Verwalten der Lizenzen und Inhalte von Absolventen in Office 365 Education

Als globaler Office 365- oder Benutzerverwaltungsadministrator für Ihre Schule/Uni sind Sie für das Erfüllen der Office 365-Lizenzierungsanforderungen Ihrer Schüler und Studierenden zuständig. Nachdem Schüler/Studierende Ihre Bildungseinrichtung verlassen haben, können Sie deren Lizenzen wieder dem Lizenzpool hinzufügen oder nachfolgenden Schülern/Studierenden neu zuweisen. Sie können auch Absolventen helfen, ihre alten E-Mails, Kontakte und Dateien zu verwalten. Sie können Absolventen beispielsweise kostenlose Exchange Online für Absolventen-Lizenzen zuweisen, sodass sie die E-Mail-Adresse Ihrer Bildungseinrichtung unbefristet nutzen können. Durch das Zuweisen einer Lizenz für Absolventen werden Office 365 Education-Lizenzen für nachfolgende Schüler/Studierende frei, ohne dass weitere Lizenzen beantragt werden müssen.

Was beim Neuzuweisen einer Lizenz für Schüler/Studierende in Office 365 passiert

In Office 365 Education benötigen Benutzer Lizenzen für die Nutzung von Exchange Online, OneDrive for Business, Skype for Business Online und anderen Onlinediensten sowie der Office 365 ProPlus-Anwendungen wie Outlook, PowerPoint, Excel und Word auf ihren Geräten.

Wenn Sie eine Office 365 Education-Lizenz freigeben, indem Sie sie wieder dem Lizenzpool zuweisen, verliert der Schüler/Studierende den Zugriff auf Onlinedienste und -daten. Das bedeutet Folgendes:

  • Alle Daten im Zusammenhang mit dem Konto dieses Schülers/Studierenden werden 30 Tage aufbewahrt. Eine Ausnahme bilden Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht, die entsprechend lange aufbewahrt werden.

  • Nach Ablauf der 30-tägigen Frist werden die Daten gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Ausgenommen sind Dokumente, die auf SharePoint Online-Websites gespeichert sind.

Folgendes passiert, wenn eine Office 365 Education-Lizenz wieder Ihrem Lizenzpool zugewiesen wird:

  • Schüler/Studierende, die Office 365 ProPlus immer noch auf ihrem Gerät installiert haben, wird nur noch eingeschränkte Funktionalität geboten.

  • Benachrichtigungen zu nicht lizenzierten Produkten werden so lange eingeblendet, bis sie ein anderes aktives Office 365-Abonnement beziehen.

Empfohlene Aktionen

Wenn Ihre Bildungseinrichtung Absolventen eine kostenlose Exchange Online für Absolventen-Lizenz zuweist, müssen die Schüler/Studierenden hinsichtlich ihrer E-Mails nichts unternehmen. Für ihre Dateien und Desktopanwendungen sollten Sie jedoch wie folgt vorgehen:

  • Informieren Sie die Schüler/Studierenden, dass ihr Zugriff auf die Onlinedienste und ihre persönlichen in OneDrive for Business gespeicherten Dokumente, die mit ihrem Schul-/Unikonto verbunden sind, nach ihrem Abschluss entfernt werden.

  • Erläutern Sie den Schülern/Studierenden in einer detaillierten Anleitung, wie sie persönliche Dokumente aus ihrem von der Bildungseinrichtung bereitgestellten OneDrive for Business an einen Speicherort verschieben können, den sie verwalten, z. B. ein lokales oder USB-Laufwerk oder ein anderes OneDrive oder OneDrive for Business. Weitere Informationen dazu, wie Sie OneDrive erhalten, finden Sie unter: OneDrive für Ihr Gerät herunterladen

  • Informieren Sie Schüler/Studierende darüber, dass sie nach dem Verschieben von Dokumenten aus ihrem OneDrive for Business der Bildungseinrichtung dank kostenlosem Office Online nach ihrem Abschluss weiter Zugriffs- und Bearbeitungsrechte haben. Schülern und Studierenden, die erweiterte Bearbeitungsfunktionen wünschen, bietet Microsoft nach ihrem Abschluss für ein einjähriges Abonnement von Office 365 Personal einen Preisnachlass von 50 %. Weitere Informationen zu diesem Angebot finden Sie unter: Hochschulabsolventen – Jetzt sparen bei Office 365. Ändern Sie diese E-Mail-Vorlage, und nutzen Sie sie für die Kommunikation mit Ihren Absolventen.

  • Weisen Sie Lizenzen von Absolventen im Rahmen Ihrer Systemwartungsprozesse nach Abschluss eines (Hoch-) Schuljahres wieder Ihrem Lizenzpool zu.

Siehe auch

Hochschulabsolventen – Jetzt sparen bei Office 365

OneDrive für Ihr Gerät herunterladen

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