Verwalten der Inhaltsgenehmigung für eine Bibliothek mithilfe eines Workflows

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Einen Workflow können zum Verwalten von Genehmigung von Inhalten (auch als Moderation bezeichnet) in Bibliotheken für die Genehmigung von Inhalte erforderlich ist und Haupt-und Nebenversionen aktiviert ist. Wenn Sie den Workflow den Genehmigung von Inhalten Prozess verwalten verwenden, bleiben Nebenversionen eines Dokuments in aussteht, bis sie genehmigt oder werden durch den Workflowprozess abgelehnt. Wenn eine Nebenversion durch einen Workflow genehmigt wird, ihr Status auf genehmigtvon Ausstehend aktualisiert, und es wird als Hauptversion veröffentlicht und für jeden Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen der Bibliothek angezeigt. Wenn eine Nebenversion durch einen Workflow abgelehnt, wird ihr Status auf abgelehnt von Ausstehend aktualisiert, und eine Nebenversion, die nur Personen angezeigt wird, die die Berechtigung zum Anzeigen von Nebenversionen in der Bibliothek bleibt. Ein Workflow für die Genehmigung von Inhalten wird automatisch gestartet, wenn Autoren eine Nebenversion als Hauptversion einchecken oder den Befehl eine Hauptversion veröffentlichen für ein Dokument auswählen. Sie können auch auswählen, dass Benutzer mit bestimmten Berechtigungen den Workflow für die Genehmigung von Inhalten manuell starten können.

Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Links zu weiteren Informationen zur Inhaltsgenehmigung und zur Versionsverwaltung.

In den folgenden Abschnitten werden die Schritte erläutert, die beim Einrichten einen Workflows zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung für eine Bibliothek zu befolgen sind.

Inhalt dieses Artikels

Schritt 1: Aktivieren Sie die Genehmigung von Inhalten für die Bibliothek

Schritt 2: Aktivieren der Haupt- und Nebenversionen versionsverwaltung für die Bibliothek

Schritt 3: Einrichten eines Workflows zum Verwalten von Genehmigung von Inhalten für eine Bibliothek

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Schritt 1: Aktivieren der Inhaltsgenehmigung und Festlegen der Entwurfselementsicherheit für die Bibliothek

Beim Einrichten einer Bibliothek können Sie festlegen, dass Änderungen an in der Bibliothek gespeicherten Dokumenten genehmigt werden müssen.

Wenn die Genehmigung von Inhalten für eine Bibliothek erforderlich ist, bleibt ein Dokument, das geändert wurde in aussteht, bis sie genehmigt oder abgelehnt von einer Person mit der Berechtigung zum Genehmigen verfügt. Wird die Datei genehmigt ist, wird es in der Bibliothek Status genehmigt zugewiesen, und es wird für jede Person mit der Berechtigung zum Anzeigen der Bibliothek angezeigt. Wenn die Datei abgelehnt wird, ihr Status auf abgelehnt aktualisiert, und nur für den Autor des Dokuments und Personen mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen sichtbar bleibt.

Standardmäßig ist ein Dokument im wartenden Zustand nur für den Autor und Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen sichtbar, aber Sie können auch festlegen, dass andere Benutzergruppen das Dokument anzeigen können.

  1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name der Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen der Bibliothek.

    1. Klicken Sie auf die Einstellungen im Menü menü 'einstellungen' klicken Sie auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen möchten.

      Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Inhaltsgenehmigung unter Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich? auf Ja.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Entwurfselementsicherheit unter Wer Entwurfselemente in 'Dokumentbibliothek' anzeigen darf die Option Nur Benutzer, die Elemente genehmigen dürfen (und der Autor des Elements) aus.

    Hinweis : Wenn Sie zuvor nicht die Versionsverwaltungseinstellungen für die Bibliothek aktualisiert haben, wird diese Option automatisch ausgewählt, wenn Sie festlegen, dass die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist.

  5. Klicken Sie auf OK.

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Schritt 2: Aktivieren von Haupt- und Nebenversionen für die Bibliothek

Bevor Sie mit einem Workflow die Inhaltsgenehmigung verwalten können, müssen Sie Haupt- und Nebenversionen für die Bibliothek aktivieren.

  1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Wenn der Name der Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen der Bibliothek.

    1. Klicken Sie auf die Einstellungen im Menü menü 'einstellungen' klicken Sie auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen möchten.

      Klicken Sie z. B. in einer Dokumentsbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen, auf Versionierungseinstellungen.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumentversionsverlauf auf Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen.

  4. Klicken Sie auf OK.

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Schritt 3: Einrichten eines Workflows zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung für eine Bibliothek

Der vordefinierte Genehmigungsworkflow, der in Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügbar ist, kann zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung für eine Bibliothek verwendet werden. Ihre Organisation kann aber auch einen benutzerdefinierten Workflow zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung entwickeln und bereitstellen.

Wenn Sie einen Workflow verwenden, um die Genehmigung von Inhalten in einer Bibliothek verwalten, startet der Workflow für die Genehmigung von Inhalten bei jedem Benutzer ein Dokument als Hauptversion einchecken oder den Befehl eine Hauptversion veröffentlichen für ein Dokument auswählen. Während der Workflow ausgeführt wird, bleibt das Dokument eine Nebenversion mit dem Status Ausstehend. Wenn das Dokument durch den Workflow für die Genehmigung von Inhalten genehmigt ist, ihr Status auf genehmigtaktualisiert, und das Dokument als Hauptversion, die wodurch es für alle Personen mit der Berechtigung zum Anzeigen von Dokumenten in der Bibliothek sichtbar ist veröffentlicht wird. Wenn das Dokument durch den Workflow für die Genehmigung von Inhalten abgelehnt wird, wird der Status auf abgelehntaktualisiert und bleibt eine Nebenversion, die nur für den Autor des Dokuments sichtbar ist, und Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen.

