktualisieren und löschen.

  • Authentifizierte externe Benutzer können Office Online zum Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten einsetzen. Wenn Ihr Plan Office Professional Plus umfasst, können sie die Desktopversion von Office auf ihren eigenen Computern installieren, außer wenn Sie ihnen eine Lizenz zuweisen.

  • Authentifizierte externe Benutzer können – je nach den ihnen zugewiesenen Berechtigungen – andere Arten von Inhalten auf Websites anzeigen. So können sie beispielsweise zu verschiedenen Unterwebsites innerhalb der Websitesammlung navigieren, zu denen sie eingeladen wurden. Außerdem können sie z. B. Websitefeeds anzeigen.

Wenn Ihre authentifizierten externen Benutzer eine größere Funktionalität benötigen, müssen Sie ihnen eine entsprechende Office 365-Lizenz zuweisen. Führen Sie dazu die gleichen Schritte aus, mit denen Sie einem internen Benutzer eine Lizenz zuweisen würden.

Anonyme Benutzer   

Bei anonymen Benutzern handelt es sich um Benutzer, die über einen freigabefähigen Link zu einem Ordner oder Dokument verfügen und (abhängig vom Linktyp) das Dokument anzeigen oder bearbeiten oder in den Ordner hochladen können, ohne sich mit einem-Benutzernamen oder Kennwort anmelden zu müssen. Anonyme Links können frei unter den Benutzern weitergegeben werden und sind gültig, bis sie von Ihnen deaktiviert werden oder ablaufen (wenn Sie ein Ablaufdatum festgelegt haben).

Anonyme Benutzer können nicht auf Websites zugreifen, und Sie können ihnen keine Lizenzen zuweisen. Diese Benutzer können nur das spezielle Dokument oder den Ordner anzeigen oder bearbeiten, für das/den sie über einen anonymen Zugriffslinks verfügen.

Was geschieht, wenn ich eine Website oder ein Dokument freigebe?

Was beim Freigeben einer Website, eines Ordners oder eines Dokuments im Hintergrund geschieht, ist davon abhängig, ob die Freigabe für authentifizierte externe Benutzer oder anonyme Benutzer erfolgt.

Freigabe für authentifizierte externe Benutzer   

Wenn Sie ein Dokument oder eine Website für einen authentifizierten externen Benutzer freigeben, wird an diesen Benutzer eine Einladung per E-Mail gesendet, die einen Link zu der Website oder zum Dokument enthält. Wenn der Benutzer auf den Link klickt, wird er aufgefordert, sich mit dem Benutzernamen und Kennwort seines Microsoft-Kontos oder seines Geschäfts-, Schul- oder Unikontos anzumelden. Wenn sich die Benutzer anmelden, werden sie zur Benutzerliste in Ihrem Office 365-Abonnement hinzugefügt (wobei ihre Benutzernamen mit #EXT# versehen sind), und ihnen wird der Zugriff auf die Website oder das Dokument gewährt.

Sobald die Benutzer in der Benutzerliste in Ihrem Office 365-Abonnement enthalten sind, können Sie ihnen Zugriff auf andere Websites oder Dokumente erteilen, ohne ihnen zusätzliche Einladungen senden zu müssen. (Möglicherweise müssen Sie ihnen einen Link zur Website oder zum Dokument senden, damit sie das Element finden können.) Wenn Sie möchten, können Sie ihnen auch eine Office 365-Lizenz zuweisen.

Sie können die Freigabe für einen authentifizierten externen Benutzer beenden, indem Sie entweder dessen Berechtigungen für die Website oder das Dokument entfernen oder den Benutzer aus der Benutzerliste in Office 365 entfernen.

Freigabe für anonyme Benutzer   

Bei der Freigabe für anonyme Benutzer können Sie den Benutzern das Bearbeiten oder Anzeigen eines Dokuments oder das Hochladen in einen Ordner gestatten. Anzeige- und Bearbeitungslinks werden separat erstellt, und Sie können festlegen, dass die Links zu einem bestimmten Zeitpunkt ablaufen. Nachdem Sie diese Links erstellt haben, können sie wiederverwendet und frei weitergegeben werden. Jeder, der über den Link verfügt, kann auf das Dokument zugreifen.

Anonymer Benutzer werden der Benutzerliste in Office 365 nicht hinzugefügt. Sie können die Freigabe für diese Benutzer beenden, indem Sie zu dem freigegebenen Dokument oder Ordner navigieren und den anonymen Link löschen.

Zusammenarbeiten mit externen Geschäftspartnern

Wenn Ihre Abläufe die Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit Geschäftspartnern oder Lieferanten erfordern, ziehen Sie die Einrichtung einer SharePoint Online-Extranetwebsite in Erwägung. Eine Extranetwebsite ist eine dedizierte Websitesammlung, die Sie für die Business-to-Business-Zusammenarbeit mit einem bestimmten Partner oder Lieferanten verwenden. Sie haben die Möglichkeit, diese Website so zu sperren, dass nur Websitebesitzer externe Benutzer einladen können und nur externe Benutzer aus bestimmten Domänen eingeladen werden können.

SharePoint Online-Extranetwebsites können ganz problemlos eingerichtet und viel einfacher und kostengünstiger verwaltet werden als lokale Extranetwebsites. Ausführliche Informationen finden Sie unter Verwenden von Office 365 SharePoint Online als Business-to-Business-Extranetlösung.

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