Hinweis : Es kann nur ein spezieller Inhaltsgenehmigungsworkflow für eine Bibliothek eingerichtet sein, der automatisch gestartet wird, sobald Autoren Dokumente als Hauptversionen einchecken oder den Befehl Hauptversion veröffentlichen für ein Dokument auswählen.

  1. Öffnen Sie die Bibliothek, in der Sie einen Workflow hinzufügen möchten.

    1. Klicken Sie auf die Einstellungen im Menü menü 'einstellungen' klicken Sie auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen möchten.

      Klicken Sie z. B. in einer Dokumentbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Workfloweinstellungen.

    Hinweise : 

    • Der Befehl Workfloweinstellungen wird nur angezeigt, wenn für die Websitesammlung Workflows aktiviert sind.

    • Wenn der Bibliothek bereits Workflows hinzugefügt wurden, gelangen Sie direkt zu der Seite Workfloweinstellungen ändern, auf der Sie auf Workflow hinzufügen klicken müssen, um zu der Seite Workflow hinzufügen zu gelangen. Wenn der Liste, der Bibliothek oder dem Inhaltstyp noch kein Workflow hinzugefügt wurde, gelangen Sie direkt zu der Seite Workflow hinzufügen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Workflow hinzufügen im Abschnitt Workflow auf den Namen der Workflowvorlage, die Sie zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung verwenden möchten.

    Wenn Sie den in Office SharePoint Server 2007 verfügbaren vordefinierten Genehmigungsworkflow verwenden möchten, klicken Sie auf die Workflowvorlage Genehmigung.

  4. Geben Sie im Abschnitt Name einen eindeutigen Namen für den Workflow ein.

    1. Geben Sie im Abschnitt Aufgabenliste eine Aufgabenliste an, die für diesen Workflow verwendet werden soll.

      Hinweise : 

      • Sie können die Standardliste Aufgaben verwenden oder eine neue Liste erstellen. Bei Verwendung der Standardliste Aufgaben können die am Workflow beteiligten Personen leicht ihre Workflowaufgaben finden und anzeigen. Sie verwenden hierzu die Ansicht Meine Aufgaben der Aufgaben-Liste.

      • Wenn im Zusammenhang mit den Aufgaben dieses Workflows geschützte oder vertrauliche Informationen offen gelegt werden, die Sie von der allgemeinen Aufgaben-Liste getrennt halten möchten, erstellen Sie eine neue Aufgabenliste.

      • Wenn Ihr Unternehmen mehrere Workflows einsetzt oder wenn die Workflows zahlreiche Schritte umfassen, erstellen Sie eine neue Aufgabenliste. In diesem Fall haben Sie auch die Möglichkeit, Aufgabenlisten für jeden Workflow anzulegen

  5. Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste für diesen Workflow aus. Die Verlaufsliste zeigt alle Ereignisse an, die in jeder Instanz des Workflows auftreten.

    Hinweis : Sie können die Standardliste Verlauf verwenden oder eine neue Liste erstellen. Wenn in Ihrer Organisation zahlreiche Workflows verwendet werden, können Sie für jeden Workflow eine separate Verlaufsliste erstellen.

  6. Aktivieren Sie im Abschnitt Startoptionen das Kontrollkästchen Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen.

    Hinweis : Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Unterstützung für Haupt- und Nebenversionen für die Bibliothek aktiviert ist und die von Ihnen ausgewählte Workflowvorlage für die Inhaltsgenehmigung verwendet werden kann.

  7. Wenn der Workflow manuell gestartet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zulassen dieser Workflow von einem authentifizierten Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten von Elementen manuell gestartet werden. Wählen Sie aus der Das Kontrollkästchen Erfordern Listenberechtigungen verwalten auf den Workflow zu starten, wenn zusätzliche Berechtigungen zum Starten des Workflows erforderlich sein sollen.

  8. Wenn für den Workflow weitere Anpassungsoptionen verfügbar sind, klicken Sie auf Weiter, und geben Sie dann die Optionen an, die auf der Seite Anpassen für den Workflow verfügbar sein sollen.

    Wenn Sie den vordefinierten Genehmigungsworkflow, der in Office SharePoint Server 2007 verfügbar ist verwenden, finden Sie unter Verwenden eines Genehmigungsworkflows Details dazu, wie Sie den Workflow anpassen.

  9. Sind keine weiteren Anpassungsoptionen für den Workflow verfügbar, klicken Sie auf OK.

    Hinweise : 

    • Der Inhaltsgenehmigungsworkflow startet automatisch, wenn ein Autor einen Entwurf als Hauptversion eincheckt oder ein Autor den Befehl Hauptversion veröffentlichen für ein Dokument auswählt.

    • Benutzer mit der Berechtigung zum direkten Genehmigen von Dokumenten können ein Dokument direkt genehmigen, indem sie die Eigenschaften für das Dokument direkt in der Bibliothek bearbeiten. Wird ein Dokument auf diese Weise genehmigt oder abgelehnt, wird der Workflow automatisch angehalten.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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